《檔案服務外包工作規(guī)范第2部分：檔案數字化服務》（DA/T 68.2-2020）解讀

國測

摘要：國家檔案局頒布的《檔案服務外包工作規(guī)范第2部分：檔案數字化服務》（DA/T 68.2-2020）作為一部檔案行業(yè)標準，對于檔案服務外包中的檔案數字化服務進行了規(guī)范說明，有利于檔案數字化外包服務向職業(yè)化、標準化、規(guī)范化發(fā)展，也有利于檔案事業(yè)在信息化時代中全數字化管理的實現(xiàn)。文章對其內容進行了解析，就其內容表述、安全條款、評價體系方面的不足提出了建議。

關鍵詞：檔案外包服務 檔案數字化 檔案行業(yè)標準

Abstract：As an archives industry standard， Speci？ fications on the Work of Archives Service Outsourc？ ing -- Part 2 ： Archives Digitization Service （DA/T 68.2-2020） promulgated by National Archives Admin？ istration of China normatively describes the archives digitization service in archives service outsourcing， which is conducive to developing archives service outsourcing service into professionalism， standardiza？ tion and normalization and is also conducive to achiev？ ing fully-digitalized management of archives cause in information age. Its contents are analyzed and the corresponding suggestions are provided for the short？ age in contents statement， insurance clause and eval？ uation system.

Keywords：Archives Service Outsourcing； Ar？ chives Digitization； Archives industry standard.

《檔案服務外包工作規(guī)范第2部分：檔案數字化服務》（DA/T 68.2-2020）（以下簡稱《規(guī)范》），于2020年5月18日與《檔案服務外包工作規(guī)范第1部分：總則》（DA/ T 68.1-2020）（以下簡稱《總則》）和《檔案服務外包工作規(guī)范第3部分：檔案管理咨詢服務》（DA/T 68.3-2020）一同發(fā)布，并于2020年6月1日起正式實施。作為行業(yè)標準，對目前主流的檔案寄存、檔案數字化、檔案整理、檔案管理咨詢、檔案開發(fā)利用、檔案銷毀等外包服務，做出了指導規(guī)范，讓檔案外包服務向標準化管理更近了一步。本文將就《規(guī)范》這一專門針對檔案數字化外包服務的標準，從意義、主要內容解析、改進建議這三方面進行解讀。

一、《規(guī)范》制定的意義

檔案數字化服務，一直是企業(yè)事業(yè)單位、各級組織在檔案服務外包工作中不敢輕易開展的工作。究其原因，一方面，檔案天然的具有一定保密屬性，對于外包的數字化服務，通常的態(tài)度是寧愿不數字化，也堅決不能面臨泄露風險。另一方面，檔案數字化的外包服務機構，因沒有標準的指導，魚龍混雜，不利于提供檔案數字化外包服務的機構良性成長。本《規(guī)范》的出臺，給企事業(yè)單位、各級組織采用外包服務進行檔案數字化工作提供了合理合法的依據，也給提供檔案數字化外包服務的機構指出了發(fā)展前進的方向，具有雙贏的意義。

（一）通過外包服務完成檔案數字化，成為企事業(yè)單位、各級組織合理合法的工作途徑

企事業(yè)單位、各級組織的檔案工作，通常包括年度檔案歸檔、檔案查考、年鑒編纂等常務工作。如果依靠單位的檔案工作人員自行進行檔案數字化工作，不僅會占用大量的日常工作精力，影響正常工作進度，更重要的是，由企事業(yè)單位、各級組織的檔案工作人員從事檔案數字化的重復性機械勞動，是人力資源成本的浪費，也影響企事業(yè)單位、各級組織檔案工作人員從事更高端、更有價值的檔案其他工作。

本《規(guī)范》將檔案數字化外包服務予以標準化管理，圈定了可外包進行檔案數字化的檔案范圍，并在該范圍內，對于提供檔案數字化服務的承包方選擇、工作場所、操作方式、人員選擇、質量評定等進行詳盡的要求指導，讓企事業(yè)單位、各級組織檔案泄露的風險降到最低，一切都在可控范圍內，解除企事業(yè)單位、各級組織開展檔案數字化外包服務的最大障礙。

