“新冠”疫情背景下基層醫(yī)院檔案編研實踐與體會

摘 要：在新冠疫情期間，確診患者集中在定點醫(yī)院救治，基層醫(yī)院主要承擔疑似病例排除篩查、隔離、報告、轉診任務，將產生大量的基礎數據和基礎檔案，檔案人員對它們進行開發(fā)編研，以統(tǒng)計圖表、聲像集錦、大事記、文件匯編等成果形式為疫情發(fā)展趨勢研判和防控效果評估等提供科學依據，完整地存儲醫(yī)院歷史記憶，留下醫(yī)院對突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置的寶貴經驗。同時，編研成果給利用者帶來實時利用，提高了利用者對檔案工作在疫情防控工作中重要性的認識。

關鍵詞：新冠肺炎;檔案;編研

2019年底暴發(fā)的一場新冠肺炎疫情，是新中國成立以來傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件，被納入《傳染病防治法》規(guī)定的乙類傳染病，采取甲類傳染病的防控措施進行管理。按照國務院新冠肺炎疫情聯防聯控機制“四集中（集中病例、集中專家、集中資源、集中救治）”原則，確診患者集中在定點醫(yī)院救治，非定點醫(yī)院主要承擔疑似病例排除篩查、隔離、報告、轉診任務，做到早發(fā)現、早報告、早隔離、早治療，守住防控第一道關。

中山市東鳳人民醫(yī)院是一家二級甲等公立醫(yī)院，是非定點救治醫(yī)院，疫情期間主要承擔疫情防控職責，定位于突發(fā)公共衛(wèi)生事件前沿陣地。在這場抗擊疫情阻擊戰(zhàn)中，檔案人員主動作為，主動開發(fā)檔案編研成果，為疫情防控做出了應有的貢獻。

一、疫情背景下基層醫(yī)院檔案編研的意義

新冠疫情檔案資料是指在疫情防控過程中形成的具有保存價值的各種門類與載體的文件材料和數據，其中包含黨和國家及各級領導的重要批示、重大決策、政策法規(guī)、防控方案、應急機制、疫情統(tǒng)計、媒體宣傳、先進事跡等，這些檔案資料具有類型繁多、數量龐大、載體豐富、現實利用率高等特點，決策部門、專家團隊、應對部門等檔案利用者需要不時查閱疫情防控相關檔案資料。在此背景下，檔案人員利用專業(yè)知識，進行檔案資源的開發(fā)和利用，編制檔案編研成果，為疫情防控提供檔案信息服務。一方面編研成果所依賴的檔案材料來源于醫(yī)院在應對疫情過程中形成的文件、圖片、聲像等資料，這些資料的收集和保存，留下醫(yī)院對突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置的寶貴經驗。另一方面以滿足利用者需求為目的，對檔案資料進行甄選、編研，深挖檔案內容，分析物資、設備和人員調配等相關資源的配置情況和效率，研判疫情走勢、評估防控效果，這類編研成果在疫情應急管理中發(fā)揮著重要的記錄和決策支持作用。同時，由于編研成果給利用者帶來實時便利、系統(tǒng)完整的檔案信息服務，因此，提高了利用者對檔案工作在疫情防控工作中重要性的認識，加深了對檔案工作的了解和重視。

二、疫情檔案編研成果類型

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案編研成果分類，可從不同維度劃分為不同類型。按表達形式可分為文件類、圖形類、數據類、聲像類;按信息加工深度不同，可分為一次加工、二次加工和三次加工甚至多次加工等，如文件匯編、專題匯編、大事記、圖集、手冊等。本文結合本單位疫情防控工作實際，編寫如下幾種編研產品，僅供參考。

1. 文件匯編助推科學精準防控疫情

文件匯編是將一段時間內的檔案材料按發(fā)文字號或時間順序依次排列而匯編成冊的檔案文獻，以便利用者按發(fā)文時間查閱文件內容，它注重向利用者提供檔案材料原文，屬一次加工編研成果。

