試述文書歸檔“六步法”

丁敬霞

摘? 要：文書歸檔六步法是筆者結(jié)合檔案整理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來的，便于新從事檔案工作人員借鑒的一種簡明易懂、便于操作的整檔方法。本文圍繞具體整理步驟，詳述了6個(gè)環(huán)節(jié)的整理方法，總結(jié)了具體操作中的12個(gè)小技巧，簡稱整檔六步法，以供同行借鑒、參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案;整理;六步法;檔案分類;管理技術(shù)

Abstract： The six-step method of document filing is a concise， easy-to-understand and easy-to-operate method that the author has summarized based on the experience of file management， which is convenient for new archival staff to learn from. This article revolves around the specific sorting steps， detailed the sorting methods of the 6 links， and summarizes 12 small skills in the specific operations， referred to as the six-step method for the whole file， for reference and reference by the peers.

Keywords： Document archives; Organization; Six steps; Archive classification; Management technique

筆者結(jié)合近年來積累的整檔經(jīng)驗(yàn)，以歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2015）、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號(hào)）（以下簡稱“8號(hào)令”）為依據(jù)，對(duì)機(jī)關(guān)現(xiàn)有歸檔文件整理步驟、流程和環(huán)節(jié)進(jìn)行了整合，歸納總結(jié)了“整檔六步法”，使檔案整理好記憶、便操作。

1 整檔六步法簡述

“整檔六步法”主要適用于機(jī)關(guān)文書檔案的整理。其主要步驟為：收、三分、修排號(hào)、掃裝、目錄、盒，六步11個(gè)字。

在使用六步法整理檔案時(shí)，應(yīng)按照順序進(jìn)行，以有效避免檔案整理過程中返工、漏項(xiàng)、重復(fù)等現(xiàn)象。

2 整理操作及技巧應(yīng)用

2.1 收。收集工作開展之前應(yīng)重溫本單位保存在“全宗卷”中的《歸檔范圍與保管期限表》，明確本單位文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍。如未制定上述文件則可以參照8號(hào)令開展收集。

技巧1：巧記不歸檔范圍。根據(jù)8號(hào)令所述的“文件材料歸檔和不歸檔范圍”所列近80項(xiàng)內(nèi)容來看，一般情況下需要?dú)w檔的有51項(xiàng)，占到了70%。因此通過記住不歸檔的29項(xiàng)內(nèi)容則可以倒推應(yīng)歸檔范圍。

技巧2：牢記收集原則——齊全與完整。完整是對(duì)單份文件而言，即要把一份文件或資料的正件與附件，正式文件、底稿和公文處理單等必備要素收集齊全，不可缺件少頁。

技巧3：常用兩種收集方法。一是全面收集。收集范圍應(yīng)涵蓋與單位有業(yè)務(wù)關(guān)系、隸屬關(guān)系的上級(jí)、本級(jí)、同級(jí)、下級(jí)的文件材料，單位領(lǐng)導(dǎo)和各部門及個(gè)人存放的文件材料;同時(shí)注重各類載體材料的收集。二是重點(diǎn)收集。確保重點(diǎn)機(jī)構(gòu)、人員、文件內(nèi)容以及賬外文件的齊全。[1]

2.2 三分

“三分”即分年度、分類別、分保管期限。其中分類別即將文件按其機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行分類。具體應(yīng)根據(jù)本單位保存在“全宗卷”中的《分類方案》進(jìn)行。

2.2.1 分年度。根據(jù)文件的形成時(shí)間來劃分年度。技巧4：文件有多個(gè)時(shí)間特征。一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征。歸檔時(shí)，應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》要求的“文件形成日期”為準(zhǔn)。

技巧5：跨年度形成的文件。跨年度一般以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及法規(guī)性文件等涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按照文件簽發(fā)日期判定其所屬年度。跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放到批復(fù)年度;沒有批復(fù)的，歸入請(qǐng)示年度;跨年度規(guī)劃，歸入規(guī)劃針對(duì)的第一年度;跨年度總結(jié)，歸入總結(jié)針對(duì)的最后一個(gè)年度;跨年度會(huì)議文件，歸入會(huì)議閉幕年度;跨年度辦結(jié)的文件材料歸入辦結(jié)年度。

