高校辦公室管理的問題與應(yīng)對策略探析

姜珊 徐軍

◆摘? 要：一流的大學(xué)需要一流的管理。高校辦公室管理作為高校管理的重要組成部分，其在推進(jìn)高校教學(xué)改革，建設(shè)優(yōu)質(zhì)“雙一流”高校中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。高校辦公室是主要的行政組織，是高校的綜合協(xié)調(diào)部門，優(yōu)化辦公室管理對于高校諸多工作的順利開展尤為必要。本文剖析了高校辦公室管理存在的問題，并在此基礎(chǔ)上給出了相應(yīng)的應(yīng)對策略，以期為高校辦公室管理革新提供借鑒。

◆關(guān)鍵詞：高校;辦公室管理;存在問題;應(yīng)對策略

一、高校辦公室管理存在的問題

（一）管理制度缺乏實效性

辦公室管理制度缺乏實效性是高校辦公室管理面臨的一個棘手問題，管理制度實效性差主要表現(xiàn)在辦公室管理制度不夠健全完善，制度的執(zhí)行力較差兩個方面。在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的新時代，高校教職工以及大學(xué)生的思想觀念、生活習(xí)慣等發(fā)生了明顯變化，這使辦公室管理面臨著嚴(yán)峻壓力。但是，在實際工作中，辦公室管理人員的工作較為被動，目標(biāo)性不強(qiáng)。再者，辦公室管理的制度不健全，可行性較低，這都大大降低了工作人員的積極性，因而辦公室管理實效性差成為公認(rèn)事實。針對工作人員被動執(zhí)行上級文件命令，積極主動差的問題，應(yīng)著重通過完善與優(yōu)化辦公室管理制度來改善。

（二）辦公室職能目標(biāo)不明確

隨著高校教育規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校辦公室的業(yè)務(wù)范圍迅速擴(kuò)大，業(yè)務(wù)的數(shù)量也呈現(xiàn)迅猛增長的態(tài)勢。在一些新業(yè)務(wù)中，工作人員所處理的內(nèi)容看似與辦公室管理業(yè)務(wù)無關(guān)，但實質(zhì)上卻需要辦公室工作人員通過正常執(zhí)業(yè)來完成。毋庸諱言，這一定程度上會造成辦公室職能目標(biāo)不明確的現(xiàn)象。很多辦公室管理人員由于專業(yè)能力以及個人精力有限，他們會將新業(yè)務(wù)處理作為重點工作來抓，而對自己分內(nèi)的其他工作職能的有所忽視。另外，一些辦公工作人員在管理工作的過程中缺乏與他人的溝通交流，這極容易出現(xiàn)職能交叉重疊、越級管理等現(xiàn)象。鑒于此，明確與優(yōu)化辦公室管理人員的職能已經(jīng)迫在眉睫。

（三）管理人員的綜合素質(zhì)不高

人員是支撐高校辦公室管理工作開展的核心與靈魂，高校辦公室管理水平的高低與管理人員的綜合素質(zhì)有著直接的關(guān)聯(lián)。目前，辦公室管理人員綜合素質(zhì)不高成為制約高校辦公室管理實效性的重要因素。一方面，辦公室人員構(gòu)成復(fù)雜，很多人員并沒有接受過正規(guī)和專業(yè)的辦公室管理培訓(xùn)，其在管理理念、方法以及模式上有所欠缺，故工作效率低。特別是，一些辦公室人員服務(wù)意識淡薄，工作疏懶懈怠，不能更好地服務(wù)于高校師生。另一方面，辦公室業(yè)務(wù)較多，工作人員缺乏自我學(xué)習(xí)時間，知識構(gòu)成有待更新，崗位能力停滯不前。