我國發(fā)生新冠疫情以來，黨和國家領導高度重視，及時對疫情防控做出重要指示，并根據新冠肺炎的特點發(fā)布了一系列診療及防控指南、防控技術標準和規(guī)范，因此，形成了大量的政策、法規(guī)、制度、指南等規(guī)范性文件。我們結合黨和國家關于依法科學精準做好疫情防控工作部署和實際工作需求，對工作中經常被查閱利用的紅頭文件、技術規(guī)范、診療指南等檔案材料，多角度開展一次加工檔案編研成果，先后編制了《疫情防控法律法規(guī)文件分類匯編》《疫情防控醫(yī)院感染控制文件匯編》《新冠肺炎診療指南和專家共識匯編》《新冠肺炎各類場所防控指引匯編》等編研產品10余冊。為了給利用者提供快捷便利服務，我們不僅制作紙質文件匯編手冊，還將文件電子版匯編收入醫(yī)院互聯網“翼辦公”系統(tǒng)中，使用者可通過 “翼辦公”手機APP端隨時隨地查閱利用，這一創(chuàng)新型編研成果，大大提高了檔案的利用率，醫(yī)務科、院感辦等職能部門每天數十次點擊瀏覽，有效地推動醫(yī)院依法、科學、精準開展疫情防控工作。為了規(guī)范各行業(yè)疫情防控工作開展，2020年4月企業(yè)復工復產時，我們編制了《復工復產和疫情防控工作規(guī)范匯編》。為使文件信息更加豐富和完整，我們不僅收錄醫(yī)療機構的政策文件，還積極與有關部門溝通聯絡，將政府相關監(jiān)管部門有關疫情防控的文件和規(guī)范等非館藏文件也收入其中，將不同人群、不同場所、不同行業(yè)的防控文件分類集中整理，匯編成冊，印制500多冊，發(fā)放到行業(yè)主管部門和企業(yè)管理者手中。進入2020年5月份，各中小學校開始分期分批返校，我們又及時將醫(yī)療機構和教育機構的文件進行整合、整理，編印《學校疫情防控工作文件匯編》，指導學校制訂疫情防控工作方案、應急預案;指導建設健康觀察室、隔離室、座位設置、教室分布、衛(wèi)生制度的建立、防護消毒物資的配備等工作。在疫情進入常態(tài)化階段后，隨著各級政府加大對發(fā)熱門診的監(jiān)管和醫(yī)院感染控制管理，我們編制了《發(fā)熱門診規(guī)范化建設文件匯編》，為應急部門提供服務。

2. 大事記記錄抗擊突發(fā)衛(wèi)生事件的歷史全貌

大事記是按時間順序，系統(tǒng)記載一定范圍內發(fā)生的重大事件和重要活動的一種編研成果，它是對原始檔案進行二次、三次整理、分析研究后進行的開發(fā)工作。

新冠肺炎疫情牽動人心。疫情就是命令，防控就是責任，在這場沒有硝煙的戰(zhàn)爭中，無論是一線醫(yī)務人員還是后方的行政后勤人員，都積極投身到疫情防控阻擊戰(zhàn)中。我院檔案人員憑著敏銳的政治覺悟，聞令而動，成立了疫情檔案專班，以對“歷史負責，為現實服務，替未來著想”的高度使命感和責任感，擔當起歷史記錄人， 以日記形式翔實記載疫情發(fā)生、發(fā)展和應急處置過程。從1月19日醫(yī)院舉辦首次全員防控培訓會開始，我院檔案人員猶如戰(zhàn)地記者，深入一線，獲取線索，收集有關疫情防控的各種重要決定、辦法、通知和重要會議、診療流程、現場處置、疫情報告和監(jiān)測數據，以及臨時機構設置、組織協(xié)調和管理、技術培訓和指導、健康教育、后勤保障、先進事跡、媒體報道等，每天詳細記錄當天發(fā)生的事件，對一些特殊重大事件的記載時間甚至精確到分、秒。比如，對發(fā)生在本鎮(zhèn)某小區(qū)首例確診病例的處置過程的記載時間就精確到從2月23日18時17分23秒接診，到醫(yī)學隔離、流行病學調查、醫(yī)學檢查檢驗，到最后23時23分轉運到定點醫(yī)院，檔案員記事時間幾乎與醫(yī)生的病歷書寫同步進行，時間準確、過程完整。檔案人員如此精確的時間記錄，不僅為了留下寶貴的疾病診療經驗，也為下一步開展流行病學調查工作保留詳細線索。為保證大事記準確、真實和完整，檔案人員在每天下班前，都要到預檢分診處、發(fā)熱門診、職能科室查漏補缺，核實當天事件發(fā)生的時間、地點、人物、數據、發(fā)展過程、因果關系等信息，形成大事記初稿，并報決策者審核。據統(tǒng)計，從疫情發(fā)生至今，從科室兼職檔案員到專職檔案員，已累計記載有關新冠疫情、具有存史價值的大事記共600余條，這些大事記記載了全院醫(yī)務員人團結抗疫的真實歷程，為編寫院志留下寶貴資料。

