醫(yī)院后勤采購管理工作分析研究

劉靜涵

[摘 要] 當(dāng)前，醫(yī)院后勤服務(wù)社會化改革不斷發(fā)展，物資采購供應(yīng)是醫(yī)院后勤保障的一項重要內(nèi)容。近些年來，醫(yī)院后勤采購管理工作在積極探索新模式，以降低采購成本、提高服務(wù)效率為核心原則。文章簡要介紹了醫(yī)院后勤物資采購工作的作用及主要內(nèi)容，對后勤采購工作的規(guī)范化管理進(jìn)行了論述并針對在采購工作中的常見問題提出了相應(yīng)對策。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院后勤；物資管理；采購管理

中圖分類號：R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）09-0051-03

在醫(yī)院的所有后勤工作中，物資管理工作是重點，對醫(yī)院運營發(fā)展起到了重要的作用。近年來，我國醫(yī)療體制改革不斷深入，相應(yīng)措施逐步落實，在新的形勢下，對于醫(yī)如何做好后勤物資管理工作提出了新的要求。物資供給對醫(yī)院的臨床醫(yī)療質(zhì)量有直接影響。如何既提高醫(yī)院后勤服務(wù)質(zhì)量，又要盡量減少開支，值得后勤管理人員研究思考[1]。物資的采購與供應(yīng)這兩部分作為醫(yī)院后勤物資管理工作的重點，直接涉及物資采購質(zhì)量、成本控制。

一、醫(yī)院后勤物資采購工作的作用和內(nèi)容

（一）醫(yī)院后勤物資采購工作的作用

醫(yī)院正常運作以及醫(yī)療工作所必需的物資和設(shè)施都離不開醫(yī)院后勤物資采購工作，后勤物資采購工作是醫(yī)院成本控制的重中之重。后勤物資采購為醫(yī)院的醫(yī)療工作提供保障。醫(yī)院后勤保障物資采購工作所涉及的范圍非常廣泛，受到醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)以及醫(yī)院財務(wù)部門的重視。

采購管理工作既是醫(yī)院運營管理體系的核心內(nèi)容，也是影響醫(yī)療工作水平乃至醫(yī)院發(fā)展速度的關(guān)鍵所在，而醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大以及醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的逐步完善也對醫(yī)院采購管理工作提出了更高的要求，促使醫(yī)院采購人員從采購流程、管理機制等層面來實現(xiàn)醫(yī)院采購管理目標(biāo)，為保障和支持醫(yī)院各項工作有序開展奠定基礎(chǔ)。

政府采購和院內(nèi)自行采購是醫(yī)院物資采購的兩大部分，屬于政府集中采購目錄以內(nèi)的物資或者金額在限額以上的物資為政府采購。單項或批量物資采購預(yù)算低于限額標(biāo)準(zhǔn)且不在政府采購目錄中的物資采購行為屬于院內(nèi)自行采購[2]。

因此，醫(yī)院后勤部門所采購的物資，不但能夠為醫(yī)院各部門有序正常運行提供保障，而且對于醫(yī)院的科研教學(xué)等方面也起著至關(guān)重要的保障作用。充足的物資供應(yīng)不僅能夠保障全體醫(yī)護(hù)人員的工作，更是為患者能夠在醫(yī)院順利安全的就診保駕護(hù)航?；诖?，醫(yī)院后勤的采購工作需要在保證采購物品質(zhì)量的同時還需要為醫(yī)院節(jié)約成本。采購人員從采購預(yù)算的申報、采購項目的執(zhí)行、對供應(yīng)商的日常管理等環(huán)節(jié)都需要格外謹(jǐn)慎并實行全程監(jiān)管。

