網(wǎng)絡(luò)背景下教育檔案管理信息化建設(shè)策略

周承敬

【摘? ? 要】在當(dāng)今時(shí)代，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和崛起，教學(xué)體系也跟著發(fā)生了變化，不斷得到推進(jìn)和完善。在教育檔案管理方面，信息化管理已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)，大多數(shù)學(xué)校也在網(wǎng)絡(luò)潮流興起的背景下展開(kāi)教學(xué)檔案管理的新探索，嘗試用信息化代替原本的紙質(zhì)檔案，解決占空間大、易損壞、不易查找等舊有的難題，展開(kāi)了對(duì)新時(shí)代檔案管理信息化的建設(shè)研究。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)發(fā)展? 教育檔案? 信息化? 建設(shè)策略

中圖分類號(hào)：G4? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2021.23.058

檔案作為學(xué)校各項(xiàng)工作和活動(dòng)的載體，對(duì)教育體系的更新、發(fā)展和完善有不可忽視的作用。學(xué)校檔案管理作為檔案工作中的重要部分，其合理高效的建設(shè)工作對(duì)檔案信息化、數(shù)字化的發(fā)展也有著不可忽視的作用。在網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的當(dāng)下，“互聯(lián)網(wǎng)+”蓬勃發(fā)展起來(lái)，社會(huì)的各行各業(yè)都被按下了快進(jìn)鍵，教育檔案管理也在網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的浪潮之下不斷進(jìn)行自我更新和完善，借助網(wǎng)絡(luò)的便捷性和工具性，展開(kāi)了信息化的建設(shè)進(jìn)程。但由于教育檔案信息化還處于初步探索階段，相關(guān)設(shè)施和工具還不完善，各個(gè)學(xué)校對(duì)其接受程度也各不相同，受困于資金、人員、設(shè)備等一系列原因，教育檔案的信息化進(jìn)程面臨一系列問(wèn)題。為此，筆者總結(jié)了自己在教育系統(tǒng)工作的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)背景下教育檔案管理方面的工作展開(kāi)積極的論述和分析，希望能夠?yàn)槠湫畔⒒慕ㄔO(shè)提供策略上的指導(dǎo)。

一、教育檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)下，我國(guó)教育檔案管理，尤其是網(wǎng)絡(luò)背景下的信息化建設(shè)進(jìn)程中存在諸多問(wèn)題，值得每一位教育系統(tǒng)中的工作人員進(jìn)行反思。其中比較嚴(yán)重的問(wèn)題主要有以下幾點(diǎn)。

第一，教育部門和校方缺乏對(duì)教育檔案信息化管理的認(rèn)知，導(dǎo)致信息化進(jìn)程遲滯，活動(dòng)與發(fā)展難以展開(kāi)。受傳統(tǒng)檔案管理工作的影響，部分工作人員在相關(guān)工作的開(kāi)展過(guò)程中依然采取了傳統(tǒng)的管理措施，甚至為了節(jié)約經(jīng)費(fèi)，沒(méi)有針對(duì)教育檔案信息化的專業(yè)部門。哪怕有些教育部門和學(xué)校設(shè)置了專業(yè)的機(jī)構(gòu)、購(gòu)買了專門的設(shè)施，卻也存在流于形式的問(wèn)題，相關(guān)人員只是簡(jiǎn)單地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和錄入，對(duì)于如何使用可以提升教育檔案的質(zhì)量卻沒(méi)有進(jìn)行分析和深入研究，導(dǎo)致信息化只限于表面。

第二，教育部門和校方在教育檔案信息化管理方面的制度建設(shè)有所欠缺，導(dǎo)致在進(jìn)程的開(kāi)展過(guò)程中存在許多誤區(qū)，且沒(méi)有有效的政策進(jìn)行規(guī)范和糾正。教育檔案信息化作為一種新型的檔案整理方式，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案儲(chǔ)存存在著本質(zhì)上的區(qū)別，相關(guān)人員、設(shè)備的管理也成為了亟待解決的新問(wèn)題。在許多院校當(dāng)中，現(xiàn)在的教育檔案整理依然按照原有的經(jīng)驗(yàn)，出現(xiàn)了一系列新的錯(cuò)誤，但沒(méi)有相關(guān)措施和政策予以督促，導(dǎo)致問(wèn)題一直沒(méi)有辦法得到解決。