3.聲像檔案讓戰(zhàn)“疫”的瞬間定格為永恒

聲像檔案主要以影像和聲音為表現形式，通過照片、錄音、視頻等載體形式真實記錄下重大事件和活動發(fā)生發(fā)展全過程，檔案部門通過二次、三次甚至多次加工編輯，制作成畫冊、展板、光盤、視聽產品等成果形式，直觀形象地展示事件原貌和主題思想。

面對疫情的肆虐，醫(yī)務人員勇敢奔向抗疫戰(zhàn)場，那些逆行的身影、口罩的壓痕、起霧的護目鏡等感人場景或許只是短暫的甚至是瞬間，但鏡頭卻能將瞬間定格為永恒的歷史見證。為了存儲歷史記憶，我院檔案人員端起相機，舉起手機，在嚴格安全防護的前提下，毅然走向抗疫一線，用鏡頭留存下一個個重大事件的珍貴片段，記錄下一幕幕感人瞬間。比如，我院護士黃健鳳于2月9日隨中山市第一批援鄂醫(yī)療隊出發(fā)急馳武漢時，從報名到出發(fā)僅11個小時，來不及向家人告別，當搭載他們去機場的大巴啟動時，她突然從車窗探出頭大聲向前來送行的同事說：“等我上了飛機再告訴我父母我去了武漢！”，而這一幕恰好被同事完全拍錄了下來。為了讓人們記住這些感人場面，記住這些英雄，檔案人員對聲像資料進行深入挖掘和加工編輯，以平面展板、畫冊、電子屏幕、互聯網、微信公眾號、短視頻等媒體平臺為載體，以聲、圖、文并茂的形式，再現醫(yī)務人員英勇抗疫的場景。其中我院聯合鎮(zhèn)宣傳辦拍攝的紀錄片《逆行》，分四章講述了我院醫(yī)務人員抗疫故事，第一章：《最美逆行者》收集了10名援鄂、援定點醫(yī)院醫(yī)護人員的出征、工作、生活照片;第二章：《抗疫英雄群英譜》收集了發(fā)熱門診、預檢分診、咽拭子采集點、健康監(jiān)測點、隔離點、院感管理、醫(yī)務管理等崗位醫(yī)務人員的工作照片和聲像;第三章：《疫情面前，讓我上》，收集了勇士請戰(zhàn)書、報名表、火線入黨申請書、家書、前線抗疫日記或手記等實物檔案以及馳援武漢的聲像檔案。第四章：《暖心故事》，收集社會愛心人士捐贈防疫和生活物資以及關心慰問醫(yī)務人員的照片、視頻材料。該片共利用照片、聲像、實物等各種類型檔案100多張（件）。同時，還將網頁、媒體報道也收入其中，如央視網《我和阿布有個約定》、南方都市報《春暖花開再聚首，我不戴口罩你是健康的模樣》等，全景式地展現醫(yī)院在各個抗疫戰(zhàn)場的場景。

這些集精擷粹的影像編研成果，折射出醫(yī)務人員不懼風險、勇于擔當的奉獻精神，表現了戰(zhàn)勝疫情的堅定信心和決心。

4. 數字匯編為疫情研判提供支撐

數字匯編是檔案編研的一種方式，它是以數字特征反映一個地區(qū)或某一方面在一定時期內基本情況的檔案參考資料，為利用者了解情況、研究問題、總結經驗教訓、科學決策提供系統(tǒng)數據。

