智慧政務(wù)背景下高校綜合檔案遠程服務(wù)研究

鐘芝蘭

摘 要：網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和智慧政務(wù)服務(wù)發(fā)展的背景對高校綜合檔案遠程服務(wù)提出了更高要求。高校應(yīng)結(jié)合智慧政務(wù)服務(wù)需求，主動開展遠程檔案服務(wù)，實現(xiàn)對高校綜合檔案的有效利用。我們應(yīng)充分認識高校綜合檔案遠程服務(wù)存在的問題，創(chuàng)新解決問題路徑，及時加以解決。

關(guān)鍵詞：智慧政務(wù);遠程服務(wù);高校;檔案;創(chuàng)新路徑

智慧政務(wù)是政府政務(wù)服務(wù)改革的重要方向。在政務(wù)服務(wù)中深入運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，有助于提升政府的服務(wù)效能，拉近廣大人民群眾與政務(wù)服務(wù)主體間的距離。高校應(yīng)主動轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，樹立以用戶為中心的服務(wù)思想，將智慧服務(wù)與高校綜合檔案改革有機結(jié)合，改進高校綜合檔案遠程服務(wù)流程和方式，進一步提升高校綜合檔案遠程服務(wù)質(zhì)量，更好地助力高校發(fā)展[1 ]。

1 智慧政務(wù)背景下高校綜合檔案改革的趨向

“智慧政務(wù)”對高校綜合檔案服務(wù)提出了更高要求，高校應(yīng)擺脫傳統(tǒng)單向的檔案服務(wù)模式，進一步明確綜合檔案遠程服務(wù)的目標和任務(wù)，提升高校綜合檔案遠程服務(wù)的智慧化水平，推進綜合檔案改革。

1.1 提升綜合檔案管理的便利性

當前隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是智慧政務(wù)理念的落實，有利于推進高校綜合檔案改革，提升綜合檔案管理的便利性。隨著高校智慧校園建設(shè)和高校檔案信息化的推進，各個部門產(chǎn)生的檔案都以數(shù)字形式存在，這就要求高校綜合檔案管理部門在檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)主動地落實高校智慧校園建設(shè)的各項工作任務(wù)，將數(shù)字化系統(tǒng)、OA系統(tǒng)與綜合檔案管理系統(tǒng)有效對接，改變傳統(tǒng)高校綜合檔案收集弊端，加強與服務(wù)對象和服務(wù)主體的溝通互動，充分發(fā)揮高校綜合檔案遠程服務(wù)功能。

1.2 提升綜合檔案信息的利用率

高校綜合檔案管理非常注重檔案信息資源的利用效率，但傳統(tǒng)的檔案管理采取人工模式，需要服務(wù)對象前往高校綜合檔案管理部門辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，浪費大量的時間和精力，影響了綜合檔案信息的利用效率。而隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與高校綜合檔案遠程服務(wù)的有機結(jié)合，可以利用數(shù)據(jù)庫對檔案信息進行有效的整合，進而結(jié)合用戶的需求，為其提供遠程檔案信息服務(wù)，不僅節(jié)省大量的時間、精力等成本，同時也進一步提升了高校綜合檔案信息服務(wù)效能。

1.3 推進綜合檔案管理的智能化

當前，高校畢業(yè)學生對綜合檔案遠程服務(wù)提出了更高要求。他們分布在天南海北，但很多檔案資料留在母校，迫切需要提供綜合檔案遠程服務(wù)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為高校綜合檔案遠程服務(wù)創(chuàng)造了有利條件。新時代，高校綜合檔案管理部門應(yīng)該從用戶需求的角度出發(fā)，樹立主動服務(wù)理念，更好地適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，對現(xiàn)有的檔案管理工作進行改革和創(chuàng)新，構(gòu)建更為科學合理的檔案遠程服務(wù)模式，為廣大師生和教學科研活動提供更為多元化的檔案信息遠程服務(wù)。

2 對高校綜合檔案遠程服務(wù)的影響和制約因素

2.1 高校綜合檔案服務(wù)主體專業(yè)化程度需提升

部分高校對綜合檔案服務(wù)主體沒有進行明確劃分，檔案管理人員既要負責對檔案進行收集管理，也要充當部門服務(wù)人員，為服務(wù)對象提供檔案多元化服務(wù)。由于并沒有明確的專業(yè)分工，在一定程度上影響了高校綜合檔案服務(wù)效能的發(fā)揮。特別是在遠程服務(wù)過程中由于缺少相應(yīng)的規(guī)劃和完善的系統(tǒng)，高校綜合檔案只能為服務(wù)對象提供基本的遠程檔案服務(wù)，難以滿足服務(wù)對象的個性化檔案需求。在“大而全”的管理理念下，難以培養(yǎng)出專業(yè)的檔案管理人才，也難以使高校綜合檔案管理人員成為檔案服務(wù)專家，勢必會影響高校綜合檔案遠程服務(wù)質(zhì)量的提升[2 ]。

