實現(xiàn)辦公室綜合管理精細化的思路與策略探討

張茂濤 朱秀珊

通訊作者：張茂濤，1980年11月，男，漢族，山東濟寧人，現(xiàn)就職于國家計算機網(wǎng)絡與信息安全管理中心山東分中心，專技八級，助理研究，碩士研究生。研究方向：綜合管理。

摘 要：辦公室是一個組織正常運行的重要樞紐，屬于綜合性服務部門，它的作用發(fā)揮很關鍵，具有溝通協(xié)調、上傳下達的功能。辦公室綜合管理的整體效率和管理水平直接關系到一個組織是否能夠有效運行。辦公室行政管理的精細化，可以有效提高辦公室的行政管理效率。因此，辦公室管理精細化也成為管理者和經營者熱議的話題。本文從綜合管理者的角度出發(fā)，針對辦公室精細化管理的問題、思路和對策展開敘述，供管理者參考。

關鍵詞：辦公室;行政管理;精細化管理;思路與對策

一、引言

對于綜合管理來講，其屬于一個組織日常管理工作中非常重要的組成內容，能夠對組織正常運行以及高效發(fā)展產生重要的影響。所以，在新時代，組織應給予辦公室綜合管理工作改革以及創(chuàng)新足夠的重視，采用各種有效措施來不斷提升組織行政工作的管理質量以及管理效率，促使辦公室行政管理工作能夠不斷地向著精細化管理方向發(fā)展。對于綜合管理精細化發(fā)展來講，其不但能夠有效提升員工自身的工作質量以及工作效率，同時也屬于時代發(fā)展背景下行政工作的一個主要發(fā)展趨勢，不但能夠為組織節(jié)省各方面的資源，還能夠推動實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。

二、針對辦公室綜合管理的作用分析

（一）具備基礎管理作用

辦公室綜合管理工作能夠在組織實際運營發(fā)展過程中發(fā)揮出基礎管理作用，且屬于組織各項工作順利開展的一個重要基礎條件。例如，組織在實際運營發(fā)展的過程當中所涉及的各種檔案資料等，便需要相關行政管理人員來進行詳細的分類以及整理[1]。除此之外，組織在開展各種會議的過程中，也需要相關行政管理人員的有效參與，同時結合會議開展的實際需求，來對會議流程作出科學合理的設置，并且對出席會議的相關人員作出相應的服務以及管理，從而促使組織的各種會議能夠順利有序地開展下去。

（二）具備協(xié)調作用

對于辦公室行政管理工作來講，其還呈現(xiàn)出了非常強的協(xié)調作用。在實際運營發(fā)展的過程當中，通常都需要各個部門以及各人員之間的協(xié)調發(fā)展，需要盡量避免各個部門或者各個人員之間產生沖突以及矛盾，使其能夠切實圍繞組織自身發(fā)展戰(zhàn)略目標不斷提供自身應有的服務。辦公室行政管理工作便能夠對此發(fā)揮出強有力的協(xié)調作用，其能夠通過對不同部門的任務以及職責的有效分析，利用行政管理手段對各個部門之間的關系進行調節(jié)以及及時作出有效溝通，進而為組織健康穩(wěn)定的運行發(fā)展提供重要保障。

（三）具備參謀作用

辦公室工作接觸面廣，處于中樞位置，行政管理人員對組織當中各項信息以及資料的了解和掌握也相對更為全面一些，從而能夠更好地輔助領導層提出更多更為科學的決策建議，進而能夠充分發(fā)揮出參謀助手的作用[2]。不過這參謀作用并不是取代領導層決策，不能擅自做出某種決定，而是發(fā)揮輔助性作用，為領導層做出各項決策提供相應的信息以及建議，進而促使領導層做出的各項決策能夠貼合實際情況，保證各項決策的適用性和有效性。

