大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高校人事檔案管理信息化建設(shè)探討

王小萍

摘 要：高校在對(duì)人才信息進(jìn)行管理的過(guò)程中，人事檔案管理是重點(diǎn)，其主要在人才管理、人才流動(dòng)以及人事信息等方面有著重要的作用，同時(shí)也是高校開(kāi)發(fā)和利用人事檔案中極其重要的環(huán)節(jié)。當(dāng)前，在信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)的推動(dòng)下，我們已經(jīng)逐漸進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，如何利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)提升高校人事檔案管理的成效，加強(qiáng)對(duì)高校人事檔案管理的信息化建設(shè)是本文研究的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);人事檔案管理;信息化建設(shè)

引言

我國(guó)在積極構(gòu)建和諧社會(huì)的過(guò)程中，各級(jí)政府以及相關(guān)部門(mén)，都需要通過(guò)其獨(dú)特的形式提供公共信息資源，積極為公民參與社會(huì)、政府活動(dòng)創(chuàng)造良好的條件。在這個(gè)過(guò)程中，高校是提供人才信息資源與公共教育資源的重要載體，在高校職能不斷發(fā)展轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，其公共程度也隨之提高。所以高校人事檔案管理工作，作為高校信息資源的重要構(gòu)成部門(mén)，受到了社會(huì)的廣泛關(guān)注，也成為了高校人才引進(jìn)過(guò)程中了解人才信息的重要途徑。

一、高校人事檔案管理的特點(diǎn)分析

1.復(fù)雜性特點(diǎn)

因?yàn)楦咝５娜藛T非常復(fù)雜，所以人事檔案管理的內(nèi)容也比較復(fù)雜，同時(shí)其覆蓋范圍非常廣泛。根據(jù)職能的不同，通常還可以將高校檔案分為教職工檔案和學(xué)生檔案兩個(gè)部門(mén)。其中，教職工檔案可以根據(jù)職稱(chēng)分為低、中、高三個(gè)等級(jí)，也包括了本科、碩士、博士三個(gè)學(xué)位等級(jí)的檔案。從目前高校檔案管理的工作范圍來(lái)看，囊括了教育教學(xué)、后勤管理、行政管理、科學(xué)研究等幾個(gè)方面的檔案管理，如果高校人員的流動(dòng)性較強(qiáng)，則會(huì)增加高校人事檔案管理的負(fù)責(zé)性，所以運(yùn)用一種信息化的手段做好人事檔案管理工作，對(duì)高校來(lái)說(shuō)有非常重要的意義。

2.社會(huì)性特點(diǎn)

高校內(nèi)部匯集了大量高水平人才，同時(shí)也承擔(dān)著培養(yǎng)人才的重任，是我國(guó)科技創(chuàng)新的重點(diǎn)載體。高校需要從社會(huì)中獲取優(yōu)質(zhì)的學(xué)生資源，而學(xué)生在畢業(yè)之后會(huì)直接流向社會(huì)，向社會(huì)提供服務(wù)。高校各項(xiàng)工作的開(kāi)展，都是為了向社會(huì)各領(lǐng)域培養(yǎng)優(yōu)秀人才。同時(shí)高校內(nèi)部開(kāi)展科研工作以及技術(shù)研發(fā)，也是為了向社會(huì)提供服務(wù)，是為了解決生活中存在的各種難題，推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步，為社會(huì)的快速發(fā)展奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，高校還需要對(duì)國(guó)家相關(guān)單位的科研過(guò)程中的檔案文件進(jìn)行管理，包括了已經(jīng)實(shí)現(xiàn)成果轉(zhuǎn)化的鑒定結(jié)果、專(zhuān)利轉(zhuǎn)讓、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等方面的方案。所以從高校的重要使命來(lái)看，其所開(kāi)展的人事檔案管理工作與社會(huì)有著非常密切的聯(lián)系。

3.系統(tǒng)性特點(diǎn)

因?yàn)楦咝Ｈ耸聶n案管理工作，需要涉及到多個(gè)部門(mén)的工作，檔案內(nèi)容種類(lèi)、數(shù)目眾多，同時(shí)內(nèi)容載體的種類(lèi)也呈現(xiàn)多樣化特點(diǎn)，包括電子檔案、紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案等，從而構(gòu)建了一個(gè)系統(tǒng)性的檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)前，各大高校所開(kāi)展的人事檔案管理工作。除了需要采用傳統(tǒng)的管理方式外，還構(gòu)建了信息化管理的模式。人事檔案管理期間所涉及的檔案整理、檔案?jìng)鬏敗n案查閱等部門(mén)，使得高校人事檔案管理工作具備了一定復(fù)雜性的特征。

4.通用性特點(diǎn)

