智慧城市背景下城建檔案管理策略分析

鄧艷

【摘? ? 要】檔案管理是城市建設(shè)中的一項(xiàng)重要工作。城建檔案管理質(zhì)量的高低在一定程度上影響城市的發(fā)展。就當(dāng)前智慧城市的建設(shè)來(lái)看，城市發(fā)展需要有高質(zhì)量城建檔案管理來(lái)支撐。本文在智慧城市背景下重點(diǎn)對(duì)城建檔案管理策略進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】智慧城市? 城建檔案管理? 發(fā)展

中圖分類(lèi)號(hào)：G4? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2021.23.014

在智慧城市建設(shè)中城建檔案管理是一項(xiàng)重點(diǎn)工作，也是一項(xiàng)難點(diǎn)工作。不僅要考慮相關(guān)人員是否有效掌握智慧城市建設(shè)的基本要求，還要考慮相關(guān)人員是否能夠充分發(fā)揮城建檔案的實(shí)際作用，在解決問(wèn)題的同時(shí)防止新的問(wèn)題出現(xiàn)。為此，本文就智慧城市背景下城建檔案管理策略展開(kāi)分析，探究城建檔案管理工作良好開(kāi)展的關(guān)鍵。

一、智慧城市的內(nèi)涵及其背景下城建檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

在對(duì)智慧城市背景下城建檔案管理策略展開(kāi)分析之前，要先看一下“智慧城市”的具體內(nèi)涵，然后基于此對(duì)城建檔案管理實(shí)施的現(xiàn)實(shí)意義展開(kāi)分析。

（一）智慧城市具體的內(nèi)涵

“智慧化發(fā)展的城市管理”是構(gòu)建智慧城市的關(guān)鍵。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在信息技術(shù)的推進(jìn)下，在整個(gè)城市管理中融入計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)能夠形成聯(lián)動(dòng)管理，逐漸建立順應(yīng)新時(shí)代城市發(fā)展需求的城市管理規(guī)劃模式。

實(shí)現(xiàn)智慧城市的發(fā)展目標(biāo)需要注意兩個(gè)方面。一方面，要不斷提供信息技術(shù)支持，以便于大規(guī)模進(jìn)行信息采集和存儲(chǔ)，并及時(shí)建立完善的信息分析及傳輸共享機(jī)制，使信息在管控中得以更好地運(yùn)用，為城市各項(xiàng)管理工作的順利實(shí)施與穩(wěn)定運(yùn)作提供強(qiáng)有力的信息基礎(chǔ)保障，使管理工作能夠按流程順利進(jìn)行。另一方面，要提供策略與微觀層面的監(jiān)督引導(dǎo)，圍繞城建檔案管理需求制定相關(guān)的運(yùn)作機(jī)制，為城市管理全面優(yōu)化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

智慧城市運(yùn)營(yíng)平臺(tái)已經(jīng)在一些一線(xiàn)大城市得到了積極推廣，對(duì)城建檔案管理進(jìn)行了改革創(chuàng)新，力求通過(guò)數(shù)字化城建檔案管理工作的有序規(guī)劃和積極完善來(lái)迅速提升城市監(jiān)督管理機(jī)制的實(shí)際價(jià)值，不僅要圍繞智慧城市建設(shè)對(duì)城建檔案管理進(jìn)行必要的完善，還要構(gòu)建相關(guān)的資源體系，從而積極推進(jìn)整個(gè)城市的發(fā)展。

（二）智慧城市背景下城建檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

智慧城市背景下城建檔案管理研究極具現(xiàn)實(shí)意義。第一，在智慧城市建設(shè)中實(shí)施城建檔案管理，可以有效地解決傳統(tǒng)檔案質(zhì)量管理中的諸多問(wèn)題，提高城建檔案管理質(zhì)量，增強(qiáng)城建檔案管理效率，繼而有效推動(dòng)智慧城市建設(shè)各項(xiàng)工作，為智慧城市的建設(shè)提供保障。第二，智慧城市是城市發(fā)展的進(jìn)階形態(tài)，對(duì)城市建設(shè)提出了很高的要求，而這里就包括城建檔案管理，為智慧城市建設(shè)提供了強(qiáng)有力的保障。第三，智慧城市城建檔案管理有序、有效地進(jìn)行，能夠強(qiáng)化相關(guān)檔案的實(shí)用價(jià)值，并提高城市建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益，很好地推進(jìn)智慧城市的建設(shè)，使智慧城市建設(shè)能夠符合現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的相關(guān)要求。