基層醫(yī)院在防控工作中，每天產生大量病例排查數據信息。這些基礎檔案和基礎數據是對事件發(fā)生、發(fā)展進行研判的依據，如病人什么時間、什么地點、接觸了什么人？是否有風險地區(qū)旅居史？如何采取隔離措施？依據這些信息不僅能讓可能的感染者盡快得到排查，切斷疾病傳播途徑，更能為下一步防控措施的規(guī)劃、防控方案的制訂提供決策依據。為了不遺漏每個數字，我們在疫情初期，對負責信息報送人員進行檔案數據收集整理技術培訓，每天收集《新冠疫情信息登記表》《發(fā)熱病人信息登記表》等表格，對每日發(fā)熱門診就診人次、集中隔離人次、居家隔離人次等數據進行匯總，并以圖表形式進行疫情發(fā)展動態(tài)分析，供領導精準決策。在2020年1月底，醫(yī)院決策者就是通過閱讀數據信息分析圖的量變特點，對疫情發(fā)展現狀、走勢以及風險點進行分析和研判，果斷采取應對措施，從“寧可備而不用，不能用而無備”原則出發(fā)，提出了征用和改造鎮(zhèn)社區(qū)衛(wèi)生服務中心行政辦公樓作為集中觀察隔離點的方案，這一方案立即得到政府防控指揮部的支持并迅速實施，僅用5天時間就完成了隔離點的改造并投入使用，而當時全國并無明確要求。事實證明，這一措施對推動疫情防控關口前移和后來的“外防輸入”工作起到了重要作用。同時，檔案人員還密切關注防疫物資的儲備情況，組織專人對物資信息資料進行留存、整理、匯總，每日收集《疫情應急物資匯總表》，及時對物資消耗和儲備情況的信息匯總，確保信息收集的速度和準確性，并向領導報告。院領導則通過報表數據并結合疫情動態(tài)，積極拓展和協(xié)調物資供應，提前落實重點防控物資的采購，實時追蹤訂單執(zhí)行、物流配送和價格走勢情況，保證緊缺物資優(yōu)先供應援湖北醫(yī)療隊員、感染科室和發(fā)熱門診，易耗物品按核對標準按需發(fā)放。

5. 科普匯編為疫情防控添一翼

遏制謠言傳播是重大突發(fā)公共衛(wèi)生應急管理中的重要工作。自新冠肺炎暴發(fā)以來，關于疫情和防控的各種謠言、虛假信息頻頻出現，公眾真?zhèn)坞y辨，因此產生緊張、恐慌情緒。而阻止謠言傳播的有效方法就是提高公眾信息素養(yǎng)，幫助民眾如何從權威、可靠的渠道獲取信息，甄別真假。為了及時向公眾提供權威信息，幫助公眾正確認識疫情發(fā)展態(tài)勢、掌握疫情防控知識、提高自我防護意識和能力，在新冠疫情期間，我院檔案人員積極參與到疫情防控的科普工作中，將國家衛(wèi)生健康委、國家疾病控制中心以各級政府部門發(fā)布的疫情防治政策信息和科學防護知識，進行二次編研，制作《新冠肺炎防護手冊》《新冠肺炎個人防護怎么做》《疫情期間如何就醫(yī)》等宣傳折頁和手冊，印制海報、單張、招貼畫張貼在公共場所。與此同時，還邀請在群眾中具有較高聲譽的醫(yī)務人員對防控、防護知識進行的權威解讀，并制作視頻和動畫，編輯微信，在我院微信公眾號、服務號和抖音上發(fā)布。如我院呼吸科醫(yī)生演示的《如何正確洗手》《口罩的正確穿脫方法》等視頻材料因簡單易學，被市衛(wèi)健局推薦在市內商超、公眾場所播放，取得良好的宣傳效果。

