高校大型儀器設(shè)備管理的探索

閆國(guó)棟　姜麗艷　李帥　孟慶繁　滕利榮

摘 要 針對(duì)高校大型儀器設(shè)備管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)，總結(jié)大型設(shè)備公共技術(shù)平臺(tái)的管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，探索高校大型儀器的管理方法，建立高效、創(chuàng)新、優(yōu)化的管理模式，提高高校大型儀器的利用率，推動(dòng)高校綜合實(shí)力的全面提高。

關(guān)鍵詞 高校；實(shí)驗(yàn)室；大型儀器設(shè)備

中圖分類號(hào)：G482 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

文章編號(hào)：1671-489X（2015）16-0026-03

1 引言

高等學(xué)校大型儀器設(shè)備是高校寶貴的教學(xué)和科研資源，是高校履行人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)和文化傳承與創(chuàng)新等基本職能的硬件基礎(chǔ)，在高校人才培養(yǎng)和科學(xué)研究中發(fā)揮著重要的作用，也是衡量一個(gè)學(xué)校教學(xué)及科研水平的重要指標(biāo)之一[1]。隨著我國(guó)對(duì)高等教育事業(yè)學(xué)科建設(shè)的不斷投入，各高校的大型儀器在數(shù)量、層次和結(jié)構(gòu)等方面都發(fā)生明顯變化。大型儀器設(shè)備的更新是知識(shí)創(chuàng)新和技術(shù)更新的重要基礎(chǔ)，也是推進(jìn)科學(xué)研究與提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的寶貴資源[2]。但是，隨著大型儀器設(shè)備數(shù)量的增多，在儀器購(gòu)置和管理使用方面也暴露出一系列的社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題，如設(shè)備重復(fù)購(gòu)買、應(yīng)用局限性、使用效率不高、資產(chǎn)閑置和生命周期有限等問(wèn)題[3]。如何加強(qiáng)大型儀器設(shè)備的科學(xué)化購(gòu)置與現(xiàn)代化管理，拓寬儀器設(shè)備的使用率，充分發(fā)揮其共享使用效益，是當(dāng)前高校設(shè)備管理工作中亟待解決的問(wèn)題。

本文主要針對(duì)高校大型儀器管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合吉林大學(xué)生命科學(xué)公共技術(shù)平臺(tái)多年建設(shè)與管理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)高校大型儀器的管理進(jìn)行探索，建立策略性設(shè)備采購(gòu)、層次化技術(shù)培訓(xùn)、科學(xué)化開(kāi)放運(yùn)行、規(guī)范化檔案及配件管理的大型設(shè)備管理模式，提高大型儀器設(shè)備使用效率與效益，推動(dòng)高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

2 大型儀器設(shè)備管理存在的主要問(wèn)題

采購(gòu)論證不充分 由于高等教育的特殊性，使得高校設(shè)備購(gòu)置有著自己的特殊性和復(fù)雜性。隨著高校辦學(xué)層次的多元化，設(shè)備經(jīng)費(fèi)來(lái)源多樣化、購(gòu)置范疇廣泛、設(shè)備專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)逐漸呈現(xiàn)[4]。在設(shè)備購(gòu)買時(shí)，由于論證不充分，致使設(shè)備重復(fù)購(gòu)置；或選型落后，功能達(dá)不到要求；或功能過(guò)高，造成浪費(fèi)；有時(shí)會(huì)因采購(gòu)周期長(zhǎng)影響到教學(xué)和科研的正常使用等，導(dǎo)致有限的資金使用效益低和造成資源的浪費(fèi)。

使用培訓(xùn)不到位 由于大型設(shè)備的復(fù)雜性，要想發(fā)揮其最大效益、延長(zhǎng)使用壽命，要求儀器的管理人員不但要有高超的儀器操作技能，還應(yīng)該具有維修維護(hù)等方面的專業(yè)技能。目前許多高校普遍缺少高水平的管理團(tuán)隊(duì)，儀器使用培訓(xùn)制度也不夠完善，往往會(huì)出現(xiàn)只是設(shè)備驗(yàn)收時(shí)對(duì)管理者進(jìn)行一下基本操作培訓(xùn)，缺少系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致管理者沒(méi)能掌握設(shè)備全部功能的使用和維修維護(hù)技術(shù)。對(duì)學(xué)生設(shè)備使用技術(shù)也只停留在基本的操作，缺乏定期系統(tǒng)培訓(xùn)制度，無(wú)形中增大了儀器故障率的出現(xiàn)。

