基層行政事業(yè)單位財務檔案信息化策略淺探

摘 要：信息時代背景下，檔案信息化是檔案管理的必然趨勢。本文以基層行政事業(yè)單位為例，從財務檔案信息化的重要性、現(xiàn)狀及存在問題等方面入手予以逐一探究，并提出解決策略及可行性路徑，以期供廣大同人參考借鑒。

關鍵詞：基層行政事業(yè)單位;財務管理;檔案信息化;策略

檔案信息化建設是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程?，F(xiàn)階段，行政事業(yè)單位財務管理信息化進程出現(xiàn)了受重視程度不足、檔案管理系統(tǒng)滯后、會計人員專業(yè)素質(zhì)不高等諸多問題，成為提升行政事業(yè)單位財務管理效能的一大瓶頸，亟待破解?；诖耍疚尼槍@些問題進行分析，并提出相應的策略及可行性路徑，僅供參考。

一、行政事業(yè)單位財務檔案的作用及特點

從行政事業(yè)單位的性質(zhì)來說，行政事業(yè)單位大部分是由國家成立的（也有小部分是其他社會組織成立），主要為社會提供服務，承擔國家有關的事業(yè)任務。在現(xiàn)代社會的發(fā)展中行政事業(yè)單位有著不可替換的作用，它推動著社會的發(fā)展。財務管理不僅是行政事業(yè)單位的核心內(nèi)容，而且還是公共服務質(zhì)量的決定性因素。從各自的特點可以看出，兩者的地位和特點有聯(lián)系也存在一定的區(qū)別。

從財務檔案管理的職能來說，財務管理是基于單位行使職能過程中客觀存在的財務活動和財務關系而產(chǎn)生的，是行政事業(yè)單位組織財務活動、處理與各方面財務關系的一項經(jīng)濟管理工作。行政事業(yè)單位財務管理具備“以預算管理為起點和重點”“資金大多由國家提供、具有無償性”等特點;而財務信息化檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲存的財務核算的專業(yè)材料，是記載和體現(xiàn)經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史材料和證據(jù)，它包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子核算材料等。

二、行政事業(yè)單位財務檔案信息化的作用

1.制度效用

財務檔案信息化是完善財務管理體系的主要工作，是行政事業(yè)單位制度建設的重要抓手，更是實現(xiàn)行政事業(yè)單位維護社會秩序、為社會提供公益服務的有力保障。

2.管理效用

通過將票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案后，除了便于攜帶、傳輸及使用外，還能夠更好地適應信息時代對財務檔案的客觀需求，實現(xiàn)財務檔案信息資源共享、網(wǎng)絡化查閱等，提高工作效能和服務質(zhì)量。

3.資源效用

實現(xiàn)財務檔案的信息化，能有效整合財務資源，提高管理科學化、集約化、精細化水平，并推動財務管理參與全域、全局管理。

三、行政事業(yè)單位財務檔案信息化存在的主要問題

1.領導重視不夠

由于行政事業(yè)單位的領導在思想意識層面上帶有的局限性，將財務信息化建設視為可有可無的一項工作，沒有為財務檔案信息化營造一個健康發(fā)展的環(huán)境，導致無法深入推進財務信息化建設等工作。

2.工作重點缺乏

由于缺乏全局統(tǒng)籌及資源綜合使用的管理能力，行政事業(yè)單位的管理呈現(xiàn)盲目性和機械化，規(guī)劃不長遠，工作沒重點，直接導致在具體的財務管理過程中重復出現(xiàn)一些低級問題，缺乏科學管理及發(fā)展理念，財務檔案的信息化更是無從談起。

3.風控機制不全

在財務管理工作開展過程中總會存在一定的風險，而財務風險的特點是貫穿全過程、隨時會發(fā)生、后果很嚴重，建立并落實嚴格的管控措施是解決這一問題的最好良方。而建章立制主要在人，在于人的主體意識的重視、全局關注及現(xiàn)實執(zhí)行，由于人的疏忽、制度的缺失、財務管理的高風險特性、資金管理工作的困難程度等因素，直接影響了財務檔案信息化進程。