第三，教育部門和校方缺少對(duì)教育檔案信息化方面的資金投入和人才投入，導(dǎo)致相關(guān)工作的開(kāi)展過(guò)程比較遲緩。在檔案信息化的過(guò)程中，高素質(zhì)的人才成為主導(dǎo)力量。但就目前我國(guó)教育檔案信息化的進(jìn)程來(lái)看，大部分院校和部門普遍存在缺少專門的知識(shí)人才、人員老齡化嚴(yán)重、對(duì)于相關(guān)專業(yè)知識(shí)的理解力不夠、缺乏自主學(xué)習(xí)能力和學(xué)習(xí)意識(shí)的現(xiàn)象，導(dǎo)致人才資源遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于應(yīng)有的水平，影響了信息化的發(fā)展進(jìn)程。

總的來(lái)說(shuō)，教育部門存在認(rèn)知不夠、制度欠缺、資金和人才缺乏等一系列問(wèn)題，缺少對(duì)檔案管理信息化技術(shù)和設(shè)施的重視程度。

二、教育檔案管理信息化的重要性

（一）方便信息查詢

隨著高等教育的不斷普及，每年的受教育群體都在不斷增加，學(xué)生的數(shù)量越來(lái)越龐大，使得教育檔案的內(nèi)容越來(lái)越多、越來(lái)越復(fù)雜。按照以往紙質(zhì)版的檔案存儲(chǔ)模式，若想查找一位學(xué)生的信息，需要在千萬(wàn)份信息中進(jìn)行查找，翻閱大量的資料，遇到重名的情況更為復(fù)雜，需要到多個(gè)含該學(xué)生姓名的庫(kù)房中一一查找。網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展的背景下，信息化的普及給予了教育工作人員有了更便利的查找方法，使原本復(fù)雜的工作得到了簡(jiǎn)化。如果想要得到某位學(xué)生的具體資料，只需要在搜索欄中輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞和檢索詞，再敲下回車鍵，全部資料就會(huì)迅速地展現(xiàn)在眼前。按照信息化的查找方式，不僅省時(shí)省力，而且更為方便快捷，還十分精準(zhǔn)。

（二）避免贅余工作

檔案管理作為一種難度高、強(qiáng)度大的工作，對(duì)工作人員的身體素質(zhì)提出了較高的要求，其不僅需要對(duì)信息進(jìn)行采集，還需要對(duì)搜集到的初始信息進(jìn)行分類、整理、錄入、修正等一系列工作。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于資料較多，收集和整理工作的開(kāi)展比較復(fù)雜，需要大量的工作人員，人員工資成為不小的一筆支出。此外，人工操作也有不方便之處，很容易因?yàn)橄嚓P(guān)人員的一次疏忽就造成檔案的混亂，給整體的檔案整理工作帶來(lái)額外的任務(wù)量。而檔案整理結(jié)束后的查詢和修改也并非一件容易的事情。更重要的是，隨著受教育人數(shù)的不斷增加，相關(guān)檔案的數(shù)量也在不斷增加，原有的檔案庫(kù)在不斷增加新鮮血液，具有時(shí)效性。作為管理人員，需要不斷對(duì)檔案信息進(jìn)行檢查和更新，工作量十分龐大，稍有差池便會(huì)出錯(cuò)。若采用信息化的檔案管理方式，相關(guān)人員只需使用電子化設(shè)施就可以完成檔案的錄入，其修改工作也可以在幾秒鐘完成。在信息錄入的過(guò)程中，若之前有相關(guān)數(shù)據(jù)，便可以利用復(fù)制粘貼實(shí)現(xiàn)一鍵更新，十分簡(jiǎn)捷方便，避免了額外的贅余工作。

（三）提升教育檔案管理安全性

在原有教育檔案紙質(zhì)版的情況下，其安全性有非常大的隱患。一旦發(fā)生火災(zāi)，多年甚至幾十年的檔案就有可能付之一炬。管理的復(fù)雜性和混亂性也容易導(dǎo)致檔案信息的丟失或泄露。而教育檔案不同于其他檔案，其中包含的學(xué)生學(xué)籍信息等內(nèi)容對(duì)學(xué)生的一生都會(huì)產(chǎn)生巨大的影響。教師的相關(guān)信息也會(huì)對(duì)教師職位、學(xué)校利益等造成嚴(yán)重的影響，甚至?xí)：ι鐣?huì)。而借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，通過(guò)層層加密和電子密匙，可以有效增強(qiáng)教育檔案管理工作的保密性和安全性。通過(guò)后臺(tái)配置的核實(shí)系統(tǒng)和安全檢測(cè)系統(tǒng)，可以在檔案泄露的時(shí)候迅速做出反應(yīng)，對(duì)資料進(jìn)一步加密，防止其進(jìn)一步泄露。

