企業(yè)檔案管理的現(xiàn)存問題及解決對策

田歌

摘要：檔案管理影響著企業(yè)的長遠穩(wěn)定發(fā)展，與社會主義經(jīng)濟建設(shè)有著極為緊密的聯(lián)系。檔案對于企業(yè)的發(fā)展是非常重要的，檔案作為一種無形的資產(chǎn)影響著企業(yè)的整體發(fā)展，同時對企業(yè)的管理運營也具有重要的意義，當前各個領(lǐng)域?qū)n案的管理工作不太重視，沒有從根本上認識到檔案管理的重要性，同時每個企業(yè)對檔案管理的水平也存在不同，管理水平參差不齊，存在許多的漏洞和不足，這樣會阻礙企業(yè)未來發(fā)展。面對這樣的形式，要求企業(yè)從上至下提高對檔案管理的重視，從制度上進行落實，積極地引進優(yōu)秀的檔案管理人才，從主觀意識上認識到檔案管理的意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;現(xiàn)存問題;解決對策

引言

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展應用，已經(jīng)有效解決了一直以來困擾檔案管理的資料存儲與應用的技術(shù)瓶頸問題，提升了信息管理的智能化水平。進入大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作應堅持創(chuàng)新原則，樹立創(chuàng)新理念，將其同大數(shù)據(jù)時代的特點與要求結(jié)合起來，不斷提升檔案管理的質(zhì)量和水平。

1企業(yè)加強檔案管理的意義

企業(yè)在生產(chǎn)實踐與經(jīng)營管理中，真實具體反映企業(yè)的實際狀況，更多的需要企業(yè)檔案資料的支持，對于企業(yè)檔案來講不僅是一份簡單的資料，其作為企業(yè)資源重要的組成部分，能夠為企業(yè)未來的發(fā)展提供重要的依據(jù)。檔案的良好性主要表現(xiàn)在人力資源細節(jié)信息記錄完善，能夠使得企業(yè)根據(jù)這些檔案來對企業(yè)進行良好的管理，例如員工職位調(diào)動等，保證企業(yè)能夠?qū)ο嚓P(guān)人才進行合理地運用，從而使得企業(yè)在未來得到更好的發(fā)展。良好的檔案管理還能夠有效地增強企業(yè)相關(guān)知識以及技術(shù)的儲備，使得企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)以及機密文件得到有效管理，為企業(yè)未來良好發(fā)展提供保障。良好的企業(yè)檔案管理還能夠使得企業(yè)在發(fā)展過程中逐漸增加風險抵抗能力，在有相關(guān)法律糾紛過程中能夠有實際的證據(jù)，從而保證企業(yè)的合法權(quán)益?？偟膩碇v，良好的檔案管理能夠使得企業(yè)得到更好的發(fā)展，獲得更大的經(jīng)濟效益以及社會效益。

2企業(yè)檔案管理的現(xiàn)存問題

2.1檔案工作得不到應有的重視

企業(yè)檔案是企業(yè)活動的真實記錄，對于服務企業(yè)中心工作、維護企業(yè)和職工權(quán)益具有不可替代的依據(jù)和憑證作用。然而受經(jīng)濟效益驅(qū)動和檔案工作不常顯耀于人前的特點影響，企業(yè)領(lǐng)導往往將更多的注意力放在研發(fā)、生產(chǎn)、設(shè)備、采購、銷售等關(guān)系企業(yè)命脈的關(guān)鍵部門，對于檔案部門基本是“用時方想起、不用拋腦后”。檔案工作得不到足夠的重視，就會連帶影響檔案工作的開展和資金投入，沒有資金投入或資金投入很少就會出現(xiàn)檔案部門設(shè)備設(shè)施陳舊落后的狀態(tài)，進而又影響到檔案人員工作的主動性、積極性，如此形成惡性循環(huán)。

2.2信息化建設(shè)投入不夠

信息化發(fā)展迅速，企業(yè)檔案發(fā)展還停留在數(shù)字化開發(fā)階段，要使檔案發(fā)展借力信息技術(shù)，企業(yè)信息化建設(shè)就需要投入大量的資金，配套設(shè)備和高水平技術(shù)人才。但實際工作中，大多數(shù)企業(yè)往往在信息資源的開發(fā)中主要以自身生產(chǎn)經(jīng)營為主，常常忽略了檔案資源信息化建設(shè)上的投入。