（二）后勤物資采購工作的內(nèi)容

后勤采購面向醫(yī)院全部科室，需要采購的物資種類繁雜、數(shù)量極多。涉及物資包括：家具機電類、五金材料類、辦公用品類、印刷品類、被服用品類、綜合醫(yī)用品類、藥品包裝材料等。每個大類下還包含了小類，每個小類下又細(xì)分?jǐn)?shù)萬種產(chǎn)品。每個產(chǎn)品都有其不同的用處和特性。這就需要采購人員對于自己所采購的產(chǎn)品特點十分了解。采購工作除了日常采購下單與結(jié)賬外還包括：采購預(yù)算的上報與執(zhí)行、產(chǎn)品調(diào)研、填報采購計劃、執(zhí)行采購項目、與供應(yīng)商簽訂采購合同等工作。除以上日常工作之外，后勤采購人員還需要對供應(yīng)商的日常供貨工作進(jìn)行監(jiān)督和評價，對于不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商提出警告，乃至終止合同。采購人員對于下單時間和供應(yīng)商送貨時間要尤為注意，不能出現(xiàn)斷貨或送貨不及時等情況，以保證醫(yī)院各項業(yè)務(wù)正常運轉(zhuǎn)[3]。

因為后勤物資涉及專業(yè)面極廣，每項產(chǎn)品都有不同的專業(yè)特性，除常規(guī)的醫(yī)療用品外還包括水電氣暖等多種大型專業(yè)設(shè)備，如配電柜、中央空調(diào)、救護(hù)車等。因此，采購人員在采購過程中需要進(jìn)行大量產(chǎn)品調(diào)研、咨詢專業(yè)人士、學(xué)習(xí)專業(yè)知識等，確保所采購產(chǎn)品質(zhì)量的同時節(jié)約采購成本。采購人員在對產(chǎn)品的調(diào)研過程中，除了需要了解使用科室的基本需求及產(chǎn)品的市場價格外，還需要了解和考察產(chǎn)品所需的資質(zhì)、適用范圍、專業(yè)特性、技術(shù)參數(shù)以及供應(yīng)商的服務(wù)水平等內(nèi)容[4]。除此之外，產(chǎn)品的規(guī)格型號、家具的款式尺寸、送貨時間及地點等細(xì)節(jié)確認(rèn)也需要采購人員與使用科室及供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn)，以確保采購到的產(chǎn)品能夠及時送達(dá)并且符合使用科室的需求。

二、采購工作的規(guī)范化管理

在醫(yī)院的發(fā)展過程中，物資保障是其重中之重，采購工作的規(guī)范化管理可以反映一個醫(yī)院的管理水平。高質(zhì)量的醫(yī)療物資不僅可以推動現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，更可以提高醫(yī)院的核心競爭力，同時它也是醫(yī)院實現(xiàn)社會和經(jīng)濟(jì)效益的重要前提[5]。

采購工作的規(guī)范化管理應(yīng)確保采購過程的公平、公正、公開。醫(yī)院后勤采購工作需嚴(yán)格按照《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國政府采購法實施條例》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實施條例》《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》等法律制度的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。醫(yī)院可以采用歸口管理方法，按照決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)、監(jiān)督權(quán)分立的原則，并結(jié)合醫(yī)院實際情況，科學(xué)規(guī)范地設(shè)置物資采購管理機構(gòu)并明確相關(guān)的職責(zé)權(quán)限。例如，某三甲醫(yī)院的采購工作實行“統(tǒng)一管理、分類采購”的原則。其工作機構(gòu)包含黨政聯(lián)席會、采購中心、業(yè)務(wù)歸口管理部門、采購監(jiān)督工作小組、采購需求部門。

統(tǒng)一管理：醫(yī)院采購業(yè)務(wù)實行統(tǒng)一管理，采購中心為醫(yī)院采購業(yè)務(wù)統(tǒng)一管理的歸口部門，負(fù)責(zé)醫(yī)院采購制度的制定，采購流程、采購方式、采購標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，建立有效的采購運行管理機制等。

分類采購：采購中心、業(yè)務(wù)歸口管理部門同為醫(yī)院的采購實施部門，各自在業(yè)務(wù)職責(zé)范圍內(nèi)按照醫(yī)院統(tǒng)一的采購規(guī)定實施采購。