三、教育檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）提升信息化建設(shè)的意識(shí)和能力

思想作為行動(dòng)工作的先導(dǎo)，對(duì)行動(dòng)起著指導(dǎo)作用。在檔案管理信息化的進(jìn)程中也不例外，想要促進(jìn)相關(guān)進(jìn)程的順利進(jìn)行，就必須修正工作人員的傳統(tǒng)錯(cuò)誤意識(shí)，樹(shù)立正確的、先進(jìn)的意識(shí)，使行動(dòng)具有時(shí)效性。在這一過(guò)程中，要求教育部門和學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門率先樹(shù)立正確意識(shí)，重視檔案管理信息化的更新過(guò)程，為其建立相應(yīng)的政策方針，迅速解決相應(yīng)的問(wèn)題。學(xué)校和教育部門在對(duì)學(xué)生進(jìn)行信息收集的過(guò)程中，要注重信息收集的完整性和體系性，讓學(xué)生在開(kāi)學(xué)報(bào)道的起始就提交完備的檔案信息，以方便今后的數(shù)字化錄入過(guò)程，可以利用承諾書等方法讓學(xué)生和教師意識(shí)到學(xué)籍檔案的重要性和價(jià)值。對(duì)于學(xué)生，要從小培養(yǎng)檔案的重要意識(shí)，進(jìn)行相應(yīng)的意識(shí)指導(dǎo)，注意自己的檔案完成度和誠(chéng)信性，減少不良嗜好以避免影響自己的檔案記錄，從而減少棄檔導(dǎo)致的檔案信息丟失情況。對(duì)于檔案管理工作人員，要定期展開(kāi)講座知識(shí)培訓(xùn)，使其在專家學(xué)者的指導(dǎo)下意識(shí)到信息化管理的重要性和重大意義，從而從內(nèi)心主動(dòng)接受信息化的進(jìn)程，樹(shù)立主動(dòng)意識(shí)和自覺(jué)意識(shí)。

另外，在提升意識(shí)的基礎(chǔ)上，教育系統(tǒng)的管理人員需要對(duì)工作人員展開(kāi)相應(yīng)的培訓(xùn)工作，打造良好的信息化管理氛圍。相關(guān)部門需要加強(qiáng)資金投入和設(shè)備投入，增加支持力度，以打造專門的信息化管理平臺(tái)，借助專業(yè)的設(shè)備實(shí)現(xiàn)環(huán)境的優(yōu)化工作，提供技術(shù)支持，從而建立起一個(gè)滿足日常需要、足夠先進(jìn)、智能化的設(shè)備網(wǎng)絡(luò)。在培訓(xùn)的過(guò)程中，要注意增強(qiáng)管理人員的信息化意識(shí)，從而營(yíng)造良好的知識(shí)氛圍。在這樣的信息化管理進(jìn)程中，教育檔案信息化的進(jìn)步效率得到大幅度提升。

（二）健全信息化管理制度

教育檔案信息化作為一個(gè)新出現(xiàn)的管理策略，其發(fā)展的道路并非一帆風(fēng)順的，期間會(huì)遇到許多錯(cuò)誤的策略和方法，也會(huì)出現(xiàn)工作人員忽視其重要性或從中牟利等錯(cuò)誤行為。因此，其管理活動(dòng)的開(kāi)展，需要建立較為完善的管理制度，作為支撐手段對(duì)其進(jìn)行支持和糾偏。在教育檔案的管理工作中，教育部門和學(xué)校要建立健全完善的教育管理制度。由于不同于以往傳統(tǒng)教育管理模式，現(xiàn)代化的信息化管理存在許多難點(diǎn)和問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)方面的相關(guān)技術(shù)和應(yīng)用也存在許多風(fēng)險(xiǎn)和漏洞，對(duì)技術(shù)人員的自覺(jué)意識(shí)提出了更高的要求。因此，教育檔案管理信息化并非教育檔案和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的簡(jiǎn)單相加，而是有意識(shí)的有機(jī)融合，其深度和廣度涉及到雙方特性的各個(gè)方面。

