談大數(shù)據(jù)時代職業(yè)技術(shù)學院檔案管理模式的變革

葉濤

[摘 要] 近些年來，隨著科學技術(shù)的不斷革新和計算機網(wǎng)絡(luò)的普及，人們逐漸進入了大數(shù)據(jù)時代，而大數(shù)據(jù)時代的到來并非只是簡單地促進不同區(qū)域的交流與溝通，更重要的是大數(shù)據(jù)以其獨特的優(yōu)勢作用于人們的工作、生活的方方面面，從一定意義上來講，大數(shù)據(jù)時代到來的優(yōu)勢是不言而喻的。文章對大數(shù)據(jù)時代職業(yè)技術(shù)學院檔案管理模式的變革進行研究，為相關(guān)研究者提供參考。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù)；新時代；職業(yè)技術(shù)學院；檔案管理工作；模式

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）09-0072-03

不同的學校都需要對本校人員的檔案進行管理，而職業(yè)技術(shù)學院也是如此。為了保證高職各項工作更好地規(guī)劃和實施，職業(yè)技術(shù)學院需要有相對應的檔案管理人員，對本校所有人員的檔案信息進行記錄和整合。當然，傳統(tǒng)的高職檔案管理工作往往采用人工記錄和整理的方式來進行，而在大數(shù)據(jù)時代到來后，檔案管理模式有了進一步的變革，在一定程度上提高了檔案管理效率，促進了高職管理工作更好地進行。

一、高職檔案管理介紹及其利用大數(shù)據(jù)的重要意義

（一）高職檔案管理介紹

高職院校的檔案管理就是對高等職業(yè)技術(shù)院校教育教學過程的一種記錄與整合，其管理工作對于職業(yè)技術(shù)學院的發(fā)展具有相當重要的意義。高職檔案管理具有以下幾方面的特征。

首先，職業(yè)技術(shù)學院的檔案管理與社會廣泛聯(lián)系，對于普遍高等職業(yè)技術(shù)院校來說，其培養(yǎng)的是即將步入社會的技術(shù)型人才，同時高職教學階段也是師生進行科學探究、鉆研的重要階段，高職本著培養(yǎng)社會實踐型人才的原則，將學生培養(yǎng)成為有能力的社會型人才。這也決定了其檔案管理的社會性，從一定意義上講，高等職業(yè)技術(shù)院校所培育的學生來源于社會，而又終將在畢業(yè)后走向社會，就在這樣一種循環(huán)的教育教學過程中，檔案記錄了一系列培養(yǎng)過程與方案。而對于普遍職業(yè)技術(shù)學院的科研探究和課題設(shè)計內(nèi)容，其都取材于社會，服務(wù)于社會，因此職業(yè)技術(shù)學院的檔案管理具有社會性。其次，職業(yè)技術(shù)學院的檔案管理是系統(tǒng)且綜合的，其院校內(nèi)部的各種檔案材料內(nèi)容多樣，數(shù)量巨大，可以說是比較系統(tǒng)的檔案管理類型，當然其檔案內(nèi)容除了包含有關(guān)教學活動開展的部分，還有一系列實踐與科研探究活動的記錄與整合，檔案管理不僅僅需要體現(xiàn)出各個院校的教育教學管理形式，還需要記錄好教職工相應的人事檔案信息，還有院校的財務(wù)信息檔案等，其檔案內(nèi)容是綜合且系統(tǒng)的。

（二）檔案管理利用大數(shù)據(jù)的重要意義

職業(yè)技術(shù)學院的檔案管理工作是其院校管理工作中的重要內(nèi)容，只有將檔案管理工作妥善規(guī)劃，才可以更好地促進高等職業(yè)院校發(fā)展和進步。當前隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，將檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)科技有效結(jié)合，對職業(yè)技術(shù)學院的檔案管理工作具有重要意義。

