新基建背景下基建檔案工作模式變革與發(fā)展

摘要：新基建和傳統(tǒng)基建在管理主體、建設(shè)方式和應(yīng)用場(chǎng)景等方面的差異，導(dǎo)致其產(chǎn)生的過(guò)程文件內(nèi)容、載體和收集手段發(fā)生了變化，給基建檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，促使基建檔案工作的管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)。本文即在分析新基建特點(diǎn)和基建檔案工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，闡述在新基建背景下基建檔案工作管理模式變革和檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新基建 基建檔案 管理模式變革 檔案工作發(fā)展

在新基建時(shí)代背景下，基建檔案工作面臨著諸多挑戰(zhàn)，很難沿用傳統(tǒng)的管理思路和發(fā)展模式，亟待更新管理模式為其營(yíng)造發(fā)展的空間和環(huán)境，這也給檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)帶來(lái)了機(jī)遇。本文以基建檔案工作中的“收、管、存、用”四個(gè)環(huán)節(jié)為切入點(diǎn)，對(duì)新基建背景下基建檔案工作的現(xiàn)狀與困境以及基建檔案管理模式的變革進(jìn)行分析和闡述，同時(shí)從豐富檔案數(shù)字資源，運(yùn)用當(dāng)下智能化技術(shù)建立檔案工作平臺(tái)和提供“知識(shí)服務(wù)、智能決策”三個(gè)角度，探析檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)新發(fā)展。

一、新基建背景下基建檔案管理現(xiàn)狀與困境

當(dāng)前基建檔案制度規(guī)范方面，上有國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，下有地方標(biāo)準(zhǔn)，基建檔案收集的重要性已明確，但具體執(zhí)行仍存在不足。新基建背景下建設(shè)主體數(shù)量和類(lèi)別增多、建設(shè)方式復(fù)雜化、同時(shí)產(chǎn)生大量原生電子文件，這給基建檔案工作的收、管、存、用帶來(lái)了挑戰(zhàn)。

1.基建檔案收集現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)。基建檔案往往種類(lèi)繁雜，而且數(shù)量多，時(shí)間跨度長(zhǎng)，具有成套性、專(zhuān)業(yè)性、多樣性、復(fù)雜性及滯后性等專(zhuān)有特性，同時(shí)新基建背景下，基建檔案建設(shè)主體涉及政府、企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)等，科技含量高，產(chǎn)生的過(guò)程文件復(fù)雜多樣，因此基建檔案的收集面臨著一定的困難。

（1）歸檔材料不齊全。前期的基建項(xiàng)目涉及的管理和參建單位多，專(zhuān)業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)，許多基建項(xiàng)目設(shè)置的兼職檔案管理人員對(duì)檔案的基本原則和整理規(guī)范不了解，而專(zhuān)職的檔案人員對(duì)基建項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程又缺乏系統(tǒng)的了解和相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。同時(shí)前期基建項(xiàng)目形成的各種文件分散在個(gè)人手中保存，不能形成檔案，且機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員變動(dòng)頻繁，歸檔不及時(shí)進(jìn)而造成最終的歸檔材料不齊全。

（2）檔案收集手段落后。當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，基建項(xiàng)目已產(chǎn)生大量的原生電子文件，但當(dāng)下多數(shù)單位仍要求將原生電子文件打印后歸檔，或者下載后離線存儲(chǔ)為電子文件，這種方式增加了基建檔案管理人員的工作量，不利于未來(lái)新基建背景下大量數(shù)字資源的收集歸檔工作。

2.基建檔案管理現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)?；n案體量龐大，尤其是在新基建背景下，檔案數(shù)據(jù)量、數(shù)據(jù)類(lèi)型增多，對(duì)信息化的要求高，因此基建檔案的管理面臨著巨大壓力。

