電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的可行性探討

摘要：常州市住房公積金管理中心將結(jié)合“放管服”改革深化、推進線下業(yè)務(wù)“無紙化”受理建設(shè)，按照上級部門有關(guān)電子檔案的管理要求，加快推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，為深度利用檔案數(shù)據(jù)、提升住房公積金業(yè)務(wù)受理效率、打造“智慧公積金”平臺發(fā)揮更大作用。

關(guān)鍵詞：住房公積金;電子檔案;管理信息系統(tǒng)

中圖分類號：F293 文獻標識碼：A

文章編號：1001-9138-（2021）07-0060-64 收稿日期：2021-06-15

住房公積金制度30年的飛速發(fā)展，使其在構(gòu)建住房消費體系和住房保障體系中發(fā)揮了重要作用，同時，也對檔案管理提出了新要求，即海量業(yè)務(wù)檔案需要系統(tǒng)管理、線上業(yè)務(wù)產(chǎn)生的電子文件需要安全管理、線下業(yè)務(wù)“無紙化”受理需要規(guī)范管理。當前，住建部就住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理提出征求意見，江蘇省住建廳對住房公積金業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)提出明確要求，規(guī)范、科學、有效的住房公積金業(yè)務(wù)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)恰逢其時、正當其時。常州市住房公積金管理中心結(jié)合線下業(yè)務(wù)“無紙化”受理建設(shè)，積極謀劃住房公積金業(yè)務(wù)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，確保電子檔案真實、有效、完整、可用和安全。

1 住房公積金業(yè)務(wù)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)實需求

1.1 住房公積金海量的業(yè)務(wù)檔案需要系統(tǒng)管理

1991年，上海市在學習和借鑒新加坡中央公積金制度的經(jīng)驗基礎(chǔ)上，結(jié)合我國住房改革的實際情況，探索實行了住房公積金制度。次年，住房公積金制度在全國各地漸次推行實施。在制度實施的30年歷程中，住房公積金的建繳人群從以機關(guān)事業(yè)單位、國有企業(yè)職工為主，到目前覆蓋外資、私營、社會團體等各類企事業(yè)單位職工，部分城市還覆蓋了個體工商戶及其雇員、自由職業(yè)者等靈活就業(yè)人群。在住房公積金的使用上，也從最初的支持保障房建設(shè)，到現(xiàn)在以支持繳存職工住房消費和城市住房保障建設(shè)為主。在30年的發(fā)展中，住房公積金制度已然成為我國住房消費體系和住房保障體系中的重要內(nèi)容之一，“依靠住房公積金實現(xiàn)‘住房夢”的觀念已深入人心，為社會大眾所共識。

在住房公積金制度快速發(fā)展的帶動下，住房公積金業(yè)務(wù)檔案在種類上不斷細化、增多，數(shù)量上呈現(xiàn)指數(shù)級增長態(tài)勢，由此帶來了諸多新問題、新要求。比如，新增的業(yè)務(wù)檔案對檔案庫房的建設(shè)，在庫房容量、規(guī)范化管理等方面提出更高要求，進一步增加了檔案管理的成本支出;檔案管理員的工作量大大加重，既增加了檔案管理的人力成本，又易增加管理出錯的概率，等等。如何更加系統(tǒng)、經(jīng)濟、科學地管理業(yè)務(wù)檔案，已成為當前各個住房公積金管理中心亟需解決的問題。

1.2 住房公積金線上業(yè)務(wù)需要安全管理

進入新時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展進入快車道，“互聯(lián)網(wǎng)+”思維越來越被大眾認可和接納?！皵?shù)據(jù)多跑腿、群眾少跑路”，“放管服”改革對“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”提出了明確要求。住房公積金服務(wù)作為政務(wù)服務(wù)的一項重要內(nèi)容，“互聯(lián)網(wǎng)+公積金服務(wù)”也就成為了行業(yè)發(fā)展的必然要求。

受此影響，各地住房公積金管理中心積極貫徹落實“放管服”改革要求，按照住建部推動建立網(wǎng)上服務(wù)廳、12329服務(wù)熱線、手機短信平臺、網(wǎng)點服務(wù)的“四位一體”的服務(wù)體系標準，在優(yōu)化線上服務(wù)流程的基礎(chǔ)上，大力推進住房公積金線上服務(wù)建設(shè)，實現(xiàn)住房公積金業(yè)務(wù)線上“不見面”辦理。近年來，住房公積金線上服務(wù)的替代率大幅提升，很多城市的線上服務(wù)量已超過線下辦理量，比如，江蘇省無錫市住房公積金“不見面”歸集率達98.93%，個人業(yè)務(wù)“不見面”辦理率達94%，極大地方便了人民群眾辦理住房公積金業(yè)務(wù)。但是，由于缺乏統(tǒng)一的住房公積金線上業(yè)務(wù)材料歸檔標準，很多住房公積金管理中心只能將線上業(yè)務(wù)產(chǎn)生的電子文件暫存于服務(wù)器上，不能及時有效地進行整理歸檔。這樣的管理模式不僅易造成線上業(yè)務(wù)缺乏完整有效的檔案材料，而且會由于未按照檔案規(guī)范要求管理，電子文件存在很大的安全隱患。

