檔案安全保障管理機制的構(gòu)建探討

丁國玲

摘 要：突飛猛進的科技在提升檔案管理效率和質(zhì)量的同時，也對檔案信息安全造成威脅。為了能夠營造良好的檔案管理環(huán)境，要結(jié)合實際狀況，遵循全面監(jiān)控、相對穩(wěn)定、實事求是、效益效率兼顧等原則，積極構(gòu)建多個不同方面的安全保障管理機制，在保證檔案管理安全的基礎(chǔ)上，提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，從而提升檔案資料應(yīng)用價值。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化技術(shù);安全保障機制;檔案資源

【引言】

近年來，檔案安全管理工作備受關(guān)注。要結(jié)合實際狀況，融入先進管理理念，制定完善的機制、制度，為推動檔案安全管理工作向制度化和規(guī)范化方向發(fā)展提供保障。本文從檔案安全保障管理機制入手，結(jié)合開展管理機制構(gòu)建工作期間應(yīng)遵循的原則展開闡述，針對如何高效落實這項工作進行深入探討。

1 檔案安全保障管理機制概述

檔案管理工作具有顯著的系統(tǒng)性和復(fù)雜性。需要著重強調(diào)檔案安全技術(shù)工作的重要性，否則會對安全管理工作有效性造成影響[1 ]。為了保證檔案資源具有安全性和完整性，就要將檔案安全保障管理機制構(gòu)建工作落到實處，全面結(jié)合現(xiàn)階段時代發(fā)展趨勢，積極引入先進管理技術(shù)，從而達到提升檔案安全系數(shù)的目的。

2 檔案安全保障管理機制構(gòu)建原則

現(xiàn)階段檔案管理工作存在一些不足，為了防止產(chǎn)生難以控制的問題，就要全面落實檔案安全保障管理機制化構(gòu)建工作，在體現(xiàn)出科學(xué)性與全面性的同時，嚴(yán)格遵循下面幾項原則。

2.1 遵循全面監(jiān)控原則

主要就是考慮到檔案管理工作具體涉及的內(nèi)容較多，同時也具有較強的復(fù)雜性，一旦存在不規(guī)范的管理行為，就會產(chǎn)生非常嚴(yán)重的安全問題，所以不能否認檔案安全保障工作實際上屬于系統(tǒng)性非常強的一項工程[2 ]?；诖?，在構(gòu)建檔案安全保障管理機制期間，就要嚴(yán)格遵循全面監(jiān)控原則，在對其中各個環(huán)節(jié)工作要點和難點進行細致分析的同時，做好管理方案規(guī)劃和構(gòu)架建立等多項工作，在從根本上排除安全隱患的同時，提升檔案的安全。

2.2 遵循相對穩(wěn)定原則

開展檔案安全保障管理機制構(gòu)建工作期間，是否與實際狀況全面結(jié)合，對于該項工作能否高效落實具有決定性影響?？紤]到此項工作具有較強的持續(xù)性，在實際機制構(gòu)建工作時，就要嚴(yán)格遵循相對穩(wěn)定原則;但是也要著重落實創(chuàng)新工作，防止產(chǎn)生人力和物力資源浪費問題，從而降低產(chǎn)生安全問題的概率。

2.3 遵循實事求是原則

各個單位在經(jīng)營管理和發(fā)展過程中，實際應(yīng)用的各項資源之間具有較大的區(qū)別。面對此種狀況，實際落實機制構(gòu)建工作時，就要遵循實事求是原則，根據(jù)自身發(fā)展目標(biāo)和檔案管理需求，對實際制定的機制構(gòu)建方案進行優(yōu)化。在此期間，要防止照搬其他單位或是其他國家檔案管理方案的現(xiàn)象。

2.4 遵循效率效益兼顧原則

為了能夠保證檔案安全保障管理機制構(gòu)建工作具有科學(xué)合理性，各個單位要全面結(jié)合經(jīng)濟學(xué)原理，做好深入分析和精準(zhǔn)評估工作[3 ]。這樣不僅能夠防止該項機制造成較大的經(jīng)濟壓力，也有助于進行統(tǒng)一管理，從而將經(jīng)濟效益提升工作與檔案安全保護工作進行全面結(jié)合。

3 構(gòu)建檔案安全保障管理機制的主要對策

3.1 充分利用成功經(jīng)驗，健全完善組織機制

通過全面分析，能夠發(fā)現(xiàn)檔案這項資源，對于各個行業(yè)創(chuàng)新發(fā)展具有重要的推動作用。如果想要保障檔案資源充分發(fā)揮推動作用，就要全面提升檔案管理工作安全性。基于此，在前期階段就要高效開展組織機制構(gòu)建與完善工作。在此期間，不能對過于簡單的方式進行應(yīng)用，否則就會對檔案管理工作開展的最終效果造成影響。在設(shè)定組織機制過程中，各個單位就要從不同角度對于組織機制進行分析，從而為后續(xù)顯著提升綜合效益奠定基礎(chǔ)。

比方說：在招聘檔案管理崗位優(yōu)秀人才期間，負責(zé)人就要全面貫徹并落實招聘規(guī)范條件，同時也要結(jié)合崗位人才需求變化狀況進行合理調(diào)整。通過做好這些工作，不僅能夠招聘到更多檔案管理優(yōu)秀人才，也能將打造高能力和高素養(yǎng)檔案管理團隊這項工作落實到實處[4 ]。不僅如此，在對組織機制構(gòu)建方案進行設(shè)計期間，與之相關(guān)的各個單位，要結(jié)合自身檔案組織管理要求，借鑒和學(xué)習(xí)其他單位的成功經(jīng)驗，進而保證規(guī)劃設(shè)計工作高效開展，達到顯著提升工作效率和工作質(zhì)量的目的。