1.提高檔案管理人員工作效率，減輕工作量

職業(yè)技術(shù)學院的檔案管理工作內(nèi)容豐富多樣，傳統(tǒng)的檔案管理人員需要通過人工記錄整理的方式將各類資源信息和數(shù)據(jù)內(nèi)容進行整合，這種檔案管理的形式效率低下，很容易出現(xiàn)由于人工失誤造成的數(shù)據(jù)整合錯誤的現(xiàn)象，為院校檔案管理帶來巨大問題，同時，如此巨大的檔案管理工作量對于檔案管理人員來說，也帶來了比較高的管理壓力。而大數(shù)據(jù)時代下，各類信息化軟件可以以其高效準確的優(yōu)勢為職業(yè)技術(shù)學院的檔案管理工作帶來巨大便利，大數(shù)據(jù)時代下的信息化工具可以幫助管理人員有效抓取信息資源，合理將檔案信息分類整合管理，處理效率極高。在這樣一種情況下，檔案管理人員可以有效利用大數(shù)據(jù)時代下的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將不同類型的檔案資源合理分類，一定程度上減少了工作人員的工作量，提高了檔案管理效率。

2.實現(xiàn)更為科學的檔案管理工作

不同于傳統(tǒng)的人工分析方法，大數(shù)據(jù)時代下，各所職業(yè)技術(shù)學院往往會采用智能形式的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對資源數(shù)據(jù)進行分類整合，而這種智能的管理形式會使院校的檔案管理工作更為科學合理，運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有效分析，職業(yè)技術(shù)學院可以將種類繁多的檔案內(nèi)容根據(jù)其具體內(nèi)容和主要特征進行分類，更加方便高職院校檔案管理人員進行操作和管理。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式存在的主要問題

隨著社會的不斷發(fā)展，人們已經(jīng)進入了大數(shù)據(jù)發(fā)展的穩(wěn)定階段，而其在檔案管理工作中的應用也是發(fā)展的一種必然趨勢，在檔案管理模式與大數(shù)據(jù)充分融合的過程中，由于各方面因素，其檔案管理模式仍然存在一些問題。

（一）相關(guān)院校、管理工作人員缺乏重視

當前，大數(shù)據(jù)時代背景下，人們生活的方方面面都需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，而職業(yè)技術(shù)學院的檔案管理工作更是如此，職業(yè)技術(shù)學院要想保證檔案管理工作的效果，就必須將管理工作與時代發(fā)展充分結(jié)合，讓管理工作體現(xiàn)出時代優(yōu)勢。然而，當前院校以及相關(guān)管理工作人員并不能準確認識到檔案管理工作數(shù)據(jù)化的重要性，部分管理人員仍有不重視甚至是不認識大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作變革的必要性的嚴重現(xiàn)象，導致其院校的檔案管理工作并不能夠與大數(shù)據(jù)背景緊密結(jié)合，不能很好地利用大數(shù)據(jù)時代下的網(wǎng)絡(luò)信息化優(yōu)勢來將資源數(shù)據(jù)進行整合。

（二）相關(guān)管理人員基礎(chǔ)業(yè)務(wù)素質(zhì)不足

大數(shù)據(jù)時代下，職業(yè)技術(shù)學院要求其檔案管理工作人員具有比較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，可以根據(jù)時代的具體要求，及時變革檔案管理方式，采用最為先進的檔案管理模式為高職院校的管理工作提供有效支持。然而，縱觀各所職業(yè)技術(shù)學院的檔案管理人員，不乏有其他部門輔助管理替代的現(xiàn)象，缺乏正規(guī)的專業(yè)化檔案管理人員的有效支持，而這些院校檔案管理工作兼職人員往往存在業(yè)務(wù)素質(zhì)較低的狀況，在面對巨大的數(shù)據(jù)信息量時往往無法準確分類整合，對于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應用不夠了解，不能很好地將大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作做好[1]。