1.3 住房公積金業(yè)務(wù)線下“無紙化”受理需求規(guī)范管理

近年來，隨著政府部門間的信息共享建設(shè)深入推進，部門間的共享數(shù)據(jù)種類、數(shù)量都極大豐富，這些共享數(shù)據(jù)將大大減少住房公積金業(yè)務(wù)辦理時所需的佐證材料。同時，加上高拍儀等電子影像采集技術(shù)的廣泛使用，原先需要提供的材料復印件大部分都可以取消，繳存職工只需提供一張本人身份證，即可辦理多種住房公積金業(yè)務(wù)。以江蘇省常州市為例，目前該市住房公積金管理中心已與公安、民政、社保、不動產(chǎn)登記等部門，以及13家主要商業(yè)銀行實現(xiàn)了信息共享，職工在辦理住房公積金業(yè)務(wù)時已不需要提供任何復印件，業(yè)務(wù)辦理的佐證材料大幅減少。比如，以往辦理租房提取住房公積金業(yè)務(wù)時，需要提供租房合同、租房發(fā)票等材料，現(xiàn)在只需要繳存職工提供本人身份證和一張本人銀行借記卡就能辦理，提取資金最快可在三分鐘之內(nèi)到達指定賬戶。

信息共享讓住房公積金柜面業(yè)務(wù)“無紙化”受理成為了現(xiàn)實，但“無紙化”并不意味著就是“無檔案”?！盁o紙化”只是將原前紙質(zhì)的實體檔案電子化、數(shù)字化，相關(guān)材料仍然需要整理歸檔，以便今后能隨時調(diào)閱使用等。因此，在推進住房公積金業(yè)務(wù)“無紙化”受理建設(shè)中，電子檔案的規(guī)范管理仍然不可或缺。

2 住房公積金業(yè)務(wù)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的常州構(gòu)想

2.1 進行存量檔案掃描，夯實電子檔案管理基礎(chǔ)

電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的首要目的，就是要通過利用信息化技術(shù)，科學、有效、規(guī)范地管理檔案，切實解決快速增長的檔案與檔案庫房建設(shè)的突出矛盾問題。顯然，通過對存量檔案的數(shù)字化、實現(xiàn)增量檔案的電子化，推動檔案由紙質(zhì)、電子雙軌運行向電子單軌運行轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案管理的“雙套制”向“單套制”轉(zhuǎn)變，是解決這一矛盾的重要方法。

電子檔案的產(chǎn)生是伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展而來的，掃描存量檔案是建設(shè)電子檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)工作。全國各大城市的住房公積金制度普遍是在上世紀90年代初期建立的，距今已有近30年的時間，產(chǎn)生的各類檔案數(shù)以萬計。存量檔案的掃描是一項較為龐大的工作，不僅掃描數(shù)量多，而且由于存放時間長，掃描的質(zhì)量要求也較高。因此，在進行存量檔案掃描時需要把握幾個原則：一是準確完整，這是首要的也是最基本要求;二是精簡有效，對于必要的、具有重要歷史價值的檔案要“必掃”，對于保存價值不高、有其他檔案可以旁證佐證的可“選擇性掃”。

常州市住房公積金管理中心在2017年啟動了存量檔案的集中掃描工作。掃描選取中，由于貸款檔案與繳存職工的關(guān)系密切，調(diào)用率高，因此對全部個人貸款檔案（不含已還清貸款檔案）進行了掃描;個人提取業(yè)務(wù)由于在2004年以前主要由繳存單位代辦，且調(diào)用率相對不高，考慮掃描的檔案總量和成本核算，最終確定對2007年以后，至2013年新的住房公積金信息系統(tǒng)上線期間的提取材料進行掃描。當年，集中掃描基本結(jié)束，共計掃描檔案11.42萬件、319.23萬頁。此后，又對剩余檔案和必要材料進行了掃描，目前所有存量檔案已基本完成掃描。

2.2 圍繞檔案生命周期特點，實現(xiàn)檔案全周期監(jiān)管

電子檔案是以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)，這一點是區(qū)別于傳統(tǒng)實物檔案的本質(zhì)特點，但這并不意味著電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理有根本性區(qū)別。在某種程度上，傳統(tǒng)檔案管理的規(guī)范標準和管理要求，應(yīng)當適用于電子檔案的管理，電子檔案管理信息系統(tǒng)主要是將傳統(tǒng)檔案的管理模式按照數(shù)字化、信息化的特點，轉(zhuǎn)接移植到數(shù)字化環(huán)境中。因此，在電子檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，仍然需要遵循檔案生命周期的特點，進行全周期監(jiān)管，確保檔案真實、有效、完整、可用和安全。

