談檔案工作中電子文件的歸檔管理和技術(shù)保護(hù)

郭昂

摘 要：本文就檔案工作中電子文件的歸檔管理和技術(shù)保護(hù)展開討論，闡述電子文件歸檔和管理的相關(guān)概念。分析電子文件對(duì)歸檔管理的影響，研究如何通過合理有效的方式，對(duì)檔案工作中電子文件技術(shù)保護(hù)策略展開全面落實(shí)。

關(guān)鍵詞：檔案工作;電子文件;歸檔管理;技術(shù)保護(hù)

電子文件是一種以代碼形式記錄的文件，其以磁盤、光盤、磁帶等為載體。在計(jì)算機(jī)使用時(shí)，計(jì)算機(jī)可以讀取，并通在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳輸，生成相關(guān)文件。在電子文件的工作領(lǐng)域，根據(jù)工作模式可以對(duì)電子文件所工作的內(nèi)容進(jìn)行區(qū)分。其一，電子文件可以在處理事務(wù)或工作問題中，其根據(jù)工作需求產(chǎn)生的電子文件。此類電子文件以圖像、文本、影像儲(chǔ)存;其二，可以記錄我國居民生產(chǎn)或科研活動(dòng)的電子文件。此類電子文件具有明顯的技術(shù)性，電子文件作為一種有效且新型的技術(shù)載體，對(duì)我國居民的生活工作帶來了較大的幫助。轉(zhuǎn)變了我國居民以往的辦公模式，電子文件可以實(shí)現(xiàn)“無紙化辦公”，與我國綠色發(fā)展的目標(biāo)高度吻合。

一、電子文件的歸檔和管理的相關(guān)概述

電子文件是一種文件類型，電子文件既可以代替?zhèn)鹘y(tǒng)文件，并繼承傳統(tǒng)文件的相關(guān)屬性。同時(shí)，基于其自身特有的電子模式，對(duì)文件具有特殊的用途以及相關(guān)效果，相較于傳統(tǒng)文件而言，電子文件主要包含了以下特征。

其一，電子文件具有紙質(zhì)文件無法比擬的使用便捷性、快捷性、優(yōu)越性以及可塑性。電子文件在使用生產(chǎn)中，可以直接由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，并借助計(jì)算機(jī)內(nèi)部處理系統(tǒng)完成有效處理。通過計(jì)算機(jī)，對(duì)電子文件進(jìn)行多角度的整理，無需對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行復(fù)雜且煩瑣的分類工作。

其二，電子文件對(duì)設(shè)備具有明顯的應(yīng)用性。電子文件的修改、定稿、收發(fā)，均可以在計(jì)算機(jī)、iPad等終端上完成。部分電子文件經(jīng)過改良后，甚至可以直接在智能手機(jī)中完成。在制作、處理以及歸檔中，借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，可以與我國居民的日常生活起到有效的綁定效果，改善了文件管理工作對(duì)人工以及紙質(zhì)的依賴性。

其三，電子文件可以改變文件處理以及運(yùn)轉(zhuǎn)方式，具有明顯的共享性。電子文件中的信息處于動(dòng)態(tài)，相較于紙質(zhì)文件的靜態(tài)模式，電子文件可以隨時(shí)進(jìn)行更改、儲(chǔ)存或刪除工作。電子文件的內(nèi)容可以從某種體裁體的傳達(dá)過程中，其電子文件不受常規(guī)的限制。例如，可以擺脫空間限制，同時(shí)實(shí)現(xiàn)不同用戶的實(shí)驗(yàn)性，建立相關(guān)的信息工作機(jī)制。文件的應(yīng)用提供有效服務(wù)，在網(wǎng)絡(luò)中生成獨(dú)特的數(shù)據(jù)查詢模式，并提供遠(yuǎn)程服務(wù)，以保障電子文件使用效率最大化。

其四，電子文件具有易更改性。電子文件在使用過程中，其通常通過相關(guān)的平臺(tái)進(jìn)行轉(zhuǎn)移。例如，可以通過網(wǎng)絡(luò)信息，借助云操作系統(tǒng)完成操作、編輯。在后續(xù)修改中，提供了便捷的使用條件。在完成工作效率增強(qiáng)的同時(shí)，電子文件自身也具有明顯的安全隱患。例如，在使用中，無法對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性進(jìn)行有效保障。這種安全隱患主要目前體現(xiàn)在兩大層次：即其，電子文件較容易遭到人為修改;其二，電子文件很容易遭受電腦病毒威脅，存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患。

因此，對(duì)于檔案管理工作中電子文件而言，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)其全面的歸檔管理以及技術(shù)加強(qiáng)，對(duì)后續(xù)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、電子文件對(duì)于歸檔管理的影響分析

