科技期刊青年編輯提高工作效率的實(shí)踐與思考

[摘要]青年編輯作為科技期刊編輯隊(duì)伍的新生力量，具有專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)扎實(shí)、思維活躍、應(yīng)變能力強(qiáng)等優(yōu)勢(shì)，但由于工作時(shí)間短、經(jīng)驗(yàn)少等原因，青年編輯存在工作效率不高的問(wèn)題。如何發(fā)揮優(yōu)勢(shì)、克服劣勢(shì)，提高工作效率，快速成長(zhǎng)為一名優(yōu)秀的科技期刊編輯，是擺在每個(gè)青年編輯面前的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。本文以《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》編輯部工作為例，依托筆者10年的編輯工作經(jīng)驗(yàn)，從編輯實(shí)務(wù)工作出發(fā)，從重視初審精準(zhǔn)送審、制作規(guī)范化模板、創(chuàng)新編輯加工方式、科學(xué)統(tǒng)籌編務(wù)工作、做好總結(jié)和知識(shí)積累五個(gè)方面闡述青年編輯提高工作效率的具體辦法和實(shí)踐舉措，以期為科技期刊青年編輯提升綜合素質(zhì)和工作能力提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]科技期刊;青年編輯;工作效率;編輯加工

一名優(yōu)秀的科技期刊編輯，既要有相關(guān)學(xué)科的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又要有出版專(zhuān)業(yè)知識(shí);既要掌握數(shù)字化出版知識(shí)，又要熟練運(yùn)用現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)處理技術(shù);還要有良好的協(xié)調(diào)能力和溝通能力[1]。剛?cè)肼毜目萍计诳嗄昃庉?，大多是理、工、農(nóng)、醫(yī)等專(zhuān)業(yè)出身，具有專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)扎實(shí)、思維活躍、應(yīng)變能力強(qiáng)等優(yōu)勢(shì)，但由于其工作時(shí)間短、經(jīng)驗(yàn)少，需要花大量的時(shí)間學(xué)習(xí)編輯出版理論知識(shí)，熟悉出版發(fā)行工作流程，掌握具體的編輯校對(duì)工作方法，并進(jìn)行編輯出版專(zhuān)業(yè)課題的申請(qǐng)和研究，還要不定期地參加專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議，學(xué)會(huì)約稿、組稿，與專(zhuān)家、作者、讀者溝通。同時(shí)，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，多數(shù)科技期刊都在增加期刊頁(yè)數(shù)或提高出版頻率，而很多科技期刊編輯部人員緊張，編輯往往身兼數(shù)職，導(dǎo)致編輯的工作量成倍增加[2]，常處于超負(fù)荷工作狀態(tài)。因此，如何在有限的時(shí)間里發(fā)揮優(yōu)勢(shì)、克服劣勢(shì)，提高工作效率，快速成長(zhǎng)為一名優(yōu)秀的科技期刊編輯，是每個(gè)青年編輯亟須解決的問(wèn)題。

《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》創(chuàng)刊于1990年，是應(yīng)用基礎(chǔ)研究類(lèi)生態(tài)學(xué)科技期刊，在傳播我國(guó)生態(tài)學(xué)創(chuàng)新研究成果、促進(jìn)國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)交流與合作，培養(yǎng)人才及推進(jìn)生態(tài)學(xué)發(fā)展等方面做出了重要貢獻(xiàn)。筆者以《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》編輯部工作實(shí)踐為例，依托筆者10年的編輯工作經(jīng)驗(yàn)，從編輯實(shí)務(wù)工作出發(fā)，詳細(xì)闡述青年編輯提高工作效率的具體辦法和實(shí)踐舉措，以期為科技期刊青年編輯提升綜合素質(zhì)和工作能力提供借鑒。

