基于疫情防控視域的突發(fā)事件檔案工作探究

庫俊平

摘 要：文章梳理了疫情防控視域下的突發(fā)事件檔案工作的一些研究成果，提出了建立國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫、建立突發(fā)事件檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制、做好突發(fā)事件檔案管理利用與研究、做好突發(fā)事件期間檔案工作的看法。

關(guān)鍵詞：疫情防控;非典;新冠肺炎;突發(fā)事件;檔案工作

新冠肺炎疫情暴發(fā)后，國家檔案局印發(fā)通知要求各地檔案局、館充分發(fā)揮館藏檔案資料特別是2003年抗擊“非典”

疫情檔案資料的資政作用，為黨委、政府部署打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)提供有力檔案服務(wù)。一些專家學(xué)者紛紛撰文對這一課題進(jìn)行了探究，為我們探究疫情防控視域下的突發(fā)事件檔案工作提供了參考。筆者不揣淺陋，在此談?wù)勛约旱拇致钥捶?，以求教于檔案界諸同志。

1 建立國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫

蔡盈芳撰文提出建立國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫的設(shè)想，詳細(xì)闡述了制定標(biāo)準(zhǔn)、下發(fā)文件、檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、檔案數(shù)據(jù)上報(bào)、數(shù)據(jù)庫開發(fā)、檔案數(shù)據(jù)匯總導(dǎo)入、成果交付、數(shù)據(jù)更新8個(gè)推進(jìn)步驟，分析了建立國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫對國家、對檔案工作以及對應(yīng)急管理部門開展突發(fā)事件管理的重要作用與重大意義。[1]筆者認(rèn)為，蔡盈芳建立國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫的設(shè)想是可行的，對當(dāng)前助力提升國家檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重大意義。筆者談幾點(diǎn)看法。

1.1 建立國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫應(yīng)堅(jiān)持共建共享原則。建立國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫需要縣級(jí)以上綜合檔案館共同努力，方能吹糠見米、事半功倍。因?yàn)閲彝话l(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫的主要數(shù)據(jù)來源包括在各個(gè)時(shí)期突發(fā)事件管理中形成的保存在縣級(jí)以上綜合檔案館的突發(fā)事件檔案，這就需要大家共同建設(shè)，共享數(shù)據(jù)庫資源。

1.2 建立國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫應(yīng)堅(jiān)持循序漸進(jìn)原則。建立國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不是一蹴而就的，可以考慮分步實(shí)施，先在條件成熟的地方建立區(qū)域性國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫。比如可以考慮在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)、檔案工作先進(jìn)的蘇浙滬地區(qū)先搞試點(diǎn)，然后向全國推廣，直至最終建成國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫。

1.3 建立國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫需要應(yīng)急管理部門及其他突發(fā)事件相關(guān)機(jī)關(guān)密切配合。建立國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫不僅僅是檔案部門的事兒，不僅需要各級(jí)檔案館的鼎力推進(jìn)，更需要應(yīng)急管理部門及其他突發(fā)事件相關(guān)機(jī)關(guān)的協(xié)作支持。如果沒有應(yīng)急管理部門及其他突發(fā)事件相關(guān)機(jī)關(guān)的支持和配合，光靠檔案部門唱“獨(dú)角戲”，國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)只能是一紙空談。

2 建立突發(fā)事件檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制

周峰撰文提出了建立突發(fā)事件檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制的三點(diǎn)建議：一是建議國家檔案局聯(lián)合應(yīng)急管理部等主管部門盡快出臺(tái)相應(yīng)指導(dǎo)文件，明確檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制的組織、內(nèi)容、保障等基本要求;二是建議國家檔案局和應(yīng)急管理部聯(lián)合推動(dòng)各行各業(yè)行動(dòng)起來，確保檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制高效運(yùn)轉(zhuǎn);三是建議國家檔案局和應(yīng)急管理部等行業(yè)主管部門加大檔案宣傳報(bào)道力度，讓社會(huì)各界認(rèn)識(shí)到突發(fā)事件應(yīng)急處置工作中檔案發(fā)揮的重要作用。[2]筆者認(rèn)為，周峰建立檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制、將檔案部門納入各機(jī)構(gòu)的突發(fā)事件處置組織體系中的建議很有現(xiàn)實(shí)意義，對于支撐突發(fā)事件應(yīng)對處置具有不可或缺的重要作用，如果國家檔案局和應(yīng)急管理部等行業(yè)主管部門能夠以此次新冠肺炎疫情為契機(jī)出臺(tái)相應(yīng)指導(dǎo)文件，明確檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制的相關(guān)要求當(dāng)然是一件好事。應(yīng)當(dāng)注意的是：

