大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源整合與利用研究

何惠云

摘 要：大數(shù)據(jù)時代為企業(yè)檔案信息資源的整合和利用創(chuàng)造了有利條件，企業(yè)應(yīng)該看到檔案信息資源的價值，主動轉(zhuǎn)變檔案管理理念，利用大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，提升企業(yè)檔案資源的利用成效。但當(dāng)前部分企業(yè)在檔案信息資源整合利用過程中還面臨一些問題，有必要進(jìn)行研究，提出有針對性的解決措施。

關(guān)鍵詞：整合;利用;檔案;企業(yè);大數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息的價值日益凸顯。企業(yè)在激烈的市場競爭中有必要對自身的檔案信息資源進(jìn)行有效的整合和利用，為企業(yè)戰(zhàn)略決策和營銷提供服務(wù)。當(dāng)前很多企業(yè)都在積極探討如何實現(xiàn)檔案信息資源的有效整合和利用，這不僅是一個廣泛的社會話題，也對企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要。企業(yè)有必要結(jié)合檔案管理實際，完善相應(yīng)的制度機制，提高檔案服務(wù)層次，更好地開發(fā)利用檔案信息資源。

1 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源整合與利用的新特征

近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)應(yīng)用已經(jīng)成為推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要力量。企業(yè)應(yīng)該主動適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢，引入大數(shù)據(jù)理念，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，推進(jìn)企業(yè)檔案信息資源整合，并對其進(jìn)行有效的開發(fā)利用。新時代企業(yè)檔案信息資源整合利用呈現(xiàn)出了新的特征。

1.1 檔案數(shù)據(jù)大量增加，對檔案信息資源的整合能力提出了更高要求

當(dāng)前無論是國有企業(yè)，還是中小微企業(yè)的檔案數(shù)量都呈現(xiàn)出快速增長的趨勢，特別是數(shù)據(jù)檔案更是成為了企業(yè)檔案管理部門收集的主要對象，相應(yīng)地對企業(yè)檔案管理部門的工作能力和工作素養(yǎng)也提出了更高的要求。

1.2 檔案數(shù)據(jù)類型變得越來越多元化，數(shù)據(jù)價值越來越大

大數(shù)據(jù)時代企業(yè)的數(shù)據(jù)已經(jīng)由原來的定型化的數(shù)據(jù)逐漸呈現(xiàn)為多元化數(shù)據(jù)，很多非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)在企業(yè)發(fā)展中扮演著重要角色。對企業(yè)檔案管理部門而言，既需要對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，也需要對其進(jìn)行開發(fā)和利用，提煉出有價值的檔案信息。

1.3 企業(yè)檔案信息資源呈現(xiàn)出開放性和兼容性

當(dāng)前企業(yè)處在一個競爭非常激烈而又相對開放的市場環(huán)境下，要想制定更為科學(xué)合理的戰(zhàn)略，不僅要收集企業(yè)的內(nèi)部數(shù)據(jù)，也要對外部的相關(guān)信息進(jìn)行收集，這些有價值的信息完全可以成為企業(yè)整合與利用的對象，通過檔案部門的努力進(jìn)而發(fā)揮檔案信息更大的作用和價值[1 ]。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相互獨立，雖然在物理上檔案具有一定的邏輯性，但是檔案與檔案之間卻難以建立起互動聯(lián)系，也難以對檔案背后的深層次邏輯關(guān)系進(jìn)行深入挖掘。大數(shù)據(jù)時代的到來，為檔案的信息互通整合提供了可能，特別是將大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)運用到檔案信息資源整合與管理中，能夠找到結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，進(jìn)而使檔案的價值體現(xiàn)得更為全面、充分。

2 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源整合的主要方法

大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)在檔案信息資源整合過程中應(yīng)該主動地將大數(shù)據(jù)利用起來，通過對海量檔案信息的數(shù)據(jù)分析，能夠?qū)⒃瓉韽?fù)雜、混亂的檔案信息進(jìn)行整合和歸類，實現(xiàn)信息的分類處理，然后對檔案信息進(jìn)行深入挖掘，在保障信息資源完整性的同時，為企業(yè)戰(zhàn)略決策提供檔案信息依據(jù)。

