關(guān)于企業(yè)文秘與檔案工作一體化管理的思考

摘要：文秘工作和檔案管理工作對企業(yè)而言非常重要，現(xiàn)今的自動化檔案管理大大提高了企業(yè)的管理水平，讓辦公室工作變得更加簡潔高效。文秘工作中，對文件資料進(jìn)行整理和保存是非常重要的一部分，因此，文秘工作和檔案管理工作是無法分開的，企業(yè)必須推動文秘與檔案工作的一體化管理，將兩種工作結(jié)合在一起，讓工作內(nèi)容變得更加科學(xué)。本文對企業(yè)文秘與檔案工作一體化管理進(jìn)行了研究，提出了企業(yè)加強(qiáng)文秘與檔案工作一體化管理的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文秘;檔案工作;一體化管理

引言：

企業(yè)文秘與檔案工作的一體化管理，具體來說，就是在沿用原有的檔案現(xiàn)代化管理機(jī)制，將檔案的制作，發(fā)布和歸檔工作進(jìn)行全程管理的同時，利用計(jì)算機(jī)程序?qū)崿F(xiàn)一次輸入，多次輸出，并與文秘工作相關(guān)的工作人員共享檔案管理的過程，從而提高企業(yè)文秘工作與檔案管理工作的科學(xué)性，同時大大提高兩者的工作效率。

一、文秘工作與檔案工作的意義，以及工作中存在的問題

文秘工作的效果，可以直接影響到檔案管理工作的結(jié)果，檔案管理工作的成果又會影響到文秘工作的利用，因此，文秘工作和檔案管理工作之間是相輔相成的關(guān)系。

首先，文秘工作可以體現(xiàn)出檔案管理的意義，檔案管理可以讓文秘工作更科學(xué)、更便捷的展開。如果檔案資料準(zhǔn)確、科學(xué)的被管理，文秘工作在取用檔案時也就更準(zhǔn)確;其次，文秘工作中需要接觸到許多文件材料，并對其進(jìn)行審閱和整理歸檔，保質(zhì)保量的完成這些工作，能夠提高檔案管理工作的效率[1];最后，文秘工作中涉及到的文件資料，可以傳達(dá)企業(yè)的文化，將領(lǐng)導(dǎo)者的精神貫徹落實(shí)到各個部門，為工作人員提供了解企業(yè)各方面問題的渠道，最終提高其工作能力，用自己的能力為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益，因此，文秘工作可以幫助員工開展文檔管理工作。

當(dāng)前的文秘與檔案管理工作中，存在著許多問題，解決這些問題，是實(shí)現(xiàn)文秘與檔案管理工作一體化管理的必要條件。其一，許多企業(yè)員工在撰寫公文時，存在許多格式上的錯誤，這些不規(guī)范的地方，對公文的應(yīng)用性帶來了許多負(fù)面影響，讓公文無法發(fā)揮其本身的作用。例如“請示”和“報告”的混用，“意見”和“決定”的混用，“通知”和“通告”的混用等等。

其二，公文在檔案管理部門和文秘部門之間流動時，需要利用版記來將它們聯(lián)系起來，這是“一體化管理”的核心。但在很多企業(yè)中，員工處理版記時不注意其規(guī)范性，例如沒有標(biāo)明印發(fā)時間或經(jīng)辦部門，沒有抄送單位等等，這些不規(guī)范都會影響檔案管理工作的質(zhì)量。其三，很多員工在整理文件資料時，不注重完整性，如某事項(xiàng)的請示和批復(fù)要放一起;文件的底稿和簽批頁要同正文放一起等等，久而久之就會導(dǎo)致企業(yè)部分資料存儲不完整，對實(shí)現(xiàn)一體化管理造成一定的阻礙。