3.2 梳理檔案存儲環(huán)境，積極構(gòu)建風(fēng)險機制

在實際落實檔案管理工作期間，極易受到多項因素的影響，無形中就會埋下安全隱患。為了能夠避免產(chǎn)生嚴(yán)重損失的風(fēng)險，就要準(zhǔn)確落實檔案風(fēng)險管控機制。在開展該項工作期間，需要在梳理檔案存儲環(huán)境的基礎(chǔ)上，嚴(yán)謹(jǐn)有效地構(gòu)建風(fēng)險機制。同時也要確保風(fēng)險機制具有針對性，否則不利于檔案管理風(fēng)險防范工作效率的提升。從客觀的角度對風(fēng)險機制構(gòu)建工作進行分析，就會發(fā)現(xiàn)在落實這項工作期間，不可避免會產(chǎn)生風(fēng)險問題。一旦忽視安全隱患的危害性，沒能及時采取解決措施，就會增加產(chǎn)生風(fēng)險的概率，這樣不僅會對檔案管理工作效率和質(zhì)量造成影響，也會對相應(yīng)單位各項工作的開展造成影響。因此，在落實檔案安全保障機制構(gòu)建工作期間，就要將具體的狀況，與風(fēng)險機制構(gòu)建工作進行有效融合，進而重新開展風(fēng)險評估工作[5 ]。每一個單位的檔案安全管理要求存在差異，這就要求各個單位的檔案管理風(fēng)險防范機制具有自身特色。除此之外，始終都要以謹(jǐn)慎的工作態(tài)度來構(gòu)建風(fēng)險機制，從而為各個單位高效落實檔案安全管理工作提供指導(dǎo)。

3.3 明確原有制度缺陷，逐步完善制度機制

檔案安全保障管理體系構(gòu)建期間，涉及的構(gòu)建工作多種多樣，其中制度機制構(gòu)建工作不能忽視。即便有很多單位在使用傳統(tǒng)檔案管理方式期間取得了相應(yīng)效果，甚至也創(chuàng)造出了非?？捎^的價值。但是在社會整體逐步發(fā)展的趨勢下，多種具有創(chuàng)新性的理念和方法出現(xiàn)并被應(yīng)用，如果在此種狀況下還是對傳統(tǒng)檔案管理模式進行應(yīng)用，將難以滿足發(fā)展要求，甚至還會對檔案管理工作造成消極影響。因此，為了能夠更加高效地完成檔案管理工作，為了能夠保障檔案管理要求，就要著重開展制度機制構(gòu)建工作。在此之前，需要精準(zhǔn)找出原有檔案管理機制存在的不足，從而制定與之相對應(yīng)的完善方案，其中非常關(guān)鍵的一項工作，就是要準(zhǔn)確記錄檔案形成過程、具體發(fā)生的變化。在實際進入到檔案成型階段之后，需要將審查工作落實到實處，主要就是為了能夠提升檔案安全管理機制應(yīng)用有效性。在最后階段做好檔案管理與維護等多項工作[6]。如果在開展檔案維護管理工作期間，發(fā)現(xiàn)存在檔案損壞問題，就要在第一時間向上級部門進行匯報，在此之后指派專業(yè)人員進行后續(xù)處理，這對于降低各項損失具有重要作用。

3.4 提升人力資源利用率，優(yōu)化人員管理機制

社會整體發(fā)展，越來越注重檔案安全保障管理機制構(gòu)建的完善性，其是保障檔案安全管理工作高效開展的一項基礎(chǔ)條件。高效開展檔案安全管理人員管理機制構(gòu)建工作，如著重開展檔案管理高能力人才培養(yǎng)工作，在不斷強化其安全管理意識的同時，要求檔案安全管理人員嚴(yán)格按照規(guī)范化要求做好各項工作。除此之外，各個單位還要構(gòu)建具有科學(xué)合理性的獎懲機制，以此來激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，從而為我國檔案安全管理行業(yè)向規(guī)范化方向轉(zhuǎn)變，提供保障。逐步優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)，結(jié)合檔案管理各個崗位人員要求，推動檔案安全管理工作逐步向現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變。

結(jié)束語：

綜上所述，檔案安全保障管理工作不能忽視，在落實各項機制構(gòu)建工作期間，避免產(chǎn)生延續(xù)傳統(tǒng)管理理念，使用傳統(tǒng)管理模式的問題，要從多個角度出發(fā)，最大程度上避免產(chǎn)生檔案遺失和錯漏等問題。為了能夠進一步提升檔案管理質(zhì)量和效率，檔案管理工作人員要全面認知檔案安全保障管理機制構(gòu)建的原則和內(nèi)容，在為后續(xù)人們查閱和利用檔案提供諸多便利條件的同時，使檔案資料充分發(fā)揮作用。

參考文獻：

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[5]裴鑫.高職院校檔案安全保障現(xiàn)狀調(diào)研及對策——以廣州市高職院校為例[J].城建檔案，2021（02）：121—122.

[6]楊志強.電子檔案安全保障管理機制的構(gòu)建問題研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020（04）：77—78.

（作者單位：曹縣發(fā)展和改革局）