二、智慧城市背景下城建檔案管理的主要策略

智慧城市的建設(shè)離不開(kāi)科學(xué)合理的城建檔案管理，而科學(xué)合理的城建檔案管理實(shí)施需要講求一定的策略。這里基于智慧城市建設(shè)的基本需求對(duì)城建檔案管理實(shí)施的主要策略進(jìn)行探索。

（一）積極轉(zhuǎn)變城建檔案管理理念

在智慧城市建設(shè)不斷推進(jìn)的過(guò)程中，城建檔案管理工作的重要性凸顯出來(lái)。為了更好地滿(mǎn)足智慧城市建設(shè)的基本需要，應(yīng)該基于管理模式和管理理念綜合得出一套標(biāo)準(zhǔn)化的靈活管理模式。使相關(guān)人員能夠在相對(duì)開(kāi)放的條件下，立足智慧城市建設(shè)來(lái)展開(kāi)城建檔案管理，并在城建檔案管理工作的不斷推進(jìn)中為智慧城市建設(shè)提供更好的保障。為了使相關(guān)人員能夠有序地開(kāi)展城建檔案管理工作，應(yīng)把握智慧城市的現(xiàn)實(shí)要求和特點(diǎn)，對(duì)相關(guān)人員完善城建檔案管理理念進(jìn)行積極引導(dǎo)，促使城建檔案管理工作人員能夠更好、更快地樹(shù)立起優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)意識(shí)，多方面向城市居民提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，為智慧城市的建設(shè)提供良好的支持。智慧城市建設(shè)的過(guò)程相對(duì)復(fù)雜，并且有大量瑣碎的事務(wù)需要及時(shí)處理，表明城建檔案資料的構(gòu)成比較復(fù)雜，有關(guān)部門(mén)應(yīng)以信息技術(shù)為指導(dǎo)做好各類(lèi)檔案信息的分類(lèi)整理，形成部門(mén)之間的積極聯(lián)動(dòng)，更好地保證城建檔案的完整性和完善性，使智慧城市建設(shè)更加安全可靠。

（二）處理好新舊檔案的銜接與更替

在智慧城市背景下展開(kāi)城建檔案管理，初期并不能馬上就實(shí)現(xiàn)全部檔案的電子化，在一段時(shí)間內(nèi)還會(huì)一直使用紙質(zhì)檔案，只不過(guò)頻率會(huì)越來(lái)越低。因此，城建檔案管理相關(guān)人員必須要對(duì)智慧城市建設(shè)和發(fā)展的趨勢(shì)有一個(gè)較為準(zhǔn)確的把握，對(duì)紙質(zhì)檔案管理進(jìn)行積極梳理，在一段時(shí)間內(nèi)將其作為電子檔案的補(bǔ)充。在充分考慮紙質(zhì)檔案與電子檔案管理存在的差異與共同點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行深入，使整個(gè)城建檔案管理的實(shí)施能夠更好地借助電子檔案與紙質(zhì)檔案形成有效補(bǔ)充，通過(guò)城建檔案管理工作的提質(zhì)增效為智慧城市的建設(shè)和發(fā)展提供更好的保障。

在智慧城市背景下城建檔案管理的過(guò)程中，紙質(zhì)檔案會(huì)與電子檔案共存較長(zhǎng)一段時(shí)間，這段時(shí)間正是新舊檔案銜接與更替的關(guān)鍵期。相關(guān)人員要積極地發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，使其逐漸替代紙質(zhì)檔案。在城建檔案管理過(guò)程中，相關(guān)人員可以參考智慧城市建設(shè)與發(fā)展的趨勢(shì)來(lái)作出安排，對(duì)一部分紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，從而增強(qiáng)檔案的綜合儲(chǔ)存效果，使新舊檔案能夠迅速地實(shí)現(xiàn)銜接并有序更替。

（三）智慧城市城建檔案管理體系的建立與完善

在智慧城市背景下進(jìn)行城建檔案管理，必須要考慮到“城市智慧化發(fā)展水平保持與提升”這一問(wèn)題。對(duì)此，相關(guān)人員要積極地建立與完善針對(duì)智慧城市城建檔案管理的相關(guān)體系，更好地滿(mǎn)足實(shí)際管理需求，逐漸實(shí)施完善的智慧城市建設(shè)資源控制規(guī)劃，不斷提升智慧城市城建檔案管理的綜合水平，從而更好地建設(shè)和發(fā)展智慧城市。

