新公共服務(wù)視角下學(xué)校檔案工作優(yōu)化策略探析

姬文廣

摘? 要：新公共服務(wù)理論強(qiáng)調(diào)公共利益和公眾參與，對做好新形勢下學(xué)校檔案工作具有重要的借鑒意義。當(dāng)前學(xué)校檔案工作存在服務(wù)理念滯后、模式落后、意識淡薄等問題，要采取多種優(yōu)化策略，健全檔案服務(wù)體制，強(qiáng)化服務(wù)能力，提升服務(wù)效果，滿足新形勢下公眾對學(xué)校檔案工作的需求。

關(guān)鍵詞：新公共服務(wù);學(xué)校檔案;優(yōu)化;檔案服務(wù);服務(wù)體制

Abstract： The new public service theory emphasizes public interest and public participation， which has important reference significance for school archives work under the new situation. At present， there are some problems in the school archives work， such as the lagging service concept， the lagging mode， and the weak consciousness. We should take a variety of optimization strategies， improve the archives service system， strengthen the service ability， and improve the service effect， so as to meet the public demand for the school archives work under the new situation.Keywords： New public service; School archives; Optimization; Archives service; Service system

新公共服務(wù)理論是在對傳統(tǒng)科層制、新公共管理理論的反思和批判的基礎(chǔ)上形成的新的公共行政理論，其以民主社會的公民權(quán)理論、社區(qū)和市民社會理論為基礎(chǔ)，主張高度關(guān)注公眾利益，強(qiáng)調(diào)公民權(quán)利，重塑政府角色。隨著教育體制改革的深化，公益性愈加凸顯。[1]以新公共服務(wù)理論來審視學(xué)校檔案工作，對適應(yīng)時代發(fā)展變化、提高檔案工作和公眾滿足感幸福感獲得感具有重要意義。

1 新公共服務(wù)視角下學(xué)校檔案工作存在的問題

1.1 理念滯后。新公共服務(wù)的核心理念是強(qiáng)調(diào)公共利益，認(rèn)為政府要以實現(xiàn)公共利益為主要目標(biāo)，提供切實滿足公眾需求的公共服務(wù)和公共資源，包括公共信息資源。即學(xué)校檔案管理除了向本單位組織人事部門和教職工提供服務(wù)外，還應(yīng)該突破組織的界限，為社會提供豐富的檔案信息資源。但是在現(xiàn)實中，學(xué)校檔案的服務(wù)對象過于單一，多局限于學(xué)校組織人事部門，無法在更寬的領(lǐng)域和更廣的層面發(fā)揮學(xué)校檔案在服務(wù)學(xué)校發(fā)展方面的作用，也讓公眾失去了非常好的了解學(xué)校歷史沿革、發(fā)展成就、辦學(xué)特點的渠道和機(jī)會。[2]

1.2 模式落后。新公共服務(wù)認(rèn)為公共利益源于對共同價值準(zhǔn)則的對話協(xié)商，所有的公民能夠也必須參與其中，強(qiáng)調(diào)合作與共享共建共治。但在現(xiàn)實中，學(xué)校檔案管理大多還處于靜態(tài)管理模式，即管理主體主要是人事檔案人員，無法吸納更多的主體參與;且教職工入職后檔案收集、整理工作基本結(jié)束，沒有隨著檔案主體的發(fā)展變化補充新的檔案資料。靜態(tài)管理模式缺乏多元主體參與，導(dǎo)致檔案管理水平和檔案質(zhì)量的相對低下。

1.3 意識淡薄。新公共服務(wù)強(qiáng)調(diào)更多的利益主體直接參與到公共事務(wù)的管理中，政府的角色定位是服務(wù)而不是掌舵。新角色要求行政人員具備新的技能，從管理、控制的傳統(tǒng)技能提升為調(diào)節(jié)、磋商和解決沖突的新技能。但是在現(xiàn)實中，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，對檔案工作所需的人、財、物和時間不能充分保障。大部分學(xué)校聘用的檔案人員缺乏專業(yè)技能和培訓(xùn)，在客觀上造成學(xué)校檔案工作被邊緣化、孤立化。

1.4 管理人才的匱乏。從目前情況看，學(xué)校檔案管理人才比較匱乏，專業(yè)素質(zhì)參差不齊，檔案管理人員基本上都是“半路出家”，不利于檔案管理工作的正常開展。與此同時，個別學(xué)校檔案人員經(jīng)常變化，特別是一些單位二級機(jī)構(gòu)檔案人員的變化頻繁，新進(jìn)人員需要很長的業(yè)務(wù)熟悉、適應(yīng)過程，不利于檔案工作的深入開展。