二、高校辦公室管理問題的應(yīng)對策略

（一）優(yōu)化與完善辦公室管理制度

首先，高校辦公室應(yīng)實施公平、公正的人本管理制度。人本管理制度包括科學(xué)的考核制度、有效的日常管理制度。為了挖掘辦公室人員的潛能，增強(qiáng)其工作主動性，創(chuàng)設(shè)人本管理制度，對辦公室人員進(jìn)行公平、公正考核與評價十分必要。在對辦公室人員進(jìn)行考核時，應(yīng)秉承公正原則，根據(jù)其工作實際情況對人員實施定性與定量考核，實現(xiàn)對辦公室人員的客觀評價?？茖W(xué)的考核評價制度有利于營造良好的部門工作氛圍，增強(qiáng)辦公室人員的責(zé)任意識與服務(wù)意識。此外，應(yīng)建立人本的日常管理制度。在日常管理制度中應(yīng)明確辦公室人員應(yīng)履行的職責(zé)和應(yīng)杜絕的行為。其次，高校應(yīng)完善辦公室管理的激勵制度。高校辦公室可建立領(lǐng)導(dǎo)帶頭的激勵制度，領(lǐng)導(dǎo)可多與普通人員進(jìn)行溝通交流，以自身的優(yōu)良作風(fēng)影響每一位辦公室人員。另外，還應(yīng)加強(qiáng)物質(zhì)激勵與精神激勵，以提高辦公室人員工作積極性。

（二）加強(qiáng)對高校辦公室職能的優(yōu)化

首先，應(yīng)明確辦公室總體職能。高校辦公室應(yīng)通過開部門會議、發(fā)放辦公室工作職能宣傳頁、開主題座談會等方式讓辦公室工作人員了解到辦公室的基本職責(zé)。高校辦公室主要有服務(wù)職能、協(xié)調(diào)職能、督辦職能等三種職能。高校辦公室的服務(wù)職能是指為高校內(nèi)部管理各項工作提供服務(wù)，為教師“教”與學(xué)生“學(xué)”提供服務(wù)，辦公室人員要牢記服務(wù)職能，做好活動安排、會議設(shè)置、文件編寫等各項基本工作;協(xié)調(diào)職能主要表現(xiàn)在對重大活動的細(xì)節(jié)問題實施協(xié)調(diào)管理、協(xié)調(diào)高校各個部門的溝通、處理緊急公共事務(wù)等。此外，辦公室還具有督辦職能。這里的督辦是指高校辦公室內(nèi)部要建立督辦機(jī)制，加強(qiáng)跟蹤監(jiān)督，優(yōu)化工作作風(fēng)。其次，明確辦公室人員的崗位職責(zé)。高校辦公室應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展對辦公室崗位的需求，建立責(zé)任明晰、目標(biāo)明確、權(quán)限明了的崗位責(zé)任制度，確保人員崗位不交叉重疊。

（三）提高辦公室人員的綜合素質(zhì)

提高辦公室人員的綜合素質(zhì)是解決高校辦公室管理問題的根本所在。首先，堅持以人為本的理念，加大對辦公室人員的引入與培訓(xùn)。在人才引進(jìn)方面，高校應(yīng)根據(jù)辦公室人員的需求情況，招聘一些思政道德素養(yǎng)好、專業(yè)知識扎實、綜合能力較強(qiáng)的新生代優(yōu)秀管理人才，以彌補(bǔ)辦公室人員優(yōu)秀人員不足的短板。在人才培訓(xùn)方面，高校辦公室應(yīng)通過多種培訓(xùn)方式建立學(xué)習(xí)型辦公室。在日常工作中，高校辦公室應(yīng)有序開展業(yè)務(wù)能力、文化素質(zhì)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)鼓勵辦公室工作人員不斷提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)與綜合能力。

其次，重點打造信息化管理的辦公室團(tuán)隊。一方面，辦公室應(yīng)引入先進(jìn)設(shè)備，并以信息化管理為目的構(gòu)建信息化的辦公室學(xué)習(xí)氛圍。另一方面，高校辦公室應(yīng)正確看待信息化管理的重要性，并設(shè)置專門的崗位來負(fù)責(zé)高校內(nèi)部各部門的信息化溝通工作。對于相關(guān)人員，高校應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，通過線上、線下等各種形式展開培訓(xùn)，力求真正提高高校辦公室信息化管理水平。

三、結(jié)語

當(dāng)前我國高等教育正處于由外延式發(fā)展軌道向內(nèi)涵式發(fā)展軌道邁進(jìn)的關(guān)鍵時期，在這一特殊的時期，高校各方力量需要做到努力配合、共同奮斗。高校辦公室管理在高等教育轉(zhuǎn)折發(fā)展中的作用不言而喻。但就目前來說，我國高校辦公室管理中存在著管理制度缺乏實效性、辦公室職能目標(biāo)不明確、辦公室管理人員素質(zhì)不高等一些問題。針對這些問題，高校應(yīng)積極采取針對性的舉措來妥善應(yīng)對，以為高等教育的改革發(fā)展提供更強(qiáng)大的助力，實現(xiàn)自身育人功能的最大限度發(fā)揮。

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