一、重視初審精準(zhǔn)送審，保證稿件高質(zhì)量

審稿是期刊編輯工作的首要環(huán)節(jié)，審稿效率和質(zhì)量直接影響期刊的論文發(fā)表周期和稿件質(zhì)量，進(jìn)而影響期刊的學(xué)術(shù)質(zhì)量和水平[3]。一些科技期刊編輯每月都會(huì)收到大量來(lái)稿，但絕大部分都需要退稿，最后只采用少部分優(yōu)質(zhì)稿件。例如，《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》的年來(lái)稿量在2000篇左右，年發(fā)文量480篇，退稿率為76%。在初審和送審階段，編輯如果不能快速精準(zhǔn)地識(shí)別優(yōu)質(zhì)稿件及找到對(duì)口的審理專(zhuān)家，無(wú)形中就會(huì)增大后續(xù)工作的難度。因此，重視初審精準(zhǔn)送審對(duì)科技期刊青年編輯提高工作效率起到舉足輕重的作用。

（一）掌握審核技巧，提高初審質(zhì)量與效率

對(duì)審稿專(zhuān)家來(lái)說(shuō)，初審稿件質(zhì)量的提高可以塑造期刊良好的形象，避免占用專(zhuān)家的時(shí)間資源。對(duì)作者而言，初審稿件質(zhì)量的提高可以有更多的時(shí)間進(jìn)行修改?？萍计诳嗄昃庉嬕M量提高初審效率，但不能一味地追求速度，而忽略質(zhì)量。要達(dá)到以上要求，科技期刊青年編輯除了要有較強(qiáng)的責(zé)任心、敏銳的判斷力、扎實(shí)的編輯技能和精湛的學(xué)科專(zhuān)業(yè)水平[4]，還要掌握一些提高初審效率的具體操作方法。

科技期刊編輯要快速閱讀文章題目和摘要，判斷文章內(nèi)容是否符合刊物宗旨，是否屬于刊物的報(bào)道范圍;查看研究方法中的試驗(yàn)時(shí)間，判斷數(shù)據(jù)是否陳舊，是否符合期刊對(duì)文章時(shí)效性的要求。如《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》要求來(lái)稿文章的試驗(yàn)時(shí)間一般不能超過(guò)5年;大體瀏覽文章內(nèi)容，篇幅不可過(guò)長(zhǎng)或過(guò)短。文章過(guò)長(zhǎng)，可能是因?yàn)檎Z(yǔ)言不精練，圖表與正文文字重復(fù);文章過(guò)短，可能是因?yàn)檠芯績(jī)?nèi)容不夠豐富。但隨著科學(xué)的不斷發(fā)展，單篇文章研究的內(nèi)容越來(lái)越豐富，《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》目前刊出的文章平均為9版，而10年前為7版?？萍计诳嗄昃庉嬙诔鯇彆r(shí)，需要審查文章的研究方法是否正確，處理的重復(fù)數(shù)量是否夠多，是否為假重復(fù)，是否有空白對(duì)照等;查看文章結(jié)構(gòu)是否符合刊物的要求，研究項(xiàng)目是否完整，層次是否清晰;判斷研究文章內(nèi)容是否具有創(chuàng)新性，對(duì)可能有內(nèi)容重復(fù)的稿件進(jìn)行查重檢測(cè);要求作者提供查重報(bào)告，可以制作一份《導(dǎo)師/通訊作者確認(rèn)函》（圖1），提高來(lái)稿質(zhì)量，間接地提高初審效率。

（二）遴選審稿專(zhuān)家，精準(zhǔn)送審稿件

對(duì)一篇來(lái)稿，如果科技期刊所選的審稿人不合適，可能會(huì)影響、延誤該稿件的正常審閱，甚至?xí)贸霾磺‘?dāng)?shù)膶徖硪庖?jiàn)，進(jìn)而影響對(duì)稿件的客觀評(píng)價(jià)，嚴(yán)重時(shí)可能會(huì)抹殺一篇好文章或者讓一篇沒(méi)有價(jià)值的文章得到發(fā)表[5]?？萍计诳x擇專(zhuān)業(yè)方向?qū)凇徃逅俣瓤?、水平高的審稿?zhuān)家可以大幅提升審稿效率，縮短文章的刊發(fā)周期。為此，科技期刊編輯需要花時(shí)間和精力遴選審稿專(zhuān)家，對(duì)審稿專(zhuān)家?guī)鞂?shí)施動(dòng)態(tài)管理，將對(duì)提高審稿效率起到事半功倍的效果，具體措施如下。