第一，要通過(guò)智慧城市建設(shè)和發(fā)展來(lái)主導(dǎo)城建檔案管理的規(guī)劃。一方面，建立城建檔案管理規(guī)劃結(jié)構(gòu)應(yīng)是全面聯(lián)動(dòng)的，關(guān)鍵注重管理規(guī)劃的安全性，重新定位城建檔案功能，以便更好地順應(yīng)智慧城市建設(shè)與發(fā)展的基本趨勢(shì)，使其能夠成功建立起完整的城建檔案管理價(jià)值體系。另一方面，要切實(shí)有效地落實(shí)城建檔案管理規(guī)劃，圍繞“智慧城市”這一關(guān)鍵對(duì)城建檔案的價(jià)值進(jìn)行預(yù)判，給具體規(guī)劃范圍劃定一個(gè)可供參考的標(biāo)準(zhǔn)，從而更好地完善城建檔案管理體系建設(shè)的質(zhì)量，以便能夠通過(guò)相應(yīng)的行政監(jiān)管來(lái)滿(mǎn)足智慧城市建設(shè)與發(fā)展的相關(guān)需求。

第二，要圍繞智慧城市背景發(fā)揮數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)。智慧城市是以傳統(tǒng)城市為基礎(chǔ)進(jìn)行建設(shè)，其間經(jīng)歷了信息技術(shù)的優(yōu)化與升級(jí)，要想對(duì)城建檔案管理體系進(jìn)行建立與完善，就必須要通過(guò)數(shù)字化的城建檔案加工將城市資源更好地整合在一起。城建檔案的數(shù)字化加工應(yīng)普遍化，不僅要抓好傳統(tǒng)老舊紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，還要圍繞數(shù)字化來(lái)確定檔案繼續(xù)發(fā)展的形式，以便為智慧城市背景下城建檔案管理創(chuàng)造良好的發(fā)展條件與環(huán)境。智慧城市背景下城建檔案管理需要信息技術(shù)來(lái)支撐，一開(kāi)始就要重點(diǎn)考慮建立一套系統(tǒng)一體化的檔案控制結(jié)構(gòu)，才能更好地滿(mǎn)足智慧城市的建設(shè)與發(fā)展需求。

一方面，需要抓好抓牢城建檔案的數(shù)字化整合。在智慧城市背景下建立城建檔案管理體系本身就是一個(gè)不斷優(yōu)化以追求完善的過(guò)程，要摒棄一些僵化的處理機(jī)制和整理模式，努力形成一套完整的動(dòng)態(tài)化城建檔案管理與控制模式，通過(guò)實(shí)時(shí)調(diào)整不斷提高城建檔案管理水平。另一方面，需要努力促進(jìn)城建檔案資料的數(shù)字化發(fā)展。智慧城市的建立不能脫離城市的基本內(nèi)核，越精準(zhǔn)的數(shù)字化城建檔案管理體系越能夠有效保障城建檔案管理工作實(shí)施的效率。

第三，要在智慧城市背景下完善城建檔案管理的各種機(jī)制。基于智慧城市建設(shè)和發(fā)展的特點(diǎn)來(lái)綜合考慮城建檔案管理的相關(guān)問(wèn)題，是城建檔案管理工作中要抓好的重點(diǎn)。

一方面，要綜合考慮智慧城市建設(shè)與發(fā)展的資源需求，夯實(shí)各種資源管理的流程，通過(guò)數(shù)據(jù)與信息收集工作的完善在具體實(shí)施流程與監(jiān)督機(jī)制之間找到一個(gè)平衡點(diǎn)，增強(qiáng)城建檔案管理工作實(shí)施的合理性，將城建檔案管理穩(wěn)定維持在一個(gè)較高的水平，從而保障城建檔案管理工作實(shí)施的整體效果。

另一方面，要重點(diǎn)考慮智慧城市建設(shè)與發(fā)展的安全需求，抓好城建檔案管理工作的調(diào)整、優(yōu)化與完善，不僅要通過(guò)整合對(duì)具體的實(shí)施流程進(jìn)行管控，還要使城市建設(shè)管理分工得以落實(shí)，有效增強(qiáng)管理工作推進(jìn)的實(shí)效性，積極提升城建檔案管理工作的應(yīng)用效果。另外，在智慧城市背景下實(shí)施城建檔案管理還需要抓好“集中管理強(qiáng)化”和“資源整合力度加強(qiáng)”這兩個(gè)關(guān)鍵，建立起城建檔案管理的聯(lián)動(dòng)協(xié)調(diào)機(jī)制，使資源信息能夠及時(shí)更新，切實(shí)有效地優(yōu)化整個(gè)城建檔案的信息管理流程。

