加強(qiáng)房產(chǎn)登記檔案信息服務(wù)能力建設(shè)的探索

張媛媛

【摘要】本文先介紹了房產(chǎn)登記檔案的基本特征，主要包括真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、專業(yè)性;又分析了房產(chǎn)登記檔案信息服務(wù)過(guò)程中所存在的不足之處，包括房產(chǎn)檔案信息管理工作的重視程度不高、工作人員專業(yè)能力及綜合素養(yǎng)較低、對(duì)房產(chǎn)檔案信息管理缺乏信息化手段等;最后通過(guò)加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、提高工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)以及增強(qiáng)檔案信息服務(wù)水平等方面論述了強(qiáng)化房產(chǎn)登記檔案信息服務(wù)能力的重要舉措。

【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)登記檔案;信息服務(wù)能力;信息化建設(shè);探索途徑

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.30.

現(xiàn)階段，隨著人們生產(chǎn)生活水平的提升、城市化建設(shè)的逐步完善，使得房地產(chǎn)行業(yè)也得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。與此同時(shí)，由于房地產(chǎn)登記檔案信息數(shù)據(jù)逐漸增多，相關(guān)工作人員在實(shí)際管理服務(wù)過(guò)程中也出現(xiàn)了諸多問(wèn)題?；诖?，本文結(jié)合房產(chǎn)登記檔案信息的管理現(xiàn)狀，給出了相應(yīng)的解決辦法，希望能夠通過(guò)一系列創(chuàng)新型管理方式來(lái)提升對(duì)房產(chǎn)檔案信息的管理成效，從而為廣大人民群眾提供更高水平、高質(zhì)量的服務(wù)。

1、房產(chǎn)登記檔案的基本特征

1.1真實(shí)性

工作人員在進(jìn)行房產(chǎn)登記檔案管理過(guò)程中，需要將工作期間的各項(xiàng)管理內(nèi)容加以記錄和總結(jié)，并且還應(yīng)該嚴(yán)格按照實(shí)際狀況開展相應(yīng)的記錄工作，以保證房產(chǎn)檔案信息的準(zhǔn)確性，主要包括房屋建筑實(shí)際面積、具體位置以及產(chǎn)權(quán)人等相關(guān)信息，這樣一來(lái)，如果發(fā)生產(chǎn)權(quán)糾紛問(wèn)題的話，可以為相關(guān)人員提供有效的憑證，由此可見，房產(chǎn)登記檔案具備一定的真實(shí)效果[1]。

1.2動(dòng)態(tài)性

動(dòng)態(tài)性作為房產(chǎn)登記檔案的基本特點(diǎn)之一，對(duì)檔案的實(shí)際管理工作具有重要的影響作用。在現(xiàn)實(shí)管理過(guò)程中，房產(chǎn)檔案在基本形成以后，其各項(xiàng)信息會(huì)隨著實(shí)際狀況發(fā)生相應(yīng)的改變，如信息產(chǎn)權(quán)人發(fā)生變更、房屋受到損壞等，這些因素都是很容易發(fā)生變化的。由此可見，房產(chǎn)檔案的相關(guān)信息也是在不斷發(fā)生不同程度的改變，具有一定的動(dòng)態(tài)性。需要注意的是，盡管房產(chǎn)檔案信息存在變化現(xiàn)象，但是工作人員在進(jìn)行變更與記錄期間應(yīng)務(wù)必確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，如此一來(lái)，才能夠更好的發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的相關(guān)作用[2]。

1.3專業(yè)性

房產(chǎn)檔案管理需要具備較強(qiáng)的專業(yè)性，其主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，房產(chǎn)登記檔案作為專業(yè)化的房地產(chǎn)部門，是房地產(chǎn)權(quán)登記管理期間所形成的關(guān)鍵信息記錄;房地產(chǎn)權(quán)屬登記工作是依照法律條例開展的，具有一定的法律規(guī)范作用，在管理期間，由于房產(chǎn)檔案數(shù)量較多、工作任務(wù)比較繁重、政策性相對(duì)較強(qiáng)，從而使得相關(guān)房產(chǎn)檔案信息管理工作的專業(yè)性能較強(qiáng)。第二，與其他檔案管理不同，房產(chǎn)登記檔案管理在內(nèi)容以及形式上具有特殊性。內(nèi)容：主要記錄的是相關(guān)房產(chǎn)具體位置、基本情況、實(shí)際面積等，大部分所運(yùn)用的都是專業(yè)術(shù)語(yǔ);形式：結(jié)構(gòu)趨于規(guī)范化，以表格式、填寫式為主，且專業(yè)性十足[3]。