編輯可以通過(guò)參加行業(yè)會(huì)議、打電話(huà)、發(fā)郵件等方式聯(lián)系專(zhuān)家，不定期地拜訪專(zhuān)家，實(shí)時(shí)關(guān)注高校和科研院所關(guān)于人才、學(xué)科帶頭人、優(yōu)勢(shì)特色學(xué)科的動(dòng)態(tài)新聞，了解相關(guān)專(zhuān)家的最新研究方向或擅長(zhǎng)領(lǐng)域，補(bǔ)充完善外審專(zhuān)家?guī)臁?duì)由于各種原因無(wú)法參與審稿或?qū)徃逍实?、質(zhì)量差的專(zhuān)家，編輯要及時(shí)標(biāo)注，或者將其從審稿專(zhuān)家?guī)熘袆h除。此外，編輯在送審過(guò)程中，不要在短時(shí)間內(nèi)多次邀請(qǐng)同一審稿專(zhuān)家審稿，以免增加專(zhuān)家的工作負(fù)擔(dān)，引起專(zhuān)家反感。專(zhuān)家接受審稿工作后，若未按時(shí)返還稿件，編輯要通過(guò)郵件、電話(huà)、短信、微信等方式了解審理情況，若專(zhuān)家拒審，編輯要及時(shí)更換其他專(zhuān)家審理稿件。

《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》審稿工作采用“編委責(zé)任制”，編輯從原來(lái)的一篇稿件送審2位外審專(zhuān)家，改為一篇稿件選擇一位研究方向?qū)诘呢?zé)任編委，由責(zé)任編委負(fù)責(zé)審理稿件和送審工作。采用編委責(zé)任制后，《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》的審稿速度有了很大提高，拒審率下降。經(jīng)過(guò)審稿編委評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的論文的學(xué)術(shù)質(zhì)量均有所提高。

初審和送審之后，對(duì)質(zhì)量達(dá)不到期刊標(biāo)準(zhǔn)的稿件，編輯一般會(huì)有兩種處理結(jié)果：退稿或退修。若稿件按退稿處理，編輯要將外審專(zhuān)家和編輯部的意見(jiàn)及時(shí)反饋給作者，明確說(shuō)明該文章尚未達(dá)到本刊的發(fā)表要求，建議改投他刊，或建議修改后重投本刊，避免作者因不明緣由致電詢(xún)問(wèn)，給自己增加工作量。對(duì)退修的稿件，編輯也要給作者提供外審意見(jiàn)和編輯部意見(jiàn)。外審意見(jiàn)可以幫助作者修改問(wèn)題，完善文章的具體內(nèi)容;編輯部意見(jiàn)是根據(jù)刊物的刊出要求，對(duì)稿件的格式提出修改要求，編輯可以直接向作者提供論文格式的修改模板。

二、制作規(guī)范化模板，指導(dǎo)作者規(guī)范稿件格式

科技期刊青年編輯工作效率不高的一個(gè)重要原因就是稿件編校效率不高。在實(shí)際工作中，有的青年編輯經(jīng)常會(huì)收到與標(biāo)準(zhǔn)化要求相去甚遠(yuǎn)、不符合期刊出版要求的退修稿件，進(jìn)而在格式修改上花費(fèi)大量時(shí)間。還有的青年編輯因?yàn)榕c作者溝通文章格式問(wèn)題不暢，反復(fù)退修稿件而耽誤很多時(shí)間。因此，青年編輯有必要引導(dǎo)作者掌握科技論文的寫(xiě)作要點(diǎn)，遵循期刊的論文寫(xiě)作規(guī)范。對(duì)此，本文提倡科技期刊青年編輯將“事事親力親為”的保姆式服務(wù)方式，改變?yōu)椤笆谌艘贼~(yú)不如授人以漁”的指導(dǎo)式服務(wù)方式，進(jìn)而提高稿件的編校效率。