（二）規(guī)范檔案數字化外包服務市場，促進檔案外包工作穩(wěn)定健康可持續(xù)開展

隨著企事業(yè)單位、各級組織信息化管理的要求不斷深入提高，檔案的全數字化管理必然是大勢所趨。優(yōu)秀的檔案數字化外包服務機構在這一進程中，不僅會實現(xiàn)自身的發(fā)展壯大，亦會為檔案數字化事業(yè)推波助瀾?！兑?guī)范》為檔案數字化外包服務提供的不僅是約束，更是標準化之后的機遇。優(yōu)秀的檔案數字化外包服務機構，將按照《規(guī)范》的要求，建立高品質、高素質的檔案服務團隊，提供嚴格保密、質量上乘的檔案數字化服務。企事業(yè)單位、各級組織的檔案數字化工作，將不再是不知從何入手、牽扯大量精力的任務，而是經過《規(guī)范》的約束、市場的選擇后，由可靠、有知名度的服務機構予以出色地完成，讓檔案數字化外包服務穩(wěn)定健康可持續(xù)發(fā)展。

二、《規(guī)范》的相關特點

《規(guī)范》作為《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T 68-2020）的一部分，就自身而言，是針對檔案數字化服務這一專門領域，形成的一套標準、準則、工作規(guī)范。從檔案行業(yè)標準中的一員來看，《規(guī)范》是在各類檔案數字化標準的基礎上繼承和發(fā)展而來的，與其他諸多檔案數字化標準有著千絲萬縷的聯(lián)系。概括而言，《規(guī)范》具有針對性強、繼承性強、實際操作性強這三個突出特點。

（一）較強的針對性

《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T 68-2020）由總則、檔案數字化服務、檔案管理咨詢服務、檔案整理服務、檔案保管服務和檔案銷毀服務這六部分組成?！兑?guī)范》作為《檔案服務外包工作規(guī)范》的一部分，是針對其中的“檔案數字化外包服務”這項具體工作，形成的一套專門的、有針對性的工作準則，不涉及其他檔案外包服務內容，因此具有較強的針對性。

（二）較強的繼承性

《規(guī)范》是檔案數字化服務外包的工作規(guī)范，但是檔案數字化是一個非常寬泛、復雜的領域，其中的各類技術標準、具體要求龐大且專業(yè)。如果在《規(guī)范》中一一體現(xiàn)，不僅會造成《規(guī)范》體量巨大，也會舍本逐末，忽視了《規(guī)范》是檔案外包服務的行業(yè)標準的根本屬性。所以，在《規(guī)范》中，沒有對紙質檔案、縮微膠片、錄音錄像等不同類型、不同載體的檔案數字化進行任何質量、參數、技術規(guī)范的說明，而是要求必須遵照DA/T 31、DA/T 43、DA/T 62、DA/ T 71等現(xiàn)有標準。這是《規(guī)范》繼承性強的體現(xiàn)。

（三）較強的實際操作性

在檔案數字化外包服務中，通常的主體包括發(fā)包方和承包方?！兑?guī)范》中，對于發(fā)包方的前期準備、過程管理、成果管理分別進行了詳盡的要求描述，讓發(fā)包方對于檔案數字化服務的全過程能夠有效把控。對于承包方，《規(guī)范》從總體要求、工作方案、人員、設備、流程作業(yè)等諸多在承包過程中有可能涉及的問題，均做出了具體說明，給了承包方相應規(guī)則。此外，《規(guī)范》還加入了信用評價和質量監(jiān)督的內容，從第三方的角度，給發(fā)包方和承包方提供了公平公正的評價和監(jiān)督?！兑?guī)范》從發(fā)包方、承包方、信用監(jiān)督第三方的工作需要出發(fā)，做出明確的指導，使《規(guī)范》具有很強的實際操作性。