2、房產(chǎn)登記檔案信息服務(wù)過(guò)程中所存在的不足之處

2.1對(duì)房產(chǎn)檔案信息管理工作的重視程度不高

在實(shí)際開展工作期間，由于領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員對(duì)房產(chǎn)檔案信息管理的認(rèn)知程度不足、重視程度不夠，導(dǎo)致相關(guān)房產(chǎn)檔案管理工作發(fā)展與建設(shè)停滯不前。例如，一些從事房產(chǎn)檔案管理的工作人員法律意識(shí)相對(duì)薄弱，在進(jìn)行管理期間更加重視當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)效益，不能夠使用發(fā)展的眼光看問(wèn)題，忽視了進(jìn)行房產(chǎn)檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，導(dǎo)致房產(chǎn)檔案管理的投入與使用資金不足、配套設(shè)施相對(duì)落后，進(jìn)而降低了檔案管理的工作成效，具有一定的安全隱患。檔案管理者配備不合理，并沒(méi)有按照相關(guān)規(guī)定比例要求標(biāo)準(zhǔn)配備管理人員;檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)存在老化問(wèn)題，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息資料收集困難、歸檔不及時(shí)等問(wèn)題，導(dǎo)致管檔人員面臨諸多歷史遺留的檔案管理問(wèn)題[4]。

2.2工作人員專業(yè)能力及綜合素養(yǎng)較低

目前，由于房地產(chǎn)檔案數(shù)量呈現(xiàn)逐漸上升趨勢(shì)，使得管理方式也逐漸趨于規(guī)范化，與此同時(shí)，傳統(tǒng)形式的管理手段已經(jīng)不符合當(dāng)前房產(chǎn)檔案管理的基本要求，專業(yè)性、規(guī)范化的檔案管理模式已經(jīng)屬于當(dāng)下房地產(chǎn)管理當(dāng)中的一種常態(tài)，因此，則更應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行教育與培訓(xùn)，只有這樣才能夠提升檔案管理的服務(wù)水平。然而，在實(shí)際工作期間，由于檔案管理者的文化水平參差不齊，專業(yè)理論知識(shí)以及實(shí)踐操作技能等方面均不足，不能滿足現(xiàn)階段開展房產(chǎn)檔案管理工作的基本需求，導(dǎo)致實(shí)際工作效率有所下降。除此之外，由于沒(méi)有對(duì)相關(guān)工作人員定期開展培訓(xùn)與教育，導(dǎo)致其管理意識(shí)和觀念比較落后、缺乏綜合性管理技巧，不能夠借助相應(yīng)的信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)行房產(chǎn)檔案管理，致使相關(guān)管理工作具有較高程度的滯后性。

2.3對(duì)房產(chǎn)檔案信息管理缺乏信息化手段

在傳統(tǒng)模式的檔案管理當(dāng)中，受管理技術(shù)以及應(yīng)用設(shè)備等條件影響，導(dǎo)致相關(guān)工作人員對(duì)信息采集要求標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)低下、數(shù)據(jù)資料不夠精準(zhǔn)和完善、信息化建設(shè)能力不足。由于基礎(chǔ)性工作不夠規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)檔案信息管理造成了不良影響，使得信息使用率有所降低，并且還存在較為嚴(yán)重的安全隱患問(wèn)題。不僅如此，房地產(chǎn)檔案管理的軟件設(shè)施不夠獨(dú)立和健全，由于受其他信息系統(tǒng)影響，使得檔案管理具有較高程度的實(shí)用性和開放性，致使檔案管理工作發(fā)展受到一定的限制，信息化建設(shè)存在安全阻力。

