論創(chuàng)新引領(lǐng)檔案室檔案工作高質(zhì)量發(fā)展

摘 要：創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動力，以信息化為核心的檔案現(xiàn)代化的今天，檔案工作創(chuàng)新顯得尤為關(guān)鍵?，F(xiàn)以新時代檔案室檔案工作新特征與挑戰(zhàn)為背景，以創(chuàng)新引領(lǐng)檔案室檔案工作高質(zhì)量發(fā)展需要著力解決的問題為導(dǎo)向，以中共廣西區(qū)委黨校 廣西行政學(xué)院檔案工作實踐為基礎(chǔ)，提出四點創(chuàng)新做法，分別以創(chuàng)新工作載體、創(chuàng)新工作方式、創(chuàng)新工作思路以及創(chuàng)新“專業(yè)思維”理論輸出為切入點，介紹我校（院）檔案工作創(chuàng)新路徑。旨在提高檔案工作效率，實現(xiàn)檔案工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的作用，達(dá)到為中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)的目的。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新;檔案工作;高質(zhì)量;發(fā)展

創(chuàng)新發(fā)展位于五大發(fā)展理念之首，處于核心地位，重點解決發(fā)展動力問題。抓住了創(chuàng)新，就抓住了發(fā)展的“牛鼻子”。新時代檔案室檔案工作要高質(zhì)量發(fā)展，必須讓創(chuàng)新發(fā)展貫穿檔案工作的全過程各方面，面對百年未有之大變局，以創(chuàng)新作為發(fā)展的驅(qū)動力，檔案室檔案工作必定大有作為。我校（院）檔案室在檔案工作創(chuàng)新方面進(jìn)行了積極探索，并取得了良好成效，如2010～2019年連續(xù)10年獲得檔案工作優(yōu)秀單位;檔案室榮獲廣西壯族自治區(qū)2012～2018年檔案系統(tǒng)集體二等功等。本文以新時代檔案室檔案工作新特征與挑戰(zhàn)為背景，聚焦檔案工作方式方法創(chuàng)新，為更多檔案室提供參考。

一、新時代檔案室檔案工作新特征與挑戰(zhàn)

新時代檔案工作隨著檔案數(shù)量劇增、種類增加、標(biāo)準(zhǔn)出臺、規(guī)范提高，“海量數(shù)據(jù)信息資源的收集、歸檔、存儲、管理、開發(fā)利用對檔案工作是一個全面的、全新的挑戰(zhàn)”，展現(xiàn)出新的特征。

1.檔案室檔案工作主要矛盾發(fā)生了新變化

黨的十九大報告明確指出：中國特色社會主義進(jìn)入新時代，我國社會主要矛盾已經(jīng)轉(zhuǎn)化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾。與我國社會主要矛盾相對應(yīng)，檔案室工作的主要矛盾逐步展現(xiàn)出業(yè)務(wù)部門的美好利用需求與室藏不平衡不充分發(fā)展之間的矛盾。其主要存在的問題在于檔案收集難、數(shù)字化選擇不平衡、檔案檢索不智能、檔案審批程序繁多，服務(wù)方式被動等。

2. 檔案室檔案管理對象新增四類檔案

國家檔案局制定的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第二十三條規(guī)定：機(jī)關(guān)檔案包括業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案。這就意味著檔案室在對檔案的形成與收集、整理與歸檔、保管與保護(hù)、鑒定與銷毀、利用與開發(fā)、統(tǒng)計與移交等工作都要增加相應(yīng)的工作內(nèi)容和任務(wù)，這對檔案人員的專業(yè)思維、業(yè)務(wù)素質(zhì)以及學(xué)習(xí)能力都有了更高要求，倒逼檔案人員轉(zhuǎn)變工作模式、工作流程以及工作思路。

3.電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力

“互聯(lián)網(wǎng)+”改變各行各業(yè)，OA辦公系統(tǒng)普遍運(yùn)用，加之落實“存量數(shù)字化、增量電子化”信息化戰(zhàn)略，傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作基礎(chǔ)已逐步夯實，電子檔案于2020年6月20日納入新《檔案法》，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，《會計檔案管理辦法》第八條“單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案”。電子文件如何轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，以何種格式、處置方式、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、操作步驟以及如何利用等成為檔案室需要首要面對的新問題。

4.檔案信息化建設(shè)納入新檔案法

新《檔案法》專門增設(shè)了第五章檔案信息化建設(shè)，明確各級人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。如何推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，如何與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接，如何對電子檔案進(jìn)行檢測、備份、利用等工作將成為檔案信息化建設(shè)所面臨的新課題。

