淺談會計檔案管理中存在的問題與解決措施

摘 要：近年來，隨著人民群眾對于健康關注程度的不斷提升，我國醫(yī)院的發(fā)展規(guī)模不斷擴大。因此，為了進一步實現對于醫(yī)院財務信息的合理掌握與有效管控，醫(yī)院應積極做好對會計檔案管理工作的有效關注。研究人員表示，作為醫(yī)院日常工作中重要的組成環(huán)節(jié)之一，會計檔案具有較強的經濟價值，總的來看，通過相關管理工作的開展與落實，醫(yī)院可以有效實現對于財務情況的充分理解與合理認識，對于資金的科學應用與發(fā)展戰(zhàn)略的合理制訂具有重要的指導意義。然而，就目前而言，我國醫(yī)院在會計檔案管理工作中仍存在一定不足，從而限制了會計檔案管理工作水平的進一步提升與優(yōu)化。針對這一問題，財務工作者應積極做好會計檔案管理工作的反思，同時制訂相應的解決措施，以便為檔案管理水平的提升奠定基礎。

關鍵詞：會計檔案;管理工作;主要問題;工作要點;解決措施

在醫(yī)院日常管理工作中，作為重要的管理內容之一，會計檔案管理工作的開展與落實對于醫(yī)院工作的發(fā)展具有重要影響。然而，相關研究顯示，現階段在醫(yī)院檔案管理工作中，由于受到各種因素影響，部分醫(yī)院的會計檔案管理工作水平相對偏低，從而不利于實現檔案信息管理工作需求的有效滿足?；诖?，醫(yī)院往往難以實現對于資金情況的充分了解與認識，對于后續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的制訂造成了不良影響。針對這一問題，研究人員表示，在醫(yī)療改革不斷深化的同時，財務工作人員應積極加強對會計檔案管理工作重要性的合理認識，從而依據實際情況進行檔案管理工作的反思并制訂相應的優(yōu)化措施，以便進一步推動醫(yī)院會計檔案管理工作綜合水平的提升。

一、會計檔案管理工作的主要內容與現實意義

作為醫(yī)院發(fā)展過程中重要的數據信息資料，會計檔案管理工作設計的內容涵蓋醫(yī)院工作的各個方面，基于此，相關工作具有較強的復雜性，繼而對檔案管理人員的專業(yè)能力具有較高要求?？偟膩砜矗罁嚓P管理辦法規(guī)定，可以將會計檔案管理工作涉及的內容分為會計憑證、會計賬簿、財務報告、電算化會計檔案以及其他等五個主要類型。其中，涉及的細化品類包括原始憑證、匯總憑證、記賬憑證、各類賬目、會計報表、財務報表、銀行對賬單、檔案移交清冊以及各類會計信息數據庫的記錄等內容。對于醫(yī)院而言，相關檔案信息往往對于醫(yī)院發(fā)展與戰(zhàn)略決策的制訂與調整具有至關重要的指導意義，因此為了進一步推動醫(yī)院的良性發(fā)展，在日常工作中，應積極做好對于相關檔案信息管理工作的合理關注。

二、當前我國會計檔案管理工作中存在的主要問題

1.會計人員專業(yè)素養(yǎng)相對較為薄弱，阻礙了會計檔案管理內容的落實

作為醫(yī)院會計檔案管理工作的主要實施者，會計工作人員的專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)往往對檔案管理工作的質量具有重要影響。在這一問題上，大量研究表明，目前部分醫(yī)院對于財務工作人員的準入門檻相對較低，從而導致財務工作人員隊伍綜合素質相對弱化。其中，部分會計檔案管理人員并未有效實現對于財務管理工作專業(yè)知識的系統(tǒng)學習?；诖耍嚓P會計檔案管理工作人員往往難以有效依據相關知識進行檔案管理工作的合理開展與落實，從而不利于檔案管理工作質量的合理保障，對會計檔案管理水平的有效提升造成了極為不利影響。從醫(yī)院檔案工作角度來看，由于這一問題的存在，醫(yī)院會計檔案管理綜合水平相對較為薄弱，對會計檔案管理工作的發(fā)展造成了極為不利的影響。

2.會計檔案管理技術水平相對偏低，限制了會計檔案管理效率的提升

相關數據顯示，目前在醫(yī)院會計檔案管理工作開展過程中，我國部分醫(yī)院所應用的管理技術相對較為落后。在日常管理工作中，醫(yī)院會計檔案管理工作人員往往難以實現檔案管理工作效率的提升與優(yōu)化，從而導致檔案信息數據更新存在滯后問題，不利于檔案管理水平的有效提升與合理發(fā)展，對于醫(yī)院會計檔案管理工作綜合質量的提升造成了極為不利的影響。與此同時，大量研究表明，一方面由于管理技術存在一定滯后性，相關管理人員往往難以有效實現對檔案數據信息的合理查詢與有效更新，不利于管理工作綜合質量的合理完善，對于管理工作水平的提升造成了極為不利的影響;另一方面在傳統(tǒng)人工檔案管理模式下，檔案管理工作往往會受到檔案管理工作人員個人精力與主觀情感等多種因素的影響與限制，從而導致管理工作存在一定的局限性。從全局角度來看，這一問題的存在往往會對檔案管理工作的能力造成一定影響。目前，隨著我國醫(yī)院的不斷發(fā)展，檔案數據量逐漸增加，因此，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式往往已經無法實現現階段我國醫(yī)院財務檔案管理需求的合理滿足。

