試論檔案數(shù)字化建設(shè)與檔案資源的服務(wù)利用

關(guān)芳

摘要：檔案數(shù)字化的建設(shè)在近幾年的檔案管理工作部署中被頻繁提及，由此可見高新技術(shù)對于檔案管理工作的重要性。隨著時(shí)間的流逝以及人們對檔案的重視程度越來越高，搭建數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行管理檔案的方式，已經(jīng)成為檔案管理的主要潮流。為了更好的利用檔案數(shù)字化建設(shè)與檔案資源的服務(wù)，本文就此進(jìn)行了深入的研究。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;檔案資源;服務(wù)利用

檔案是作為個(gè)人或者團(tuán)體的信息的行為活動(dòng)記錄的重要憑證，具有真實(shí)性，私密性以及可靠性的特點(diǎn)，被大多數(shù)個(gè)體或者是團(tuán)體喜愛。隨著人類活動(dòng)范圍越來越廣，需要檔案記載的內(nèi)容也越來越多，同時(shí)隨著新時(shí)代的發(fā)展，數(shù)字化檔案建設(shè)的出現(xiàn)，是為了更好的幫助用戶記載他們的信息。所以為了更好的符合現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案建設(shè)運(yùn)用數(shù)字化進(jìn)行管理，會(huì)對各行各業(yè)的發(fā)展有著重要的鋪墊以及幫助。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)在當(dāng)今社會(huì)的相關(guān)情況以及過去的回顧

數(shù)字化的出現(xiàn)伴隨著時(shí)代進(jìn)步，技術(shù)越來越成熟，尤其是檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)到達(dá)了白熱化程度，其發(fā)展速度飛快。相關(guān)高校也開設(shè)了大數(shù)據(jù)專業(yè)，就是為了更好的服務(wù)數(shù)字化社會(huì)下的相關(guān)行業(yè)的工作管理。面對新形勢新技術(shù)的發(fā)展趨勢下，檔案管理該如何適應(yīng)當(dāng)下的技術(shù)社會(huì)，已經(jīng)成為當(dāng)今檔案工作未來發(fā)展趨勢的指引。在此我們需要簡單的了解一下什么叫數(shù)字化，簡單一點(diǎn)來說，就是通過將過去傳統(tǒng)管理的紙質(zhì)文檔，經(jīng)過一系列的掃描儀器，錄入儀器等方式，將紙質(zhì)文檔上的信息存儲到計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)檢索查詢快捷方便，同步備份，儲存空間小，維護(hù)方便以及保密更加安全。運(yùn)用數(shù)字化進(jìn)行檔案管理是信息時(shí)代的必然要求，所以在大時(shí)代下，檔案管理運(yùn)用數(shù)字化是可以很好的完成各項(xiàng)檔案管理工作，起到事半功倍的效果，不僅提高經(jīng)濟(jì)效益，而且還提高辦公效率，一舉兩得。所以在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代下，運(yùn)用數(shù)字化建設(shè)管理檔案，已經(jīng)成為時(shí)代的象征。

過去紙質(zhì)檔案對一些有價(jià)值的文字，圖表或者聲像等不同形式資料的保存有著重大私密性泄露的危險(xiǎn)。這些都在不同程度上危害了檔案資源的發(fā)揮的價(jià)值，所以在過去如何解決好檔案的收集，保存以及利用是首要的問題。傳統(tǒng)的檔案管理一般是采用紙質(zhì)文檔的，將信息記載在紙質(zhì)文檔中，然后將其密封在檔案室里，并有相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行管理以及看護(hù)。長期以來，我們對檔案資料的管理都是采用固定的傳統(tǒng)模式，不僅存儲檔案空間非常大，維護(hù)也不方便，對于人力物力來說也是消耗極大，這些傳統(tǒng)的管理方式對于社會(huì)未來的發(fā)展不利，也不利于檔案管理工作的長期發(fā)展。因而將過去與傳統(tǒng)對比，為了檔案工作的長期發(fā)展，引入數(shù)字化進(jìn)行檔案管理，儼然成為當(dāng)下檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