3、強(qiáng)化房產(chǎn)登記檔案信息服務(wù)能力建設(shè)的重要舉措

3.1提升對(duì)房產(chǎn)檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

為了更加高效率的開展房產(chǎn)檔案信息管理工作，要求相關(guān)單位以及工作人員應(yīng)不斷加強(qiáng)對(duì)外部環(huán)境的適應(yīng)程度，并積極對(duì)自身功能做好相應(yīng)的調(diào)整和完善，以此來(lái)更好適應(yīng)社會(huì)發(fā)展建設(shè)趨勢(shì)，科學(xué)、有序地組織房地產(chǎn)檔案管理相關(guān)工作，對(duì)檔案管理者的思想意識(shí)以及工作觀念加以更新和優(yōu)化，并在此基礎(chǔ)上適當(dāng)學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，進(jìn)而增強(qiáng)對(duì)檔案信息的服務(wù)管理能力。其中，具體加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力的內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面：第一，應(yīng)率先調(diào)整服務(wù)方法，及時(shí)摒棄傳統(tǒng)模式的服務(wù)意識(shí)，變“被動(dòng)受理”為“積極主動(dòng)”，需要充滿熱情的為廣大人民群眾進(jìn)行服務(wù)，在特殊情況下，也可以適當(dāng)提供相應(yīng)的上門服務(wù);在進(jìn)行檔案管理與服務(wù)期間應(yīng)充分運(yùn)用檔案信息，以保證工作的合理性。第二，將現(xiàn)有的房產(chǎn)檔案信息加以完善和優(yōu)化，實(shí)行量化和細(xì)化管理方法來(lái)組織相應(yīng)的檔案信息管理工作，充分結(jié)合實(shí)際客觀情況，促使相關(guān)檔案的法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)制度具備較強(qiáng)的科學(xué)性和可操作性，如此一來(lái)，才能夠更好的解決檔案管理工作中的各項(xiàng)問(wèn)題，進(jìn)而形成完整、系統(tǒng)的檔案服務(wù)管理機(jī)制。第三，逐漸轉(zhuǎn)變當(dāng)前階段的服務(wù)意識(shí)觀念，培養(yǎng)超前服務(wù)理念;積極開展調(diào)研活動(dòng)以及論證分析活動(dòng)，全面了解關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)律以及制度標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮創(chuàng)新意識(shí)和實(shí)踐精神，以保證檔案管理工作擁有更高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)能力。第四，為了增強(qiáng)檔案管理工作人員的服務(wù)觀念以及管理意識(shí)，相關(guān)單位可以組織一系列培訓(xùn)活動(dòng)。例如，從思想意識(shí)層面著手，積極宣傳房產(chǎn)檔案管理的重要意義，讓相關(guān)員工從根本上意識(shí)到檔案管理的重要價(jià)值，以此來(lái)強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)和服務(wù)理念;定期對(duì)檔案管理人員的具體服務(wù)意識(shí)加以考核評(píng)定，根據(jù)實(shí)際考核結(jié)果給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)與懲戒，針對(duì)服務(wù)意識(shí)優(yōu)良、且具備較高水平管理理念的工作人員，應(yīng)給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)以及精神獎(jiǎng)勵(lì);針對(duì)服務(wù)意識(shí)較差、且管理觀念尚且不足的工作人員應(yīng)采取相應(yīng)的懲罰措施，并加強(qiáng)對(duì)此類人群的教育與培訓(xùn)，以增強(qiáng)相關(guān)人員的綜合服務(wù)水平。所以說(shuō)，相關(guān)單位應(yīng)時(shí)刻遵循“以人為本”的服務(wù)準(zhǔn)則、堅(jiān)持“用戶至上”的服務(wù)理念，這樣才能夠切實(shí)提高檔案管理的綜合成效。

3.2開展教育與培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)