三、辦公室綜合管理精細化的制約因素

（一）辦公室崗位考核有待量化

縱觀組織經營現(xiàn)狀可看出，許多組織在經營發(fā)展中接到投訴，最為常見的投訴意見是電話預約線路經常被占用或者無人接聽;電腦及其他設備經常出現(xiàn)故障等。這些現(xiàn)象核心因素就是辦公室綜合管理工作有待細化，工作人員缺少量化考核。一方面是由于單位招聘或選擇工作人員時未開展綜合性考核，導致部分人員素質不高或其他問題存在，影響辦公室行政管理工作效率無法提高;另一方面是因為在辦公室崗位考核期間，管理者沒有對員工實踐操作提出具體要求，使部分部門人員在工作中出現(xiàn)消極態(tài)度，長時間惡性循環(huán)難免對單位發(fā)展造成不利影響。

（二）工作人員自身綜合素質相對較低

從現(xiàn)狀來看，在部分組織當中，由于辦公室屬于綜合部門，在傳統(tǒng)組織中，很多專業(yè)性不強，人員年齡較大的工作人員被安排到綜合部門工作，導致存在相關行政管理人員綜合素質偏低的問題，難以勝任辦公室行政管理這份工作。由于辦公室工作存在著一定職能交叉的特殊性，所以很容易導致一些工作在出現(xiàn)問題后沒有具體的責任人可以進行追究，這便導致在此類問題出現(xiàn)時，辦公室行政管理人員難以及時有效地對相應問題進行解決，同時由于部分員工缺乏較為高度的責任感以及主人翁意識，所以在面對這種沒有明確責任的問題時，往往也容易抱著不夠積極的心態(tài)來進行處理，最終的結果便是問題解決得不夠徹底，逐漸形成問題堆積，進而引發(fā)更多更大的問題，這對組織的正常運行產生了極為不利的影響。除此之外，導致其缺乏較為良好的精細化管理意識，這使得在各種辦公室制度以及規(guī)定制定的過程中，難以提出相應的完善內容，更難以細致客觀地分析和總結出目前行政管理工作存在的問題以及不足之處，進而對精細化管理的實施產生了不利影響。

（三）各部門之間的協(xié)同性相對較差

對于辦公室綜合管理工作來講，其實際開展的過程中需要內部各個部門以及相關工作人員積極有效地配合、溝通以及合作才可以順利高效地完成，所以辦公室綜合管理工作并不是一個人以及一個部門能夠獨立完成的。從現(xiàn)狀來看，很多單位在實際開展行政管理工作的過程中，存在部分員工以及部門缺乏較為良好的協(xié)作能力，難以開展有效的交流和溝通，更缺乏較為良好的合作意識，在工作過程中出現(xiàn)問題時，往往容易出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，這使得辦公室行政管理工作質量以及效率難以得到有效提升，從而促使企業(yè)的管理成本在一定程度上不斷增加。

四、實現(xiàn)辦公室綜合管理精細化的思路分析

（一）注重積極推行精細化管理制度

對于一個組織來講，為了實現(xiàn)辦公室綜合管理的精細化，需要注重結合自身的實際發(fā)展情況，構建一個完善的精細化管理制度，以此來為行政管理工作提供一份重要的支撐以及保障。對此，企管理人員需要對一些較為先進的精細化管理理念進行學習和借鑒，以此來保證自身精細化制度設計的科學性，同時在借鑒以往較為傳統(tǒng)的精細化管理理念以及制度的基礎上，做出有效改進以及完善，促使其能夠成為符合自身實際情況的標準精細化管理制度，從而實現(xiàn)對各項管理工作以及任務的有效細分。除此之外，組織還應該注重大力推行精細化管理制度，過程中應做好相應的細節(jié)處理工作，結合管理任務、管理目標來對相關行政工作人員的管理職責進行明確詳細的劃分，以此來保證相關工作人員在實際開展行政管理工作的過程中，能夠有章可依、有規(guī)可循，進而科學有效地實施精細化以及規(guī)范化的行政管理工作。

