高校電子文件管理規(guī)范化調(diào)研與問(wèn)題評(píng)析

趙瑞紅 王旭 韓宇亮 李濤

摘 要：電子文件整合和共享應(yīng)以管理模式的規(guī)范化為前提和基礎(chǔ)。本文在理論與實(shí)際相結(jié)合的思路下，在對(duì)國(guó)內(nèi)外電子文件管理規(guī)范化情況進(jìn)行文獻(xiàn)研究基礎(chǔ)上，對(duì)高校電子文件管理規(guī)范化情況進(jìn)行調(diào)查分析，了解電子文件管理規(guī)范化現(xiàn)狀，歸納了其中存在的共性問(wèn)題及原因。

關(guān)鍵詞：高校電子文件管理;規(guī)范化;調(diào)查研究

大數(shù)據(jù)時(shí)代的飛速發(fā)展使信息資源的整合共享成為熱點(diǎn)和趨勢(shì)。電子文件整合和共享需要管理模式的規(guī)范化作為前提和基礎(chǔ)，而電子文件規(guī)范化管理實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵在于技術(shù)發(fā)展與管理制度的配套互補(bǔ)。本文在理論與實(shí)際相結(jié)合的思路下，在對(duì)國(guó)內(nèi)外電子文件管理規(guī)范化情況進(jìn)行文獻(xiàn)研究的基礎(chǔ)上，運(yùn)用問(wèn)卷調(diào)查及實(shí)證分析法，對(duì)我國(guó)近百所高校電子文件管理規(guī)范化情況進(jìn)行了調(diào)查和量化分析，全面系統(tǒng)地了解國(guó)內(nèi)高校電子文件管理規(guī)范化現(xiàn)狀，分類歸納其中存在的共性問(wèn)題及原因，以供高校電子文件規(guī)范化管理實(shí)踐參考。

1 國(guó)際國(guó)內(nèi)電子文件管理規(guī)范化調(diào)研

在信息技術(shù)飛速發(fā)展、極力推行大數(shù)據(jù)共享的今天，各國(guó)政府、學(xué)界和企業(yè)都已開(kāi)始高度關(guān)注大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和研究。信息數(shù)據(jù)資源越來(lái)越多地以電子化的數(shù)據(jù)形式存在，大數(shù)據(jù)的存在及發(fā)展是實(shí)現(xiàn)更大范圍內(nèi)信息資源共享的前提，也必然導(dǎo)致資源整合成為未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。但是，要真正實(shí)現(xiàn)資源共享，需要有一系列規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)體系來(lái)作為保障。

1.1 電子文件國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的基本情況

大數(shù)據(jù)的迅猛發(fā)展使得世界各國(guó)比以往任何時(shí)候都重視電子文件的管理，很多國(guó)家比我國(guó)起步早、發(fā)展快。在規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面，我們發(fā)展滯后的一段時(shí)期正是國(guó)際電子文件相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展的重要階段。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）是世界上最大的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)制訂和發(fā)布機(jī)構(gòu)，自2001年發(fā)布電子文件管理專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)之后，標(biāo)準(zhǔn)制定方向開(kāi)始向文件存儲(chǔ)格式、元數(shù)據(jù)和長(zhǎng)久保存轉(zhuǎn)變，“至2016年共制定電子文件相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)37部，涵蓋范圍包括長(zhǎng)久保存、存儲(chǔ)格式、方法指南、管理流程、管理系統(tǒng)、宏觀管理、數(shù)據(jù)交換、信息安全、應(yīng)用模型、元數(shù)據(jù)等十大方面，形成了ISO覆蓋電子文件的文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系”。[1 ]

1.2 國(guó)內(nèi)電子文件規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)概況

伴隨著信息化快速發(fā)展的20年，我國(guó)電子文件管理的理論研究和實(shí)踐探索也發(fā)展了20年。目前我國(guó)在電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系方面尚處于探索階段，迫切需要加強(qiáng)相關(guān)研究。1999-2019年，國(guó)家出臺(tái)了《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》等26部電子文件管理相關(guān)規(guī)章制度、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

2014-2019年六年中，我國(guó)出臺(tái)實(shí)施的關(guān)于電子文件方面的規(guī)范就有13部，而1999-2013這15年內(nèi)的規(guī)范僅13部。國(guó)家檔案局正在制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，多數(shù)涉及電子文件方面。2020年，新《檔案法》的最大變化就是增加了檔案信息化一章，并明確規(guī)定了電子文件的法律地位。從這些數(shù)字及變化中不難看出，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，國(guó)家越來(lái)越重視電子文件相關(guān)規(guī)范的建設(shè)和發(fā)展。

除了以上的國(guó)家規(guī)范和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)外，隨著電子商務(wù)、電子政務(wù)的飛速發(fā)展，很多重要行業(yè)和企業(yè)也非常重視電子文件管理的發(fā)展，像中國(guó)石油、核能、航空航天、電力、鋼鐵、金融等行業(yè)率先制定了電子文件相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。如：“中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司制定了適應(yīng)本企業(yè)的《歸檔電子文件格式規(guī)范》《檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》”[2 ]，中國(guó)核工業(yè)集團(tuán)和中廣核集團(tuán)共同制定的《核電電子文件元數(shù)據(jù)》等。