（三）檔案管理技術(shù)有待完善

盡管大數(shù)據(jù)時代下網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人們生活中得到了廣泛的應用，但就目前的技術(shù)發(fā)展狀況來看，其在檔案管理技術(shù)方面仍存在一些問題，其中，在職業(yè)技術(shù)學院的不斷發(fā)展過程中，各類檔案內(nèi)容只會越來越豐富和多樣，而資源量也將越來越多，那么此時檔案管理技術(shù)最需要解決的一個問題就是檔案庫房的承載量，即怎樣通過技術(shù)來將互聯(lián)網(wǎng)軟件的信息儲存量擴大，保證高職院校的檔案信息可以及時有效地錄入保存。因此，檔案管理技術(shù)方面的問題也作為大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的主要問題，需要采取恰當?shù)姆绞接行幚怼?/p>

（四）設(shè)備設(shè)施不夠完善

當前大數(shù)據(jù)時代下，職業(yè)技術(shù)學院的檔案管理工作已經(jīng)基本實現(xiàn)了以網(wǎng)絡(luò)模式為主的管理模式，而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理工作中的應用也必將帶來極大的便利，當前，職業(yè)技術(shù)學院的檔案管理模式將向著越來越先進、越來越優(yōu)越的網(wǎng)絡(luò)模式發(fā)展。然而，檔案管理工作中網(wǎng)絡(luò)模式發(fā)展的趨勢與基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的現(xiàn)實情況卻并相差很多。目前，大部分職業(yè)技術(shù)學院的互聯(lián)網(wǎng)軟件、相應設(shè)施設(shè)備并不夠完善，軟件設(shè)備并不足以滿足日益發(fā)展的大數(shù)據(jù)時代背景中的檔案管理需求，由此帶來的問題將在一定程度上對職業(yè)技術(shù)學院的檔案管理工作造成巨大影響。

三、大數(shù)據(jù)時代下如何變革職業(yè)技術(shù)學院檔案管理模式

在國家大力發(fā)展科學技術(shù)的趨勢背景下，我們的時代逐漸由傳統(tǒng)的人工勞動時代轉(zhuǎn)變?yōu)榇髷?shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)時代，而大數(shù)據(jù)時代的到來為人們帶來了更為新穎的體驗，一切的生活和工作都需要依賴網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)資源，學校的內(nèi)部管理工作也是如此。進入大數(shù)據(jù)時代以來，職業(yè)技術(shù)學院的檔案管理工作開始有了變化，而對于各所職業(yè)技術(shù)學院來說，如何有效抓住大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展契機，讓職業(yè)技術(shù)學院的檔案管理模式進一步變革是當前高職院校管理工作的重點內(nèi)容，以下將針對具體措施進行分析。

（一）以充分重視為前提，變革檔案管理模式

檔案管理工作是各個學校不同時期所必需的管理工作內(nèi)容之一，而當高職院校的檔案管理工作與時代的發(fā)展契機相遇時，就將為職業(yè)技術(shù)學院的檔案管理工作帶來很大的便利。因此，在大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)越來越普及的趨勢下，各所職業(yè)技術(shù)學院需要提起充分的重視，將時代發(fā)展與學校管理相結(jié)合，讓大數(shù)據(jù)更好地為檔案管理工作提供支撐和保障。所以說，職業(yè)技術(shù)學院要想實現(xiàn)檔案管理模式的變革，增強對檔案管理工作的重視是模式轉(zhuǎn)變的前提[2]。

舉例說明，職業(yè)技術(shù)學院領(lǐng)導集體需要采取一系列及時有效的方法促進檔案管理工作與大數(shù)據(jù)時代的融合，加強對相關(guān)檔案管理工作人員的培養(yǎng)與宣傳工作，以足夠的重視程度促進檔案管理模式的變革[3]。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化管理人才隊伍建設(shè)