2.1 以集約化管理方式實現(xiàn)檔案資源整合

大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)在檔案信息資源整合過程中應(yīng)該堅持開放、積極、共贏的理念，對其進(jìn)行開發(fā)和利用，特別是充分認(rèn)識檔案信息資源整合利用的價值，為企業(yè)檔案信息資源的整合提供政策保障。企業(yè)檔案部門除了要加大對內(nèi)部檔案信息資源的開發(fā)以外，還應(yīng)與其他數(shù)據(jù)機構(gòu)建立合作關(guān)系，從外部獲得穩(wěn)定的數(shù)據(jù)來源，進(jìn)而提升企業(yè)把握外部檔案信息的能力，通過集約化管理方式，實現(xiàn)內(nèi)外部檔案信息資源的有效整合，進(jìn)而通過檔案信息資源的有效利用，推動企業(yè)向前發(fā)展。

2.2 借助現(xiàn)代信息技術(shù)整合檔案資源

大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)應(yīng)借助各類先進(jìn)的技術(shù)工具對檔案信息資源進(jìn)行整合和開發(fā)利用。一方面，企業(yè)結(jié)合檔案信息資源整合與開發(fā)利用的實際需要，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，并運用多媒體技術(shù)、OA技術(shù)手段擴(kuò)大對檔案信息的收集范圍，提升檔案信息的收集能力。同時利用云存儲、MAS、CNAS等處理技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行甄別、提取、加工和處理，將原來復(fù)雜的檔案信息資源轉(zhuǎn)化成為一目了然的文字和圖像。另一方面，加大對檔案工作人員的教育和培訓(xùn)，既要讓檔案工作人員掌握必備的數(shù)據(jù)信息技術(shù)，也要引導(dǎo)其樹立大數(shù)據(jù)理念，并主動運用到檔案資源的利用與開發(fā)，變被動為主動，對檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)的挖掘，實現(xiàn)檔案信息資源的有效整合和利用[2 ]。

2.3 通過部門聯(lián)動實現(xiàn)檔案信息資源的有效整合

企業(yè)檔案信息資源整合是一項系統(tǒng)工程，既需要檔案部門的主動作為和統(tǒng)籌安排，也需要企業(yè)的其他業(yè)務(wù)部門主動參與和協(xié)助。一方面，企業(yè)應(yīng)針對檔案信息資源整合相關(guān)問題進(jìn)行專門研究，集思廣益，提出具體可行的解決辦法，使企業(yè)檔案信息資源整合問題得到有效的解決。另一方面，企業(yè)的業(yè)務(wù)部門在抓好本部門工作的同時，配合企業(yè)檔案部門對本部門的檔案信息資源進(jìn)行及時的收集和整理，并按照檔案管理的相關(guān)要求上傳到信息平臺，方便檔案部門對業(yè)務(wù)部門的檔案信息進(jìn)行整合。此外，檔案部門還應(yīng)加強與業(yè)務(wù)部門的聯(lián)動，對業(yè)務(wù)部門在檔案信息整合過程中面臨的困難給予及時的指導(dǎo)和幫助，進(jìn)一步提升相關(guān)人員的能力和素質(zhì)，更好地保障企業(yè)檔案信息資源的整合效果。

3 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源利用策略

企業(yè)檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思路，將檔案信息資源的整合利用和開發(fā)作為本部門的重要責(zé)任，轉(zhuǎn)變工作方法，創(chuàng)新工作思路，與企業(yè)其他業(yè)務(wù)部門共同探討檔案信息資源開發(fā)的具體路徑，更好地為企業(yè)各職能部門提供檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮檔案信息資源作用。

3.1 企業(yè)檔案信息資源的協(xié)同利用

在傳統(tǒng)檔案管理理念的影響下，企業(yè)的很多部門認(rèn)為，信息資源的開發(fā)和利用是檔案管理部門的事情，與其他部門的關(guān)系并不密切。這種錯誤觀念在一定程度上制約了檔案信息資源的整合和開發(fā)利用。因此，企業(yè)應(yīng)引導(dǎo)各部門樹立協(xié)同合作理念，主動投身到企業(yè)檔案管理相關(guān)工作之中，為檔案部門提供各種有價值的信息資源，使企業(yè)檔案信息資源成為有水資源。同時檔案管理部門通過對檔案信息資源的提取和利用，為各部門提供數(shù)據(jù)支撐，實現(xiàn)檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門的良性互動、優(yōu)勢互補。