由于房地產(chǎn)檔案管理與服務(wù)工作的綜合性能較強(qiáng)、且信息化應(yīng)用技術(shù)要求標(biāo)準(zhǔn)較高，所以應(yīng)及時(shí)打造一支專業(yè)化的管理隊(duì)伍，以提升檔案管理的總體成效。其主要內(nèi)容以及具體實(shí)施方式有如下幾點(diǎn)：第一，在進(jìn)行管理團(tuán)隊(duì)構(gòu)建與組織期間，應(yīng)綜合考慮相關(guān)工作人員的專業(yè)知識(shí)能力、綜合素養(yǎng)以及年齡結(jié)構(gòu)等諸多方面，要求從事檔案管理的工作者不僅需要掌握基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)踐操作能力，還需要熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理與服務(wù)，這樣的話，則會(huì)在一定程度上提升整個(gè)房產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍的實(shí)際水平，進(jìn)而增強(qiáng)檔案館的綜合服務(wù)能力。第二，應(yīng)結(jié)合現(xiàn)階段的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，建設(shè)全面的人才選拔體系，引入更多的專業(yè)化人才。例如，在進(jìn)行人才選拔期間，針對(duì)應(yīng)聘人員需要對(duì)其專業(yè)知識(shí)以及技能加以考核評(píng)定，并在此基礎(chǔ)上重點(diǎn)考察應(yīng)聘者的責(zé)任心以及綜合素養(yǎng)，擇優(yōu)選取相關(guān)人才，進(jìn)而提升檔案管理的綜合水平。除此之外，還需要針對(duì)管理干部開展相應(yīng)的培訓(xùn)工作，創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)的業(yè)務(wù)交流與溝通環(huán)境;及時(shí)將檔案干部培訓(xùn)與教育、溝通交流等事項(xiàng)納入到相關(guān)選拔任用管理規(guī)劃方案之中，以此來(lái)提升整個(gè)檔案干部團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)，有利于提高房產(chǎn)檔案信息管理與服務(wù)的實(shí)際工作效率以及工作質(zhì)量。

3.3應(yīng)用信息化建設(shè)方式，增強(qiáng)檔案信息服務(wù)水平

為了適應(yīng)當(dāng)前階段社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，房產(chǎn)檔案管理應(yīng)積極強(qiáng)化信息化建設(shè)水平，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式的管理意識(shí)，實(shí)施創(chuàng)新型管理方法，以此來(lái)增強(qiáng)檔案服務(wù)能力、完善檔案管理水平?；诜慨a(chǎn)檔案的信息化建設(shè)，應(yīng)對(duì)其加以統(tǒng)一化管理，運(yùn)用 “由散到整”的管理方式來(lái)完成統(tǒng)一化管理。當(dāng)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息均已經(jīng)采集完畢之后，要求相關(guān)工作人員應(yīng)針對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行仔細(xì)分析和比對(duì)，并且在此基礎(chǔ)上做好數(shù)據(jù)資源整合和統(tǒng)一，其主要包括以下內(nèi)容：基本文件格式、基礎(chǔ)技術(shù)要求標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)工作規(guī)范等，在符合以上各項(xiàng)指標(biāo)的基礎(chǔ)上，將數(shù)據(jù)信息納入系統(tǒng)中心加以統(tǒng)一管理。除此之外，還應(yīng)該引進(jìn)專業(yè)化的檔案信息化建設(shè)人才。例如，針對(duì)檔案信息化處理、檔案軟件開發(fā)建設(shè)等內(nèi)容引入相關(guān)專業(yè)的技術(shù)人才，如此一來(lái)，則可以在熟練掌握并運(yùn)用現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的基礎(chǔ)上，高效地管理房產(chǎn)檔案業(yè)務(wù)，有利于進(jìn)一步增強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息化的實(shí)際建設(shè)水平。與此同時(shí)，在進(jìn)行房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，還需要做好相應(yīng)的安全管理工作，對(duì)房產(chǎn)檔案基本信息進(jìn)行加密，并且建立與之對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)信息備份以及信息異地備份等，以此來(lái)有效提升相關(guān)房產(chǎn)檔案信息的安全效果。不僅如此，在一些需要面向社會(huì)的服務(wù)環(huán)節(jié)中，應(yīng)合理把控開放權(quán)限以及開放程度，如開設(shè)檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限、瀏覽權(quán)限以及下載權(quán)限等;針對(duì)一些重要的檔案信息，應(yīng)做好相應(yīng)的安全管理，利用信息化技術(shù)設(shè)置專業(yè)化的訪問(wèn)權(quán)限、建立完整的密鑰認(rèn)證管理機(jī)制，以進(jìn)一步確保房產(chǎn)檔案信息的安全程度以及穩(wěn)定效果，更高標(biāo)準(zhǔn)的保證廣大人民群眾的房產(chǎn)檔案信息資料具有安全性。

結(jié)論：

綜上所述，在進(jìn)行房產(chǎn)登記檔案管理期間，相關(guān)單位應(yīng)積極開展加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、提高工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)以及增強(qiáng)檔案信息服務(wù)水平等工作，以從根本上提升房產(chǎn)檔案管理人員的綜合服務(wù)水平。

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