首先，要科學準確地界定業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍和標準。要根據(jù)住房公積金業(yè)務(wù)的辦理流程，按照電子文件的產(chǎn)生、整理、歸檔等過程，合理界定歸檔范圍和標準。在這一點上，完全可以借鑒和參考傳統(tǒng)住房公積金業(yè)務(wù)歸檔的操作，通過電子技術(shù)對歸檔范圍和標準進行細化明確。歸檔范圍要盡可能涵蓋住房公積金全業(yè)務(wù)、全流程，歸檔標準要盡可能詳盡，具有較高的可操作性，同時，在信息系統(tǒng)開發(fā)時還應(yīng)預(yù)留歸檔范圍和標準的自定義權(quán)限，為因業(yè)務(wù)發(fā)展產(chǎn)生的新歸檔材料留足空間。其次，要充分利用信息技術(shù)保證檔案的真實完整性。電子檔案雖然是以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)，但在法律效力上必須與傳統(tǒng)實體檔案一致。因此，在電子文件形成電子檔案時，應(yīng)通過電子留痕的方式和電子印章技術(shù)，確保電子檔案的完整可靠，同時，還必須依靠必要的加密技術(shù)，如時間戳、數(shù)據(jù)封裝等技術(shù)，防止檔案被篡改，以確保電子檔案的法律效力。再次，要強化預(yù)警稽核保證電子檔案安全。一方面，要按照傳統(tǒng)檔案鑒定銷毀的規(guī)范要求，對超過保管期限的檔案進行預(yù)警提示，由檔案鑒定領(lǐng)導小組甄別確認后處置。如鑒定為續(xù)存檔案的，重新劃分保管期限;如鑒定為銷毀檔案的，則進入銷毀流程，并對銷毀流程進行自動跟蹤和完整記錄。另一方面，在電子檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)中，還應(yīng)加強檔案數(shù)據(jù)的備份。既要注重日常的日志管理，定期和實時備份相結(jié)合，還要加強系統(tǒng)的容災(zāi)性能提升，如采用遠程異地的方式備份，或與有數(shù)據(jù)安全備份資質(zhì)的第三方合作進行備份，以確保檔案數(shù)據(jù)的絕對安全。

2.3 深度開發(fā)利用檔案，實現(xiàn)檔案價值最大化

檔案利用是檔案建設(shè)的一項重要內(nèi)容。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案的利用具有調(diào)閱便利和深度開發(fā)利用兩大突出優(yōu)勢。因此，在建設(shè)住房公積金電子檔案信息管理系統(tǒng)時，要依托信息技術(shù)優(yōu)勢，充分挖掘電子檔案的利用優(yōu)勢，實現(xiàn)價值最大化。

在調(diào)閱便利方面，可通過建設(shè)“虛擬庫房”的方式，將實體檔案的存放點與“虛擬庫房”一一對應(yīng)，方便檔案管理人員能夠快速準確定位和查找;要根據(jù)崗位職責和檔案使用對象的需求，合理分配調(diào)閱和管理權(quán)限，方便使用者能最快獲取自身所需的檔案。在深度開發(fā)方面，要發(fā)揮電子檔案相互關(guān)聯(lián)的特點，實行“一戶式查詢”，即輸入關(guān)鍵信息就能一并查詢該信息下所有關(guān)聯(lián)檔案，方便檔案利用;對一些常用檔案材料實行復用調(diào)取，提高檔案的利用率，從而提高業(yè)務(wù)辦理效率。比如，繳存職工在首次辦理住房公積金時提供的本人身份證號碼、個人住房公積金賬號等信息，在該職工今后辦理的各項住房公積金業(yè)務(wù)中，都可反復調(diào)用。復用調(diào)取既能減少重復材料歸檔造成的冗余檔案，又能加快柜面業(yè)務(wù)的辦理效率。

3 結(jié)語

2020年年底，江蘇省住建廳聯(lián)合江蘇省檔案局、江蘇省檔案館下發(fā)《關(guān)于印發(fā)〈江蘇省住房公積金檔案管理暫行辦法〉的通知》（蘇建金〔2020〕228號），明確要求各住房公積金管理中心“建設(shè)電子檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案存量數(shù)字化、增量電子化、歸檔在線化、利用網(wǎng)絡(luò)化、管理系統(tǒng)化”“應(yīng)當加強檔案信息化建設(shè)”。2021年4月，住建部就《住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理標準》向全國各城市住房公積金管理中心征求意見，其中在“信息化建設(shè)”一章中對電子檔案管理信息系統(tǒng)的基本功能、檔案數(shù)字化、安全管理等方面，都進行了明確要求。

可以說，住房公積金業(yè)務(wù)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)既恰逢其時，也正當其時。常州市住房公積金管理中心將結(jié)合“放管服”改革深化、推進線下業(yè)務(wù)“無紙化”受理建設(shè)，按照上級部門有關(guān)電子檔案的管理要求，加快推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，為深度利用檔案數(shù)據(jù)、提升住房公積金業(yè)務(wù)受理效率、打造“智慧公積金”平臺發(fā)揮更大作用。

參考文獻：

1.馮惠玲.走向單軌制電子文件管理.檔案學研究.2019.01

2.劉貞伶.電子檔案法律證據(jù)價值的維護研究.檔案建設(shè).2020.01

作者簡介：周翔，常州市住房公積金管理中心辦公室副主任、檔案室主任。