1.5 檔案管理工作不規(guī)范。由于不少學(xué)校在檔案工作開展時并未有規(guī)范化的要求，導(dǎo)致管理人員在檔案管理工作中，未有規(guī)范化意識，部分歸檔分類不夠合理，保管期限劃分不夠準(zhǔn)確;有的注重文件的歸檔，對其他材料歸檔重視不夠，個別學(xué)校存在應(yīng)歸檔材料未歸檔的現(xiàn)象。另外，大多數(shù)檔案管理工作人員對檔案信息系統(tǒng)的操作極不規(guī)范、不熟悉，信息系統(tǒng)常發(fā)生安全性問題。

1.6 信息數(shù)字化進(jìn)程較為緩慢。一方面，大多數(shù)學(xué)校檔案基礎(chǔ)設(shè)施資金非常有限，部分學(xué)校檔案設(shè)施設(shè)備相當(dāng)落后，只具備有簡單的編輯、傳輸文件等功能。另一方面，部分學(xué)校檔案室雖然實現(xiàn)了內(nèi)部數(shù)字化管理，但尚未與外界聯(lián)網(wǎng)，更談不上真正的檔案管理數(shù)字化，學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫與學(xué)校發(fā)展具有一定的滯后性與不協(xié)調(diào)性，嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案信息化進(jìn)程。[3]

2 新公共服務(wù)視角下學(xué)校檔案工作主要任務(wù)分析

2.1 實現(xiàn)學(xué)校檔案管理信息化。首先，在社會不斷發(fā)展的大環(huán)境下，學(xué)校檔案種類也隨之增多，為此，檔案人員需要積極樹立檔案信息化管理意識與基本理念。其次，計算機(jī)引領(lǐng)了信息化社會的發(fā)展，尤其是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的出現(xiàn)，更是給學(xué)校檔案管理工作帶來了極大便利，為此，在現(xiàn)代化技術(shù)的支撐下，必須實現(xiàn)學(xué)校檔案管理模式的有效創(chuàng)新，提升學(xué)校檔案信息化管理水平。

2.2 實現(xiàn)學(xué)校檔案管理專業(yè)化。第一，是對學(xué)校檔案管理業(yè)務(wù)流程與步驟進(jìn)行明確劃分，即不同的管理時間和管理層次進(jìn)行規(guī)范，以實現(xiàn)學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。第二，打造過硬的檔案管理人才隊伍。要實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，必須依托于現(xiàn)代化技術(shù)，為此，專業(yè)的檔案管理人才隊伍培養(yǎng)必不可缺少。

2.3 實現(xiàn)學(xué)校檔案管理法治化。首先，從思想上樹立法治理念，無論是檔案管理的操作流程，還是檔案管理工作的最終實現(xiàn)，都要堅持依法而治，循法而行，將檔案管理法治化作為檔案管理優(yōu)劣的評判依據(jù)。其次，建立專、兼職相結(jié)合的人員隊伍，挑選政治素質(zhì)過硬、工作能力強(qiáng)、電腦操作水平高的人員作為專職檔案管理員，不斷提升檔案管理水平與能力。[4]最后，要強(qiáng)化檔案管理規(guī)范化建設(shè)，根據(jù)學(xué)校檔案工作的具體要求，建立健全電子和紙質(zhì)結(jié)合的檔案保存“雙歸檔”制度，實現(xiàn)依法建檔、依法管檔、依法用檔。

3 新公共服務(wù)視角下學(xué)校檔案管理的優(yōu)化策略

3.1 檔案資源數(shù)字化。檔案資源數(shù)字化是學(xué)校檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的前提與基礎(chǔ)，可從以下三個層面著手。

一是教學(xué)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化。教學(xué)檔案形成于學(xué)校各項教學(xué)業(yè)務(wù)活動，可以從整合教學(xué)檔案資源、教學(xué)檔案管理制度兩個方面入手，實施教學(xué)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作。

二是業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)檔案化。通過業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)檔案化過程，對學(xué)生管理、后勤、衛(wèi)生保健、教育教學(xué)、家長工作、經(jīng)費、安全等方面的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔固化，建立真實、完整的學(xué)校級電子檔案（數(shù)據(jù)）資源體系，為充分發(fā)揮數(shù)據(jù)資產(chǎn)價值奠定基礎(chǔ)。

三是歷史檔案數(shù)字化。這里的數(shù)字化絕不局限于對歷史檔案進(jìn)行簡單掃描與收錄，而是基于一定的業(yè)務(wù)場景，根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求，將以往積累的各類音視頻資料，轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號資料進(jìn)行存儲、管理、使用，為教學(xué)、科研、文化建設(shè)提供更多影像資源服務(wù)。[5]

