區(qū)域性高校檔案資源數(shù)據(jù)化困境之探析

冉晉

摘 要：在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代，區(qū)域性高校檔案為了自身生存所需、精細(xì)化高效服務(wù)等必須進(jìn)行檔案資源數(shù)據(jù)化，刻不容緩，但是長期以來效果卻不容樂觀。文章就此探討了其檔案資源數(shù)據(jù)化的主要四種困境：管理觀念落后；數(shù)字化向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化不夠；專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)不夠；專業(yè)人才缺乏。

關(guān)鍵詞：區(qū)域性高校；檔案資源；數(shù)據(jù)化；困境；探析

1 區(qū)域性高校檔案資源數(shù)據(jù)化困境體現(xiàn)

1.管理觀念落后

當(dāng)今社會(huì)是數(shù)據(jù)社會(huì)，是互聯(lián)網(wǎng)+社會(huì)，但是許多區(qū)域性高校檔案管理觀念卻還停留在以“藏”為主，手工借閱的階段，工作非常被動(dòng)，主要原因是管理觀念，思維的轉(zhuǎn)變。長期以來，在許多區(qū)域性高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案工作，還不夠重視，在機(jī)構(gòu)設(shè)置，資金，人員配備方面都處于弱勢(shì)地位。機(jī)構(gòu)設(shè)置上，很多區(qū)域性高校的檔案室還是掛靠黨辦，院辦。甚至學(xué)生人數(shù)規(guī)模達(dá)到萬人以上，都沒有獨(dú)立成館，這樣檔案室就不能獨(dú)立行使其行政管理職能，也就更不能有效地開發(fā)利用檔案信息資源服務(wù)了，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上當(dāng)今大數(shù)據(jù)社會(huì)的發(fā)展需要；資金方面，在很多區(qū)域性高校，檔案經(jīng)費(fèi)只有硬件維護(hù)和人員培訓(xùn)等項(xiàng)目上配備很少的資金，根本沒有檔案資源數(shù)據(jù)化等專項(xiàng)資金。人員配備上，一是人員不夠，只能滿足日常查閱等常規(guī)工作，精細(xì)化服務(wù)和檔案資源數(shù)據(jù)化建設(shè)根本不夠用；二是專業(yè)性不強(qiáng)，檔案專業(yè)或信息技術(shù)專業(yè)的人才很少，根本不能滿足當(dāng)今數(shù)據(jù)社會(huì)高校檔案服務(wù)的需要。

再就是區(qū)域性高校檔案工作人員管理觀念，工作理念要轉(zhuǎn)變。數(shù)據(jù)化改變的不僅僅是形式，它更影響到人們頭腦中深層次的東西。只有思想觀念，工作理念的轉(zhuǎn)變才能為檔案精細(xì)化高效服務(wù)提供保證。高校檔案工作人員要改變過去那種以館藏?cái)?shù)量，館舍大小來衡量檔案服務(wù)水平的觀念。要樹立以提供檔案服務(wù)質(zhì)量，效率和能力作為檔案館服務(wù)水平標(biāo)準(zhǔn)的觀念。樹立超前意識(shí)，參與意識(shí)，服務(wù)意識(shí)，了解學(xué)校當(dāng)前和今后一段時(shí)間的工作規(guī)劃，年度規(guī)劃，根據(jù)學(xué)校各個(gè)階段工作的進(jìn)度和重點(diǎn)，并結(jié)合學(xué)校教學(xué)，科研工作的實(shí)際情況主動(dòng)開展高效的檔案信息服務(wù)。