技巧6：組合文件的日期。組合文件就是由多個(gè)文件組件的結(jié)果。在整理檔案時(shí)，通常以排在前面“件”的形成日期為準(zhǔn)，如正本與定稿為一件時(shí)，以正本形成日期為準(zhǔn)，來文與復(fù)文為一件時(shí)，以復(fù)文形成日期為準(zhǔn)。

技巧7：文件無標(biāo)注日期。這種情況常見于內(nèi)部文件，需要分析文件內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識(shí)，通過對(duì)照等手段來考證和推斷。當(dāng)形成年度無法考證時(shí)，年度為歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說明。

2.2.2 分類別。這里的“分類別”是根據(jù)單位的《分類方案》進(jìn)行機(jī)構(gòu)劃分或者問題劃分。規(guī)模較小或公文辦理程序不適于此項(xiàng)分類的單位可以忽略此步驟。

技巧8：多部門形成的歸檔文件，將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)分類的方法稱之為機(jī)構(gòu)分類法;多個(gè)部門共同形成或共同承辦的文件材料，歸入文件主辦部門。

2.2.3 分保管期限。根據(jù)《保管期表》將上述已分好類別的文件劃分為永久、定期，其中定期可再劃分為定期30年和定期10年。

2.3 修排號(hào)

“修排號(hào)”即修整、排列和編號(hào)?！靶拚笔菍?duì)不符合檔案管理要求的文件進(jìn)行修整;“排列”是在分類方案最低一級(jí)類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間等要求對(duì)文件進(jìn)行排列;“編號(hào)”在這里的意思是指蓋歸檔章、填寫章內(nèi)項(xiàng)目，通過給文件編號(hào)，用以固定文件材料在文書檔案中的位置。

2.3.1 修整。在檔案整理過程中，為保證檔案長期保存和方便利用，一般要對(duì)不符合要求的歸檔文件材料進(jìn)行必要的修整。

技巧9：修整“三驗(yàn)”。一驗(yàn)破損，對(duì)有破損的檔案應(yīng)按照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》（DA/T25-2000）予以修復(fù)。二驗(yàn)大小，即對(duì)大于A4規(guī)格的檔案材料要進(jìn)行折疊。三驗(yàn)牢靠，即對(duì)文件材料的質(zhì)量進(jìn)行檢查，如果文件上有易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品應(yīng)予以去除;字跡模糊或易退變的，應(yīng)予以復(fù)制。

2.3.2 排列。排列分類外、類內(nèi)、件內(nèi)三步。類外排列指將完成“三分”經(jīng)過“修整”后的應(yīng)歸檔文件材料，按照保管期限的不同，依照黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類和人勞類的順序排列;類內(nèi)排列要求歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列;同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列;會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列;件內(nèi)排列，也就組件。

技巧10：件內(nèi)文件的排序。發(fā)文排序即正文、發(fā)文簽、定稿;收文的排序即收文簽、收文。排序時(shí)要注意正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)印件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后;中文本在前，外文本在后。

2.3.3 編號(hào)。這里的編號(hào)包含了兩個(gè)步驟：蓋歸檔章和填寫章內(nèi)項(xiàng)目。編號(hào)注意蓋章的位置和填寫項(xiàng)目，“歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白處蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容”;填寫項(xiàng)目包括全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)/問題、頁數(shù)等。

2.4 掃裝

“掃裝”即“掃描”和“裝訂”。對(duì)沒有電子版的應(yīng)歸檔文件進(jìn)行掃描，完成“自然件”或“組合件”的裝訂。

2.4.1 掃描。掃描應(yīng)遵照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）來進(jìn)行。如檔案室可接收原生電子文件且可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。使用高拍儀開展檔案數(shù)字化工作時(shí)應(yīng)注意，拍攝精度不應(yīng)低于800萬像素，且被拍攝檔案的影像必須充滿取景框。