《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》由4位編輯承擔(dān)一期近400頁(yè)，一年12期的出版任務(wù)。在這種大工作量的情況下，編輯在加工稿件的過(guò)程中，亟須給作者提供一個(gè)行之有效的論文模板，讓作者修改論文格式。然而，在論文格式加工方面，有的編輯部沒(méi)有制作具體的投稿模板;有的只是在“征稿簡(jiǎn)則”“投稿須知”“稿件要求”“作者須知”等通知中體現(xiàn)一些簡(jiǎn)略的要求[6];有的編輯部通過(guò)投稿須知把論文格式做成要求，但項(xiàng)目過(guò)多，信息分散，作者需大幅度來(lái)回翻屏才能找到所需信息;有的編輯部雖然有投稿模板，但提示信息不全，使作者對(duì)模板厭倦或根本不參照模板，導(dǎo)致文章格式問(wèn)題較多[7]。本文提出的改稿模板，是指每個(gè)編輯針對(duì)自己負(fù)責(zé)編輯加工稿件的研究領(lǐng)域，制作包含常見(jiàn)問(wèn)題的論文模板。具體方法是選擇一篇格式規(guī)范的典型文章，用批注、紅色字體標(biāo)記、高亮顏色等形式說(shuō)明文章格式要求。

例如，編輯可以對(duì)中英文摘要和圖表做出對(duì)應(yīng)的批注;批注說(shuō)明數(shù)據(jù)保留小數(shù)點(diǎn)的位數(shù)，以及對(duì)字體、字號(hào)、斜體、空格的要求;批注說(shuō)明對(duì)公式符號(hào)及圖表格式的要求;用紅色顯示固定語(yǔ)句和數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法;用高亮顏色突出對(duì)全國(guó)地圖的要求，等等。編輯還可以在文末附上各種類(lèi)型參考文獻(xiàn)的范例，并說(shuō)明數(shù)量要求。此外，編輯還可以做一份包含常見(jiàn)政治問(wèn)題的自查模板，同時(shí)發(fā)給作者，提高政治審查質(zhì)量。一份高質(zhì)量的模板可以引導(dǎo)作者按照文章每一部分的要求檢查、修改自己的論文，使論文更加符合出版規(guī)范。這樣，編輯在接下來(lái)的編輯加工階段中也會(huì)心情舒暢，不用浪費(fèi)時(shí)間修改格式，而是重點(diǎn)針對(duì)文章中的專(zhuān)業(yè)問(wèn)題進(jìn)行修改。

三、創(chuàng)新編輯加工方式，提高編輯加工效能

長(zhǎng)時(shí)間坐在電腦前修改電子版稿件，不利于編輯的身體健康，且看電子稿件不容易發(fā)現(xiàn)文章中存在的問(wèn)題。但編輯若在紙質(zhì)稿件上修改，修改完成后還需要將改動(dòng)處謄寫(xiě)到電子版稿件上，給自己增加工作量。為解決以上問(wèn)題，筆者建議科技期刊青年編輯可以先通讀文章的電子版，對(duì)格式問(wèn)題較多，有內(nèi)容需進(jìn)一步修改的稿件，退回作者修改，并對(duì)有問(wèn)題的地方做出批注。對(duì)格式比較規(guī)范、大體內(nèi)容不需改動(dòng)的稿件，編輯可以將其打印出來(lái)，設(shè)置5號(hào)字、1.5倍行距，在紙質(zhì)稿上用紅筆進(jìn)行修改，盡量做到字跡工整、修改符號(hào)清晰。修改完成后，編輯利用掃描或手機(jī)拍照的方式，通過(guò)電子郵件、微信、QQ等方式將圖片傳給作者，請(qǐng)作者利用審閱-修訂模式，根據(jù)紙稿中編輯做出的修改謄寫(xiě)在電子稿上。這種方法允許編輯不依靠電腦，在任何方便的場(chǎng)合都可以對(duì)紙稿進(jìn)行編輯加工。若作者有疑問(wèn)，可以標(biāo)注出來(lái)，與編輯進(jìn)一步溝通。當(dāng)編輯再次拿到修改稿后，通讀全稿，查缺補(bǔ)漏，重點(diǎn)解決作者的存疑之處，這樣可以極大地提高編輯的工作效率和稿件質(zhì)量。