分散管理、缺少共享 由于設(shè)備配置時(shí)缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，各學(xué)科、各專業(yè)、各課題組各自為政，分散封閉管理，儀器利用率低，而其他學(xué)科和實(shí)驗(yàn)室還不能隨便使用這些儀器，致使儀器設(shè)備長(zhǎng)期閑置，根本不能發(fā)揮應(yīng)有的利用價(jià)值[5]。而有的實(shí)驗(yàn)室因?yàn)閾?dān)心開(kāi)放共享過(guò)程中儀器損壞，沒(méi)有維修基金或維修基金少，儀器壞了無(wú)法維修，所以只能把先進(jìn)、貴重的大型儀器當(dāng)神一樣供著。有些實(shí)驗(yàn)室雖然能夠?qū)崿F(xiàn)開(kāi)放共享，但先進(jìn)的大型儀器主要用于科研服務(wù)，相對(duì)小型儀器才對(duì)學(xué)生開(kāi)放，開(kāi)放程度不夠，受益人數(shù)較少[6]。

檔案及配件管理不規(guī)范 大型設(shè)備的檔案是非常珍貴的技術(shù)資源，為儀器正確使用、功能開(kāi)發(fā)、維修保養(yǎng)等提供保證；設(shè)備配件價(jià)值昂貴，是設(shè)備良好運(yùn)行的保障。目前，很多大型設(shè)備技術(shù)檔案不健全，配件管理不善，常出現(xiàn)儀器說(shuō)明書、安裝光盤、配件等丟失情況，影響儀器的維修、保養(yǎng)和正常運(yùn)行。

3 解決對(duì)策

策略性的設(shè)備采購(gòu) 設(shè)備采購(gòu)前要充分調(diào)研同類儀器在校內(nèi)外的分布情況及各研究課題組的使用要求，準(zhǔn)確分析購(gòu)置的必要性和效益預(yù)測(cè)及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估[7]。切實(shí)做好設(shè)備采購(gòu)前后的監(jiān)督檢查工作，力爭(zhēng)提高資金的投資效益，努力提高設(shè)備的使用率[8]。為此，采取以下策略。

一是統(tǒng)籌規(guī)劃。以學(xué)院為單位，在充分考慮全?，F(xiàn)有大型設(shè)備基礎(chǔ)上，組織相關(guān)專家制訂出學(xué)院整體設(shè)備配置規(guī)劃，將教學(xué)、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、科研課題組、公共技術(shù)平臺(tái)等統(tǒng)籌起來(lái)一起規(guī)劃，避免重復(fù)購(gòu)置。

二是分步實(shí)施。按照配置規(guī)劃，組織學(xué)院相關(guān)專家根據(jù)教學(xué)與科研需求，論證設(shè)備功能、配置；組織教師對(duì)國(guó)內(nèi)外設(shè)備調(diào)研、設(shè)備廠家講解、商務(wù)洽談等，全面了解各產(chǎn)品的型號(hào)規(guī)格、技術(shù)指標(biāo)、儀器的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，策略性的全方位考察設(shè)備的使用壽命、最佳運(yùn)行周期、配件消耗費(fèi)用、售后服務(wù)質(zhì)量和保修年限等情況，增強(qiáng)設(shè)備采購(gòu)的客觀認(rèn)識(shí)和寬廣視角。

