綜合性檔案館館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用思考

杜軍

摘 要：進入到大數(shù)據(jù)時代，人們對檔案資源的需求不斷增加，這要求綜合性檔案館加強檔案資源建設(shè)，為更好地做好檔案信息資源的開發(fā)利用提供支持。與此同時，綜合性檔案館館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用之間的關(guān)系密切，在整體工作開展過程中，需協(xié)調(diào)好兩者之間的關(guān)系及潛在矛盾問題。本文以綜合性檔案館館藏資源建設(shè)原則為切入點，在分析綜合性檔案館館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用現(xiàn)狀問題的基礎(chǔ)上，探討了綜合性檔案館館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用的有效途徑。

關(guān)鍵詞：綜合性檔案館;館藏資源;建設(shè);開發(fā)利用

檔案作為人類發(fā)展的歷史資料，是人們認識和把握客觀發(fā)展規(guī)律的重要依據(jù)。綜合性檔案館作為檔案事業(yè)的主體，其館藏資源建設(shè)是國家檔案資源建設(shè)中的重點工作。同時，綜合性檔案館館藏資源建設(shè)是檔案館自身建設(shè)和發(fā)展的內(nèi)在需求，也是檔案事業(yè)賴以持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。隨著社會的進一步發(fā)展，構(gòu)建與社會發(fā)展相匹配的檔案工作機制，是發(fā)揮檔案及檔案工作服務(wù)人民群眾和社會建設(shè)事業(yè)的重要保障。因此，綜合性檔案館需要加強館藏資源建設(shè)，不斷提高檔案工作為社會發(fā)展的服務(wù)水平和能力，才能為綜合性檔案館的長遠發(fā)展夯實基礎(chǔ)。而當前綜合性檔案館館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用仍然存在一些缺陷，這種情況下，深入研究綜合性檔案館館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用具有一定的現(xiàn)實意義。

一、綜合性檔案館館藏資源建設(shè)原則概述

綜合性檔案館館藏資源建設(shè)是一項系統(tǒng)化的工作，且復(fù)雜難度高，因此在實際建設(shè)工作開展期間，需遵循一定的建設(shè)原則，總結(jié)起來具體建設(shè)原則如下：

1.以人為本的原則

綜合性檔案館館藏資源建設(shè)的最終目的在于滿足當前人們?nèi)找嬖鲩L的檔案資源需求。但是當前社會中的人在生活和工作中，是分團體、分領(lǐng)域、分層次的，這使得人們對檔案資源的需求也是不盡相同。因此，為滿足不同人群的真實需求，綜合性檔案館館藏資源建設(shè)需要體現(xiàn)“以人為本”的原則，根據(jù)人們的實際需求來收藏一些檔案資料。只有這樣，才能在豐富館藏資源的同時，滿足社會各類人群的真實需求，進而才能為綜合性檔案館館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用價值的最大化提供支持。

2.地方為主的原則

由于多層次的工作關(guān)系和廣泛的社會交往關(guān)系，各地機構(gòu)在生產(chǎn)自身文件的同時，也積累了大量外地文件和上下級文件，其中不乏重復(fù)內(nèi)容，這種情況下，若沒有進行篩選，則會導(dǎo)致檔案資源重復(fù)建設(shè)，不僅浪費資源，還會增加相關(guān)成本。因此，在綜合性檔案館館藏資源建設(shè)過程中，應(yīng)遵循地方為主的原則，以當?shù)匦纬蓹n案資料為主，以避免重復(fù)檔案資料的收集，即可達到精簡館藏的目的，又可在綜合性檔案館館藏資源建設(shè)中形成地方特色。除此之外，在名人檔案收集時，也要確保名人是當?shù)厝耍蛘咴诋數(shù)爻錾?、當?shù)毓ぷ?，或者是產(chǎn)生直接影響作用的人。