3.2 健全服務(wù)體制。首先，加強(qiáng)制度建設(shè)。要建立健全檔案工作制度、內(nèi)部規(guī)章制度、日常管理制度、獎懲制度等各項制度，尤其要注重將公眾參與檔案工作的條件、程序、要求以制度的形式固定下來，在促進(jìn)檔案工作規(guī)范化、程序化、條理化、制度化的同時提高公眾的參與度。

其次，完善服務(wù)體系。學(xué)校要把檔案工作規(guī)劃納入學(xué)?？傮w規(guī)劃，確保檔案工作和學(xué)?？傮w發(fā)展共同部署、共同落實、共同考核。完善檔案工作網(wǎng)絡(luò)，檔案工作由學(xué)校檔案工作部門集中統(tǒng)一負(fù)責(zé)，實行校長領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任負(fù)責(zé)、各級檔案資料產(chǎn)生部門分級負(fù)責(zé)的工作體系。學(xué)校檔案工作部門要加強(qiáng)對各級檔案資料產(chǎn)生部門和個人的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，及時監(jiān)督指導(dǎo)相關(guān)檔案資料的收集。

再次，優(yōu)化投入機(jī)制。學(xué)校要按照法律規(guī)定和學(xué)校經(jīng)費預(yù)算安排，合理核定檔案工作經(jīng)費，將檔案征集費用、搶救保護(hù)費用、安全保密費用、信息化管理費用以及檔案設(shè)備運行維護(hù)費用等所需費用列入預(yù)算，確保檔案工作投入規(guī)范有序、公開透明。

最后，拓寬服務(wù)渠道。學(xué)校檔案工作要適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的需要和滿足檔案服務(wù)對象的需求，就必須持續(xù)拓寬檔案服務(wù)范圍，由單一的服務(wù)形式向多元化方向發(fā)展。圍繞學(xué)校黨建、教學(xué)、科研、人事、活動等方面和公眾對學(xué)校檔案的客觀需求，通過編寫文件匯編、檔案工作成果選編，舉辦校史展覽，在公眾媒體發(fā)布等多種形式開放學(xué)校檔案資源，以大眾化、通俗化、公眾喜聞樂見的方式滿足其對學(xué)校檔案信息的需求。[6]

3.3 強(qiáng)化服務(wù)能力。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作部門要認(rèn)真履行好職責(zé)，指導(dǎo)檔案資料形成部門建立科學(xué)的管理方法，監(jiān)督審查檔案違法案件，使檔案工作融入到各項工作中。檔案工作部門要將社會公眾和廣大師生作為服務(wù)對象，站在他們的角度思考和改進(jìn)檔案工作，加強(qiáng)溝通交流、傾聽看法呼聲、提高服務(wù)品質(zhì)、形成良性互動，切實滿足學(xué)校檔案使用者的信息需求和服務(wù)需求。

其次，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。檔案工作人員在做好常規(guī)性、經(jīng)常性檔案工作的同時，要進(jìn)一步拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，協(xié)調(diào)好學(xué)校各部門和社會公眾各方面的利益。

3.4 提升服務(wù)效果。首先，強(qiáng)化服務(wù)意識。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員要轉(zhuǎn)變思想觀念，徹底摒棄“檔案工作是管理不是服務(wù)”的陳舊理念，進(jìn)一步明確檔案管理工作的服務(wù)對象，確保服務(wù)對象能夠及時、迅速、全面地獲取檔案信息資源。

其次，提高人員素質(zhì)。新公共服務(wù)視角下檔案工作是網(wǎng)絡(luò)狀的，工作模式由單線程變?yōu)槎嘣l(fā)散式。在網(wǎng)絡(luò)狀的工作模式和“互聯(lián)網(wǎng)+”的大環(huán)境下，學(xué)校檔案工作人員必須具備較強(qiáng)的溝通、調(diào)節(jié)、磋商和化解矛盾的新技能。一方面，學(xué)校要加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)，不斷提高其政治理論素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平;另一方面，學(xué)校可以通過購買服務(wù)的方式引入和聘請專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊，對檔案工作進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)和智力支持，進(jìn)一步優(yōu)化檔案工作人員結(jié)構(gòu)、層次和素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]李淑娟.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的學(xué)校檔案管理優(yōu)化路徑[J].黑龍江檔案，2020（02）：103.

[4]趙瓊.淺談如何做好學(xué)校的檔案管理工作[J].山西檔案，2012（S1）：134-136.

[5]張慶偉.學(xué)校教學(xué)檔案管理淺論[J].檔案管理，2011（06）：95.

[6]何偉冰.關(guān)于優(yōu)化學(xué)校檔案管理工作的思考[J].教育導(dǎo)刊，2011（06）：95.

（作者單位：鄭州市教育局教學(xué)研究室 來稿日期：2021-05-15）