采購(gòu)與論證分離模式下的大型儀器設(shè)備購(gòu)置論證思考與探索

岳鑫隆 張欣 姜健

摘要：大型儀器設(shè)備購(gòu)置論證工作是大型儀器設(shè)備購(gòu)置、配備環(huán)節(jié)中的必要組成部分，直接影響著學(xué)校大型儀器設(shè)備整體布局。大型儀器設(shè)備購(gòu)置前應(yīng)依照全校統(tǒng)籌、合理配置、資源共享、發(fā)揮效益的原則開展購(gòu)置論證工作。本文以吉林大學(xué)為例，進(jìn)行采購(gòu)與論證分離模式下的大型儀器設(shè)備購(gòu)置論證思考與探索研究，以期為其他院校提供一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：大型儀器設(shè)備；購(gòu)置論證；采購(gòu)與論證分離

中圖分類號(hào)：G482文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1673-7164（2021）06-0055-02

基金項(xiàng)目院中國(guó)高等教育學(xué)會(huì)高等教育科學(xué)研究“十三五”規(guī)劃課題———2019年度實(shí)驗(yàn)室管理專項(xiàng)課題“新形勢(shì)下高校儀器設(shè)備全周期管理機(jī)制構(gòu)建研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2019SYSZG01）。

如何有效提升大型儀器設(shè)備使用效益，是當(dāng)前各高校儀器設(shè)備管理者關(guān)注的重點(diǎn)、核心問題之一。在購(gòu)置前進(jìn)行可行性論證，是確保高校大型儀器設(shè)備充分發(fā)揮效益的重要基礎(chǔ)性工作之一。通過開展購(gòu)置論證工作，可以確保大型儀器設(shè)備的布局符合學(xué)校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，從而為學(xué)校的教學(xué)、科研工作提供更優(yōu)的支撐條件[1]。

一、購(gòu)置論證工作開展意義

通過加強(qiáng)對(duì)購(gòu)置論證工作的管理，可以敦促大型儀器設(shè)備使用者充分利用已有儀器設(shè)備，提高使用效益，避免出現(xiàn)因簡(jiǎn)單重復(fù)購(gòu)置造成的閑置浪費(fèi)；可以規(guī)范大型儀器設(shè)備的購(gòu)置，確保擬購(gòu)大型儀器設(shè)備的先進(jìn)性與適用性，優(yōu)化學(xué)校整體資源布局；還可以推進(jìn)大型儀器設(shè)備開放共享工作的開展[2]。同時(shí)，在項(xiàng)目申報(bào)時(shí)絕不可以時(shí)間緊迫、任務(wù)重等理由忽視購(gòu)置論證工作，而讓大型儀器設(shè)備購(gòu)置論證流于形式[3]。否則就會(huì)導(dǎo)致學(xué)校大型儀器設(shè)備的簡(jiǎn)單重復(fù)購(gòu)置，進(jìn)而造成大型儀器設(shè)備使用率越來越低。為此，開展嚴(yán)格、高效的大型儀器設(shè)備購(gòu)置論證工作顯得尤為重要[4]。

高校在制定大型儀器設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃前，首先應(yīng)明確需求，充分論證購(gòu)置儀器設(shè)備的必要性，大型儀器設(shè)備的購(gòu)置既要符合教學(xué)科研使用需求，又要符合學(xué)科建設(shè)和學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需求；之后應(yīng)充分調(diào)研，確保擬購(gòu)的儀器設(shè)備在同行業(yè)中處于領(lǐng)先地位，論證擬購(gòu)儀器設(shè)備的先進(jìn)性，一方面調(diào)研同類儀器設(shè)備的現(xiàn)行使用情況，包括本單位內(nèi)也包括外單位的使用情況，另一方面調(diào)研擬購(gòu)儀器設(shè)備在該類設(shè)備中的檔次類別；最后應(yīng)歸納總結(jié)，依據(jù)擬購(gòu)儀器設(shè)備的所選檔次、性能、價(jià)格及指標(biāo)的合理性，論證擬購(gòu)儀器設(shè)備的適用性[5]。為做好上述工作，在召開論證會(huì)前，學(xué)校應(yīng)開展充分調(diào)研，全面掌握擬購(gòu)儀器設(shè)備的先進(jìn)性、適用性以及購(gòu)置的必要性。

二、購(gòu)置論證工作開展方式

進(jìn)行大型儀器設(shè)備購(gòu)置論證前，學(xué)校應(yīng)對(duì)擬購(gòu)大型儀器設(shè)備進(jìn)行查重，明確校內(nèi)同類設(shè)備存量及使用現(xiàn)狀，特別是若在擬購(gòu)單位內(nèi)就屬重復(fù)購(gòu)置的，必須對(duì)照現(xiàn)有設(shè)備的近年效益考核情況，著重考查其購(gòu)置的必要性、擬開展工作的工作量預(yù)測(cè)，論證購(gòu)置合理性[6]；鼓勵(lì)充分利用已有儀器，通過開放共享解決工作需求，從源頭上減少資源浪費(fèi)。大型儀器設(shè)備購(gòu)置論證時(shí)，高校還要對(duì)其預(yù)承擔(dān)的教學(xué)科研任務(wù)、使用機(jī)時(shí)有明確規(guī)劃，避免在購(gòu)置后因儀器設(shè)備工作量不足而低效運(yùn)行[7]。

