現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理分析

劉玲

摘 要：聲像檔案管理涉及社會組織與國家機構(gòu)以及個人的各項具有重大意義的活動。比如，形成的對自身或者國家社會有價值的照片、底片影片等，以不同的材料為載體，主要以聲音為主，同時也有文字進行說明與記錄，由此本文著重闡述聲像檔案的特點以及檔案管理中聲像檔案管理的問題與策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;聲像檔案;問題策略

聲像檔案管理是現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分之一，在考察利用該檔案時，要注意更好地保護和利用這些生動、形象的檔案，必須要采取相應(yīng)的對策。

一、聲像檔案管理的主要特征

1.聲像檔案的特征

隨著科技發(fā)展，許多檔案都通過聲音與影像形式被記錄。

首先，聲像檔案有直觀的形象特征，主要以視頻和音頻的形式存在，通過音頻和視頻的方式能記錄和承載事情經(jīng)過，并且做好詳實記錄，該形式更具真實性。相對于紙質(zhì)的檔案來講，聲像檔案可以更直觀和形象地記錄當(dāng)時事件經(jīng)過，該優(yōu)勢是紙質(zhì)檔案不能具備的。

其次，聲像檔案可以作為其他檔案的有效補充和佐證。聲像檔案具備傳統(tǒng)檔案所無法具備的優(yōu)勢，這也并不是意味著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就會消失，而是紙質(zhì)檔案與聲像檔案可以相輔相成、互為佐證。比如，參加會議期間所形成的決議、會議記錄等，通常用紙質(zhì)文檔的形式管理與收藏，但是參會人員的照片、發(fā)言情況需要用聲像的形式進行記錄和保存，尤其是當(dāng)研究人員需要對該次會議的情況再次進行細致研究時，紙質(zhì)檔案與聲像檔案就能夠從不同的方面展現(xiàn)整個會議的真實發(fā)展過程，使得研究者能夠?qū)υ摯螘h的結(jié)果研究得更為透徹。

聲像材料可以反映真實的歷史，聲像檔案與紙質(zhì)檔案是不一樣的，聲像檔案能原封不動地展現(xiàn)當(dāng)時的原貌，同時也可以加以文字進行說明，給人以視覺和聽覺的感受。因此，可以為各大高校以及科研部門提供第一手材料，所以聲像檔案的價值已經(jīng)遠遠超過了它本身的價值。比如，在1949年10月1日舉行的開國大典上，毛主席講話變成了最彌足珍貴的影像，現(xiàn)在會給人一種身臨其境的感覺，要是沒有聲像設(shè)備將其場景進行記錄并將該檔案很好的保存了下來，那么中國人民就很難再見到如此珍貴的影像了。在教育領(lǐng)域某些聲像資料的教育功能是非常強大的，學(xué)?？梢岳寐曄癫牧先ハ?qū)W生介紹學(xué)校，讓學(xué)生愛上學(xué)校，并且能夠讓學(xué)生安心的進行學(xué)習(xí)。

2.管理方式多樣化

傳統(tǒng)聲像檔案的管理最通常是放在收集和保存資料上，注重的是資料的完整性與安全性，大多數(shù)都等待著被人查看和借閱。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案管理方式也必須進行新的調(diào)整。在聲像載體方面，通常的文獻主要是通過照片、磁帶、光盤等產(chǎn)品和電子出版物為載體，而現(xiàn)在許多的聲像檔案可以通過計算機掃描轉(zhuǎn)成PDF的電子格式。比如，數(shù)碼相機直接生成相片、大容量的服務(wù)器被刻錄成光盤。該儲存方式相較于之前單純的聲像資源原件進行保存更具優(yōu)勢。隨著檔案的增多其占用的物理空間也在擴大，而現(xiàn)在聲像檔案信息主要是由聲像人員攝入原始檔案資料，僅用占去很小一部分的物理空間就可以通過網(wǎng)絡(luò)進行轉(zhuǎn)化成虛擬的聲像檔案存儲于計算機和網(wǎng)絡(luò)上。虛擬空間的聲像檔案的管理部門不能局限于空間的建設(shè)，而是應(yīng)該將電子文獻作為重點館藏，利用虛擬建設(shè)為大眾進行服務(wù)。