四、學(xué)會(huì)“十指彈琴”，科學(xué)統(tǒng)籌編務(wù)工作

編務(wù)工作即編輯負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)編輯部各方面的運(yùn)作的總稱(chēng)，是編輯工作的重要組成部分。同時(shí)，編務(wù)也是聯(lián)系編輯部與讀者、作者、審稿專(zhuān)家的紐帶。編務(wù)工作包括作者稿費(fèi)和審稿專(zhuān)家審稿費(fèi)的發(fā)放;作者數(shù)據(jù)庫(kù)和審稿專(zhuān)家數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù);收發(fā)電子郵件、接打電話(huà)，解決作者和審稿專(zhuān)家的問(wèn)題;錄用證明的開(kāi)具;期刊檔案、資料的保存;定期將數(shù)據(jù)上傳至各大數(shù)據(jù)庫(kù)及編輯部官網(wǎng)，等等。雖然現(xiàn)在一些期刊出版單位的編務(wù)與編輯工作已經(jīng)分離，不需要編輯再去處理編務(wù)工作，但很多規(guī)模不大的出版單位因?yàn)槿藛T受限，往往由責(zé)任編輯兼職編務(wù)工作。如《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》編輯部只有4名編輯，編輯既要承擔(dān)編校工作，也要承擔(dān)各種編務(wù)工作。由于編務(wù)工作繁雜，責(zé)任編輯在負(fù)責(zé)編校稿件的同時(shí)還要兼顧編務(wù)工作，影響編校效率和質(zhì)量。因此，科技期刊青年編輯要學(xué)會(huì)“十指彈琴”，科學(xué)統(tǒng)籌編務(wù)工作。

（一）善用網(wǎng)站采編系統(tǒng)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，編務(wù)工作的內(nèi)容也在發(fā)生變化，如稿件的登記、催審等環(huán)節(jié)已經(jīng)可以通過(guò)網(wǎng)站采編系統(tǒng)自動(dòng)完成。對(duì)稿件處理進(jìn)程，編輯要明確截止時(shí)間，并公示在投稿系統(tǒng)中，使作者可以隨時(shí)了解稿件的處理情況。編輯還要定期修改完善投稿模板，制定退修模板，把作者和讀者提出的常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)、總結(jié)，制定相應(yīng)的解決方案，做成固定的回復(fù)內(nèi)容，或?qū)⒌湫蛦?wèn)題的回復(fù)公布在網(wǎng)站上，節(jié)省雙方的時(shí)間。相關(guān)人員也可以在編輯部?jī)?nèi)部建立一個(gè)快速響應(yīng)作者訴求的機(jī)制，這樣既可以有效提升服務(wù)作者的工作效率，又可以增加作者黏性[8]。

（二）科學(xué)統(tǒng)籌編務(wù)工作時(shí)間

編輯可以根據(jù)自身的辦公習(xí)慣來(lái)安排工作內(nèi)容，如利用工作效率較高的上午時(shí)間進(jìn)行編校工作，將初審送外審，處理退稿、退修的稿件等工作安排在下午，去印刷廠、郵局、銀行等事務(wù)可以安排在午休飯后的時(shí)間。

（三）制定工作清單，安排工作步驟

編輯可以在下班前制定第二天的工作清單，第二天一早處理完郵件后，補(bǔ)充清單。其可以按照重要又緊急的事情、重要但不緊急的事情、緊急但不重要的事情、不重要又不緊急的事情，有先后順序地完成工作，這樣不容易遺漏工作，零散小活可以利用零散的時(shí)間完成，不用浪費(fèi)時(shí)間。另外，編輯每天要留出彈性時(shí)間，工作不要安排得太飽和，這樣能夠應(yīng)對(duì)突發(fā)的緊急工作。