國(guó)內(nèi)各大高校在人才選拔、職稱(chēng)評(píng)定、人員管理等方面具有一定共同性，所以關(guān)于高校人事檔案的管理制度與辦法也具有一定的普適性。同時(shí)，高校在不斷對(duì)人事檔案管理進(jìn)行改革的過(guò)程中，高校人事檔案管理工作在全國(guó)范圍內(nèi)都值得借鑒，所以通用性也成為高校人事檔案管理的一大特征。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校人事檔案管理中存在的問(wèn)題分析

1.缺乏信息化管理的意識(shí)

自我國(guó)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代之后，檔案管理信息化成為必然的趨勢(shì)。不過(guò)當(dāng)前我國(guó)各大高校在開(kāi)展人事檔案管理工作的過(guò)程中，普遍缺乏信息化管理的意識(shí)，在有充足的硬件設(shè)施以及信息技術(shù)保障的情況下，高校在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中很難發(fā)揮信息化技術(shù)以及各項(xiàng)硬件設(shè)施的作用，人事檔案管理模式仍然受到了傳統(tǒng)固化思維的影響。在人事檔案管理無(wú)法跟上時(shí)代發(fā)展步伐的情況下，這種管理方式必然會(huì)被淘汰。所以從我國(guó)高校人事檔案管理工作開(kāi)展的現(xiàn)狀來(lái)看，當(dāng)前亟需解決的就是思維、觀念轉(zhuǎn)變的問(wèn)題。受傳統(tǒng)管理思維的影響，許多人事檔案管理人員仍然采用的是傳統(tǒng)的檔案管理方法，普遍缺乏信息化管理的意識(shí)。人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，直接對(duì)人事檔案管理的水平影響。在人事檔案管理工作受重視程度不足的情況下，高校還沒(méi)有安排專(zhuān)業(yè)的人才對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，這就使得人事檔案管理人員的綜合水平以及業(yè)務(wù)能力達(dá)不到正常的管理標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，高校在未對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的情況下，也會(huì)導(dǎo)致人事檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)趣多問(wèn)題，如檔案遺失、檔案內(nèi)容不可靠等情況，使得高校人事檔案管理工作無(wú)法更適應(yīng)信息化的改革，同時(shí)也無(wú)法主動(dòng)去發(fā)現(xiàn)人事檔案管理中存在的問(wèn)題，也不會(huì)積極總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)并提出一些實(shí)質(zhì)性的改進(jìn)意見(jiàn)。

2.人事檔案管理的信息開(kāi)發(fā)程度較低

在傳統(tǒng)管理思維的影響下，我國(guó)高校人事檔案管理工作的透明度不足，教職工、學(xué)生很難接觸到自己的人事檔案，并且對(duì)人事檔案內(nèi)容的了解比較模糊。因?yàn)楦咝Ｈ耸聶n案中的內(nèi)容，涉及許多隱私性的問(wèn)題，所以在查閱人事檔案的過(guò)程中，需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核，同時(shí)還需要出具較為煩瑣的手續(xù)，有很多限制條件，在這樣的情況下，嚴(yán)重影響了人事檔案的利用效率。對(duì)于一些信息化建設(shè)水平較差的高校來(lái)說(shuō)，還未能實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的數(shù)字化整合，還沒(méi)有構(gòu)建以信息化技術(shù)為支撐的人事檔案查閱系統(tǒng)，這就使得在對(duì)高校人事檔案進(jìn)行查閱的過(guò)程中會(huì)受到一定阻礙?？梢钥闯?，在高校人事檔案管理信息化開(kāi)發(fā)程度較低的情況下，會(huì)嚴(yán)重影響高校人事檔案的開(kāi)發(fā)與利用效率，進(jìn)而會(huì)制約檔案服務(wù)質(zhì)量提升。在科技不斷進(jìn)步的過(guò)程中，信息化水平提升支撐著高校人事檔案管理的改革，但是目前仍然有許多高校針對(duì)人事檔案管理工作還沒(méi)有構(gòu)建完善的信息化管理平臺(tái)，也沒(méi)有建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，高校人事檔案管理工作仍然受紙質(zhì)管理方式的局限，無(wú)法在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行檔案的整合和歸檔。這種傳統(tǒng)的管理方式，無(wú)法及時(shí)進(jìn)行檔案補(bǔ)充，同時(shí)檔案查詢(xún)、歸檔的流程也非常煩瑣，人事檔案長(zhǎng)期保存的效果并不理想，在這樣的情況下高校隨時(shí)都面臨著人事檔案缺失的風(fēng)險(xiǎn)。而在高校改革逐漸推進(jìn)的過(guò)程中，短期內(nèi)引入了大量人才，隨之而來(lái)的是高校人事制度的改革和創(chuàng)新，同時(shí)高校人才流動(dòng)性也逐漸增加，這就進(jìn)一步增大了高校人事檔案管理的難度和強(qiáng)度，所以采用一種信息化的檔案管理方式是必然的選擇。