4.人員素質(zhì)不高

行政事業(yè)單位的人員相對穩(wěn)定，工作變動性不大，工作人員普遍存在主動學習積極性不高，創(chuàng)新意識薄弱等突出問題。對于會計人員來說，除了年齡老化、財會知識儲備不足，以及觀念陳舊，缺乏財務風險意識、理財觀念等外，還存在信息化能力不足，綜合素質(zhì)有待進一步提升。

四、行政事業(yè)單位財務檔案信息化問題對策分析

1.要完善制度

首先，要建章立制，落實主體責任，為財務檔案信息化建設提供制度保障;其次，要全面分析財務檔案信息化需求，明確基層行政事業(yè)單位具體工作目標及現(xiàn)狀，并制定出臺詳盡檔案信息化工作計劃;第三，要成立工作專班，由分管領導牽頭、并指定專門人員具體負責，將財務檔案信息化工作與全局工作有機結(jié)合起來，齊抓共管，確保落實。

2.要突出重點

要統(tǒng)籌規(guī)劃，大膽嘗試，用好用活有限資源，全面提升財務管理水平。例如，可以通過檔案信息化在會計崗位設置、全面預算管理應用、全面預算管理體系構建等細分領域的應用，重點發(fā)力，發(fā)揮財務檔案信息化優(yōu)勢，強化財務管理效能，提升財務管理體系層次。

3.要防控風險

財務檔案信息化過程存在兩大風險：一是財務管理過程中的自有風險，可以通過明確財務風控權責管理、全面分析財務風險管控狀況、成立財務風控小組、定期開展財務風險點排查等方式，有效管控和遏制財務風險;二是信息化過程中的網(wǎng)絡風險及檔案信息化系統(tǒng)風險，要通過安全的財務軟件及成熟的檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范使用予以實現(xiàn);三是人為操作的風險，可以通過強化制度約束及信息化專業(yè)能力培訓等方法，予以解決和規(guī)避。

4.要培訓人才

財務檔案信息化的最終目的是能更好為社會提供優(yōu)質(zhì)服務，為此急需做好信息化的專業(yè)化人才培訓工作：一是人才引進。建議引進既懂財務、又懂計算機知識的高學歷、高技能人才;二是加強人員培訓。可以通過組織財務管理人員參加檔案信息化繼續(xù)教育，及時掌握最新的財會知識及檔案信息化相關知識，為檔案信息化提供人才儲備。三是定員定崗式培訓。除了要求財務人員強化終身學習意識、積極參加檔案信息化方面的培訓之外，還要結(jié)合財務管理崗位特點，予以定員定崗式的精準培訓，確保能守得住崗位，做得好工作。如：要通過培訓，讓財務人員熟練掌握檔案管理系統(tǒng)業(yè)務流程，尤其是人員應用端（即在職員工端）與管理人員端的應用流程，系統(tǒng)中的多個關鍵功能模塊功能及對應文本，以下展示員工端主要的用例，含有登錄、檔案借閱申請、檔案借閱、檔案歸還、借閱退回通知、下載檔案文檔、接收系統(tǒng)通知，涵蓋了員工從登錄系統(tǒng)到進行檔案借閱的整個流程（如圖1：在職員工端總用例圖）。

此外，還要重點把好“三關”：

一是“管理”關。主要分為數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲及數(shù)據(jù)使用三個層次。數(shù)據(jù)采集方面，主要是通過一手資料或現(xiàn)場采集、網(wǎng)絡傳輸?shù)确绞?，提供給各級單位、部門及人員處理、使用;數(shù)據(jù)存儲方面，由于財務業(yè)務頻繁、信息量太大，單憑人工處理難以為繼，通過財務管理信息化系統(tǒng)的科學、高效、智能化處理，可以達到事半功倍效果，大大提高工作效率;數(shù)據(jù)使用方面，實行信息資源全局匹配、即時調(diào)用等“去中心化 ”數(shù)據(jù)共享及使用方案，提高財務信息及數(shù)據(jù)的資源效用。