制定合理的規(guī)范要求，在實際的采購過程中，對采購過程進(jìn)行政策指導(dǎo)，并通過科學(xué)的預(yù)測對采購的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行合理的調(diào)整，最大程度的節(jié)約采購成本，使流程更加規(guī)范，減少采購風(fēng)險，確保醫(yī)院設(shè)備耗材的質(zhì)量的同時降低成本。同時，負(fù)責(zé)醫(yī)院物資采購的管理部門要加大對采購人員采購行為及觀念的培訓(xùn)力度，使其永遠(yuǎn)把醫(yī)院的利益放在首位，對于醫(yī)院所需物資的采購信息和采購制度能夠明確知曉，與院內(nèi)需求部門保持良好溝通，及時了解各個科室所需物資數(shù)量、規(guī)格及單價等重要信息，確保采購后的物資利用率最大化[6]。另外，采購人員在采購過程中要對產(chǎn)品的供貨渠道進(jìn)行充分了解，在確保產(chǎn)品質(zhì)量沒有問題的情況下，尋找性價比最高的供應(yīng)商進(jìn)行供貨，確保所采購的產(chǎn)品符合臨床科室及各部門的使用需求，使采購物資功能得到最大程度的發(fā)揮[4]。醫(yī)院現(xiàn)有設(shè)備耗材使用率低、庫存量大的現(xiàn)象，使醫(yī)院在資金的周轉(zhuǎn)上受到影響，而盲目采購是這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因之一。因此加強采購過程的規(guī)范化，通過提前了解使用科室需求量，上報采購預(yù)算等方式控制采購成本及采購數(shù)量，最大限度地降低產(chǎn)品的閑置率[7]。此外，醫(yī)院的采購管理工作水平與經(jīng)濟(jì)發(fā)展之間也有著密不可分的聯(lián)系，采購工作的規(guī)范化管理對于保障醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益起到了重要作用。通過對醫(yī)院采購行為實施科學(xué)化以及規(guī)范化的管理，制定出合理的采購計劃；采購部門應(yīng)結(jié)合歷史數(shù)據(jù)及使用科室的發(fā)展需求，明確并詳細(xì)了解醫(yī)院改造等項目規(guī)劃，并根據(jù)項目規(guī)劃制定出合理的采購方案，以此保障醫(yī)院的發(fā)展；同時，采購部門需要把控好采購風(fēng)險，杜絕資金浪費等現(xiàn)象的出現(xiàn)。與此同時，采購部門還需要確保價格合理、質(zhì)量合格、售后服務(wù)全面。

三、常見問題及對策

（一）醫(yī)院后勤采購管理主要問題分析

1.采購渠道及形式復(fù)雜多樣

當(dāng)前，政府采購、醫(yī)院自行采購和招標(biāo)采購，是醫(yī)院物資采購的主要形式。政府集中采購目錄規(guī)定范圍內(nèi)的物資或者金額在限額以上的貨物、品種及醫(yī)院的各種醫(yī)療設(shè)備一般為政府采購，至于其他后勤工作所用的輔料、辦公用品等都是醫(yī)院通過市場自行直接采購。這種采購方式會有全省或者全國招標(biāo)，還有醫(yī)院自行舉辦的招標(biāo)等，由于采購方式復(fù)雜，所以產(chǎn)品渠道復(fù)雜多樣，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在流通和庫存中造成了大量成本的浪費[8]。

2.采購品類和關(guān)聯(lián)部門繁雜

為了使正常的醫(yī)療和科研需求得到充分保障，醫(yī)院有較高頻率和較大規(guī)模的物資采購活動，除了醫(yī)療器械、藥品以外，還包括主要由后勤管理部門負(fù)責(zé)采購的、醫(yī)院運營過程中的日常物資，采購品類繁多。另外，采購時涉及的部門和科室非常繁多，除了一線醫(yī)療科室外，還包括病房、藥房、實驗室、職工宿舍等。由于采購的物資品類繁多，而且具體需求各有差異，這會在很大程度上加大后勤采購管理工作的難度，而且涉及部門與部門之間的利益矛盾，嚴(yán)重影響了后勤采購管理工作。例如多頭管理、多人負(fù)責(zé)、重復(fù)報賬等現(xiàn)象，造成人浮于事、工作效率低下，也容易滋生腐敗，同時也違反了審計部門與財經(jīng)紀(jì)律部門的規(guī)范要求，為今后的上級財務(wù)檢查造成很多困難。此外，采購時的執(zhí)行政策，沒有明確的法律法規(guī)進(jìn)行規(guī)范，使部門之間產(chǎn)生利益分歧，從而影響采購管理工作的順利進(jìn)行[9]。