2.2 高校綜合檔案內(nèi)容復雜，加大了遠程服務(wù)難度

當前高校綜合檔案大致可以分為館藏原始檔案、檔案證明材料和二次文獻等。這些檔案涉及教學、科研、行政、出版、財會、人事等多個領(lǐng)域，內(nèi)容復雜多樣。在遠程服務(wù)過程中，既需要為校內(nèi)的教學科研服務(wù)，也需要為校外的學生提供各類學籍檔案服務(wù)和開放檔案二次文獻服務(wù)。特別是很多從高校畢業(yè)的學生需要學校為其提供學歷證書、錄取名冊、英文成績單、無處分證明材料等。在提供遠程服務(wù)過程中，這些材料對檔案管理人員的專業(yè)能力提出了較高要求，需要檔案管理人員對學校的各項工作有所掌握，才能夠為其提供遠程服務(wù)。但很多檔案管理人員對基礎(chǔ)檔案了解得較為全面，對涉及學生的各類證明材料了解不全面，影響了遠程服務(wù)質(zhì)量和效率。

2.3 高校綜合檔案遠程服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)滯后

高校綜合檔案遠程服務(wù)需要以完善的信息系統(tǒng)和平臺作為保障。雖然當前部分高校已經(jīng)建立了檔案遠程服務(wù)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，但從后續(xù)使用看，高校綜合檔案遠程服務(wù)系統(tǒng)并沒有發(fā)揮其應(yīng)有作用，特別是內(nèi)部系統(tǒng)還存在很多問題和矛盾。一方面，由于高校綜合檔案遠程服務(wù)系統(tǒng)自身門檻較高，內(nèi)部系統(tǒng)建設(shè)較為復雜，需要學校投入的資金規(guī)模較大，很多高校在推進檔案信息化建設(shè)過程中，只是將綜合檔案遠程服務(wù)系統(tǒng)作為建設(shè)的一部分，投入的資金有限，影響了遠程服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)。另一方面，高校綜合檔案遠程服務(wù)系統(tǒng)和平臺作為遠程服務(wù)的重要工具，但宣傳力度不夠，很多利用者對此了解得不多，影響了實際應(yīng)用。

3 高校綜合檔案遠程服務(wù)創(chuàng)新的實現(xiàn)路徑

高校綜合檔案遠程服務(wù)是未來高校檔案服務(wù)發(fā)展的方向，高校有必要將綜合檔案遠程服務(wù)創(chuàng)新作為當前高校檔案改革的重要內(nèi)容加以有效落實。一方面，轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立正確的服務(wù)意識，克服“等、靠、要”的傳統(tǒng)惰性思維，為高校綜合檔案遠程服務(wù)創(chuàng)新創(chuàng)造有利條件。另一方面，應(yīng)主動引入大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，加強綜合檔案數(shù)字資源建設(shè)，對檔案服務(wù)流程進行優(yōu)化創(chuàng)新，完善高校綜合檔案遠程服務(wù)系統(tǒng)和平臺，提升遠程服務(wù)效能。

3.1 加強綜合檔案數(shù)字資源建設(shè)

高校綜合遠程服務(wù)需要足夠的綜合檔案信息資源作為支撐。因此，在提供遠程服務(wù)之前首先應(yīng)加強綜合檔案數(shù)字資源建設(shè)，豐富資源內(nèi)容，解決綜合檔案遠程服務(wù)資源不足問題。一方面，對館藏紙質(zhì)檔案進行數(shù)字轉(zhuǎn)化，將其納入綜合檔案數(shù)字資源庫中，為下一步綜合檔案信息資源的開發(fā)和遠程服務(wù)奠定基礎(chǔ)。另一方面，充分看到當前廣大畢業(yè)生對高校綜合檔案遠程服務(wù)的迫切要求，特別是在學位學歷證明、英文成績證明等方面，應(yīng)將其作為高校綜合檔案數(shù)字資源建設(shè)的重點，對學生在校期間的各類檔案信息進行系統(tǒng)的收集和整理，并存儲到綜合檔案數(shù)字資源庫中，當學生有遠程檔案服務(wù)需求時，盡量簡化流程，提升遠程服務(wù)效率，解決他們的燃眉之急，充分發(fā)揮高校綜合檔案遠程服務(wù)的價值和作用。