對(duì)此，教育部門和學(xué)校的相關(guān)管理部門和領(lǐng)導(dǎo)部門要建立健全完善的政策，包括機(jī)房管理制度，工作人員廉潔制度，信息化工作監(jiān)督制度，檔案內(nèi)容保密制度等一系列內(nèi)容。通過(guò)全備的方針和政策為教育檔案信息化的進(jìn)程保駕護(hù)航，推進(jìn)工作進(jìn)程的標(biāo)準(zhǔn)化和安全性。值得注意的是，政策制定出來(lái)以后，不能做束之高閣的擺設(shè)，而應(yīng)切實(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作的進(jìn)程中，相關(guān)工作人員要自覺(jué)遵守新政策。相關(guān)部門可以制定相應(yīng)的獎(jiǎng)罰策略，對(duì)于那些不遵守規(guī)定、破壞規(guī)則的人員做出罰款懲罰，情節(jié)嚴(yán)重者可以做出勸退處理;對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的人員，也可以做出口頭表?yè)P(yáng)、升職加薪、獎(jiǎng)勵(lì)假日等獎(jiǎng)勵(lì)，讓他們?cè)诮窈蟮墓芾砉ぷ髦凶龀霰砺屎鸵I(lǐng)作用。

（三）增加信息化進(jìn)程中的安全意識(shí)

信息化過(guò)程中的最大隱患就是信息安全問(wèn)題，由于檔案存儲(chǔ)和管理主要以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行，一經(jīng)損壞很難進(jìn)行找回和彌補(bǔ)。在工作過(guò)程中，工作人員的疏忽和錯(cuò)誤使用很有可能導(dǎo)致安全問(wèn)題出現(xiàn)。因此在相關(guān)人員的培訓(xùn)過(guò)程中，要著重培養(yǎng)其安全意識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)能力，在檔案整理的過(guò)程中要培養(yǎng)其細(xì)心和耐心。另外，要敲定相應(yīng)的安全建設(shè)方案，利用設(shè)備內(nèi)部的安全鎖等防御系統(tǒng)，進(jìn)行多層次、多方位的安全防備，將以往的被動(dòng)防御更新為如今的主動(dòng)防范，在系統(tǒng)的安全性使用過(guò)程中掌握優(yōu)先權(quán)。

管理人員可以根據(jù)工作人員的瀏覽痕跡和操作痕跡，跟蹤相應(yīng)的使用過(guò)程，監(jiān)督其不當(dāng)行為，并及時(shí)做出更正和糾偏。管理者也可以建立流量態(tài)勢(shì)感知系統(tǒng)，在進(jìn)一步完善數(shù)據(jù)采集能力的過(guò)程中，通過(guò)對(duì)高速網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的信息解碼和編碼，對(duì)相應(yīng)的檔案信息安全做出自動(dòng)的檢測(cè)，對(duì)于黑客和攻擊性來(lái)源做出及時(shí)的報(bào)警處理。在專網(wǎng)管理的過(guò)程中掌握自己設(shè)備和安全的優(yōu)先權(quán)，通過(guò)“文件+流量”的安全系統(tǒng)操作，在雙維度過(guò)程中建立起內(nèi)部信息和外部環(huán)境之間的一個(gè)安全信息網(wǎng)，把趁機(jī)鉆洞、違法亂紀(jì)的非法分子阻擋在安全信息網(wǎng)意外。此外，由于安全設(shè)備與校園網(wǎng)鏈接出口單點(diǎn)的地方存在安全風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)人員在使用和安排過(guò)程中也要注意設(shè)備之間的兼容性和安全性，不斷進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)的重新梳理和更新，避免因?yàn)殒溌分丿B問(wèn)題產(chǎn)生新的安全隱患?？傊?，在信息化進(jìn)程中，安全問(wèn)題不容忽視，大家應(yīng)該為其順利進(jìn)行保駕護(hù)航。

（四）重視信息化進(jìn)程中的人才培養(yǎng)工作

由于當(dāng)下的數(shù)據(jù)操作和信息錄入等工作不僅考驗(yàn)設(shè)備的安全問(wèn)題和性能問(wèn)題，更考驗(yàn)相關(guān)工作人員的工作意識(shí)和智能系統(tǒng)應(yīng)用能力。而我國(guó)作為勞動(dòng)力資源最為豐富的國(guó)家之一，雖然具有數(shù)量巨大的勞動(dòng)力資源，卻缺少熟悉掌握專業(yè)技能的高素質(zhì)人才隊(duì)伍。因此，如果想要促進(jìn)教育檔案管理信息化的順利進(jìn)行，就必須加快相應(yīng)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)和創(chuàng)造，通過(guò)培訓(xùn)和訓(xùn)練，提升相關(guān)工作人員的信息素養(yǎng)。