論證、采購(gòu)、驗(yàn)收三分離的方式是一個(gè)比較好的提高采購(gòu)效率的工作模式。通過論證、采購(gòu)、驗(yàn)收相分離的模式，可以形成一套有效的采購(gòu)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對(duì)杜絕采購(gòu)過程中可能滋生的腐敗和堵塞管理中存在的漏洞能夠起到積極的作用[8]。同時(shí)，高校也要注意不同部門之間業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)配合，簡(jiǎn)化工作流程，避免因購(gòu)置流程跨部門而降低工作效率。

三、購(gòu)置工作具體部署

以吉林大學(xué)為例，該校大型儀器設(shè)備購(gòu)置工作可劃分為三段進(jìn)行：購(gòu)置可行性論證、儀器設(shè)備采購(gòu)和儀器設(shè)備驗(yàn)收，分別歸口不同的部門進(jìn)行管理。其中，大型儀器設(shè)備購(gòu)置可行性論證與驗(yàn)收工作歸實(shí)驗(yàn)室管理處管理，儀器設(shè)備采購(gòu)工作歸招標(biāo)與采購(gòu)管理中心管理。在大型儀器設(shè)備購(gòu)置論證工作中，擬購(gòu)單位負(fù)責(zé)擬購(gòu)大型儀器設(shè)備的調(diào)研與論證材料的填報(bào)；實(shí)驗(yàn)室管理處負(fù)責(zé)審核購(gòu)置論證材料，組織召開論證會(huì)，論證通過后為擬購(gòu)單位出具論證合格單。

為做好大型儀器設(shè)備購(gòu)置工作，該校實(shí)驗(yàn)室管理處與招標(biāo)與采購(gòu)管理中心進(jìn)行了充分的溝通和業(yè)務(wù)對(duì)接。依照預(yù)算管理以及儀器設(shè)備采購(gòu)管理要求，該校將原本兩個(gè)部門分別管理的大型儀器設(shè)備購(gòu)置可行性論證和100萬元以上儀器設(shè)備采購(gòu)進(jìn)口論證合并進(jìn)行，簡(jiǎn)化論證流程，提高辦事效率；制定了兩部門共同參與的大型儀器設(shè)備驗(yàn)收工作流程，明確要嚴(yán)格依照采購(gòu)合同、購(gòu)置論證材料組織驗(yàn)收；制定了驗(yàn)收備忘錄制度，當(dāng)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)以次充好、以舊充好或未提供承諾服務(wù)等情況，兩部門將共同追究商家或供貨商的相關(guān)責(zé)任，維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益。實(shí)驗(yàn)室管理處也會(huì)將大型儀器設(shè)備日常管理中發(fā)現(xiàn)的商家服務(wù)違約情況及時(shí)反饋給招標(biāo)與采購(gòu)管理中心，對(duì)不誠(chéng)信商家或供貨商加以約束。

四、購(gòu)置論證工作的探索與實(shí)踐

（一）關(guān)注大型儀器設(shè)備的相關(guān)信息

在大型儀器設(shè)備的日常管理工作中，著重關(guān)注大型儀器設(shè)備的相關(guān)信息：關(guān)注大型儀器設(shè)備驗(yàn)收信息，彌補(bǔ)對(duì)相關(guān)商家信譽(yù)情況了解的不足，建立驗(yàn)收備忘錄與黑名單，重點(diǎn)關(guān)注實(shí)際驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的信譽(yù)不良商家并及時(shí)為擬購(gòu)單位進(jìn)行預(yù)警提示；關(guān)注處置處理信息，掌握大型儀器設(shè)備現(xiàn)狀與可能的變化，確保不會(huì)出現(xiàn)大型儀器設(shè)備的簡(jiǎn)單重復(fù)購(gòu)置；關(guān)注大型儀器設(shè)備效益評(píng)價(jià)與開放共享信息，掌握教學(xué)科研實(shí)際需求與全校大型儀器設(shè)備使用、運(yùn)行情況，重點(diǎn)審查同一單位已有同類儀器設(shè)備且機(jī)時(shí)不夠飽滿的購(gòu)置論證申請(qǐng)。通過對(duì)這三類信息的收集、匯總、分析，形成條理清晰的規(guī)章和程式，為大型儀器設(shè)備購(gòu)置論證提供有益參考，降低大型儀器設(shè)備購(gòu)置環(huán)節(jié)的可能風(fēng)險(xiǎn)。