二、以創(chuàng)新引領(lǐng)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展著力解決的問題

隨著巡視工作的各項抽查，專項工作的輪番檢查以及業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)翻查需要，檔案利用越來越頻繁，檔案利用者對檔案需求逐步變?yōu)椤叭枨蟆保础皩?nèi)容要求要更準(zhǔn)確更多樣，對調(diào)檔要求更迅速更便捷，對服務(wù)要求更主動更專業(yè)”。如何滿足利用者的“三更需求”將成為創(chuàng)新要著力解決的問題。

1.著力解決部門檔案的收集難問題

檔案收集工作是檔案管理的第一個環(huán)節(jié)，亦是源頭，是檔案鑒定、整理、編目、保管、統(tǒng)計、利用和編研工作的前提和基礎(chǔ)。面對新矛盾、新問題，尤其是在信息化建設(shè)中，電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)要充分考慮辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的充分銜接，在傳統(tǒng)載體檔案與電子檔案收集上尋求創(chuàng)新，可以促使室藏檔案的齊全完整、豐富多樣，更便于檔案利用的需求。

2.著力解決管理系統(tǒng)的功能性問題

檔案管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)著檔案管理的八個環(huán)節(jié)，直接影響著檔案利用，其功能強(qiáng)弱直接決定了檔案管理效率，然而檔案管理系統(tǒng)升級和成本維護(hù)、與OA辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)兼容等新問題層出不窮，以創(chuàng)新思路解決檔案管理系統(tǒng)功能升級，將會大大提高檔案管理水平，還能產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益。

3.著力解決檔案室的被動服務(wù)問題

檔案利用工作是檔案工作的中心任務(wù)，是實現(xiàn)檔案工作目的的主要手段，然而被動服務(wù)一直以來成為檔案室服務(wù)常態(tài)，通過創(chuàng)新服務(wù)方式來實現(xiàn)由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，才能更好提高檔案服務(wù)質(zhì)量和充分發(fā)揮檔案價值，才能真正讓檔案“活”起來，讓歷史說話。

4.著力解決檔案管理員的能力問題

任何一項工作都是由人來完成的，檔案員的檔案政治素養(yǎng)、職業(yè)道德、專業(yè)知識以及業(yè)務(wù)技能都直接影響檔案工作的全過程各方面，通過創(chuàng)新工作思路提高檔案管理員的能力，才能使檔案員在檔案工作中游刃有余，才能推動檔案工作各項發(fā)展，才能提供更好更優(yōu)良的服務(wù)。

三、檔案室檔案工作創(chuàng)新實踐

我校（院）室藏檔案共10743卷又64353件，檔案起止時間為1950～2019年，上架排列長度約1000米，數(shù)字化成果約130萬頁。主要由黨群類、行政類、外事類、教學(xué)類、科研類、出版類、基建類、會計類、實物類、聲像類（照片類、錄音錄像類）等10類檔案構(gòu)成。檔案工作實踐證明，領(lǐng)導(dǎo)決策、工作參考、編史修志、舉辦展覽、科學(xué)研究、學(xué)員人事檔案補(bǔ)充以及巡視檢查、專項檢查等對檔案的利用需求越來越多，檔案工作發(fā)揮著越來越重要的作用。

檔案利用的新需求，檔案管理對象的新增加，檔案整理方式的新要求以及檔案信息化建設(shè)面臨的新情況，都需要檔案室工作進(jìn)一步創(chuàng)新。如何“創(chuàng)新管理模式，助力檔案工作轉(zhuǎn)型升級”，在認(rèn)真學(xué)習(xí)關(guān)于“創(chuàng)新”重要論述和對檔案工作要“走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化”的根本遵循的基礎(chǔ)上，我校（院）檔案工作以“創(chuàng)新”為靈魂，從唯物辯證法的“對立統(tǒng)一規(guī)律、質(zhì)量互變規(guī)律、否定之否定規(guī)律”三個基本規(guī)律出發(fā)，注重課題和調(diào)查研究，以問題為導(dǎo)向，找到突破口，闖出新路子。

1.創(chuàng)新工作方式，采用通報刺激、強(qiáng)制登記以及細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)，依法治檔解決檔案收集難問題

對于傳統(tǒng)載體檔案與電子檔案的收集，都需要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善制度，明確標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，操作步驟、流程以及加強(qiáng)時間控制。