三是嚴(yán)把招標(biāo)、驗(yàn)收關(guān)?？茖W(xué)撰寫標(biāo)書是能否買到需要設(shè)備與服務(wù)的前提，在標(biāo)書技術(shù)指標(biāo)、功能、配置及服務(wù)設(shè)計(jì)時(shí)，依據(jù)前期調(diào)研相關(guān)制造商設(shè)備情況，既要容納三家以上技術(shù)指標(biāo)，又要設(shè)下重要指標(biāo)，使任何商家都能看到既像自己的產(chǎn)品又不像自己的產(chǎn)品，以便商家價(jià)格、服務(wù)相互競(jìng)爭(zhēng)。驗(yàn)收時(shí)，要三人以上嚴(yán)格按合同條款、配置、配件、技術(shù)文件等進(jìn)行驗(yàn)收，避免商家偷梁換柱。這樣，既保證了購(gòu)買的設(shè)備能夠滿足教學(xué)和科研所需，杜絕鋪張浪費(fèi)，又避免了設(shè)備重復(fù)購(gòu)置，提高了共享意識(shí)。

層次化的技術(shù)培訓(xùn) 嚴(yán)格的管理制度和精湛的操作技能是延長(zhǎng)大型儀器使用壽命和發(fā)揮其最大效益的前提。設(shè)備安裝時(shí)，設(shè)備操作人員應(yīng)該詳細(xì)了解安裝程序和維護(hù)保養(yǎng)的注意事項(xiàng)，特別要熟練掌握儀器耗材的裝卸方法[9]。舉辦內(nèi)部大型儀器使用經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，促進(jìn)大型儀器使用經(jīng)驗(yàn)的交流。

儀器安裝測(cè)試完成后，將工程師的技術(shù)培訓(xùn)分為三階段完成。

首先，采用互動(dòng)講座的方式，全面介紹儀器的功能和實(shí)驗(yàn)案例，再通過(guò)上機(jī)操作的方式詳細(xì)講述硬件組成和軟件的使用及基礎(chǔ)的實(shí)驗(yàn)操作。

然后，在使用將近3個(gè)月后，再邀請(qǐng)技術(shù)工程師做第二次深度培訓(xùn)，對(duì)使用人員提出的問(wèn)題進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)答疑，講解儀器較難理解和技術(shù)較難操作的部分。

最后，在儀器使用熟練后，邀請(qǐng)技術(shù)工程師對(duì)儀器的功能開(kāi)發(fā)、技術(shù)升級(jí)和前沿技術(shù)應(yīng)用等進(jìn)行培訓(xùn)，充分發(fā)揮大型貴重儀器設(shè)備的作用。同時(shí)，鼓勵(lì)與支持教師和專業(yè)技術(shù)人員參加儀器生產(chǎn)廠家舉辦的培訓(xùn)班和研修班，接受專業(yè)的儀器使用與維護(hù)技能培訓(xùn)，定期舉辦學(xué)院內(nèi)部大型儀器使用經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，提高設(shè)備使用技術(shù)與管理水平。

科學(xué)化的開(kāi)放運(yùn)行 為了提高儀器設(shè)備的使用效率，合理配置優(yōu)質(zhì)資源，提升教學(xué)與科研水平，吉林大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院于2011年建立生命科學(xué)公共技術(shù)共享平臺(tái)，依據(jù)基因組學(xué)、蛋白質(zhì)組學(xué)、細(xì)胞和影像分析學(xué)及藥物篩選學(xué)等研究領(lǐng)域，將全院70多臺(tái)大型儀器設(shè)備進(jìn)行科學(xué)化的分類管理。根據(jù)學(xué)院的具體情況，制定“儀器開(kāi)放使用預(yù)約辦法”“儀器開(kāi)放使用規(guī)程”和“儀器開(kāi)放使用損壞賠償制度”等規(guī)章制度。所有的大型儀器設(shè)備均面向校內(nèi)外的全體師生及社會(huì)開(kāi)放。開(kāi)放式管理模式不僅提高了儀器設(shè)備使用的效率，而且能夠更好地了解當(dāng)前技術(shù)前沿，促進(jìn)校內(nèi)外的學(xué)術(shù)交流和人才培養(yǎng)，緊跟科學(xué)技術(shù)發(fā)展的新步伐，逐漸形成“全方位、高水平、高層次”的開(kāi)放運(yùn)行目標(biāo)。