三、《規(guī)范》主要內容解析

《規(guī)范》分為6個章節(jié)，分別從范圍、規(guī)范性引用文件、術語和定義、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評價與質量監(jiān)督對檔案數字化進行了要求闡述。本文合并歸納后，分4個部分進行解讀。

（一）范圍、規(guī)范性引用文件、術語和定義

在《總則》中，對于檔案外包服務的范圍、規(guī)范性引用文件，特別是術語和定義，做了較為詳盡的闡述，所以《規(guī)范》作為第2部分，這部分沒有過多內容。但是所提及的均為針對檔案數字化的要點和重點。

在第一章范圍中，明確了《規(guī)范》適用于不涉及國家秘密的檔案數字化服務外包。在第一章即明確了這個范圍，是給檔案數字化外包設定了一個不可逾越的紅線，這是最重要也是最嚴肅的紅線。不僅保證了檔案數字化外包服務的安全性，也解除了企事業(yè)單位、各級組織在檔案數字化外包中的最大顧慮。

規(guī)范性引用文件中，將紙質檔案、縮微膠片、錄音錄像檔案等有關的數字化規(guī)范予以列出，一方面指出在檔案數字化外包中，要繼承遵循現(xiàn)有的GB/T 17242、DA/T 31、DA/T 43、DA/T 62、DA/T 68.1、DA/T 71等標準，讓檔案數字化的外包服務一以貫之的有規(guī)矩、有要求。另一方面，也對檔案數字化外包服務對應的檔案對象進行了劃定即不僅是紙質檔案，還包括縮微、錄音錄像等。

術語和定義中，因《總則》對檔案外包服務的各類術語進行了詳細定義，本《規(guī)范》只針對檔案數字化服務進行專項定義。

（二）發(fā)包方工作規(guī)范

發(fā)包方，就是需要檔案數字化服務的企事業(yè)單位、各級組織?！兑?guī)范》從總體要求、前期準備工作、檔案數字化過程管理、檔案數字化成果管理這4個方面，對發(fā)包方開展檔案數字化外包工作，進行了指導和規(guī)定。

1.發(fā)包前準備工作

明確工作要求。本《規(guī)范》之外，針對紙質、縮微、錄音錄像等不同類型的檔案，均應同時符合DA/T 31、DA/ T 43、DA/T 62、DA/T 68.1、DA/T 71等相關的數字化規(guī)范標準。在發(fā)包前，發(fā)包方要進行檔案鑒定，明確檔案數字化的范圍和先后順序。在篩選出涉及國家秘密的檔案后，企事業(yè)單位、各級組織對于涉及商業(yè)機密和個人隱私的檔案，也需要慎重處理，切不可一概而論。

選定承包方。承包方的選擇方面，明確了要對承包方的三個方面進行有效審核。概括而言，一是要了解承包方股權結構、法人代表、實際控制人等登記在工商稅務的官方信息，這是一個檔案數字化服務機構的合法性所在。二是對于承包商的財務狀況、項目經驗、人員素質、售后服務等經營情況進行了解，這是一個承包商的實力所在，也是招標時重要的考量要素。三是對承包方進行資質、信用考察，并特別注意是否有不良記錄，這是對承包方過往提供外包服務的總結評定。因為檔案數字化外包服務的特殊性，對于承包方過往的信譽，尤其保密方面的信譽，是最重要的考察因素，甚至應是一票否決的態(tài)度。

簽訂合同。在《總則》中，提供了檔案外包服務的合同范本，要完全符合其中的要求。在符合要求后，可根據發(fā)包方法律合規(guī)要求，以及承包方從事服務業(yè)務的制式合同，進行添加和補充。