二、檔案管理中聲像檔案管理存在的問題

當(dāng)然檔案管理中的聲像管理的問題有很多。

首先，在制度方面。當(dāng)前只有少數(shù)檔案管理單位制訂了相關(guān)的檔案管理制度，許多單位在管理方面處于沒有規(guī)章制度可遵守，任憑員工自由處理，很多聲像檔案都沒有進行集中統(tǒng)一的管理。

其次，意識問題。隨著社會的發(fā)展變化越來越快，尤其是部分事業(yè)單位以及機關(guān)部門的攝像設(shè)備都有了很大的提高與改善。絕大多數(shù)的單位都有齊全的聲像設(shè)備，因此從整體而言，大多數(shù)聲像設(shè)備的配置比較齊全，聲像設(shè)備管理不充分的問題仍然存在。例如，缺乏相應(yīng)的聲像管理制度，對聲像的使用規(guī)則缺乏相應(yīng)的要求和原則，因此大多數(shù)的設(shè)備都處于閑置的狀態(tài)，造成了資源浪費，或者有的將設(shè)備放在科室、個人的手中。相關(guān)人員不能明確其職責(zé)，并且人員經(jīng)常會發(fā)生相應(yīng)的變動，從而導(dǎo)致設(shè)備不能被有效利用起來，所以在一些活動開展時，攝影人員很少能夠及時將相關(guān)的視頻材料進行錄入，由此不利于以后的歸檔并保存。

最后，在歸檔方面。聲像檔案具有時效性，因此及時進行歸檔，并且對歸檔的要求也非常嚴(yán)格，如視頻材料必須要配以一定的文字進行說明。許多單位的視頻由于沒有嚴(yán)格的歸檔，所以造成了后期得不到很好的利用，從而失去了相應(yīng)的價值。聲像檔案的保存比紙質(zhì)檔案更嚴(yán)格。許多單位的聲像檔案放在文書柜里與其他的個人紙質(zhì)檔案混合存放，保存環(huán)境沒有恒溫、恒濕、防磁化等功能，由此導(dǎo)致一些照片出現(xiàn)變黃褪色的情況，不利于聲像磁帶的長久保存。

1.聲像檔案存在數(shù)量多、管理亂的現(xiàn)象

聲像設(shè)備數(shù)量較多、設(shè)備管理較亂。管理缺失造成了大量的聲像設(shè)備不能得到良好應(yīng)用。此外，當(dāng)一些大型活動開辦時，記錄的聲像材料不能被很好保存下來，由此在歸檔方面有著很大的障礙。攝影錄入人員在各自單位當(dāng)中從事著與聲像檔案相關(guān)工作，并且也決定著聲像檔案的數(shù)量與質(zhì)量。調(diào)查反映出攝錄人員總是存在著不足，盡管隊伍強大、整體年齡較為年輕和文化程度較高，但是其專業(yè)的知識與技能相對較低，大部分的攝錄人員并不明白什么是聲像檔案，他們覺得只要是為誰拍的照片就歸誰，所有拍攝的照片與視頻只要送到報社和電臺就算完工，如何處理這些聲像檔案是屬于個人的行為，尤其是隨著人事的變動和機構(gòu)相應(yīng)調(diào)整，從而造成聲像檔案失控，導(dǎo)致單位部門的檔案并不能完全被保留，從而影響到了聲像檔案的開發(fā)利用。

2.聲像檔案管理相對混亂，問題較為復(fù)雜

目前，管理制度缺乏、聲像檔案管理意識不強等問題使得聲像檔案管理很難，在及時完全存檔方面與管理方面水平也非常懸殊。許多單位中設(shè)備人員將聲像檔案管理能做到比較規(guī)范的僅占6%，許多單位沒有相應(yīng)的設(shè)備卻有聲像檔案，有設(shè)備卻無聲像檔案的占了35%，極度的兩極分化由此導(dǎo)致了比例懸殊。聲像檔案非常難歸檔就是因為缺乏相關(guān)的制度，許多單位盡管有著完整的制度體系，但是在執(zhí)行方面存在著很大不足。正是由于缺乏相關(guān)的制度保障，所以各大單位的聲像檔案管理處于自由的狀態(tài)。聲像檔案的收集需要付出許多的人力和財力，因此檔案工作人員往往會有畏難的情緒。很少人會主動去做這件事情，尤其是大部分的聲像資料都散落在各個部門以及個人的手中。由于沒有統(tǒng)一的規(guī)定，因此這些檔案很難統(tǒng)一進行處理，由于沒有制度的制約造成人員收集檔案的難度增加，由此很難將檔案全面的保存。