2.3檔案管理安全機制不健全

擁有海量的信息資源是大數(shù)據(jù)的一個突出特點，在大數(shù)據(jù)時代，信息具有公開性、廣泛性與動態(tài)性，在特定情況下，對一些檔案信息的價值很難估量，需要建立一定的信息安全機制。只有檔案管理在安全有保障的環(huán)境中開展，才能順利開展后續(xù)的數(shù)據(jù)信息分析處理工作，保障信息效益。不然，不安全的環(huán)境甚至會喪失前期檔案管理工作的意義。當前我國檔案系統(tǒng)還存在一定缺陷，沒有一個完整的安全規(guī)章制度，不能全面保障檔案的安全，檔案信息容易遭到黑客等不法分子的攻擊破壞，出現(xiàn)信息泄露或者損壞。并且網(wǎng)絡帶有一定的虛擬性質(zhì)，其本身就帶有天然的不安全因素，容易影響到檔案管理的穩(wěn)定。

3企業(yè)檔案管理解決對策

3.1累優(yōu)勢，提高領(lǐng)導及部門關(guān)注度

“打鐵還需自身硬”，要獲得領(lǐng)導以及其他關(guān)鍵職能部門的重視，檔案部門首先要做好自己，在未獲得矚目的時候?qū)Ｗ⒂诎压ぷ髯龊?，把專業(yè)優(yōu)勢積累起來，確保關(guān)鍵時刻能夠拿得出、用得上。例如，適時向領(lǐng)導展示檔案開發(fā)利用、信息化建設(shè)成績;辦理檔案移交和利用服務時，把檔案管理原則和方法潛移默化地向?qū)Ψ綕B透;平時在深入挖掘檔案價值、創(chuàng)新服務方式、提供主動服務上多鉆研、多出成果;抓住機會搞好檔案工作和檔案人物宣傳等，只要檔案部門同心協(xié)力，真正下功夫為檔案工作做實事、謀出路，那么贏得關(guān)注和支持是遲早的事情。有了各方面的關(guān)注和支持，就等于構(gòu)建了暢通而嚴密的工作網(wǎng)，優(yōu)化了檔案整體工作環(huán)境，那么檔案工作何來痛點、難點、盲點、斷點。

3.2加強企業(yè)檔案信息化管理

檔案管理人員要以新信息技術(shù)為手段，開發(fā)線上檔案資源并定向開放，用信息平臺替代人工，更科學高效地提供檔案信息資源支撐。將線上檔案資源深入分析，定向安全開放，結(jié)合企業(yè)組織機構(gòu)建立檔案信息系統(tǒng)，還要提升檔案信息資源質(zhì)量。在建立企業(yè)檔案信息數(shù)字化時，要注意網(wǎng)絡誠信，如果資源在網(wǎng)絡上無限制的轉(zhuǎn)發(fā)、分享，不僅會對企業(yè)造成一定影響，還會對企業(yè)的檔案管理工作造成阻礙，也會讓人們對網(wǎng)絡產(chǎn)生畏懼，從而更加閉塞了檔案資源的有效利用。因此，完善網(wǎng)絡安全、誠信節(jié)制使用檔案資源顯得尤為重要。因此，需要共同努力，借助信息技術(shù)發(fā)展機遇，做好檔案安全管理工作，提升檔案管理水平，大力發(fā)展檔案事業(yè)，用檔案產(chǎn)品助力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營。

3.3完善檔案管理相關(guān)制度

企業(yè)應完善檔案管理相關(guān)制度，將檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行有效落實，制定科學、合理的制度進行支撐，提出統(tǒng)一的標準化管理，約束工作人員的行為規(guī)范，提高檔案管理的整體效率。當前許多企業(yè)缺乏檔案管理的相關(guān)制度，這是由于企業(yè)的領(lǐng)導層面不重視檔案管理的相關(guān)工作，對于檔案管理的知識和法律不了解，這就需要企業(yè)領(lǐng)導積極學習檔案管理的相關(guān)理論和法律，提高對檔案管理的認知，進而積極組織優(yōu)秀的檔案管理人員來共同構(gòu)建檔案管理機構(gòu)。另外，檔案管理工作需要進行細分，明確檔案管理的流程和細節(jié)，明確檔案管理的注意事項和標準，最大程度地發(fā)揮檔案管理的作用和功效。

結(jié)束語

綜上所述，在當前狀況下，企業(yè)要想在未來得到更好的發(fā)展需要做好檔案管理的改革創(chuàng)新，充分認識檔案管理工作的重要性，做好相關(guān)人員的培訓，加大信息化建設(shè)力度，有效地提升檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，為企業(yè)未來發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)，有效地推動企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益的提高，讓檔案的功能促進企業(yè)更好地服務于社會和民生。

參考文獻

[1]林妙影.企業(yè)檔案管理的現(xiàn)存問題及解決對策分析[J].蘭臺內(nèi)外，2020，302（29）：40-42.

[2]蔣萍.電子信息化檔案管理模式在檔案管理中的作用探究[J].科技經(jīng)濟導刊，2020（8）：57-58.

[3]黃晶云.企業(yè)檔案管理的現(xiàn)存問題及解決對策[J].辦公自動化雜志，2020（430）：48-49.