選定場所。在檔案的各類服務中，因具有防止泄漏、防止意外等特殊要求，所以場所也被列為發(fā)包前準備工作的一項?？傮w而言，對于場所的要求，在滿足檔案“八防”之外，場所自身要具備一定的獨立、封閉條件，并且要保證視頻監(jiān)控系統(tǒng)時刻處于發(fā)包方的全面“掌控”之下。為實現(xiàn)這樣的“掌控”，對視頻監(jiān)控系統(tǒng)布控人員、監(jiān)控區(qū)域、數據移交與保存等各方面，均做出了明確規(guī)定。務必采用現(xiàn)代化手段，科學合理地讓檔案數字化外包服務處于安全之下。

配置設備。檔案數字化是一項高度依賴軟件和硬件設備的工作，必須做好相關的保障。如果發(fā)包方不具備配置專業(yè)設備的條件，可以由承包方提供，但是也需要經過發(fā)包方認可，并檢測合格即不僅保證檔案數字化的質量，也保護檔案的數據安全。

2.檔案數字化過程管理和成果管理

檔案數字化過程管理。這依舊是針對發(fā)包方提出的要求，要求在檔案數字化外包服務中，雖然發(fā)包方是享受服務的一方，但是仍需全過程參與這項工作。在《規(guī)范》中，分9項做了詳細的闡述，明確了全過程管理中包含的每個分項。包括掌握承包方參與本項目的人員名單，對數字化加工中的各環(huán)節(jié)予以記錄等。其中，對于檔案數字化過程中采用的硬件設備，如計算機硬盤、移動硬盤等，做出了明確要求，嚴禁承包方擅自處理，為發(fā)包方敲響了警鐘。明確了檔案數字化數據方面的完成不是最終結果，還包括存儲硬件介質的保存造冊和統(tǒng)一處理。

數據檢驗。檔案數字化的最終質量，必然是這一工作的重要一環(huán)。原則上，要加入計算機自動檢驗的步驟，不僅應實現(xiàn)100%的檢驗率，還要達到合格率100%。在無法進行計算機檢驗時，需要進行人工抽檢，并要求抽檢率高于5%。在數據的全面上，要求發(fā)包方應將數字化成果的工作文件、日志、記錄、元數據等一并收齊，這些也是檔案數字化工作完成后，在檢驗追溯時的必備數據。

安全確認和驗收總結。發(fā)包方要回顧整個檔案數字化工作的安全管控，并且對軟硬件上的數據留存，要報以嚴謹的態(tài)度。概括而言，所有軟硬件的數據，必須只能歸入發(fā)包方，承包方在做完工作移交后，本次數字化檔案服務即“清零”。在完成安全確認后，便可以進入最終的驗收階段，發(fā)包方與承包方之間，要做好交接手續(xù)，并且交接手續(xù)也應視情況歸檔，以便日后查考和工作持續(xù)開展。

（三）承包方工作范圍

承包方在檔案數字化的工作中，提供服務，獲得收益，積累業(yè)績，形成良性循環(huán)，不僅實現(xiàn)自身發(fā)展，也促進了檔案數字化服務這一行業(yè)的進步。相較于很多發(fā)包方是首次涉足這一領域而言，承包方反而是章法更加清晰，經驗更加豐富的一方。承包方應該制定科學完整的工作方法，便于自身開展工作，也為發(fā)包方提供標準化服務。

1.總體要求和制定工作方案。承包方在符合相關要求以外，應建設獨到的核心能力，以提升自身的競爭力。鑒于檔案數字化服務對應的發(fā)包方各有不同，承包方在檔案數字化服務之前，應充分了解本次檔案服務對象的詳細情況，根據目標任務、檔案現(xiàn)狀等要素，制定詳盡的工作方案。這個工作方案不僅是本次檔案數字化的流程指導，也是報價核定的依據。

2.人員和設備管理。人員在檔案數字化工作中，特別是保證數據安全方面，起著至關重要的作用。所以在人員方面，除了要求簽訂合同外，還必須簽訂保密承諾書。并且在要求人員具備專業(yè)技能，培訓后方可上崗外，還特別提出人員應具有一定的穩(wěn)定性。對于設備的要求，除計算機軟硬件應符合國家標準，用于檔案數字化的計算機安裝軟件應僅限于工作所用之外，對于安全方面的需求，分三方面進行了闡述。一是計算機上面的各類接口，要采用信息技術或者物理手段進行封閉，保證非認證過的設備無法與計算機相連。二是計算機所處網絡應是局域網，并且在登陸時每一個登陸人員要有不同身份識別驗證，設定不同的訪問權限，并對于一切行為進行記錄。三是用于檔案數字化的外接設備，要專項專用，嚴禁交叉使用，嚴禁承包方擅自外送維修。

