增強(qiáng)檔案意識 促進(jìn)血站檔案工作科學(xué)發(fā)展

劉美玲

摘 要：通過分析目前血站檔案意識不強(qiáng)的表現(xiàn)形式和形成原因，找到增強(qiáng)血站檔案意識的思路和辦法，為促進(jìn)血站檔案工作高質(zhì)量發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案意識;保護(hù);開發(fā)利用

檔案意識是指人們在一定時期內(nèi)主觀上對檔案和檔案工作的了解程度和認(rèn)識水平，更精確一點(diǎn)來說，是人們對具有保存利用價值的文件資料等加以保護(hù)和開發(fā)的意識。檔案意識不僅包括保存意識，而且包括利用意識。

隨著我國無償獻(xiàn)血工作的不斷深入開展，國家對采供血機(jī)構(gòu)的管理越來越規(guī)范，采供血機(jī)構(gòu)開展的工作也越來越精細(xì)，所形成的一系列包括黨政管理、后勤服務(wù)和記錄采供血全過程的血站業(yè)務(wù)檔案也越來越多。增強(qiáng)檔案意識，管理好并充分利用好檔案，對拓展獻(xiàn)血人群、提高血液質(zhì)量、保障血液安全、開展輸血研究以及妥善處理因輸血引起的醫(yī)療糾紛有重要作用。

1 檔案意識是血站檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)

1.1 重視程度不高

一些單位領(lǐng)導(dǎo)把絕大部分重心放在了業(yè)務(wù)的拓展和血源保質(zhì)量上，忽略檔案管理工作以及它所產(chǎn)生的社會效益。有些單位甚至沒有自己的檔案室，平時工作中產(chǎn)生的原始記錄和文件就彼此分散在各自負(fù)責(zé)的科室或部門。沒有引進(jìn)專業(yè)的檔案管理工作人員，也沒有設(shè)置專門的檔案管理崗，檔案管理工作人員一般由綜合辦公室或人力資源管理部門人員兼職，這部分人員本身負(fù)責(zé)的工作往往比較繁雜，很少會投入大量精力對本單位的檔案管理工作進(jìn)行深入研究，加之因?yàn)椴皇菍Ｂ?，大多沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理知識培訓(xùn)，對檔案的重要性認(rèn)識不足。

1.2 歸檔意識不強(qiáng)

由于對檔案的價值和作用認(rèn)識不夠，部門工作人員包括一些檔案管理人員，很難樹立起保存保護(hù)檔案的強(qiáng)烈意識，加之一些單位沒有制定符合單位實(shí)際的檔案管理辦法和詳細(xì)的實(shí)施細(xì)則，導(dǎo)致檔案的管理無章可循，難成體系。在工作中，一些同志不知何為檔案，他們往往只認(rèn)為與自身利益密切相關(guān)的人事檔案才算真正的檔案，在單位工作實(shí)踐中直接形成的反映采供血全過程的記錄等文字材料似乎都不算檔案，歸不歸檔都無關(guān)緊要，所以往往導(dǎo)致歸檔不及時，一些重要記錄漏歸，甚至還會有意無意損毀一些應(yīng)當(dāng)歸檔的檔案材料。還有一些同志有積累資料的意識，為給自己日后工作提供便利，提高自己的工作效率，往往會把應(yīng)當(dāng)歸檔的文字材料占為己有，以便隨時翻閱，隨著時間的流逝，工作崗位的變動，一些重要的文件難以得到有效保存，甚至流失，以至于嚴(yán)重影響檔案的完整性。一些檔案人員的歸檔意識也很欠缺，譬如單位的大型會議和活動過后，沒有主動及時收集歸檔會議或活動資料的意識，不會及時主動與具體負(fù)責(zé)的部門溝通銜接，向其出具資料收集清單及時歸檔，時間一長，往往導(dǎo)致檔案漏收漏歸。對一些重要的工作記錄如《無償獻(xiàn)血者檔案》一般要求歸檔期為一個月，但如果采血科室未及時歸檔或累計(jì)2至3個月一次歸檔，檔案管理人員也很難做到及時督促歸檔到位，也就難免會發(fā)生丟失重要檔案的差錯事故，有時甚至?xí)斐蔁o法彌補(bǔ)的損失。