3.會計檔案管理工作制度尚不完善，影響了會計檔案管理工作的執(zhí)行

從工作制度的角度分析，在醫(yī)院會計檔案管理工作開展過程中，完備的管理工作制度是維系檔案管理工作質量的重要保障。然而，目前在醫(yī)院財務檔案管理工作開展過程中，部分醫(yī)院并未有效實現對于相關檔案管理工作制度的合理制訂與有效落實。基于此，在會計檔案管理工作開展過程中，相關財務工作人員往往難以有效實現與各個部門之間的合理交流與協作，進而不利于檔案管理工作需求的合理滿足，從而對醫(yī)院會計檔案管理工作綜合水平的提升造成了極為不利的影響。與此同時，由于管理制度缺失，財務工作者的職權往往難以得到合理的明確。由于這一問題的存在，相關財務工作人員在對會計檔案進行管控的同時往往難以得到其他部門的協助，從而對醫(yī)院會計檔案管理工作的合理執(zhí)行造成了不良影響與阻礙。例如，在檔案裝訂、登記、借閱以及歸還等環(huán)節(jié)中，由于相關管理制度缺失，檔案管理工作人員往往難以實現對于相關工作的有效執(zhí)行，繼而造成了醫(yī)院會計檔案管理能力弱化，對于醫(yī)院管理工作綜合質量的提升造成了極為不利的影響。

4.會計檔案管理工作缺乏合理監(jiān)管，不利于會計檔案管理問題的糾正

從發(fā)展角度來看，研究人員指出，在醫(yī)院會計檔案管理工作開展＼過程中，良好的監(jiān)管隊伍是確保管理工作得以有效開展與落實的重要基礎。然而，就目前而言，在會計檔案管理工作中，大量醫(yī)院并未有效實現對于會計檔案管理工作的合理關注?；诖?，醫(yī)院在日常工作中并未有效實現會計檔案管理工作監(jiān)管隊伍的創(chuàng)建，從而不利于會計檔案管理工作監(jiān)管力度的提升與優(yōu)化，對于相關檔案管理水平的合理提升造成了極為不利的影響。經過大量數據分析，研究人員指出，由于監(jiān)管隊伍缺失，在醫(yī)院會計檔案管理工作中，相關管理問題往往難以得到及時發(fā)現與合理糾正，從而導致檔案管理工作的隱患相對較多，進而對醫(yī)院會計檔案管理綜合水平的提升造成了極為不利的影響。對于會計檔案管理工作人員而言，由于比日常工作量相對較大，多數管理工作人員往往難以實現對于檔案信息的有效更正與及時查閱，從而不利于相關問題的合理解決，因此，大量問題出現了積聚現象，從而對醫(yī)院后續(xù)戰(zhàn)略方針制訂造成了極為不利的影響，不利于醫(yī)院經濟發(fā)展水平的全面提升與業(yè)務能力的有效優(yōu)化。

三、優(yōu)化會計檔案管理工作綜合質量的相關措施

1.合理開展會計人員培訓工作，有效建立高素質會計人才隊伍

從會計檔案管理工作人員的角度分析，為了有效實現醫(yī)院會計檔案管理工作綜合水平的提升與優(yōu)化，醫(yī)院應積極做好對于相關工作人員的能力培養(yǎng)，從而為工作人員綜合素養(yǎng)的提升奠定堅實的基礎與保障。在這一問題上，相關研究表明，通過定期組織會計檔案管理人員進行知識技能培訓，醫(yī)院可以幫助相關工作人員進一步實現對于會計檔案管理工作知識的充分理解與認知，對于管理工作人員綜合素養(yǎng)與專業(yè)能力的提升具有良好的推動價值。與此同時，在培訓工作開展過程中，相關管理人員可以進一步實現對于自身工作職責的合理明確，對于工作人員工作積極性的培養(yǎng)調動具有良好的促進意義，有利于確保會計檔案管理工作人員在管理工作開展的同時積極做好自身主觀能動性發(fā)揮，以便為管理工作的落實奠定堅實基礎。例如，在對醫(yī)療設備采購數據信息進行統(tǒng)計的過程中，通過對于專業(yè)知識的學習，相關會計檔案管理工作人員可以依據專業(yè)知識對財務數據進行合理統(tǒng)計與整理，從而實現財務檔案報表的制作與完善，對于管理工作綜合能力的提升與優(yōu)化具有良好的促進意義。