（1）多種載體形式的檔案管理分散。前期紙質(zhì)、聲像、實(shí)物等載體的基建檔案管理相對(duì)較分散，缺少內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性，而提升基建檔案管理的關(guān)聯(lián)性對(duì)于未來(lái)檢索、查詢、利用十分重要。新基建背景下基建項(xiàng)目的參建單位數(shù)量和類(lèi)型增多，給基建檔案關(guān)聯(lián)工作增加了難度，跨單位、跨學(xué)科所產(chǎn)生的檔案的關(guān)聯(lián)性判斷成為當(dāng)下亟待解決的問(wèn)題。

（2）信息化管理程度低。前期的基建檔案基本上以紙質(zhì)檔案為主，極少數(shù)對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化，更是少有原生的電子文件，因此在管理上較少應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行全文管理，即使應(yīng)用了系統(tǒng)，一般也只是對(duì)基建檔案目錄進(jìn)行管理，使得查找和利用非常不便。新基建背景下產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量、數(shù)據(jù)類(lèi)型增多，提升信息化管理水平對(duì)于管理新基建所產(chǎn)生的材料十分重要。加快基建檔案信息化管理步伐，促進(jìn)基建檔案的信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，是當(dāng)前時(shí)代背景下檔案管理人員的任務(wù)和責(zé)任。[5]

3.基建檔案保存現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)。前期的基建檔案以紙質(zhì)件為主，保存條件要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)房保管要求。新基建背景下，基建檔案面臨著存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化的情況，以數(shù)字化形態(tài)存儲(chǔ)的基建檔案將以指數(shù)級(jí)的趨勢(shì)增長(zhǎng)，單獨(dú)的庫(kù)房保管已無(wú)法滿足當(dāng)下的資源現(xiàn)狀，因此需要尋找適用于檔案數(shù)字資源長(zhǎng)期保存的方式，如光盤(pán)、硬盤(pán)服務(wù)器等，當(dāng)前卻還未形成一個(gè)最優(yōu)的長(zhǎng)期保存策略，需要我們不斷探索。

二、新基建背景下基建檔案管理模式變革

新基建項(xiàng)目具有技術(shù)新、需求新、機(jī)制新的特性，對(duì)此，很難沿用傳統(tǒng)的管理思路和發(fā)展模式[6]，與之相應(yīng)的基建檔案也需要在收集、管理、保存和利用等環(huán)節(jié)做出相應(yīng)的變革，才能擺脫新基建背景下的困境。

（一）向智能化檔案收集模式變革

1.建立與時(shí)俱進(jìn)的工作機(jī)制。首先需建立健全管理體制，實(shí)現(xiàn)檔案管理與項(xiàng)目實(shí)施的同步性。新基建多元建設(shè)主體背景下，檔案工作的收集也需要多元建設(shè)主體匹配相應(yīng)的人員，建立工作網(wǎng)絡(luò)，各個(gè)主體之間分工合作，專(zhuān)業(yè)人員制定并完善符合本基建項(xiàng)目的歸檔范圍。其次需加強(qiáng)對(duì)不同類(lèi)型人員的檔案素質(zhì)培訓(xùn)，進(jìn)行檔案意識(shí)和基本原則的普及;落實(shí)檔案管理責(zé)任制，調(diào)動(dòng)人員的責(zé)任感和積極性，以保證基建檔案的齊全完整、真實(shí)有效、系統(tǒng)規(guī)范。

2.利用智能化手段收集檔案。新基建背景下很多過(guò)程文件材料、數(shù)據(jù)是在系統(tǒng)中直接產(chǎn)生的，應(yīng)利用當(dāng)下智能化的手段，實(shí)現(xiàn)在線歸檔，省去人工操作的過(guò)程，提高歸檔效率。同時(shí)利用文本識(shí)別、語(yǔ)義判斷等人工智能技術(shù)，在收集檔案時(shí)進(jìn)行質(zhì)量控制，可以有效提升收集效率，節(jié)約成本。

（二）向檔案信息化管理模式變革

1.建立基建檔案數(shù)字資源管理標(biāo)準(zhǔn)體系。在制度層面規(guī)范檔案數(shù)字資源，如制定符合實(shí)際需求的元數(shù)據(jù)規(guī)范、電子檔案管理規(guī)范等，利用元數(shù)據(jù)方法提升檔案內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性，建立各類(lèi)型、各門(mén)類(lèi)檔案之間的聯(lián)系。