另外，在對精細化管理制度進行制定的過程當中，組織還應該注重鼓勵和引導廣大員工積極進行參與，為精細化管理制度的構建獻計獻策，以此來保證精細化管理制度制定的合理性以及適應性。

（二）從根本上提高員工專業(yè)能力與職業(yè)素質

組織管理離不開管理者，更離不開員工。管理者制定科學合理的管理制度，需要員工的配合和遵守[3]。推動辦公室綜合管理精細化，不僅能提升管理者的管理水平，同時也能幫助員工把工作細化、易化，落實到每一個人的頭上，便于管理者采用科學的方法考核員工，避免員工重復作業(yè)。同時，適當?shù)莫剳椭贫纫部梢哉{動員工的積極性，激勵上進的員工，鼓勵良性競爭，讓員工全身心地投入工作當中去。通過這些手段實現(xiàn)辦公室綜合管理精細化，提高行政管理水平。信息技術在現(xiàn)代組織當中的使用率特別高，運用先進的信息技術可以提高行政管理水平，提高工作效率。作為企業(yè)的行政管理人員，要在工作中不斷地學習，分析和思考工作中的細節(jié)，總結工作經驗，查缺補漏，不斷提升自己的職業(yè)素養(yǎng)，在管理實踐中做出表率，用自己的實際行動做出榜樣，激勵身邊的員工，提高自身工作水平，帶動組織穩(wěn)步向前發(fā)展。

（三）加深員工的協(xié)同工作意識

基于現(xiàn)代化發(fā)展背景下，一個組織想促進辦公室行政管理精細化，需要提高深化辦公室協(xié)同工作意識。其原因是促進辦公室行政管理精細化，需多個部門相互配合，在漫長工作中得以實現(xiàn)，保證各部門間具有良好協(xié)調性，意識到行政管理工作的重要性，才能要求自己精確并精細化工作內容，提高辦公室綜合管理效率。由此可見，加深工作人員協(xié)同工作意識，有助于提高對組織的歸屬和認同感，有效落實行政管理工作，提高其職業(yè)規(guī)劃意識，為辦公室行政管理實現(xiàn)精細化發(fā)展奠定基礎。

（四）增強人性化管理力度

除了可以通過加深員工協(xié)同工作意識與優(yōu)化行政管理工作流程以外，還可以通過服務、管理及協(xié)調三個方面入手，提升辦公室綜合管理的人性化水平，在辦公室綜合管理精細化中發(fā)揮重要作用。只有對辦公室綜合人員給予充分的尊重，才能提高人才的服務意識，使人才獲得成就感與歸屬感。而且要想保證組織秩序，還應當在實際工作中，遵循“以人為本”的原則和工作方式，解決工作中存在的問題，進而提高辦公室綜合管理精細化水平。

五、結束語

綜上所述，伴隨著經濟社會以及科學技術的不斷發(fā)展進步，組織辦公室綜合管理精細化發(fā)展已經成為一個必然趨勢，因此需要順應時代發(fā)展潮流，對自身行政管理工作作出有效的改良和創(chuàng)新，對此，應注重建立和推行精細化管理制度、注重細化崗位職責、注重提升行政工作者的綜合能力以及注重對人工智能技術的有效應用，如此才能夠實現(xiàn)辦公室綜合管理的精細化，進而推動組織實現(xiàn)健康長遠的發(fā)展。

參考文獻：

[1]蘇偉明.論國有企業(yè)辦公室行政工作精細化管理[J].現(xiàn)代國企研究， 2018（12）：6.

[2]楊惠梅.石油企業(yè)如何實現(xiàn)辦公室行政管理工作精細化標準化[J].中國石油和化工標準與質量， 2020，40（14）：15-16，18.

[3]劉倩倩.辦公室行政精細化管理的措施研究[J].湖北開放職業(yè)學院學報， 2019，32（16）：119-120.