1.有利于檔案的分類

在電子文件處理中，由于電子文件的信息以及載體具有明顯的分離性質(zhì)，檔案實(shí)體分類工作可以有效進(jìn)行全面升級(jí)。在實(shí)體分類結(jié)果中，受紙質(zhì)文件的固定影響，電子文件在應(yīng)用中可以完成屬性鏈接。對(duì)電子文件的運(yùn)行模式進(jìn)行分析，電子文件通常可以展現(xiàn)出屬性鏈接，屬于單線排列形式。由工作人員手工操作，對(duì)于電子文件的后續(xù)應(yīng)用將產(chǎn)生明顯制約。在電子文件現(xiàn)有的工作環(huán)境中，文件整體的形式特征與電子文件自身的運(yùn)行方式產(chǎn)生了相關(guān)鏈接。電子文件可以通過計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制系統(tǒng)完成多角度整理，對(duì)電子文件進(jìn)行紙質(zhì)分類，用戶可以根據(jù)自身的實(shí)際需求，對(duì)電子文件完成有效組合。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，目前電子文件在歸檔過程中，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)歸檔?？梢园凑諘r(shí)間線、文件名以及文件流程等方式，進(jìn)行自動(dòng)化辦公。可有效節(jié)約冗余工作時(shí)間，提升工作人員的工作效率。

2.完善立卷歸檔程序

在電子文件歸檔管理中，建立檔案可以對(duì)文件的歸檔、立卷完成數(shù)據(jù)以及資料的整理。文件經(jīng)過收集后，可以交由檔案部門完成統(tǒng)一監(jiān)管。在歸檔期限中，紙質(zhì)管理檔案將完成一年歸檔一次，而電子文件相較于普通工作文件，電子檔案的歸檔工作可以根據(jù)需求隨時(shí)產(chǎn)生。在工作人員對(duì)電子文件操作中，電子文件整體可以儲(chǔ)存至光盤，完成實(shí)際歸檔、運(yùn)行。歸檔范圍包含了文件的讀取，甚至操作系統(tǒng)。因此，具備明顯的積極效果。

3.提升檔案價(jià)值鑒定

在提升檔案價(jià)值中，電子檔案可以增強(qiáng)對(duì)電子價(jià)值鑒定的分析。在傳統(tǒng)檔案價(jià)值鑒定中，其文件可以根據(jù)相關(guān)的憑證確定整體的保管期限。而電子文件在價(jià)值鑒定中，由于其整體制作方便，且依托于電子的特性，可以產(chǎn)生較多的文件。因此，可按照客戶需求對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整體修改補(bǔ)充。電子文件很難劃分其固定的保管期限，電子文件的相關(guān)管理以及后續(xù)儲(chǔ)存等模式，可以取決于其自身的價(jià)值性以及可讀性。在電子文件的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)等方面，可以隨著相關(guān)載體發(fā)生變化，需要同時(shí)分析電子文件的數(shù)據(jù)讀取，以及運(yùn)行電子文件電腦的操作系統(tǒng)，對(duì)電子文件的范圍進(jìn)行拓展。

三、檔案工作中電子文件技術(shù)保護(hù)策略

1.加強(qiáng)電子文件的保管工作

在電子文件保管工作中，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息，可以對(duì)電子文件建立歸檔專遞網(wǎng)線。例如，在各單位實(shí)際運(yùn)行中，對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)部信息完成設(shè)定，以保障相關(guān)信息的有效發(fā)展。在電子文件管理中，借助內(nèi)部信息管理系統(tǒng)，在內(nèi)部管理機(jī)制以及檔案部門之間開展文件傳輸。以電子信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，對(duì)文件傳輸?shù)男问揭约按娣诺韧瓿删幹啤６ㄆ趯?duì)整體進(jìn)行項(xiàng)目整理，在檔案部門需求時(shí)可以傳遞給網(wǎng)絡(luò)部門。使用網(wǎng)絡(luò)部門對(duì)于歸檔的電子文件提出格式要求，格式不應(yīng)為固定性質(zhì)。應(yīng)符合我國電子文件管理中的需求，電子文件儲(chǔ)存形式可以完成多樣性的發(fā)展。目前，在儲(chǔ)存格式中，其格式與以往單一性格式相比，出現(xiàn)了DBF、DOC、TXT、EXE等模式。在歸檔電子文件技術(shù)的處理中，可以實(shí)現(xiàn)電子文件管理策略，電子文件的保管以及歸檔，在我國發(fā)展中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了有效落實(shí)。就現(xiàn)行的電子文件管理工作流程設(shè)定模式分析。在工作中，可以產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)經(jīng)過整理后，便可以成為電子文件?？梢酝瓿山邮?、儲(chǔ)存、處理等工作模式，在電子文件信息中，可以了解文件的相關(guān)信息，并實(shí)現(xiàn)組合。通過技術(shù)處理，對(duì)電子文件進(jìn)行屬性更改。例如，對(duì)于已經(jīng)歸檔的電子文件，將其整體屬性更改為只可讀取性質(zhì)，保障電子文件的完整性，避免其出現(xiàn)后續(xù)修改。完成電子文件的保管工作，對(duì)于識(shí)別以及保護(hù)電子文件原始結(jié)構(gòu)，可以提供真實(shí)性、可靠性以及安全性的特征。