3.現(xiàn)場和訪客管理?，F(xiàn)場管理方面，還是主要針對安全需求，對人員、隨身物品、防火防盜等提出的要求。如承包方在進行檔案數字化服務期間，對其上下班的物品及存儲設備下班后的管理，都提出了清點和專人保管的要求。訪客管理方面，提出了身份核實和登記、訪客簽署保密承諾書、訪客不得拍照錄音錄像等要求。并且要求訪客佩戴明顯的識別胸牌，由專人陪同，不可隨意走動。

4.流程與作業(yè)、成果管理。在檔案數字化的流程中，規(guī)定了檔案數字化從檔案出庫到最終完成驗收移交后的檔案入庫要符合DA/T 31、DA/T 43、DA/T 62等標準，并均應進行相應記錄。因檔案數字化工作的特點，也強調了拆卷、復卷的要求，和使用掃描儀等數字化設備時注意對檔案的保護。對于檔案數字化形成的成果，應做好備份管理，并要求將數字化過程中的文件、日志、元數據、存儲介質等記錄全部移交。工作過程中的各項記錄也應一并移交。除了業(yè)績屬于承包方，檔案數字化的其他資源都是屬于發(fā)包方的。

（四）信用評價與質量監(jiān)督

信用評價和質量監(jiān)督，在檔案數字化的外包服務中，是尤為關鍵的。因為檔案數字化的成果全部屬于發(fā)包方，承包方無法靠業(yè)績展示來證明自身實力，所以，信用評價和質量監(jiān)督是承包方能力的肯定，也是檔案數字化行業(yè)健康發(fā)展的保障。就承包方而言，要將信用評價納入自身的流程中。建立自身的企業(yè)評價信用體系，并配合各方檢查，使檢查也成為自身業(yè)績之一。服務質量監(jiān)督方面，無論發(fā)包方還是承包方，都是被監(jiān)督對象，都要受到國家有關部門的監(jiān)督。第三方機構在開展監(jiān)督時，應遵循DA/T 68.1的要求，做到有章可循。服務質量投訴方面，主要針對承包方，要求其第一要有投訴渠道，第二要及時受理反饋。

四、《規(guī)范》的改進建議

（一）內容表述可進一步改進

條款3.1中，對于檔案數字化進行了定義，并注明了，“本部分中檔案數字化服務，不包含檔案數字化軟件開發(fā)或實施”。這個補充說明是必要的，但是位置過于滯后了。建議在《總則》中即對檔案服務外包標準中的“檔案數字化”不包含檔案數字化軟件開發(fā)或實施進行說明，而不是在《總則》之后的《規(guī)范》中才進行標注。因為這樣，容易使人在對《總則》進行學習研究時，產生誤解和困惑。

條款4.4.1.1中，對于檔案數字化的數據檢驗合格率進行了明確說明。對于計算機自動檢驗、數據庫條目與數據內容對應的檢驗合格率，均要求100%。對于人工抽檢中的內容合格率，要求不低于95%，這有些不盡合理。這兩個合格率的要求，雖然并不矛盾，但是對于計算機自檢和人工檢驗的合格率區(qū)別對待，容易讓人混淆，不知緣由。建議可做一定解釋，或將合格率保持統(tǒng)一。

