探析大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位文書檔案開發(fā)利用

馬云峰

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，社會(huì)的各行各業(yè)都在發(fā)生著變化。大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位文書檔案的開發(fā)利用效率更高，利用的形式手段更加豐富，但同時(shí)也存在著一些困難。本文以大數(shù)據(jù)為背景，探索文書檔案的開發(fā)利用及存在的問題，并且結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際情況提出可行的策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;文書檔案;開發(fā)利用

事業(yè)單位文書檔案記載著單位重要的活動(dòng)信息，對事業(yè)單位行政業(yè)務(wù)工作、黨務(wù)工作的建設(shè)發(fā)展提供重要的依據(jù)和參考價(jià)值。做好事業(yè)單位文書檔案的開發(fā)利用工作，要注重其適時(shí)性、指導(dǎo)性和保護(hù)性。大數(shù)據(jù)時(shí)代可以讓更多的文書檔案保存下來，但是從開發(fā)利用的角度而言，由于技術(shù)手段的不斷更新，數(shù)字化的文書檔案安全性很難得到保證。筆者認(rèn)為這也是未來在文書檔案的開發(fā)利用過程中面臨的新挑戰(zhàn)。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代對文書檔案開發(fā)利用的影響

大數(shù)據(jù)是一種新興的技術(shù)手段。它是科學(xué)技術(shù)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，被運(yùn)用到各行各業(yè)中，引發(fā)一場輻射整個(gè)社會(huì)的技術(shù)革命，改變了原有的管理理念和管理方式。檔案管理領(lǐng)域也包含在內(nèi)。從概念上來講，大數(shù)據(jù)與檔案都是在人類的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生的。其類型也是多樣的，包括文本、圖像、視頻、音頻以及其他形式。檔案具有原始記錄性，此即它的本質(zhì)屬性，具有參考價(jià)值和憑證價(jià)值，大數(shù)據(jù)的價(jià)值也是可以預(yù)測的。把大數(shù)據(jù)和檔案相結(jié)合，從而進(jìn)一步擴(kuò)展檔案的價(jià)值，以提供更多的信息和更快的使用，不單單是參考價(jià)值和憑證價(jià)值，文件也包含在大數(shù)據(jù)中。這些原始大數(shù)據(jù)信息長期得保存在檔案中，在新時(shí)代，檔案還具備了長期記錄價(jià)值，能夠更加全面地保存記錄數(shù)據(jù)信息。這是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，不可替代。

在大數(shù)據(jù)的背景下，文書檔案的形成過程和管理利用也發(fā)生了巨大的變化，檔案電子化大勢所趨，通過信息技術(shù)手段將文書檔案進(jìn)行電子信息化，最終轉(zhuǎn)化為電子文書檔案形式，保存在電子存儲(chǔ)介質(zhì)中。電子化的文書檔案在歸類、存儲(chǔ)、檢索、利用過程中較之傳統(tǒng)的文書檔案管理利用模式更加便利，同時(shí)符合大數(shù)據(jù)時(shí)代信息資源共享的要求，也適應(yīng)社會(huì)科技發(fā)展的需求。事業(yè)單位的發(fā)展，辦公效率的提高，這些目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)都離不開文書檔案電子化建設(shè)。

大數(shù)據(jù)的信息技術(shù)提高文書檔案開發(fā)利用效率，事業(yè)單位首先對文書檔案進(jìn)行電子化的建設(shè)，可以有效地改變文書檔案歸檔的效率和時(shí)效。可以更好地實(shí)現(xiàn)實(shí)施歸檔，突破了傳統(tǒng)的文書檔案利用手工模式來進(jìn)行對文件的整理和歸檔。文書檔案的歸檔時(shí)間按照文件規(guī)定要求一般在各類公文辦結(jié)完畢后的第二年的6月份之前整理完畢，由于時(shí)間滯后，會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，而在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，將辦公OA系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行對接，工作人員可以將辦理完畢的文件直接導(dǎo)入到檔案信息管理系統(tǒng)中，充分利用電子媒介完成電子檔案的鑒定、分類和歸檔，縮短了文書檔案整理的時(shí)間，提高了工作效率。同時(shí)，對于辦理完畢的紙質(zhì)檔案而言，事業(yè)單位可根據(jù)實(shí)際情況分批次進(jìn)行收集歸檔，無需等待很長時(shí)間再統(tǒng)一整理歸檔。