（二）重視對(duì)購(gòu)置論證工作的有益補(bǔ)充

在進(jìn)行大型儀器設(shè)備購(gòu)置可行性論證工作的過程中，該校重視開展相關(guān)工作，對(duì)購(gòu)置論證工作進(jìn)行有益補(bǔ)充：開展儀器設(shè)備查重，為做好購(gòu)置論證工作提供前置保障，從源頭上避免大型儀器設(shè)備的簡(jiǎn)單重復(fù)購(gòu)置。學(xué)校自2014年開展了貴重儀器設(shè)備查重工作，學(xué)科（群）建設(shè)項(xiàng)目及重大科研項(xiàng)目在項(xiàng)目申報(bào)前，由項(xiàng)目申報(bào)單位提交擬購(gòu)貴重儀器設(shè)備的查重申請(qǐng)，隨著近幾年查重工作的開展，各項(xiàng)目申報(bào)單位參照查重結(jié)果，多次優(yōu)化了貴重儀器設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃，有效避免了貴重儀器設(shè)備的簡(jiǎn)單重復(fù)購(gòu)置；可行性論證要求用戶購(gòu)置前深入開展市場(chǎng)調(diào)研，不僅對(duì)比價(jià)格，更要對(duì)比性能，要能夠充分適應(yīng)學(xué)校的教學(xué)、科研工作要求；加入對(duì)進(jìn)口必要性的分析論證，既要充分發(fā)揮儀器設(shè)備業(yè)務(wù)主導(dǎo)作用，也要求擬購(gòu)單位充分對(duì)比進(jìn)口、國(guó)產(chǎn)設(shè)備間的差異，規(guī)范購(gòu)置行為。

（三）大型儀器設(shè)備購(gòu)置論證措施多樣化

因工作要求存在差異，大型儀器設(shè)備購(gòu)置論證的具體工作方式向多樣化發(fā)展，為更好地適應(yīng)工作、解決問題，該校在工作中采取了不同的措施：在重大設(shè)備專項(xiàng)立項(xiàng)前，主動(dòng)參與并接受重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室等重大設(shè)備專項(xiàng)論證，為實(shí)驗(yàn)室提供合理化布局建議；參與并接受教學(xué)儀器設(shè)備購(gòu)置專項(xiàng)申報(bào)論證；組織編寫大型儀器設(shè)備的購(gòu)置計(jì)劃。同時(shí)，對(duì)橫向項(xiàng)目合同中儀器設(shè)備購(gòu)置預(yù)算明確且列明擬購(gòu)大型儀器設(shè)備名稱、品牌、型號(hào)等信息的，不再重復(fù)組織論證。

（四）分級(jí)組織論證

根據(jù)預(yù)算金額的不同，大型儀器設(shè)備購(gòu)置論證采用分級(jí)論證的方式進(jìn)行：預(yù)算金額10～40萬元，委托擬購(gòu)單位組織論證，由實(shí)驗(yàn)室管理處負(fù)責(zé)審核；預(yù)算金額40～500萬元，由實(shí)驗(yàn)室管理處負(fù)責(zé)組織相關(guān)專家進(jìn)行論證、審核；預(yù)算金額300萬元以上的，邀請(qǐng)校外相關(guān)行業(yè)的資深專家參與論證；預(yù)算金額500萬元以上，納入學(xué)校“重大儀器設(shè)備購(gòu)置”管理范疇，報(bào)學(xué)校校長(zhǎng)辦公會(huì)審核。

（五）加強(qiáng)信息化手段

信息化已經(jīng)成為儀器設(shè)備管理必不可少的管理手段，在儀器設(shè)備管理系統(tǒng)中，該校開發(fā)了大型儀器設(shè)備購(gòu)置論證模塊，包含“購(gòu)置論證”和“大儀查重”兩個(gè)功能，實(shí)現(xiàn)了大型儀器設(shè)備購(gòu)置論證、查重的線上申請(qǐng)、查詢與審批；同時(shí)推動(dòng)信息系統(tǒng)的一體化建設(shè)，正在探討將購(gòu)置論證、招標(biāo)采購(gòu)、設(shè)備驗(yàn)收進(jìn)行一體化流程管理，為學(xué)校師生提供更為便捷的服務(wù)。

為了做好大型儀器設(shè)備購(gòu)置論證工作，學(xué)校應(yīng)進(jìn)一步完善管理制度，規(guī)范并優(yōu)化工作流程；教師應(yīng)樹立正確的大型儀器設(shè)備購(gòu)置論證意識(shí)與理念，充分開展各類調(diào)研、進(jìn)行科學(xué)論證；管理部門要積極主動(dòng)地為教師提供幫助與服務(wù)，還要多做溝通、考察和借鑒，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提升工作質(zhì)量，為學(xué)校教學(xué)科研工作保駕護(hù)航。

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（薦稿人：韓冰，吉林大學(xué)物理學(xué)院副教授）（責(zé)任編輯：向志莉）