（二）關于安全的部分條款可再斟酌

條款4.2.4.4中，對于檔案數字化的視頻監(jiān)控做了詳盡安排，這其中，視頻監(jiān)控系統(tǒng)部署者和監(jiān)控視頻保管期限這兩點，有待商榷。條款中，發(fā)包方除自行安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)外，還可以要求承包方進行視頻監(jiān)控系統(tǒng)的部署。建議視頻監(jiān)控系統(tǒng)應由發(fā)包方自行安裝，或由發(fā)包方指定第三方服務機構進行安裝，而不是責成承包方安裝。因為視頻監(jiān)控系統(tǒng)是整個檔案數字化安全保障的核心之一，應最大限度杜絕承包方趨利避害的弊端。條款中，規(guī)定視頻監(jiān)控數據自產生之日起保存不少于6個月，這是有一定問題的。因為一個檔案數字化項目，可能6個月的時間尚未完成。如果按照條款的要求，則可能出現(xiàn)一個檔案數字化項目尚未結束移交時，最初的視頻監(jiān)控數據已經清除的尷尬情況。所以，這里應修改為“視頻監(jiān)控數據自項目移交完成之日起保存不少于6個月”。并且“6個月”的期限，也是最短期限，可以考慮增加一句：“推薦保存2年以上”。

條款4.2.5.1中寫明，發(fā)包方可自行配置或要求承包方提供必要的硬件設備和軟件系統(tǒng)。因為檔案數字化是一個專項工作，一些專業(yè)高端的設備，可以由承包方提供，實現(xiàn)“專業(yè)的人做專業(yè)的事”，并節(jié)約成本。建議對于檔案數字化中使用的存儲硬件介質，可由發(fā)包方按照承包方要求準備。因為對于檔案數字化的成果，本就需要大容量的存儲硬件介質進行保存，直接由發(fā)包方提供有關的設備，可免去很多安全處理的問題，也杜絕了承包方所擁有的存儲硬件介質在檔案數字化服務后雖然清除了全部數據，但是日后依靠高科技手段，進行數據恢復的后患。如果存儲硬件介質均由發(fā)包方提供，則條款4.4.2.2中，對于承包方自帶設備的硬盤拆除和接收的相關內容，亦不必再進行贅述。

條款5.6.1中設定，訪客的來訪應基于“發(fā)包方、承包方業(yè)務需要”。建議去除“承包方”即訪客只能因“發(fā)包方業(yè)務需要”到訪。畢竟，承包方作為發(fā)包方檔案數字化項目的服務者，應具有完全的完成能力。作為檔案數字化外包服務的提供者，原則上應不允許因“承包方”的任何需求造成訪客來訪，帶來安全隱患。

（三）評價體系的建設應進一步完善

條款6.1.1中，要求承包方建立企業(yè)信用評價檔案。這里寫得非?；\統(tǒng)，建議進行細化，給承包方更多的建議和指導。因為檔案數字化的外包服務，具有一定的涉密性，很多成果不宜過多宣傳。所以，這方面的指導，不僅為承包方提供依據，也為發(fā)包方提供了選擇的標準。細化的條款，建議可包括完成過的檔案數字化服務的企事業(yè)單位、數字化檔案的卷數、件數，平均的時間效率等。由于檔案數字化的外包服務是一項極度依賴人員自身素質，特別是需要服務人員具有高度保密責任感的工作，所以建議增加從事服務的人員規(guī)模、實力、資質等條款，也可以適當打造檔案數字化外包服務“明星團隊”。

《規(guī)范》的頒布，為企事業(yè)單位、各級組織將大量的尚未進行數字化的檔案，通過采用外包服務的方式，實現(xiàn)完全的數字化管理提供了有法可依、可章可循的規(guī)范標準；也是檔案事業(yè)順應信息化時代需求，實現(xiàn)自身全數字化管理的重要突破。在《規(guī)范》的指導下，企事業(yè)單位、各級組織與檔案數字化外包服務機構共同努力，共同發(fā)展，必將開啟檔案事業(yè)數字化發(fā)展新篇章。

*本文系2021年度國家檔案局科技項目“中央企業(yè)境外‘投建營一體化項目檔案全過程管理研究”（項目編號：2021-R-03）的階段性研究成果。

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作者單位：中國土木工程集團有限公司