3.重視程度不夠

如今社會許多的工作都與聲像設(shè)備相關(guān)，事業(yè)單位和企業(yè)的設(shè)備都已經(jīng)有了很大的升級和改進。多數(shù)單位都配備了聲像設(shè)備，其聲像設(shè)備相對齊全，可是聲像設(shè)備的管理也存在著一些混亂，很多單位缺乏聲像設(shè)備管理工作制度，所以設(shè)備很難發(fā)揮作用。

三、檔案管理中的聲像檔案管理策略分析

1.健全聲像檔案管理制度

結(jié)合當(dāng)前聲像檔案管理存在的問題，檔案管理必須要制定合理的切實的管理制度來規(guī)范。聲像檔案管理需要專門的單位建立相應(yīng)的管理制度，加強規(guī)范建設(shè)，對其管理的聲像材料進行有序的分類整理，檔案室要進行統(tǒng)一的保管，同時也需要制訂嚴(yán)格的制度，從而杜絕聲像檔案流失的現(xiàn)象。聲像檔案的日常保存需要有著明確的規(guī)定，永久保存的檔案需要定期向大型典藏館轉(zhuǎn)移，確保相關(guān)的法律法規(guī)制度落實，明確相應(yīng)的責(zé)任并且做到有章可循、有法可依，將規(guī)定與制度逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量的提高。

2.提高員工聲像檔案管理的意識

各級領(lǐng)導(dǎo)與社會、主管部門都應(yīng)該對聲像檔案管理負(fù)責(zé)，相關(guān)單位的宣傳部門都應(yīng)該進行支持，才能讓社會獲得廣泛的關(guān)注，由此提高相關(guān)工作人員的意識。由于檔案概念模糊不清，所以許多的攝錄人員并不知道什么是聲像檔案，他們普遍認(rèn)為在參加重大活動和重大會議時上級派下來的紅頭文件和重要講話才是聲像檔案，平時所常見的聲像資料并不是聲像檔案，所以在日常工作和某些公務(wù)活動的過程當(dāng)中儲存的照片、錄音、錄像等聲像資料，投稿并播放了就不再關(guān)心，任憑人員隨意處理了聲像檔案。收集的原則一定要能夠反映該部門相關(guān)重大活動的攝像材料作為收集的重點，突出主題。聲像材料必須要反映出重大活動的主題、人物、環(huán)境以及相關(guān)的內(nèi)容。收集聲像材料時一定要經(jīng)過精挑細選，挑選分辨率高、畫面完整、主題鮮明，并沒有加以修剪材料進行歸檔。用于歸檔聲像材料一定要具有完整的檔案文字說明，應(yīng)該包含具體的時間及攝影者的相關(guān)信息，保證照片、圖片相符。關(guān)于照片檔案整理的相關(guān)要求，有照片的但沒有底片的應(yīng)該將照片進行底片的翻拍，底片和照片應(yīng)該分開存放。

3.加強聲像檔案歸檔管理

聲像檔案的歸檔管理策略主要有：首先，正常的移交。將收集到的聲像材料直接移交給檔案室，檔案室再移交給檔案館。其次，重點單位進行重點收集。對保存著某些重要講話的聲像材料將其認(rèn)真保存，管理人員之間經(jīng)常進行溝通，掌握彼此實際情況，接著從攝錄人員中直接征收與保存。最后，進行廣泛社會征集。尤其是對散存在民間的聲像檔案，相關(guān)管理人員可以運用發(fā)公告等宣傳方式進行上門尋求，或者采取有償?shù)拇胧?，或者建立起無償?shù)木栀?，建立起個人代存的方式等。