2、數(shù)字化向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化不夠

檔案數(shù)字化實(shí)體檔案在高校檔案數(shù)據(jù)建設(shè)中是一項(xiàng)最基本的工作，也是最重要的工作，沒有基礎(chǔ)數(shù)字化工作做支撐，數(shù)據(jù)化建設(shè)更無從談起。區(qū)域性高校檔案資源館藏主要是紙質(zhì)檔案、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、縮微膠片、光盤等有形的實(shí)體檔案，近幾年由于校園信息化化建設(shè)和無紙化辦公，電子檔案也逐步增多，只是數(shù)據(jù)收集管理應(yīng)用還不夠科學(xué)規(guī)范。當(dāng)前，各區(qū)域性高校對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理主要分為兩大部分，一是對(duì)紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化，主要實(shí)現(xiàn)最基本的檢索功能。二是對(duì)各類聲像載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以識(shí)別存儲(chǔ)的格式。由于各高校實(shí)體檔案數(shù)量龐大、內(nèi)容復(fù)雜，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理需要大量的人力，物力和財(cái)力的投入。但就各高校檔案數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)度來看，多數(shù)的投入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，因而這項(xiàng)數(shù)字化基礎(chǔ)工作大大受到影響，數(shù)據(jù)化建設(shè)也就遠(yuǎn)遠(yuǎn)提不上日程。

檔案數(shù)據(jù)化是檔案數(shù)字化的拓展和推進(jìn)[1]。如果說檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了檔案的計(jì)算機(jī)處理，那么檔案數(shù)據(jù)化則使檔案真正轉(zhuǎn)化為可用、好用的檔案信息資源。然而，許多區(qū)域性高校檔案部門在工作中往往只注重檔案數(shù)字化的規(guī)模和速度，卻不重視檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的體現(xiàn)，從而影響了檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量及其效用的發(fā)揮。因此，在檔案數(shù)字化時(shí)應(yīng)該樹立起檔案數(shù)據(jù)化的理念，數(shù)字化的資源都要向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化，使檔案真正成為有價(jià)值的數(shù)據(jù)。要把檔案數(shù)字化工作覆蓋到數(shù)字文本（圖像）轉(zhuǎn)換、條目規(guī)范、著錄索引、綜合和專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)等各個(gè)方面，把數(shù)據(jù)用好用活，更高效地做好檔案精細(xì)化服務(wù)。

3.專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)不夠

目前，區(qū)域性高校檔案數(shù)據(jù)庫主要有兩種數(shù)據(jù)庫模式：“一種是以館藏檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)的館藏檔案數(shù)據(jù)庫。主要目的是保護(hù)珍貴的紙質(zhì)歷史檔案，提供全部的紙質(zhì)檔案的數(shù)字化檢索工具，為歷史檔案提供多功能的檢索服務(wù)。另一種是以歸檔電子文件為基礎(chǔ)的電子檔案數(shù)據(jù)庫，旨在建立電子文件和數(shù)字檔案文獻(xiàn)的自動(dòng)化管理集成信息系統(tǒng)。既接收保管和提供數(shù)字檔案資源利用，又為各類電子檔案的真實(shí)性，完整性和長期可讀性提供保證。”[2]而專題數(shù)據(jù)庫是在目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫加工提煉后所形成某一方面用途的數(shù)據(jù)庫。如提煉關(guān)鍵詞“家庭背景，畢業(yè)去向”等情況形成的數(shù)據(jù)庫，就為學(xué)校的招生，專業(yè)設(shè)置，就業(yè)指導(dǎo)提供幫助。如針對(duì)學(xué)?？蒲蟹矫?，學(xué)?？梢酝ㄟ^對(duì)科研人員隊(duì)伍的統(tǒng)計(jì)，科研項(xiàng)目的匯總以及科研成果的統(tǒng)計(jì)，對(duì)所得數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的挖掘，為學(xué)校日后師資力量的分配，科研基金獎(jiǎng)勵(lì)的設(shè)置提供依據(jù)。同時(shí)，這些數(shù)據(jù)還可以側(cè)面反映出學(xué)校在科研領(lǐng)域的優(yōu)劣勢(shì)之所在，而后進(jìn)一步加大對(duì)其強(qiáng)項(xiàng)的投入，助于學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展[3]。而目前區(qū)域性高校檔案資源專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作很不樂觀，一是由于區(qū)域性高校檔案資源收集不夠及時(shí)全面。因?yàn)樵诤芏喔咝＠?，很多基礎(chǔ)檔案都是期末或年尾才催交，而且很多核心檔案如人事檔案、科研檔案、教務(wù)檔案等長期分散保管在各個(gè)職能部門，并沒有及時(shí)上交至檔案室或檔案館，造成了信息孤島，這樣檔案信息資源很難能做到實(shí)時(shí)收集和全面收集，更不用說建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫了。二是建立專題數(shù)據(jù)庫的檔案人才的缺乏，很多區(qū)域性高校檔案工作人員的安排都是安置人員，專業(yè)性，知識(shí)結(jié)構(gòu)都不合理，更不用說引進(jìn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面的專業(yè)人才了。