3.采購費用控制難度大

現(xiàn)在市場競爭日趨激烈，供貨渠道復(fù)雜多樣，價格不斷變化，加上供應(yīng)商營銷手段五花八門，而且貨物質(zhì)量也參差不齊，因此醫(yī)院招標(biāo)采購價格方面也有較大懸殊，在一定程度上影響了采購管理工作的順利開展。此外，對于保障性設(shè)備與應(yīng)急物品的采購，通常采取的方式是特事特辦，因而在采購渠道的選擇與采購流程方面不夠嚴(yán)謹(jǐn)，物資采購價格過高。例如，在面臨2020年初發(fā)生的新冠肺炎疫情時，醫(yī)院通常會選擇一次性購進(jìn)大量消毒物資、隔離物資等，從而導(dǎo)致采購費用難以控制[10]。

4.供應(yīng)商綜合素質(zhì)較差，質(zhì)量參差不齊

由于后勤物資采購所涉及的部門較多，采購物資品種繁雜且供應(yīng)商多而分散，因此供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量上也有所差別。另外，少部分供應(yīng)商可能存在資質(zhì)問題，產(chǎn)品質(zhì)量無法保證會影響醫(yī)院的正常采購和醫(yī)療運行。未來隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大和精細(xì)化管理要求的不斷提升，對醫(yī)院后勤物資質(zhì)量、品種、數(shù)量、庫存和效率等都會有更高的標(biāo)準(zhǔn)。因此，后勤管理部門應(yīng)更多思考如何利用信息化手段提高采購效率，使后勤采購成為保障醫(yī)院整體平穩(wěn)高效運營的重要支柱。

5.信息系統(tǒng)不夠完善

雖然有些醫(yī)院已經(jīng)建立了物資領(lǐng)用信息系統(tǒng)，但是系統(tǒng)建設(shè)并不完善，在庫存數(shù)據(jù)的更新上存在滯后性，當(dāng)相關(guān)部門進(jìn)行物資查詢時不能準(zhǔn)確獲取物資數(shù)量。而且此系統(tǒng)也沒有和醫(yī)院的財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對接，只是作為物資查詢和申領(lǐng)使用，后勤采購人員還要先進(jìn)行對賬，然后再進(jìn)行訂單、出入庫和發(fā)票數(shù)據(jù)的錄入，工作量增加，耗時費力[11-12]。

（二）主要對策

其一，設(shè)立集中采購部門，進(jìn)行統(tǒng)一采購。設(shè)立的物資集中采購部門主要負(fù)責(zé)對后勤物資進(jìn)行集中采購、供應(yīng)和管理。運用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能更好地進(jìn)行采購管理，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)明確相關(guān)管理部門在物資采購各個環(huán)節(jié)的管理職責(zé)，同時掌握物資的領(lǐng)用及庫存情況。另外通過先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以對供應(yīng)商的價格進(jìn)行市場對比和調(diào)查，使采購過程更加嚴(yán)謹(jǐn)，各部門采購賬目更加清晰[12]。

其二，加強市場調(diào)研工作，對產(chǎn)品市場價值、供需數(shù)量等進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和調(diào)研，減少盲目采購，提升采購費用控制水平。

其三，針對供應(yīng)商質(zhì)量參差不齊的情況，后勤管理部門須加強對供應(yīng)商的管理，通過建立公平有效的進(jìn)入退出機制、末位淘汰等方式打造優(yōu)勝劣汰的供應(yīng)商選擇活水機制。此外，后勤管理部門還應(yīng)當(dāng)對供應(yīng)商的行為給予明確的指導(dǎo)，建立供應(yīng)商管理制度和考評機制，對供應(yīng)商形成有效的管理和激勵，在各供應(yīng)商之間形成長期競爭關(guān)系，不斷激勵供應(yīng)商提供更好的服務(wù)。

其四，建立醫(yī)院綜合信息平臺網(wǎng)站，不斷簡化服務(wù)流程，減少運營成本。無論是通過醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)還是外網(wǎng)，都可以實現(xiàn)物資的采購、驗收、入庫、出庫以及質(zhì)量評價等，提高后勤物資管理的現(xiàn)代化水平，提高服務(wù)質(zhì)量和效率。

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