二、實(shí)現(xiàn)一體化管理的有效策略

（一）提高公文輸入、輸出過程中的規(guī)范性

想要實(shí)現(xiàn)一體化管理，企業(yè)必須提高公文輸入、輸出過程中的規(guī)范性。要求員工清晰準(zhǔn)確的了解公文各個要素的內(nèi)容，及使用規(guī)范，減少其在撰寫公文時出現(xiàn)的錯誤。同時嚴(yán)格規(guī)定公文印發(fā)時的格式，對附件、抄送等問題都進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，讓公文的輸入、輸出變得更加規(guī)范。

除了對文件處理進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定外，企業(yè)也要對存檔方式有所要求，比如對文檔進(jìn)行編號，號碼中包含文件的日期，宗號以及順序號等信息，再將編號一一對應(yīng)的輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)，并對其進(jìn)行分類，最后打印出一份目錄，這樣能夠讓文件的調(diào)用，查詢變得更加方便。此外，企業(yè)還要定期對存檔的文件進(jìn)行復(fù)核，更新文檔目錄，以便查漏補(bǔ)缺，減少檔案管理過程中出現(xiàn)的漏洞。

（二）建立規(guī)范的一體化管理流程

要進(jìn)行一體化管理，必須制定科學(xué)規(guī)范的管理流程。企業(yè)在制定管理流程時，需要先對文秘和檔案工作的具體內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)梳理，分析并總結(jié)兩者之間的聯(lián)系，再通過這些聯(lián)系建立相應(yīng)的流程，通過這種方式建立的管理流程，可以最大程度的實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案管理工作的相互配合。此外，在建立流程時也應(yīng)該嚴(yán)格約束工作中的細(xì)節(jié)，甚至具體到紙張的選用和裝訂，都應(yīng)該有所規(guī)范[2]。

同時，企業(yè)應(yīng)該廣納專業(yè)性強(qiáng)的人才，提高整個團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)，嚴(yán)禁工作中出現(xiàn)私存、缺漏等現(xiàn)象，如果出現(xiàn)相應(yīng)的問題，要及時、嚴(yán)肅處理相關(guān)員工，讓員工充分了解制度的嚴(yán)肅性，更加規(guī)范自己的日常工作。

（三）增強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用

目前，企業(yè)已經(jīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)充分的利用到檔案管理工作中，基本實(shí)現(xiàn)了檔案的自動化管理，但在企業(yè)實(shí)現(xiàn)了文秘與檔案工作一體化管理后，也應(yīng)該對計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行相應(yīng)的革新，將其擴(kuò)大到一體化管理范圍內(nèi)。例如，企業(yè)在通過計(jì)算機(jī)對文檔進(jìn)行存儲和管理的同時，也可以利用互聯(lián)網(wǎng)建立線上平臺，為文秘工作者添加相關(guān)的權(quán)限，幫助其更加快速的接收和查閱相關(guān)檔案，實(shí)現(xiàn)文秘與檔案工作的資源共享。

三、結(jié)束語

企業(yè)文秘與檔案工作的一體化管理，可以極大的提高這兩者的工作效率，讓企業(yè)的發(fā)展更加穩(wěn)步向前。想要實(shí)現(xiàn)一體化管理，企業(yè)必須提高公文輸入、輸出過程中的規(guī)范性，建立規(guī)范的一體化管理流程，同時增強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，將其擴(kuò)大到一體化管理范圍內(nèi)，利用這些策略將一體化管理廣泛應(yīng)用到企業(yè)內(nèi)部，讓文秘與檔案工作變得更加科學(xué)有效。

參考文獻(xiàn)

[1]袁麗英.如何加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，000（011）：51-51.

[2]肖愛軍.現(xiàn)代文秘人才職業(yè)能力提升的思考與建議——以做好事業(yè)單位歸檔文書材料前期管理工作為例[J].人才資源開發(fā)，2020，No.416（05）：55-57.

作者簡介：

姓名：王博雯，出生年月：1978年6月13日，性別：女，民族：漢，籍貫：河北，職務(wù)/職稱：館員，中級職稱，學(xué)歷：大學(xué)本科

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