總之，建立特色專題數(shù)據(jù)庫，是區(qū)域性高校檔案資源數(shù)據(jù)化的最為核心的一項(xiàng)工作，只有把這項(xiàng)工作做好了，才能談高效服務(wù)，特色服務(wù)，才能把區(qū)域性高校檔案資源充分的挖掘和利用起來，充分展現(xiàn)其價(jià)值。

4.專業(yè)人才缺乏

區(qū)域性高校檔案資源數(shù)據(jù)化工作要做扎實(shí)，既懂?dāng)?shù)據(jù)又懂檔案的專業(yè)性人才是重要保障。但是目前，區(qū)域性高校檔案的人才配置非常不合理。

據(jù)調(diào)查，大部分區(qū)域性高校的專職檔案管理隊(duì)伍，從學(xué)歷、職稱、專業(yè)結(jié)構(gòu)等方面看，都很不合理，存在“三多三少”現(xiàn)象（即女性多、非檔案專業(yè)學(xué)歷人員多、中老年人多，高學(xué)歷、高職稱、檔案專業(yè)人員少）[4]，與檔案資源數(shù)據(jù)化的專業(yè)人才需要求差距甚遠(yuǎn)。不少區(qū)域性高校在考慮檔案工作用人的時(shí)候，經(jīng)常以照顧性質(zhì)為先，安排老、弱、家屬、富余人員等，更不用說引進(jìn)懂?dāng)?shù)據(jù)的專業(yè)人才了，缺乏發(fā)展的眼光。專業(yè)人才的缺乏嚴(yán)重束縛了檔案工作向上發(fā)展的空間，妨礙了檔案規(guī)范化、數(shù)據(jù)化的建設(shè)。

因而各區(qū)域性高校要根據(jù)辦學(xué)規(guī)模需求，以及館藏量，必須引進(jìn)一定數(shù)量的專業(yè)人才。在引進(jìn)檔案專業(yè)類人才的時(shí)候，要重點(diǎn)考慮檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的專業(yè)人才，充實(shí)檔案隊(duì)伍，并在檔案管理工作中要予以重要，發(fā)揮其領(lǐng)頭羊的作用。對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員，主要是要更新觀念，并按照工作實(shí)際情況，適量進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)化的專業(yè)培訓(xùn)，配合懂?dāng)?shù)據(jù)化建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員，做好檔案數(shù)字化等基礎(chǔ)工作。這樣，區(qū)域性高校檔案資源數(shù)據(jù)化建設(shè)工作才指日可待。

2 結(jié)束語

影響區(qū)域性高校檔案資源數(shù)據(jù)化的問題還有很多，其成因也較為復(fù)雜，在此恕不詳列贅述。比如國家檔案局層面出臺(tái)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)化標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理，便于共享和利用；高校辦學(xué)質(zhì)量評(píng)估增加檔案資源數(shù)據(jù)化考核指標(biāo)，以評(píng)促改等?？傊咝n案工作者必須在不斷進(jìn)取的實(shí)踐工作中，研究和破解困擾學(xué)校檔案資源數(shù)據(jù)化工作向上發(fā)展的瓶頸，使其數(shù)據(jù)化工作緊跟當(dāng)今數(shù)據(jù)社會(huì)的發(fā)展，為學(xué)校精細(xì)化服務(wù)發(fā)展，為地方經(jīng)濟(jì)文化的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]齊力上，詹銳.樹立“數(shù)據(jù)為王”的檔案數(shù)字化建設(shè)理念[J].浙江檔案2014（2）：56

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[3]吳放，馮銳.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息資源建設(shè)的新思考[J].蘭臺(tái)世界2015（10）：28

[4]李殷青，丘如華，黃華春.廣西高校檔案工作現(xiàn)狀分析與發(fā)展對(duì)策思考[J].高教論壇，2009（9）：123