2.1 建立突發(fā)事件檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制需要強(qiáng)有力的人、財(cái)、物支撐。建立突發(fā)事件檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制不僅僅是出臺(tái)相應(yīng)指導(dǎo)文件、建立一個(gè)組織那樣簡單的事兒，更需要人員、資金等支撐。如果沒有一定的人、財(cái)、物做后盾，僅僅是出臺(tái)一個(gè)文件，那么，即使形式上建立了突發(fā)事件檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制，也很難發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.2 建立突發(fā)事件檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制需要各行各業(yè)的共同參與和聯(lián)合行動(dòng)。建立突發(fā)事件檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制不僅僅是檔案部門和應(yīng)急管理部門兩家的事兒，更需要各行各業(yè)行動(dòng)起來，才能達(dá)到預(yù)期目的、發(fā)揮應(yīng)有作用。如果只是檔案部門和應(yīng)急管理部門兩家“唱戲”，其他各行各業(yè)作壁上觀，建立突發(fā)事件檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制就只能是一句空談。

2.3 建立突發(fā)事件檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制需要檔案部門和應(yīng)急管理部門的責(zé)任擔(dān)當(dāng)。建立突發(fā)事件檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制雖說不是檔案部門和應(yīng)急管理部門兩家的事兒，但主要靠檔案部門和應(yīng)急管理部門兩家挑頭兒，尤其是檔案部門，在處置重大突發(fā)事件中要主動(dòng)擔(dān)當(dāng)，全程跟進(jìn)、同步開展檔案工作，高效、有序地參與重大突發(fā)事件應(yīng)急處置工作。

3 做好突發(fā)事件檔案管理利用與研究

蔡盈芳撰文談了重大疫情檔案的“管”與“用”，從建設(shè)重大疫情檔案專題數(shù)據(jù)庫、優(yōu)化重大疫情檔案進(jìn)館時(shí)間、大力推進(jìn)電子文件“單套制”歸檔三個(gè)方面談了如何管好抗擊新冠肺炎疫情檔案，從用好數(shù)字檔案館（室）建設(shè)成果、加強(qiáng)對重大疫情檔案編研工作、建立檔案服務(wù)抗擊重大疫情協(xié)調(diào)機(jī)制三個(gè)方面談了如何用好抗擊新冠肺炎疫情檔案。[3]徐擁軍撰文從未來重大社會(huì)事件檔案管理與研究重點(diǎn)要放在檔案的價(jià)值和管理要求、檔案管理的理論基礎(chǔ)、檔案管理的制度體系、檔案管理的技術(shù)方法、支撐事件治理的檔案服務(wù)五個(gè)方面談了應(yīng)如何加強(qiáng)重大社會(huì)事件檔案管理與研究。[4]筆者認(rèn)為，蔡盈芳雖然談的是重大疫情檔案的“管”與“用”，但同樣適用于突發(fā)事件。徐擁軍的五個(gè)方面的觀點(diǎn)雖然有點(diǎn)灰色的理論味道，對于我們研究突發(fā)事件檔案管理與利用具有一定的借鑒作用，尤其是作者從創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案學(xué)基本理論、深化后現(xiàn)代檔案學(xué)理論研究、應(yīng)用社會(huì)學(xué)等相關(guān)學(xué)科理論三個(gè)方面構(gòu)筑重大檔案管理的理論基礎(chǔ)的闡述讓人耳目一新。我們應(yīng)當(dāng)如何做好突發(fā)事件檔案管理、利用與研究呢？