2.4.2 裝訂。歸檔文件一般以件為單位裝訂，并做到牢固、安全、簡便，不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件應(yīng)保持平整。

技巧11：檔案裝訂的“七不能用”。用于檔案裝訂的材料不應(yīng)包含可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不可使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等。

2.5 目錄。

“目錄”，即形成規(guī)范的歸檔文件目錄。可以輸入檔案整理系統(tǒng)打印，或根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》對(duì)目錄式樣的要求自制表格。

歸檔文件目錄建議由系統(tǒng)生成或使用電子表格編制。目錄應(yīng)采用A4幅面，頁面應(yīng)橫向設(shè)置，具體包括序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁數(shù)、備注9項(xiàng)內(nèi)容。

序號(hào)為歸檔順序號(hào);檔號(hào)相當(dāng)于歸檔文件的“身份證號(hào)”，具有唯一性。其結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）代碼—件號(hào)。

技巧12：檔號(hào)編制位數(shù)的443。在檔號(hào)編制過程中，應(yīng)熟記443位數(shù)編制法。第1個(gè)“4”指全宗號(hào)的位數(shù)應(yīng)為4位，如“Z001”。第2個(gè)“4”指件號(hào)的位數(shù)用4位數(shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)充。“3”指機(jī)構(gòu)（問題）代碼的位數(shù)。應(yīng)采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。因?yàn)楸９芷谙迾?biāo)識(shí)為“Y”“D30”或“D10”，因此歸檔文件的檔號(hào)總位數(shù)（含符號(hào)）應(yīng)為23位或25位。

文號(hào)是發(fā)文字號(hào)，無文號(hào)的不用標(biāo)識(shí);責(zé)任者一般用全稱或通用簡稱。聯(lián)合發(fā)文應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)著錄，中間用空格，責(zé)任者過多或有三個(gè)以上責(zé)任者時(shí)，立檔單位及文號(hào)所代表的機(jī)關(guān)必須著錄后加等字。個(gè)人責(zé)任者著錄時(shí)應(yīng)在姓名后著錄職務(wù)、職稱或者其他職責(zé)，并外加“（）”。題名即文件標(biāo)題，文件無標(biāo)題，或者標(biāo)題不能揭示主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[]”。

日期指文件的形成時(shí)間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如20200321;密級(jí)應(yīng)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫，沒有密級(jí)的不標(biāo)識(shí);頁數(shù)是每一件歸檔文件頁面總數(shù)，有圖文的頁面為一頁，同歸檔章內(nèi)填寫項(xiàng)目一致;備注為注釋文件需要說明的情況。

2.6 盒

“盒”，即裝盒并規(guī)范填寫檔案盒上應(yīng)填項(xiàng)目。盒面填寫，總共要填四項(xiàng)內(nèi)容，長、短脊背，封面、備考表。目前采用的主要有蓋章、粘貼和全盒打印等方法。備考表的填寫應(yīng)完整，其中盒內(nèi)文件情況說明，一般應(yīng)填寫本盒文件的件數(shù)、頁數(shù)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 裝盒應(yīng)按件號(hào)依次進(jìn)行，絕對(duì)不能把不同年度、不同保管期限、不同類別的文件混裝在一個(gè)盒內(nèi)。裝盒以九成滿為佳。如文件過少，在搬運(yùn)、保管的過程中，極容易發(fā)生空扁、變形;如文件過滿，易發(fā)生文件破損，盒帶斷裂情況。裝盒完畢，結(jié)合《分類方案》依次排列上架，側(cè)立排放即可。

參考文獻(xiàn)：

[1]管先海，鞏磊，亓?xí)匀A.解讀文件級(jí)檔案整理八大操作流程[J].檔案管理，2013（03）：41-43.

（作者單位：濮陽市范縣檔案館 來稿日期：2021-06-20）