1.3 宣傳工作不到位

受傳統(tǒng)社會制度和檔案制度的影響，檔案偏重于強(qiáng)調(diào)保密性、機(jī)要性，對檔案和檔案工作的基礎(chǔ)知識傳授和宣傳較少，普及教育做得遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。因此，對于什么是檔案、檔案的作用和價值、如何歸檔、檔案流失的后果等大家知之甚少，更別談深入了解了，因此也很難有較強(qiáng)的檔案意識。

1.4 利用意識不夠

對于檔案，很多人的第一感覺就是保管保存，能把原始的工作記錄和文件資料交接到檔案室就“萬事大吉”了。但對血站的業(yè)務(wù)檔案而言，其實(shí)有著很高的開發(fā)利用價值。如可通過對業(yè)務(wù)檔案資料的分析，了解掌握獻(xiàn)血人群的年齡層次、職業(yè)構(gòu)成、地域分布等信息，可便于采集招募部門有的放矢，合理制定獻(xiàn)血者宣傳招募目標(biāo);同時還可準(zhǔn)確掌握獻(xiàn)血者的血型信息，在遇到突發(fā)性事件發(fā)生或血液偏型導(dǎo)致用血緊張時，可有針對性地向獻(xiàn)血者發(fā)送招募短信或電話招募，快速緩解緊張局面，為搶救患者贏得寶貴時間。但大部分的檔案管理人員利用檔案的意識還不夠強(qiáng)，檔案的重要作用未能得到充分發(fā)揮。

2 增強(qiáng)檔案意識的思路和對策

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，思想認(rèn)識再提高

保障檔案管理工作的順利開展，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。

2.1.1 要在思想上真正重視，將檔案管理作為一項(xiàng)重要工作看待，成立領(lǐng)導(dǎo)小組，在檔案管理人員的使用上把好人才觀，把真正具有一定文化專業(yè)知識、專業(yè)技能的人員充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中，建設(shè)一支素質(zhì)高、敬業(yè)精神強(qiáng)的管理隊(duì)伍，明確分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，由專門的科室專人具體負(fù)責(zé)管理。

2.1.2 要建立健全可操作性強(qiáng)且全面的管理制度，要求嚴(yán)格按照操作規(guī)程，做到所有檔案資料應(yīng)歸盡歸，嚴(yán)格日清月結(jié)，按時歸檔，規(guī)范管理。

2.1.3 要加強(qiáng)人員思想教育和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的責(zé)任感和工作意識，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其能夠腳踏實(shí)地做好檔案管理工作。

2.1.4 要加大投入，按照檔案管理的規(guī)定，根據(jù)工作需要，配備合適的檔案室場地，添置必要設(shè)備，完善硬件設(shè)施，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

2.2 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)一步提升人員素質(zhì)

2.2.1 檔案管理人員要充分認(rèn)識檔案工作的重要性，堅(jiān)持與時俱進(jìn)地學(xué)習(xí)檔案與檔案管理知識，將國家檔案局8號令實(shí)施要求、歸檔文件整理流程，國家檔案局9號令及檔案保管保護(hù)技術(shù)、檔案整理歸檔實(shí)踐操作等內(nèi)容作為重點(diǎn)學(xué)習(xí)內(nèi)容。采取理論學(xué)習(xí)與實(shí)踐操作緊密結(jié)合、虛心求教、與同行切磋等多種學(xué)習(xí)方法，進(jìn)一步增強(qiáng)科學(xué)歸檔管檔的意識，切實(shí)掌握現(xiàn)代檔案管理的知識，進(jìn)一步提升檔案管理業(yè)務(wù)技能，認(rèn)真履行好“為黨管檔、為國守史”、為民服務(wù)的神圣職責(zé)。

2.2.2 單位要加大宣傳教育，加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。要進(jìn)一步宣傳普及檔案知識，讓檔案管理的重要性入心入腦，增強(qiáng)全員檔案積累、保護(hù)和收集歸檔意識，形成檔案管理人人有責(zé)，人人都是檔案員的良好氛圍;要采取“請進(jìn)來，走出去”的方式，定期舉辦知識培訓(xùn)班，專門邀請市檔案局有關(guān)專業(yè)人員到場授課，解疑答惑，解決實(shí)際問題，同時通過組織檔案管理人員外出參加上級檔案管理部門組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，為檔案管理人員提供請教省市專家，與同行切磋學(xué)習(xí)的機(jī)會，從而提升其檔案管理技術(shù)水平，增強(qiáng)其做好檔案工作的信心。