3.1 做好突發(fā)事件檔案管理。一要從實(shí)際情況出發(fā)，以檔案館或者突發(fā)事件相關(guān)部門為主，建立突發(fā)事件檔案數(shù)據(jù)管理中心或者建立突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫;二要健全和完善突發(fā)事件檔案管理體系，優(yōu)化突發(fā)事件檔案進(jìn)館集中保管時(shí)間，確保突發(fā)事件檔案在突發(fā)事件相關(guān)部門集中保管或者進(jìn)館集中保管;三要加大計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)在突發(fā)事件檔案管理中的應(yīng)用。

3.2 做好突發(fā)事件檔案利用。一要加強(qiáng)對突發(fā)事件檔案利用需求的研究，根據(jù)利用需求，結(jié)合館（室）藏突發(fā)事件檔案實(shí)際，有的放矢地開展突發(fā)事件檔案編研工作;二要充分利用好數(shù)字檔案館（室）建設(shè)成果，快速高效地開展突發(fā)事件檔案利用工作;三要建立檔案服務(wù)突發(fā)事件處理協(xié)調(diào)機(jī)制，確保突發(fā)事件處理有序開展，不節(jié)外生枝。

3.3 做好突發(fā)事件檔案研究。一要做好突發(fā)事件檔案內(nèi)容的研究，大力挖掘開發(fā)突發(fā)事件檔案的價(jià)值;二要做好突發(fā)事件檔案管理的研究，尤其是突發(fā)事件檔案管理技術(shù)方法的研究，重點(diǎn)圍繞如何建好突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫來展開研究;三要做好突發(fā)事件檔案利用的研究，重點(diǎn)圍繞突發(fā)事件治理的檔案服務(wù)開展研究，使突發(fā)事件檔案更好地服務(wù)于突發(fā)事件治理。

4 做好突發(fā)事件期間檔案工作

張斌、楊文撰文提出了做好新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作檔案資料管理的六條建議;[5]盧秀英撰文提出做戰(zhàn)“疫”時(shí)期檔案守護(hù)者的“強(qiáng)”“快”“細(xì)”三個(gè)要求;[6]張斌、王逸凡撰文提出新冠肺炎疫情防控期間應(yīng)如何有效開展檔案工作的四大舉措。[7]筆者認(rèn)為，張斌、楊文提出的做好疫情防控工作檔案資料管理的六條建議，同樣適用于做好突發(fā)事件檔案管理工作;盧秀英提出的對于疫情檔案要做好“強(qiáng)落實(shí)”“快部署”“細(xì)指導(dǎo)”三個(gè)要求，言簡意賅，且便于操作;張斌、王逸凡提出的新冠肺炎疫情防控期間有效開展檔案工作的四個(gè)方面的舉措，同樣適用于做好突發(fā)事件檔案管理工作。我們應(yīng)當(dāng)如何做好突發(fā)事件期間檔案工作呢？

4.1 做好突發(fā)事件檔案收集歸檔工作。積極主動(dòng)跟進(jìn)突發(fā)事件治理，加強(qiáng)對突發(fā)事件治理中業(yè)務(wù)檔案資料的收集與管理，切實(shí)保護(hù)好突發(fā)事件治理的珍貴記憶，及時(shí)收集整理突發(fā)事件治理過程中形成的有利用和保存價(jià)值的文字、圖表、錄音、錄像、照片、實(shí)物等真實(shí)記錄，確保突發(fā)事件檔案資料的應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸和齊全完整。

4.2 做好突發(fā)事件治理的檔案服務(wù)工作。要充分發(fā)揮檔案部門的專業(yè)特色和優(yōu)勢，為突發(fā)事件治理做好檔案服務(wù)工作，推動(dòng)突發(fā)事件治理期間檔案工作高效發(fā)力，讓檔案服務(wù)貫穿于突發(fā)事件治理的全過程，確保突發(fā)事件治理有條不紊地進(jìn)行。

4.3 做好突發(fā)事件檔案的集中管理工作。突發(fā)事件期間，檔案部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合突發(fā)事件治理相關(guān)部門盡快出臺(tái)突發(fā)事件檔案資料管理意見，建立突發(fā)事件治理兼職檔案員群，及時(shí)跟進(jìn)指導(dǎo)，全程跟蹤服務(wù)，確保突發(fā)事件檔案的集中管理，必要時(shí)可移交檔案館集中保管。