傳統(tǒng)的職業(yè)技術(shù)學院檔案管理工作要求相應工作人員具備比較高的分析管理能力，能夠針對各類檔案信息進行合理分類劃分。數(shù)據(jù)時代以來，職業(yè)技術(shù)學院的檔案管理工作除了需要相關(guān)管理工作人員擁有一定的分析管理能力，還需要其具備軟件應用能力和數(shù)據(jù)處理能力，能夠有效利用當前互聯(lián)網(wǎng)先進技術(shù)進行檔案管理，這就需要針對目前的檔案管理人員隊伍進行不斷優(yōu)化建設(shè)，積極引進更為優(yōu)秀的管理人員，在網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識與數(shù)據(jù)管理分析等不同方面實現(xiàn)最優(yōu)化，以最優(yōu)的人才隊伍促進最好的檔案管理。因此，大數(shù)據(jù)時代下，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化管理人才隊伍建設(shè)是很有必要的。

例如，職業(yè)技術(shù)學院可以提高高職院校檔案管理人員的招聘門檻，以更為嚴格的要求錄用真正優(yōu)秀的人才，以擇優(yōu)錄取的方式實現(xiàn)高職院校檔案管理的高效性。同時，對于在職檔案管理人員，職業(yè)技術(shù)學院需要適時組織檔案管理人員進行培訓，通過相關(guān)專業(yè)講解幫助工作人員熟悉軟件操作步驟和方法，讓工作人員能夠以更加準確、高效的方法運用軟件實現(xiàn)檔案管理，保證檔案管理人員的綜合素質(zhì)緊跟時代發(fā)展要求。

（三）增強國內(nèi)外先進管理技術(shù)交流

當前，各所職業(yè)技術(shù)學院普遍都會設(shè)置檔案管理工作內(nèi)容，而不同高職院校的檔案管理工作在一定程度上是共通的，可以相互借鑒，取長補短，以實現(xiàn)自身檔案管理工作的最優(yōu)化。因此，職業(yè)技術(shù)學院可以以虛心學習的態(tài)度積極借鑒國內(nèi)外先進的檔案管理技術(shù)，不斷完善自身技術(shù)缺陷，保證檔案管理工作更加高效和準確。

舉例說明，職業(yè)技術(shù)學院可以設(shè)置專門的部門對國內(nèi)外相關(guān)檔案管理技術(shù)進行了解和分析，不斷總結(jié)自身院校的管理技術(shù)，同時注重對于國內(nèi)外相關(guān)技術(shù)的學習與交流，保證檔案管理技術(shù)與時代發(fā)展共同進步，通過不斷地學習，讓職業(yè)技術(shù)學院在先進管理技術(shù)方面能夠有自己的一片天地，通過技術(shù)支撐實現(xiàn)檔案管理模式變革。

（四）適當增加資金的投入

由于傳統(tǒng)的檔案管理工作對人才有較高的要求，所以人工的作業(yè)方式對于檔案的整理和分類需要的資金投入要更多，尤其是對于基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備方面的投入。但是，目前大部分高職院校并沒有加大對檔案管理的資金投入，由此帶來的管理工作發(fā)展困難的問題屢次出現(xiàn)，所以在當今的大數(shù)據(jù)時代背景下，如果想要使本校的檔案管理工作更上一層樓，就需要保證相應的資金投入力度，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在保證檔案管理工作資金充足以及人才儲備充分，物資基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完善的前提下，才能讓管理模式真正實現(xiàn)一定意義上的變革。所以說，對于職業(yè)技術(shù)學院來說，要想實現(xiàn)檔案管理模式的變革，必須通過增加資金投入這種方式，來引導高職院校在管理變革的情況下提高效率和管理效果，從而推動高職院校向更好的目標發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景下，人們將迎來一系列變革，而對于職業(yè)技術(shù)學院來說，大數(shù)據(jù)時代的影響作用十分巨大，尤其是在院校檔案管理工作中，大數(shù)據(jù)中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)軟件的發(fā)展和應用越來越廣泛，其將為職業(yè)技術(shù)院校的檔案管理工作提供巨大便利，因此，各所院校有必要針對檔案管理模式的變革措施展開探討，最終實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代下的高職院校穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻：

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