第四，要在智慧城市背景下建立城建檔案管理的信息體系。在智慧城市城建檔案管理體系的建設(shè)與完善中，信息化系統(tǒng)操作框架是必須要關(guān)注的一個(gè)重點(diǎn)，以此為根本指導(dǎo)城建檔案管理工作建設(shè)規(guī)劃，才能創(chuàng)建智慧城市發(fā)展的良好平臺(tái)。

一方面，要堅(jiān)持落實(shí)動(dòng)態(tài)化的管理機(jī)制，以便智慧城市出現(xiàn)新的情況和新的發(fā)展需求時(shí)，城建檔案管理工作的實(shí)效性仍能得以保證，并還留有一定的上升空間。

另一方面，要不斷發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在發(fā)揮原有紙質(zhì)檔案功能與作用的同時(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化城建檔案的網(wǎng)速服務(wù)功能和水平。使城建檔案的實(shí)際價(jià)值和服務(wù)優(yōu)勢(shì)都能發(fā)揮出來(lái)，從而更好地促進(jìn)智慧城市背景下的城建檔案管理工作和人們生活水平的全面進(jìn)步。

（四）構(gòu)建城建檔案管理平臺(tái)與培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人員

為保證智慧城市背景下的城建檔案管理工作得以更好地推進(jìn)，要盡可能排除外在因素的干擾，保證城建檔案管理中涉及的各項(xiàng)檔案資料的信息化和正規(guī)化，更好地提升智慧城市背景下的城建檔案管理水平，有效促進(jìn)智慧城市建立與發(fā)展在城建檔案管理的實(shí)施。為此，基于智慧城市的綜合情況來(lái)考慮構(gòu)建城建檔案館管理智慧平臺(tái)是關(guān)鍵。通過(guò)信息技術(shù)的綜合運(yùn)用構(gòu)建一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的管理平臺(tái)，能夠更好地對(duì)相關(guān)管理人員形成約束，又能夠有效保證城建檔案管理工作順利地展開(kāi)。

城建檔案管理工作本身涉及的范圍就比較廣泛，而在智慧城市背景下進(jìn)行城建檔案管理需要考慮的問(wèn)題就更多。因此，在正式進(jìn)行智慧城市城建檔案管理之前，必須結(jié)合實(shí)際需求對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行城建檔案管理方面的培訓(xùn)。不僅要強(qiáng)化相關(guān)人員對(duì)城建檔案管理要求的認(rèn)識(shí)，還要有意識(shí)地增強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)相關(guān)規(guī)章條例的掌握力度，以便管理人員能夠穩(wěn)定地開(kāi)展城建檔案管理工作，從而有效提高城建檔案管理水平。

在智慧城市背景下實(shí)施城建檔案管理的過(guò)程中，需要頻繁使用到信息技術(shù)，“大數(shù)據(jù)”與“云存儲(chǔ)”這樣的概念不斷地被融入到實(shí)際管理工作中，管理人員對(duì)電腦、平板、手機(jī)等設(shè)備的依賴(lài)度有所提高。因此，需有針對(duì)性地為管理人員安排與計(jì)算機(jī)相關(guān)的培訓(xùn)。這樣一來(lái)，在智慧城市背景下城建檔案管理將會(huì)更好地得以實(shí)施，并更好地作用于城市的整體發(fā)展，積極地推動(dòng)城市進(jìn)階為真正意義上的智慧城市，為我們的生活帶來(lái)更多的便利。

三、結(jié)束語(yǔ)

從智慧城市的建設(shè)與發(fā)展來(lái)看，城建檔案管理工作的實(shí)施必須要考慮到各種現(xiàn)實(shí)需求，從而不斷提高整個(gè)城市的智慧化水平。應(yīng)有針對(duì)性地立足智慧城市的建設(shè)和發(fā)展對(duì)城建檔案管理策略進(jìn)行探索，在及時(shí)解決已經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題的同時(shí)還要防止新的問(wèn)題出現(xiàn)，不斷提高智慧城市背景下城建檔案的管理水平，這樣人們才能夠更好地在智慧城市中樂(lè)享高品質(zhì)的生活。

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