五、堅(jiān)持勤學(xué)苦練，及時(shí)做好總結(jié)和知識(shí)積累

相對(duì)老編輯，經(jīng)驗(yàn)不足是科技期刊青年編輯最大的弱項(xiàng)。為了彌補(bǔ)這種不足，青年編輯除了培養(yǎng)編輯工作流程上的技能，掌握提高工作效率的竅門(mén)，提高實(shí)務(wù)操作能力，還應(yīng)堅(jiān)持勤學(xué)苦練，不斷探索、積累、沉淀，及時(shí)更新知識(shí)，了解期刊所涉及學(xué)科的發(fā)展動(dòng)態(tài)，突破自己專(zhuān)業(yè)的局限，廣泛吸收新知識(shí)。這樣才能在編輯工作中游刃有余，得心應(yīng)手，實(shí)現(xiàn)工作效率和質(zhì)量的雙提高。

為此，科技期刊青年編輯要不斷地學(xué)習(xí)積累本期刊所需要的科技知識(shí)，堅(jiān)持博覽群書(shū)，經(jīng)常瀏覽各種學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)站、報(bào)紙雜志;要積極參加行業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議，了解行業(yè)發(fā)展的前沿信息，不斷擴(kuò)大專(zhuān)業(yè)知識(shí)面，提高知識(shí)儲(chǔ)備量;要定期參加新聞出版單位和科技期刊編輯學(xué)會(huì)組織的編輯技能培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相關(guān)的政策法規(guī)，關(guān)注新聞出版業(yè)的最新動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解業(yè)內(nèi)發(fā)展現(xiàn)狀，學(xué)習(xí)借鑒優(yōu)秀的編輯同仁的工作經(jīng)驗(yàn)和工作方法;要注重在平時(shí)工作中多方面學(xué)習(xí)、借鑒作者的研究思路和工作成果，多角度分析研究專(zhuān)家的評(píng)審意見(jiàn)和審稿技巧。

同時(shí)，青年編輯還要養(yǎng)成及時(shí)記錄、積累的好習(xí)慣，把編輯加工稿件過(guò)程中遇到的新名詞、新知識(shí)記錄下來(lái);把自己的所學(xué)、所思、所悟記錄下來(lái)，梳理成自己的經(jīng)驗(yàn)方法;把瀏覽、閱讀的有關(guān)書(shū)籍、文章的出處記錄下來(lái)，以便在需要時(shí)查找、核對(duì);還要把經(jīng)常用到的一些網(wǎng)站收藏下來(lái)。如專(zhuān)業(yè)中英文詞匯的翻譯可以查詢(xún)CNKI翻譯助手;植物拉丁學(xué)名可以查詢(xún)中國(guó)植物志網(wǎng)站;動(dòng)物拉丁學(xué)名可以通過(guò)中國(guó)生物多樣性信息交換所的動(dòng)物名稱(chēng)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún);微生物拉丁學(xué)名可以通過(guò)中國(guó)科學(xué)院微生物所得微生物物種編目數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún);地圖的審核可以利用國(guó)家地理信息公共服務(wù)平臺(tái)“天地圖”的“地圖服務(wù)”和自然資源部網(wǎng)站“標(biāo)準(zhǔn)地圖服務(wù)”等。久而久之，這樣既能提高自己的寫(xiě)作能力和科研水平，也能實(shí)現(xiàn)在與作者感同身受的基礎(chǔ)上更好地完成編輯加工和服務(wù)保障工作。

六、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今，隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和科技期刊不斷發(fā)展的要求，科技期刊青年編輯只有提高工作效率，才能爭(zhēng)取出更多的自由時(shí)間，激發(fā)自身的潛能，使工作煥發(fā)活力。

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