（1）通報刺激，增強(qiáng)檔案意識

為增強(qiáng)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案員以及工作人員對檔案工作的重視，增強(qiáng)校（院）檔案意識，對檔案移交工作進(jìn)行通報，并適時列入我校（院）委督查內(nèi)容之一。檔案移交通報分四個步驟：一是在檔案收集通知發(fā)出前對上一年檔案工作進(jìn)行通報;二是在檔案收集通知中，加入通報提醒內(nèi)容;三是在檔案催交通知中，明確不按規(guī)定移交將會被通報批評;四是在檔案通報中，再次提醒部門查漏補(bǔ)缺，將應(yīng)歸檔案補(bǔ)交歸檔。

（2）強(qiáng)制登記，注重前端控制

運(yùn)用了文件的“前端控制”思想，施行在機(jī)要科和24個業(yè)務(wù)部門的預(yù)歸檔登記制度。強(qiáng)制各部門文件經(jīng)辦人員在使用校（院）公章和部門公章前進(jìn)行預(yù)歸檔登記，由檔案室編制《文件材料預(yù)歸檔登記表》，內(nèi)容包含序號、文號、題名、頁數(shù)、日期、經(jīng)辦人、移交日期等，明確規(guī)定經(jīng)辦人不歸檔留存文件的不予蓋章，并將預(yù)歸檔登記表一并列入檔案移交清單的附件，作為檔案收集齊全完整的依據(jù)，保障所有正式文件和合同的及時歸檔。

（3）細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)，完善收集制度

一是分別編制校（院）和24個部門《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，明晰我校（院）及各部門應(yīng)歸檔文件和保管期限、元數(shù)據(jù)等內(nèi)容;二是明確移交標(biāo)準(zhǔn)，要求部門指定專人負(fù)責(zé)，提交檔案和移交清單，認(rèn)真自查齊全完整程度，執(zhí)行雙方分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案員簽字手續(xù)，保障所有業(yè)務(wù)部門檔案及時歸檔。

2.創(chuàng)新工作載體，以信息技術(shù)為手段，通過檔案管理系統(tǒng)功能升級、檔案編目程序研發(fā)提高服務(wù)水平和工作效能

保持檔案管理系統(tǒng)功能升級的持續(xù)性。陸續(xù)結(jié)合檔案工作實際訂制多項個性功能，逐步探索電子檔案的形成、采集和歸檔。如檔案功能分類由固定式轉(zhuǎn)自動式，解決了檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性問題，系統(tǒng)還可以根據(jù)檔案編目、鑒定銷毀、統(tǒng)計等不同需求，自由切換復(fù)合式的檔案分類排序，使得檔案條目數(shù)據(jù)可以自動跳轉(zhuǎn)到管理需要所設(shè)定的分類法中;訂制了“總檢索”模塊，運(yùn)用關(guān)鍵詞+空格+關(guān)鍵詞+……的輸入習(xí)慣進(jìn)行定位查詢功能;訂制檔案目錄數(shù)據(jù)的“電”“移”“電移”的醒目標(biāo)識以及檔案自動統(tǒng)計等。

強(qiáng)化檔案編目的自主研發(fā)和應(yīng)用。如在原有收集慣例基礎(chǔ)上，尤其是OA系統(tǒng)的檔案條目數(shù)據(jù)采集和接收上，運(yùn)用程序研發(fā)進(jìn)行檔案智能分類、檔號自動編制、自動著錄、自動統(tǒng)計等。再基于Excel，運(yùn)用 VBA程序開發(fā)，研發(fā)了校（院）各門類檔案編目智能生成工具，實現(xiàn)“秒殺”的檔案自動著錄功能，提高N倍工作效率，減輕了專兼職檔案員工作任務(wù)。

推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)的設(shè)計和部署。以問題為導(dǎo)向，通過課題研究探討突出問題，通過調(diào)查研究提升工作能力。對校（院）數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)行了初步探索、設(shè)計、溝通、部署;在電子檔案歸檔方面，以“嵌入式”和“開發(fā)式”兩種模式分步驟部署實施，逐步探索電子文件的收集、歸檔以及利用方式方法。

3.創(chuàng)新服務(wù)方式，運(yùn)用“專業(yè)思維”探索檔案理論的輸出方式，為各項工作服務(wù)

（1）服務(wù)方式：轉(zhuǎn)“一對一”為“多對多”

手填式的查借閱利用手續(xù)一直是檔案利用傳統(tǒng)做法，但是隨著查檔的人次、件次增多，工作效率和便捷程度越來越低，已經(jīng)無法滿足檔案利用的速度和多向利用的需求。如何讓利用者滿意，減掉繁瑣的登記手續(xù)呢？如何勇于擔(dān)當(dāng)，把“活”攬過來，讓利用者只經(jīng)歷簽字這個環(huán)節(jié)就能解決問題？我們采取以電子表格為數(shù)據(jù)源，電子表格與Word 表格的“郵件合并”功能，減掉利用者繁瑣的登記手續(xù)，也同時解決了檔案利用統(tǒng)計問題，由“一對一”轉(zhuǎn)為“多對多”服務(wù)。