2 對于檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)方面的優(yōu)勢

數(shù)字化建設(shè)管理檔案是在傳統(tǒng)管理檔案模式下的一個(gè)大的突破，將過去傳統(tǒng)管理模式上的一些不利因素作了重大的變化，比如對于紙質(zhì)檔案采用了信息技術(shù)，將信息記載在相關(guān)計(jì)算機(jī)的硬盤上，不僅節(jié)約了紙張使用，而且還避免了紙張的浪費(fèi)，保護(hù)了環(huán)境。那么對于一些聲帶或者圖像的記載，則又采用不同的刻錄模式，比如聲像采用光盤刻錄的方式，通過不同記載材料的介質(zhì)，將檔案的信息進(jìn)行記載，將過去的散亂數(shù)據(jù)整合成一個(gè)完整而統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)了檔案管理的各方面漏洞。檔案資源數(shù)字化建設(shè)在查閱者進(jìn)行查找檔案時(shí)可以起到節(jié)約時(shí)間的優(yōu)勢，在過去傳統(tǒng)的檔案管理方式中，如果查閱者需要查閱相關(guān)的檔案，就需要在上千萬份的檔案中翻找查閱，消耗大量的時(shí)間，但如果運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，查閱者只需在引擎中輸入自己想要的檔案的關(guān)鍵信息，則可對應(yīng)到檔案管理中檔案存放的位置，或者是直接就有相關(guān)數(shù)據(jù)計(jì)算出來相關(guān)檔案記載的計(jì)算機(jī)存在位置。這些都是檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)方面的優(yōu)勢，這些優(yōu)勢只是我們表面看到的一小部分，甚至可以說是冰山一角。只有深刻認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)中引入數(shù)字化是可以有效解決過去傳統(tǒng)問題中不能解決的問題，才能推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)程。

3 客觀的分析檔案數(shù)字化建設(shè)是對于檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展的前提

雖然檔案管理可以追溯到秦朝時(shí)期甚至更前，但由于過去許多原因，我國的檔案管理工作一直處于傳統(tǒng)管理方式，所以在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代下，為了迎合時(shí)代需求以及發(fā)展，所以我國的檔案管理工作運(yùn)用了檔案數(shù)字化管理，但建設(shè)工程還是處于初期，還存在著許多有待解決的問題。因而，為了檔案數(shù)字化建設(shè)能更加持久的發(fā)展，我們要有客觀的分析檔案數(shù)字化建設(shè)的計(jì)劃以及思想。凡事有利弊，也不一定全都使用檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行檔案管理就一定是好的。比如在一些網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不是特別好的地區(qū)，想要更好的實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)行檔案管理是有一定的難度的，所以說具體情況具體分析，只有可實(shí)行方案進(jìn)行精確實(shí)施，才能保證檔案數(shù)字化建設(shè)在我國可以更加持久的發(fā)展。數(shù)據(jù)化建設(shè)不僅需要結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)，相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，多媒體技術(shù)以及高端技術(shù)儀器等，而且還需要相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)工程師以及網(wǎng)絡(luò)工程人員才能在最基礎(chǔ)上保障檔案數(shù)字化建設(shè)的開展以及實(shí)施。其中網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)又關(guān)乎到許許多多的專業(yè)知識，這就不僅需要資金的投入，而且還需要更多的科技人才投入。所以檔案數(shù)字化建設(shè)并不是一件容易的事，只有進(jìn)行精確的分析才能確保數(shù)字化經(jīng)營色的順利推行。

4 對于檔案資源的服務(wù)利用

雖然當(dāng)下主張推行檔案數(shù)字化建設(shè)，但是過去的傳統(tǒng)檔案管理方式也不應(yīng)該被摒棄，兩者相輔相成，相互依存，相互協(xié)調(diào)才能更好的將檔案管理工作迎來更好的明天。

比如一些私密性非常強(qiáng)的檔案就轉(zhuǎn)為數(shù)字化進(jìn)行存儲，提升它的安全性，對于一些普通的數(shù)據(jù)記載或者是活動(dòng)記錄，使用紙質(zhì)文檔進(jìn)行檔案管理是對資源的一種有效利用。同時(shí)對于檔案服務(wù)利用也要有針對性，海量的數(shù)字信息庫資源要做到有序化，集中存放，分散管理，有計(jì)劃的進(jìn)行檔案分類從而形成一種特色或者是標(biāo)志。檔案資源的管理一定要做到可以滿足查閱者的需求，這樣才能體現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)管理的優(yōu)點(diǎn)。對于檔案數(shù)字化建設(shè)，要加強(qiáng)安全管理觀念，這樣才能讓查閱者放心自己的數(shù)據(jù)存貯時(shí)夢得到相應(yīng)的保障。只有將安全保密性做到極致，滿足人民群眾的需求，才是檔案數(shù)字化建設(shè)管理的理念。同時(shí)相關(guān)檔案管理部門也要注重計(jì)算機(jī)專業(yè)人才的引入，只有專業(yè)化的人才隊(duì)伍才能更好的為用戶服務(wù)，也才能更好地將檔案數(shù)字化建設(shè)更加的完善。

5 結(jié)束語

綜上所述，數(shù)字化檔案建設(shè)的管理是信息化時(shí)代下必要的產(chǎn)物，也是在新時(shí)代下將傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行有效而規(guī)范管理的一種方式，所以研究檔案數(shù)字化建設(shè)與檔案資源的服務(wù)利用是對當(dāng)下檔案管理的一種指引。

參考文獻(xiàn)

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（包頭輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院?014035）