為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)大型儀器的“規(guī)范化、高效性、服務(wù)型”的管理模式，開(kāi)發(fā)應(yīng)用大型設(shè)備“網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)”，使用者在平臺(tái)上可查詢?cè)O(shè)備相關(guān)技術(shù)信息、在線使用預(yù)約、自主選擇實(shí)驗(yàn)時(shí)間、查看費(fèi)用結(jié)算和測(cè)試數(shù)據(jù)傳輸?shù)?。該信息系統(tǒng)還設(shè)置了實(shí)驗(yàn)交流板塊，使用者可隨時(shí)與儀器工程師或研究人員交流實(shí)驗(yàn)時(shí)遇到的問(wèn)題及新的實(shí)驗(yàn)想法，有利于拓寬實(shí)驗(yàn)思路，開(kāi)展創(chuàng)新實(shí)驗(yàn)研究?？茖W(xué)化的開(kāi)放運(yùn)行模式不僅提高了大型貴重儀器的使用效率，而且多方面拓寬了實(shí)驗(yàn)資源，提高了教學(xué)和科研水平。

規(guī)范化的檔案及配件管理 完整規(guī)范的設(shè)備檔案是大型儀器的“生命線”，是設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)的有力保障，是儀器設(shè)備管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是衡量?jī)x器使用效率的基礎(chǔ)[10]。隨機(jī)文件管理、配件管理要與設(shè)備管理相結(jié)合。大型儀器的檔案管理分為硬件管理和軟件管理兩部分。

1）硬件管理主要包括儀器的所有配件和日常維護(hù)用品。為此，建立專門的大型儀器配件庫(kù)，每臺(tái)儀器設(shè)有獨(dú)立的配件檔案柜，由專人負(fù)責(zé)整理、編號(hào)、歸檔和借還登記。

2）軟件管理包括電子檔案和紙質(zhì)版檔案。除了每臺(tái)儀器的系統(tǒng)安裝光盤、軟件安裝光盤、電子版說(shuō)明書及常見(jiàn)故障維修保養(yǎng)知識(shí)等外，對(duì)于設(shè)備承接項(xiàng)目、測(cè)試結(jié)果、取得成果等，都錄入數(shù)據(jù)庫(kù)備存。紙質(zhì)版檔案如儀器驗(yàn)收調(diào)試記錄、產(chǎn)品合格證、操作手冊(cè)、附件清單、生產(chǎn)廠家地址和聯(lián)系電話等進(jìn)行系統(tǒng)編號(hào)，按序放入獨(dú)立檔案盒，制定檔案目錄，詳細(xì)標(biāo)明存檔內(nèi)容，存檔份數(shù)及存檔時(shí)間。另外，還建立了規(guī)范的檔案及配件借用制度，詳細(xì)記錄借用時(shí)間、借用人及歸還時(shí)間。并建立技術(shù)檔案與配件數(shù)據(jù)庫(kù)，隨時(shí)可查詢、統(tǒng)計(jì)各種相關(guān)信息。這樣實(shí)現(xiàn)設(shè)備技術(shù)檔案和配件管理的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，為設(shè)備的高效率運(yùn)轉(zhuǎn)提供保障。

4 結(jié)語(yǔ)

高校大型儀器設(shè)備管理是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，因?yàn)樗苯佑绊懺谌瞬排囵B(yǎng)、科學(xué)研究和社會(huì)服務(wù)中的作用發(fā)揮，直接關(guān)系到高校人才培養(yǎng)質(zhì)量和學(xué)科建設(shè)水平的提升。多年的大型設(shè)備管理實(shí)踐表明，只有進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)、統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)管理，深入開(kāi)展策略性的設(shè)備采購(gòu)、層次化的技術(shù)培訓(xùn)、開(kāi)放式的運(yùn)行和規(guī)范化的配件檔案管理，才能真正實(shí)現(xiàn)大型儀器的開(kāi)放共享，有效地提高大型設(shè)備的使用效益，充分發(fā)揮大型設(shè)備的應(yīng)有作用。同時(shí)，高校大型設(shè)備管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，需要在管理體制、管理機(jī)制、管理模式等方面不斷探索與實(shí)踐，主動(dòng)去適應(yīng)新技術(shù)、新方法的發(fā)展，為人才培養(yǎng)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

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