3.重點優(yōu)先，兼顧結(jié)構(gòu)的原則

所謂重點優(yōu)先，指的是在綜合性檔案館館藏資源建設(shè)期間要優(yōu)先重要機構(gòu)、名人的檔案資料，原因在于重要機構(gòu)和名人的行為活動，往往會在社會環(huán)境中產(chǎn)生一定的影響，其形成的檔案資料也具備較高的價值。因此，在綜合性檔案館館藏資源建設(shè)過程中，應(yīng)將工作重點放置在黨政機構(gòu)、團體組織和有社會影響力的各類名人形成的檔案資料上，以確保檔案可真實反映社會主流活動的具體內(nèi)容。但是在綜合性檔案館館藏資源建設(shè)期間，不僅僅要重點優(yōu)先，還要兼顧結(jié)構(gòu)，即注重非名人和重要機構(gòu)的檔案資料，如災(zāi)難性事件材料、非名人檔案材料等，通過這種方式，才能保證綜合性檔案館館藏結(jié)構(gòu)的合理性。

4.整體性原則

進入到大數(shù)據(jù)時代，社會每天都在生產(chǎn)大量數(shù)據(jù)。對于綜合性檔案館來說，其將進入信息資源共享時代。因此，綜合性檔案館館藏資源建設(shè)要摒棄傳統(tǒng)各自為政的觀念，而要基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的觀點來指導(dǎo)綜合性檔案館館藏資源建設(shè)。具體而言，在綜合性檔案館館藏資源建設(shè)中，需要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢作用，收集廣泛且全面的資源，為更好地服務(wù)社會夯實基礎(chǔ)。但是，在綜合性檔案館館藏資源建設(shè)過程中，也要兼顧檔案資料“數(shù)量和質(zhì)量”并重的原則，才能為社會提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)?；诖?，綜合性檔案館在館藏資源建設(shè)過程中，一方面要將綜合性檔案館館藏資源建設(shè)工作與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相結(jié)合起來，據(jù)此合理地擴大收藏范圍，增加館藏檔案數(shù)量;另一方面應(yīng)采取有效措施來控制綜合性檔案館館藏檔案資料的質(zhì)量，堅持檔案數(shù)量和質(zhì)量并重原則來建設(shè)綜合性檔案館館藏資源。

二、綜合性檔案館館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用現(xiàn)狀分析

從現(xiàn)狀來看，在綜合性檔案館館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用工作開展期間，仍存在一些較為明顯的問題，問題的存在會影響整體工作的質(zhì)量效益。總結(jié)起來，具體問題如下：

1.館藏資源種類單一，結(jié)構(gòu)簡單

綜合性檔案館館藏資源建設(shè)的核心在于廣泛收集各類檔案資源，以期為社會不同層次、不同領(lǐng)域的人群提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。但是，在綜合性檔案館館藏資源建設(shè)過程中，館藏資源種類相對單一，以各黨政機關(guān)的指示、通知等之類的正式文件為主，并且當中紙質(zhì)檔案占比大。同時，綜合性檔案館館藏資源結(jié)構(gòu)相對簡單，主要以革命歷史檔案、事業(yè)機關(guān)單位檔案等文書檔案為主，而沒有納入電子類型檔案資源。不僅如此，綜合性檔案館館藏資源中嚴重缺乏正式文件，這使得綜合性檔案館館藏結(jié)構(gòu)相對不平衡，且種類整體來說相對單一。

2.館藏資源數(shù)字化建設(shè)程度不高

在網(wǎng)絡(luò)信息時代，電子信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，使得傳統(tǒng)檔案已經(jīng)無法滿足當前信息化時代的發(fā)展需求?？v觀當前的綜合性檔案館館藏資源，可發(fā)現(xiàn)其中紙質(zhì)檔案占據(jù)較大比重，而綜合性檔案館館藏電子資源占比較少，尤其是電子錄音、電子照片等等電子檔案，更是少之又少。不僅如此，當前綜合性檔案館的紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換工作也相對比較落后。由此可見，在綜合性檔案館中，館藏資源存儲方式仍然以落后的紙質(zhì)保存方式為主，尚未實現(xiàn)全面數(shù)字化建設(shè)。不僅如此，館藏資源中仍然存在電子檔案嚴重缺乏問題，這對綜合性檔案館館藏資源開發(fā)利用極為不利，一定程度上制約了綜合性檔案館的社會服務(wù)水平的提升，還不利于綜合性檔案館的持續(xù)發(fā)展。