首先，可以借助人才引進(jìn)的方法，對(duì)重點(diǎn)高等院校的畢業(yè)生進(jìn)行招聘，利用薪資優(yōu)勢(shì)和環(huán)境優(yōu)勢(shì)對(duì)人才產(chǎn)生的吸引作用進(jìn)行人才方面的引進(jìn)。相關(guān)部門也要注意自己良好口碑和品牌信譽(yù)，以避免對(duì)求職者造成不好的印象。人才的引進(jìn)可以為本部門的人才隊(duì)伍注入新鮮血液。此外，在設(shè)備和系統(tǒng)的更新過(guò)程中，也需要高尖精人才進(jìn)行系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)和維護(hù)等，這一部分就需要考慮外聘，如引進(jìn)理工科院校的互聯(lián)網(wǎng)專業(yè)畢業(yè)生或其他企業(yè)的人才挖掘和人才引入，引進(jìn)具有扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)的人才，把知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際系統(tǒng)的更新過(guò)程中。這也就要求現(xiàn)有的教育檔案管理人員要不斷進(jìn)行知識(shí)的學(xué)習(xí)和自我更新，提升自己在信息軟件方面的專業(yè)知識(shí)，充分發(fā)揮個(gè)人的實(shí)際價(jià)值和應(yīng)用價(jià)值。

其次，對(duì)于現(xiàn)有的工作人員，要注意加強(qiáng)專業(yè)能力培訓(xùn)，實(shí)時(shí)更新檔案整理情況，進(jìn)行檔案學(xué)和計(jì)算機(jī)學(xué)等專業(yè)知識(shí)的定期培訓(xùn)，進(jìn)行專業(yè)的職業(yè)技能認(rèn)證和職稱改變，以鼓勵(lì)其認(rèn)真接受新知識(shí)并成長(zhǎng)為專業(yè)性人才。在隊(duì)伍的整體培訓(xùn)過(guò)程中，可以讓老人帶新人、新人教老人的良好互學(xué)模式，使原有的工作人員將檔案整理的基本流程和基本素養(yǎng)交給新來(lái)的人員，也在這一過(guò)程中學(xué)習(xí)到新人才所具有的專業(yè)知識(shí)和技能，從而打造一支高效能、高素質(zhì)、互相團(tuán)結(jié)、腳踏實(shí)地的人才班子，為更好地推進(jìn)檔案管理工作提供了人才支持。

四、結(jié)束語(yǔ)

在數(shù)字化、信息化不斷發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)成為千家萬(wàn)戶都離不開(kāi)的重要工具，教育領(lǐng)域也不例外。檔案管理本就是國(guó)家和社會(huì)的重要一部分，教育領(lǐng)域的檔案管理更是重中之重，關(guān)系到學(xué)生和教師的未來(lái)發(fā)展之路，關(guān)系到我國(guó)今后的人才建設(shè)能力。因此，順應(yīng)時(shí)代潮流，對(duì)教育檔案進(jìn)行信息化改進(jìn)符合社會(huì)的發(fā)展規(guī)律，符合當(dāng)下改革的目標(biāo)。需要注意的是，檔案信息化的推進(jìn)過(guò)程中涉及網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題，因此需要格外注意建立信息安全網(wǎng)絡(luò)，配置專門的技術(shù)人員定期對(duì)自己軟件的安全性進(jìn)行檢測(cè)，防止不法分子鉆漏洞導(dǎo)致學(xué)生個(gè)人信息泄露，造成安全隱患?？偟膩?lái)說(shuō)，教育檔案信息化的進(jìn)程順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的潮流，也逐步得到了相關(guān)部門的重視，正在一步步的改進(jìn)過(guò)程中，將不斷得到優(yōu)化，從而更好地發(fā)揮教育檔案的價(jià)值和作用。

參考文獻(xiàn)

[1]高凡.學(xué)生心理檔案數(shù)字化的必然與應(yīng)然[J].心理月刊，2021，（03）：219-220，229.

[2]楊云賢.智慧校園建設(shè)對(duì)高校檔案管理信息化的影響與實(shí)施路徑[J].山西檔案，2021，（06）：127-133.

[3]黃偉.職業(yè)技術(shù)教育檔案管理工作探究[J].黑龍江檔案，2021，（02）：144-145.

[4]滕云;秦永亭.新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下成人教育學(xué)籍檔案管理之探討[J].西北成人教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2020，（06）：5-7，67.