各級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極組織員工進行培訓(xùn)，并且積極指導(dǎo)員工進行檔案保存。一方面相關(guān)部門應(yīng)該強調(diào)檔案的管理與匯報，在處理平時的工作時，一定要積極配合上級部門，并且向上級匯報自己的相關(guān)工作，從而讓領(lǐng)導(dǎo)能夠明白聲像檔案管理的現(xiàn)狀。另一方面要提高相關(guān)人員職業(yè)素養(yǎng)。相關(guān)工作人員在提高自身理論基礎(chǔ)之上，要加強對聲像檔案管理實踐能力的培養(yǎng)，注重對聲像檔案管理相關(guān)人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)，尤其是攝錄人員和相關(guān)檔案管理員需要進行專業(yè)技能培訓(xùn)，讓他們了解檔案地位作用、整理方法、檔案保管保存方法，全面切實地提高全員聲像檔案管理能力。

4.要做好聲像檔案的保存

聲像檔案管理需要根據(jù)聲像檔案的安全管理的要求，做到溫度、濕度、光線等方面準(zhǔn)備。各個單位必須要全面學(xué)習(xí)如何保存聲像檔案，聲像檔案應(yīng)放入密閉的柜子里進行單獨的存放，同時要注意周圍的磁場與光源，并且實現(xiàn)數(shù)字化儲存，盡量延長聲像檔案的壽命。此外，聲像材料收集的渠道較窄，聲像檔案缺乏正規(guī)性。許多年來聲像檔案都是進行分散保存，很難及時完全的歸檔和統(tǒng)一，從而導(dǎo)致了聲像檔案室檔案并不齊全，檔案館聲像檔案也沒有了相應(yīng)來源。如果源頭沒有控制住，沒有采取相應(yīng)措施彌補，那么便會造成渠道不通暢，由此造成了如今聲像檔案匱乏，尤其是區(qū)域性重大活動檔案流失較為嚴(yán)重。在當(dāng)?shù)卦S多重大活動當(dāng)中形成聲像資料往往分散在各個部門，沒有進行統(tǒng)一的管理。

5.重視原始檔案的保護

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，電子化的信息手段與檔案管理密切聯(lián)系。一方面可以儲存海量檔案資源，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的在線檢索，可以對聲像檔案進行原文的管理。在不動用原文的情況之下查詢相關(guān)的檔案，不但能夠保持檔案的原貌，也能夠確保不會失去真實性，保證檢索的快速和準(zhǔn)確。與此同時，我們應(yīng)該認(rèn)識到原始檔案是一種原始的材料與佐證，也是唯一有憑證作用，因此必須要永久進行保存。尤其是聲像檔案，許多舊照片、老影像具有很高的歷史意義，需要很好被保存。

6.聲像檔案管理數(shù)字化

數(shù)字化是聲像檔案管理基礎(chǔ)，要發(fā)揮檔案最大限度滿足相關(guān)人員需求，需要提高其信息化水平，尤其要解決構(gòu)建聲像檔案數(shù)據(jù)庫和專題數(shù)據(jù)庫問題，盡快實現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變，將聲像檔案管理基礎(chǔ)信息化。聲像部門要加快其館藏數(shù)字化進程，尤其是以電子文件歸檔為重點，加強檔案資源建設(shè)。數(shù)字化水平在不斷提高，聲像檔案館藏的質(zhì)量評定不應(yīng)該只根據(jù)觀察數(shù)量多少和硬件模式?jīng)Q定，更重要是以軟件的數(shù)量和質(zhì)量決定。聲像部門網(wǎng)絡(luò)存儲能力的選擇將成為弘揚新時期聲像檔案管理質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著科技在不斷的發(fā)展，相關(guān)事業(yè)單位辦公逐漸實現(xiàn)了現(xiàn)代化，由此便形成了相當(dāng)多聲像資料。因此，必須要加強對聲像檔案收集和管理，加強對現(xiàn)代檔案管理中聲像檔案管理的分析，創(chuàng)新管理方法。

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（作者單位：河南省農(nóng)科院）