2 大數(shù)據(jù)背景下文書檔案開發(fā)利用存在的問題

2.1 一些單位紙質(zhì)檔案管理不規(guī)范，影響存量檔案數(shù)字化

首先，事業(yè)單位文書檔案電子化建設(shè)要實(shí)現(xiàn)存量存檔案數(shù)字化，要為建立檔案數(shù)據(jù)庫提供可靠的基礎(chǔ)。事業(yè)單位之前通過手工模式整理并加以保管了大量的紙質(zhì)文書檔案。這些紙質(zhì)文書檔案全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案將面臨著很多的困難。由于年代久遠(yuǎn)，紙質(zhì)檔案很多因紙張陳舊，在對其進(jìn)行數(shù)字化的過程中很容易破損，不利于掃描歸檔。其次，一些事業(yè)單位對文書檔案管理是不重視的，認(rèn)為在平常的工作中無足輕重，可有可無，對檔案管理的人員和資金投入有所欠缺，并沒有專職的檔案管理工作者對其進(jìn)行整理。因此，檔案管理的發(fā)展受到限制，很多文書檔案整理得不專業(yè)，存在歸檔混亂、整理不規(guī)范、檔號編寫也不統(tǒng)一、檔案目錄不齊全、文件還有缺失等現(xiàn)象。這些問題給電子檔案建設(shè)帶來一定的困難，無法做到與紙質(zhì)檔案相統(tǒng)一，系統(tǒng)連接也會(huì)出現(xiàn)困難。

2.2 事業(yè)單位的檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施不完善

目前，一些事業(yè)單位的檔案基礎(chǔ)設(shè)施也是不完善的，檔案室的配備不齊全，與現(xiàn)代化的檔案室建設(shè)要求相差甚遠(yuǎn)，不能滿足檔案室現(xiàn)代化的管理的電子文件及電子檔案管理的需要。檔案室的選址不合理，而且不符合“三鐵（鐵門、鐵窗、鐵柜）一器”的要求，檔案存放存在安全隱患。辦公區(qū)劃分不明確，沒有做到三房分離，沒有配備文書檔案電子化所需的電子化用房。檔案管理的設(shè)備也是相對落后，只配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等簡單的辦公設(shè)備，缺少專業(yè)的檔案電子化管理設(shè)備，比如具有具有全文識(shí)別功能的掃描儀，檔案專業(yè)刻錄設(shè)備，承載大規(guī)模數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器等。很多事業(yè)單位沒有配備先進(jìn)的檔案管理軟件，跟不上時(shí)代的發(fā)展，功能比較單一，不能滿足現(xiàn)代化的檔案管理信息系統(tǒng)的需要。很多省市的事業(yè)單位還是使用十多年前的檔案管理軟件，系統(tǒng)還是單機(jī)版，無法管理電子文件，也不能與OA系統(tǒng)對接進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔，更不能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程登錄，無法跟得上大數(shù)據(jù)時(shí)代的步伐。

2.3 事業(yè)單位缺乏健全的文書檔案電子化的規(guī)章制度

在大數(shù)據(jù)的背景下，實(shí)現(xiàn)了文書檔案電子化，很多事業(yè)單位并沒有制定完善的檔案電子化建設(shè)的管理制度。因而在日常的文書檔案電子化的管理過程中，沒有相關(guān)的文件制度做指導(dǎo)，檔案管理人員也缺乏專業(yè)的文書檔案管理知識(shí)，對于電子文書檔案的管理無章可循無法可依，會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)存放混亂，目錄不齊全的現(xiàn)象，一套完善有效的電子化文書檔案管理制度是保證文書電子化檔案管理平穩(wěn)運(yùn)行的必要條件。很多事業(yè)單位對于檔案管理的觀念落后，還是傳統(tǒng)的觀念“重保管、輕利用”，與大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求脫節(jié)，在挖掘文書檔案深層次的價(jià)值上缺乏主觀能動(dòng)性。最后，很多事業(yè)單位檔案管理人員在對文書檔案利用的觀念較陳舊，很多事業(yè)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了文化檔案電子化建設(shè)，但是思維模式還是停留在傳統(tǒng)的觀念，并沒有將電子化的文書檔案的優(yōu)勢真正發(fā)揮出來。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案開發(fā)利用策略