一方面，大數(shù)據(jù)的影響加快了高校電子校務(wù)的發(fā)展，高校電子文件呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)，但傳統(tǒng)的歸檔管理模式滯后于電子校務(wù)的發(fā)展，已不能適應(yīng)新時(shí)代新形勢(shì)的要求。另一方面，我們看到國(guó)內(nèi)外對(duì)電子文件規(guī)范化管理越來(lái)越重視，國(guó)家及一些行業(yè)已經(jīng)出臺(tái)了一系列電子文件管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案工作有其特殊性，較之政府部門(mén)，其電子文件的種類和涉及的內(nèi)容更為復(fù)雜，涉及的歸檔部門(mén)更多，卻沒(méi)有一套科學(xué)有效的電子文件相關(guān)的管理辦法和規(guī)范，約束其歸檔及管理工作。

為全面了解高校電子文件管理規(guī)范化現(xiàn)狀，筆者從實(shí)際出發(fā)，對(duì)全國(guó)各層次高校電子文件管理現(xiàn)狀進(jìn)行了詳盡調(diào)查，并針對(duì)存在問(wèn)題進(jìn)行了評(píng)析。

2 高校電子文件管理規(guī)范化問(wèn)題評(píng)析

我們?cè)O(shè)計(jì)《高校電子文件規(guī)范化管理調(diào)查問(wèn)卷》，對(duì)教育部直屬18所大學(xué)，省屬41所大學(xué)進(jìn)行了問(wèn)卷調(diào)查，并對(duì)問(wèn)卷進(jìn)行了數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)高校電子文件規(guī)范化管理存在一些比較嚴(yán)重的問(wèn)題，需要引起我們的足夠重視。

2.1 高校電子文件管理模式不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求

從檔案管理模式分析，“大數(shù)據(jù)的興起，以浙江‘最多跑一次、上?！痪W(wǎng)通辦等為代表的電子政務(wù)服務(wù)的快速發(fā)展，要求檔案工作實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字轉(zhuǎn)型，從雙套制、雙軌制過(guò)渡到單套制、單軌制”[3 ]。

對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，隨著電子校務(wù)的發(fā)展，高校很多業(yè)務(wù)從開(kāi)始到完畢也都是系統(tǒng)操作、線上進(jìn)行，已經(jīng)取消了相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件的生成，實(shí)際上已經(jīng)發(fā)展為電子文件占主導(dǎo)，紙質(zhì)文件為輔助的階段，雙套制已經(jīng)漸漸失去了生存的土壤和其合理性，所以電子校務(wù)的發(fā)展也必然要求單套制的實(shí)行。據(jù)調(diào)查，依然有約67%的高校實(shí)行“雙套制”（見(jiàn)圖1）。這種要求所有文件雙套制歸檔的管理模式大大增加了業(yè)務(wù)部門(mén)的負(fù)擔(dān)，而且電子文件類型多樣，像音頻、視頻等多媒體文件，數(shù)據(jù)庫(kù)文件特別是維護(hù)電子文件“四性”的背景信息是無(wú)法進(jìn)行紙質(zhì)化輸出的，不但降低了工作效率，對(duì)于人力、物力、財(cái)力方面造成極大的浪費(fèi)，也勢(shì)必造成業(yè)務(wù)部門(mén)與檔案部門(mén)的矛盾，降低電子文件的真實(shí)性和有效性。

總之，檔案部門(mén)在這一過(guò)渡期內(nèi)面臨著管理模式和業(yè)務(wù)實(shí)踐的沖突，處境比較尷尬。

2.2 高校電子文件歸檔范圍缺失，危及電子文件的完整有效性

電子文件生成的分散性、易操作性、類型多樣性等特征使其歸檔時(shí)間、程序及歸檔方法都與紙質(zhì)文件截然不同，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件適用的歸檔模式不能滿足電子文件的需求。這里我們主要探討的是歸檔中起關(guān)鍵作用的歸檔范圍。據(jù)調(diào)查，在絕大多數(shù)高校，電子文件的歸檔范圍依然參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍。在內(nèi)容上多以黨群、行政類和部分業(yè)務(wù)類電子文件為主，形式上多以文本文件、聲像文件形式體現(xiàn)。對(duì)于電子文件主要區(qū)別于紙質(zhì)文件的數(shù)據(jù)庫(kù)文件、電子郵件、多媒體文件、網(wǎng)頁(yè)文件、元數(shù)據(jù)文件等類型文件并不在電子文件歸檔范圍之內(nèi)。91.84%的高校檔案館和近80%的檔案館對(duì)文本文件和聲像文件進(jìn)行了收集，僅有10.2%、16.33%、18.37%的檔案館分別對(duì)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)文件及元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集（見(jiàn)圖2）。此調(diào)查數(shù)據(jù)表明：絕大多數(shù)高校電子文件很難被齊全完整、準(zhǔn)確及時(shí)地歸檔至檔案部門(mén)。究其根本原因，是缺少適用于高校電子文件的科學(xué)的歸檔方法和流程，沒(méi)有專門(mén)針對(duì)電子文件的歸檔范圍，很難保證歸檔電子文件的完整性和有效性。