（2）服務(wù)方向：轉(zhuǎn)被動為主動

千磨萬擊還堅勁，任爾東西南北風(fēng)。檔案員不僅僅關(guān)注自己的一畝三分地，還主動作為、敢于擔(dān)當(dāng)，深度挖掘檔案理論的輸出，從檔案整理思維出發(fā)，參與校（院）迎評迎檢工作，如設(shè)計整理完成全國文明單位創(chuàng)建、復(fù)查工作以及全國行政學(xué)院的督查工作材料征集和整理;參與完成巡視組材料整理和歸檔工作。組建多個團(tuán)隊，完成檔案編研任務(wù)，明確分工，如編制《全宗介紹》《檔案利用效果匯編》《專題文件匯編》《大事記》《組織機(jī)構(gòu)沿革》《校史資料展覽》《地方志》《史料》以及各類《畫冊》《作品展覽》等成果，為校（院）教學(xué)、科研、咨詢、管理等工作服務(wù)。

4.創(chuàng)新工作思路，以流程為主線，制訂分類方案、工作步驟、時間控制、業(yè)務(wù)細(xì)則等，提高檔案員工作能力

檔案管理流程與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是做好檔案管理工作的關(guān)鍵和依據(jù)，“深入調(diào)研、科學(xué)制定”是我校（院）檔案創(chuàng)新工作的花與果，梳理檔案管理流程可以使專兼檔案員在檔案管理中有據(jù)可依、得心應(yīng)手。我校（院）陸續(xù)編制了《檔案分類方案》《各門類檔案整理細(xì)則》《八環(huán)節(jié)工作步驟》《檔案工作流程與時間控制》等，檔案工作思路的定式提高了檔案員的工作熟練度和精準(zhǔn)度，激發(fā)了檔案員的工作創(chuàng)新能力。

遵從檔案工作流程管理，團(tuán)結(jié)合作、任務(wù)互換、相互討論、相互提高，尤其注意體力腦力相結(jié)合方式。表現(xiàn)形式貫徹檔案工作八個環(huán)節(jié)，如檔案收集時，主要包括清點、核對、統(tǒng)計、審核、抽查、登記等，收集流程管理：1人清點核對、1人統(tǒng)計審核、1人抽查登記，每一批次輪番往復(fù)，合作完成;檔案分類整理時，主要包括分類、組件、打碼、分類、排序、編號、著錄、裝盒、著錄、裝盒、上架等。分類整理流程管理：2人鑒定，其余2～3人流水線式完成;檔案統(tǒng)計時，配合統(tǒng)計檔案實體和系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性等。合作可以使檔案員之間產(chǎn)生交流，從而不那么單調(diào)、重復(fù)和孤寂，給檔案員一種心理慰藉，增強(qiáng)檔案工作凝聚力和創(chuàng)新力。

四、結(jié)語

檔案室是各機(jī)關(guān)（包括團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是國家檔案工作體系中基層的檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。以創(chuàng)新為檔案工作引領(lǐng)，切實推動檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。如檔案收集和服務(wù)方式的創(chuàng)新，保證了檔案的應(yīng)歸盡歸;檔案管理系統(tǒng)的不斷升級，為黨校數(shù)字檔案室建設(shè)奠定了基礎(chǔ);檔案編目工具的研發(fā)和應(yīng)用，減輕專兼職檔案員的工作量，無縫連接檔案室和業(yè)務(wù)部門，避免重復(fù)工作，產(chǎn)生了一定的經(jīng)濟(jì)效益等。因此滿足了檔案利用者快速、高效的調(diào)檔需求，促進(jìn)了黨校教研咨一體化建設(shè)，發(fā)揮了服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的作用，充分發(fā)揮了檔案工作的基礎(chǔ)性支撐性作用。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：中共廣西區(qū)委黨校 廣西行政學(xué)院）

基金項目：2019年度中共廣西區(qū)委黨校（廣西行政學(xué)院）校（院）級課題《新時代檔案室檔案工作創(chuàng)新研究》（2019QN12）-青年項目階段性成果

作者簡介：常蘭會（1982-），女，漢族，山東冠縣人，碩士研究生，講師，中級職稱，研究方向：檔案學(xué)理論與實踐