2.積極引入先進管理技術，強化會計檔案管理效率

總的來看，針對現階段我國醫(yī)院會計管理檔案技術水平相對較為薄弱的問題，為了有效實現檔案管理工作效率的提升與優(yōu)化，相關財務管理工作者應積極做好對于先進技術的合理學習與探索，從而有效實現我國會計檔案管理工作綜合質量的提升與優(yōu)化，以便為相關工作的合理開展與有效落實奠定堅實的基礎與保障。在這一問題上，通過大量實踐，研究人員表示通過信息技術的合理應用，財務管理工作人員可以進一步實現會計檔案管理系統(tǒng)的建立與完善，從而利用信息技術實現對于檔案信息數據的合理更新，以便確保檔案信息數據更新效率的提升與優(yōu)化，對于醫(yī)院會計檔案管理工作綜合水平的提升具有良好的促進意義。大量數據顯示，與傳統(tǒng)的人工會計檔案管理工作模式相比，通過信息技術的合理應用，有利于實現檔案管理工作效率的進一步提升與優(yōu)化，對于檔案信息數據的及時更新與相關計算結果準確性的保障具有良好價值。

3.有效完善會計檔案管理制度，保障檔案管理工作的切實開展

在管理制度問題方面，研究人員表示，為了進一步實現醫(yī)院會計檔案管理工作綜合水平的提升與優(yōu)化，醫(yī)院在日常工作中應結合相關工作實際進一步實現對于會計檔案管理工作制度的制訂與完善，從而為醫(yī)院會計檔案管理工作綜合水平的提升與優(yōu)化奠定堅實的基礎與保障。相關調查顯示，通過管理制度的輔助，會計檔案管理工作人員在日常工作開展過程中可以進一步實現自身職權與義務的明確，從而有效實現與醫(yī)院其他部門之間的合理溝通，對于會計檔案管理工作人員有效實現相關數據信息的采集具有良好的推動作用。在這一問題上，一方面通過管理制度的制訂與完善，會計檔案管理工作人員可以進一步明確自身的管理工作任務，從而定期對相關檔案信息進行分析與整理，對于管理工作水平的提升與改良具有良好的促進意義;另一方面通過相關制度的完善，管理工作人員可以進一步實現對于醫(yī)院會計檔案管理工作內容的合理細化與有效落實，從而避免了個人主觀性在醫(yī)院會計檔案管理工作中所造成的不利影響，對于檔案管理工作綜合質量的提升與完善具有良好的促進意義。

4.推動檔案管理監(jiān)督工作開展，確保檔案管理體系的動態(tài)優(yōu)化

從發(fā)展的角度來看，為了進一步實現醫(yī)院會計檔案管理工作水平的提升與優(yōu)化，在日常工作中，院方應積極加強對于會計檔案管理工作的合理重視，從而結合醫(yī)院實際情況進行會計檔案管理工作監(jiān)管隊伍的建立與完善，以便確保檔案管理與檔案管理監(jiān)管二者的同時開展，從而實現檔案管理工作的雙重保障，為檔案管理工作綜合水平的提升與優(yōu)化提供強勁的助力。針對這一問題，大量數據顯示，通過會計檔案管理工作監(jiān)管隊伍的建立與完善，相關工作人員可以定期對醫(yī)院會計檔案管理工作的開展情況進行合理分析，從而實現管理工作綜合質量的合理保障，對于管理工作水平的提升具有良好的促進意義。通過相關監(jiān)管隊伍的建立，管理工作人員可以更好地實現對于醫(yī)院會計檔案管理工作中潛在問題的合理認識與理性分析，對于管理工作綜合能力的提升與改良具有良好的促進意義，有利于實現醫(yī)院會計檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展與優(yōu)化，對于醫(yī)院領導者更好的實現對于院方資金情況的認識具有良好的輔助意義，從而為醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的制訂與完善提供科學性指導。

四、結語

目前，在日常經營管理工作中，由于受到傳統(tǒng)經營管理理念的影響，我國部分醫(yī)院將日常管理工作的重點放在了醫(yī)療技術研發(fā)與醫(yī)療成本管控問題上，而對于會計檔案管理工作的重視程度相對較為匱乏。因此，部分醫(yī)院在會計檔案管理工作人員招募時，并未有效實現對于人員能力要求的合理制訂，從而對財務會計檔案管理水平的提升造成了極為不利的影響。與此同時，在技術與制度方面，醫(yī)院所應用的相關內容具有一定的滯后性，從而不利于醫(yī)院會計檔案管理工作需求的合理滿足。面對這一問題，為了進一步實現醫(yī)院會計檔案管理能力的強化，醫(yī)院應從工作人員、管理技術、管理制度以及監(jiān)管工作等多個角度入手，積極做好對于檔案管理工作的合理調整與改良，以便為醫(yī)院會計檔案管理工作綜合質量的提升與優(yōu)化奠定良好基礎。

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（作者單位：廣西南寧市第五人民醫(yī)院）

作者簡介：莫藝娟 （1973-），女，壯族，廣西南寧人，館員，大學本科，研究方向：檔案管理