二是把好“系統(tǒng)”關。軟件使用方面：目前本省市行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理系統(tǒng)主要采用統(tǒng)一的財政票據(jù)電子化管理系統(tǒng)，（如圖2：票據(jù)軟件升級前的界面）。

經(jīng)系統(tǒng)升級后，系統(tǒng)更加科學、合理（如圖3：票據(jù)軟件升級后的界面），主要變化：

新舊軟件整合方便報表。

資產(chǎn)卡片調(diào)撥、流轉(zhuǎn)有記錄，方便資產(chǎn)管理，做到賬面、資產(chǎn)卡片、實物相符。

有利于導出實時數(shù)據(jù)，為自建檔案信息數(shù)據(jù)庫提供極大便利。

同時，福建省非稅收入和財政票據(jù)綜合管理系統(tǒng)的使用也大大提高了財務管理工作效率，為實現(xiàn)財務檔案的信息化提供強有力的數(shù)據(jù)支撐，主要有三個方面優(yōu)勢：

（1）淘汰紙質(zhì)票據(jù)，采用電子化票據(jù)，直接申領，簡化工作環(huán)節(jié)。

（2）方便繳費人員，采用網(wǎng)上支付，網(wǎng)上查收票據(jù)。

（3）操作簡單，形成電子檔案，便于永久保存。

系統(tǒng)使用方面：財務檔案信息系統(tǒng)主要分為檔案上傳管理、檔案借閱管理、檔案導出、檔案歸還查詢、員工信息管理、操作日志管理、系統(tǒng)配置、角色管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復等十個功能模塊。主要實現(xiàn)的功能是將重要文件、信息直接錄入或轉(zhuǎn)換錄入檔案數(shù)據(jù)庫，減少檔案人員的重復勞動，并確保檔案信息的規(guī)整和安全;同時，可以通過網(wǎng)絡傳輸、系統(tǒng)調(diào)用及查詢等功能模塊發(fā)揮財務檔案信息資源的利用空間，實現(xiàn)財務檔案由“靜態(tài)”管理到“動態(tài)”應用的跨越。

如：系統(tǒng)的總體設計要確保界面友好、數(shù)據(jù)安全、便捷高效（如圖4：財務管理檔案信息化系統(tǒng)整體流程圖）;員工、維護人員用戶登錄模塊，應該明確人員使用范圍（財務檔案管理系統(tǒng)員工端）、級別（員工級別）、主要參與者（在職員工）、前置條件（賬號信息已錄入在職員工名單）等關鍵要素（如圖5：財務管理檔案信息化系統(tǒng)用戶、維護人員登錄模塊例圖）。

三是把好“應用”關。在實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎上，還要做好財務管理軟件數(shù)據(jù)與財務檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接及數(shù)據(jù)應用等工作，并結(jié)合單位實際，自主建立標準制度、原始憑證、會計賬簿、工作資料等個性化數(shù)據(jù)庫，并通過標準執(zhí)行、規(guī)范使用等方式，做好檔案信息的修正、拷貝、重置及糾錯等具體工作，確保整個財務檔案信息化系統(tǒng)為財務管理插上飛翔的翅膀。

結(jié)語

概言之，財務檔案信息化建設是適應新時代需求的客觀需求，也是推進財務管理的有效途徑，只有從制度、管理、應用及人才等方面予以全面規(guī)范及保障，才能發(fā)揮信息化的巨大優(yōu)勢與動能，促進財務管理向更科學、更規(guī)范、更安全、更高效的高層級服務水平邁進。

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（作者單位：福建省大田生態(tài)環(huán)境局）

作者簡介： 張曉妹（1972-），女，漢族，福建省大田縣人，大專，文秘資料員，技師，研究方向：財務檔案管理