2.建設(shè)基建檔案管理系統(tǒng)。配備專(zhuān)業(yè)的配套設(shè)施，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)基建檔案進(jìn)行高效的整合存儲(chǔ)，自動(dòng)化識(shí)別、搜索基建檔案全文，從而在安全保密的前提下，實(shí)現(xiàn)基建檔案遠(yuǎn)程傳輸、保管和查閱，提高基建檔案管理效率。

（三）向檔案數(shù)字資源長(zhǎng)期保存模式變革

在保證傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)方式安全可靠的基礎(chǔ)之上，探索檔案數(shù)字資源長(zhǎng)期保存方式，利用數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)[7]、軟件定義存儲(chǔ)技術(shù)[8]等實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源的集中統(tǒng)一存儲(chǔ)，提高檔案數(shù)字資源的管理效率。通過(guò)數(shù)字備份、數(shù)字遷移等手段，可以有效提高檔案數(shù)字資源的備份效率，解決檔案資源長(zhǎng)期保存的難題。

（四）向檔案知識(shí)挖掘的利用模式變革

1.建立跨載體的知識(shí)集成服務(wù)平臺(tái)、專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)等。相關(guān)檔案部門(mén)可以利用信息及技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的檔案信息資源進(jìn)行深度整合、深入挖掘，通過(guò)對(duì)各類(lèi)信息的關(guān)聯(lián)性進(jìn)行研究，對(duì)各門(mén)類(lèi)、各類(lèi)型的檔案資源進(jìn)行集成，為用戶提供便利的查詢、獲取、利用的流程和渠道。

2.建立智能推薦系統(tǒng)。相關(guān)檔案部門(mén)可以利用人工智能技術(shù)、信息挖掘技術(shù)等，揭示檔案中隱藏的信息，有效地組織檔案資源，有針對(duì)性地為用戶主動(dòng)提供知識(shí)服務(wù)和智能決策參考。

四、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，新基建不僅為基建檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)帶來(lái)了新機(jī)遇，也為檔案工作帶來(lái)了新機(jī)遇。檔案工作者要緊跟時(shí)代發(fā)展，轉(zhuǎn)變觀念，更新知識(shí)，順勢(shì)而為，不斷豐富基建檔案數(shù)字資源，運(yùn)用當(dāng)下智能化技術(shù)建立檔案工作平臺(tái)，始終秉持“知識(shí)服務(wù)、智能決策”的服務(wù)理念;利用新技術(shù)、新方法、新模式提升基建檔案的收集、管理效率;探索出新時(shí)代下基建檔案數(shù)字資源長(zhǎng)期保存策略，使基建檔案的安全性得到保障;發(fā)揮基建檔案資源的價(jià)值，更好地服務(wù)新基建項(xiàng)目研究創(chuàng)新和管理決策。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]王曉明，劉昌新.“新基建”為經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)提供新動(dòng)力[N].經(jīng)濟(jì)日?qǐng)?bào)，2019-03-01（12）.

[2]徐一男.高?；n案收集工作的難點(diǎn)與對(duì)策[J].云南檔案，2009 （7）：44-45.

[3]吳偉寧.如何加強(qiáng)新時(shí)期基建檔案管理工作[J].城建檔案，2016（5）：24-27.

[4]本刊編輯部.何為“新基建”[J].中國(guó)總會(huì)計(jì)師，2020（3）：22-24.

作者簡(jiǎn)介：姓名李丹陽(yáng)，性別女，出生日期19910805，民族漢，籍貫陜西省咸陽(yáng)市，在大慶油田有限責(zé)任公司第八采油廠信息中心從事基建檔案管理工作，聯(lián)系地址：大慶油田有限責(zé)任公司第八采油廠信息中心，郵編：163000。

【李丹陽(yáng)】《科學(xué)與生活》新基建背景下基建檔案工作模式變革與發(fā)展

大慶油田有限責(zé)任公司第八采油廠 黑龍江省大慶市 163000