三、疫情背景下基層醫(yī)院檔案編研人員的素質要求

1.要求檔案編研人員增強政治敏銳性

根據“外防輸入、內防反彈”的工作要求，各級政府進一步強化了對醫(yī)療機構感染防控、發(fā)熱門診管理、患者收入院管理、陪護、探視管理、強化核酸檢測、開展院內感染風險排查等工作，將產生大量的檔案資料?；鶎俞t(yī)院檔案工作重點應圍繞上述工作，調整工作思路，提高政治站位，在思想上、政治上同以習近平同志為核心的黨中央保持高度一致，及時跟進疫情防控形勢發(fā)展，及時掌握和收集相關文件材料，確保文件材料不散失、不散落，確保疫情防控檔案及時歸檔并得到妥善保管，以保證檔案編研資料來源完整、豐富。

2.要求編研人員主動參與疫情防控工作全程檔案資料管理

由于檔案具有時效性，在不同條件下檔案會發(fā)生失值、降值、增值，因此檔案收集、編研工作不能等、靠、要，按照應收盡收、應歸盡歸的原則和規(guī)范化管理要求，建立和完善檔案管理專門機構，制訂檔案收集歸檔范圍，指導疫情應對部門以及疫情防控工作人員做好疫情防控檔案資料的收集、整理和歸檔以及開發(fā)利用。要密切跟進、掌握疫情應對進展情況，確保疫情防控推進到哪兒，檔案工作就跟到哪兒，編研就延伸到哪兒。及時收集防控過程中形成的文字、圖表、照片、音像材料、電子數據以及憑證性實物等材料，保證檔案材料的原始性、完整性。同時，由于疫情的發(fā)生發(fā)展具有突發(fā)性，決定了檔案資料的形成具有偶然性和隨機性，因此在收集方法上，不能按照固有模式，像常規(guī)工作那樣以固定的組織機構為主，而必須隨著事件的發(fā)展，以各個階段的應急組織形式進行收集。比如，我院隨著臨時隔離點的設立，產生了許多檔案資料，但由于隔離點距離醫(yī)院較遠，檔案部門人手不足，無法到現場收集資料，我們就挑選了在隔離點上班、責任心強、政治敏銳性高的一名護士負責收集檔案資料，并每日上報檔案部門，防止了檔案資料的缺失。又如，我院派出的2名援武漢方艙醫(yī)院醫(yī)護人員，他們既是防疫人員，又是檔案人員，從他們報名到方艙醫(yī)院休艙再到返程回家，他們幾乎每天都與醫(yī)院檔案工作人員至少聯系一次，收集了許多珍貴的視頻、照片、日記、實物等檔案資料，我們及時進行加工編研，在各級電視臺、微信公眾號、政府官網等主流媒體推送，同時制作圖片展板和短視頻分別在文化廣場展出和戶外電子屏播放，形成了巨大的宣傳效應，社會反響強烈。

3.要求編研人員技術創(chuàng)新

新冠疫情防控要求公眾減少流動、取消聚集，在此要求下，一方面利用電視等傳統(tǒng)主流媒體融合文字、圖片、視頻、直播等多媒體手段進行疫情信息傳播，另一方面微博、微信公眾號、客戶端、短視頻平臺、電子屏幕等多媒體平臺形成多矩陣報道體系，這些媒體形式不受時空限制，使報道的時效性得到進一步增強，滿足當下用戶群體對信息的需求。

隨著這類網站網頁、微博微信、短視頻平臺等新媒體技術的廣泛應用，給檔案編研帶來新路徑、新方法，其強烈的感官沖擊力、實時互動性、閱讀便捷性等優(yōu)點，為檔案利用者帶來新體驗。比如，小視頻、小動畫幾秒鐘的視頻或幾句熱門網絡用語等就將檔案編研成果生動地呈現出來，增加了編研成果的可讀性和感染力。因此，在新媒體環(huán)境下，要求檔案編研人員樹立媒體意識，改變手工加工處理檔案信息的傳統(tǒng)方法，提高檔案編研效率和檔案利用率，形成基于“互聯網+”的思維模式，突出數字化、共享化、個性化為主要特征傳播理念，將靜態(tài)檔案材料變?yōu)閯討B(tài)檔案。要積極更新現代技術知識，掌握微信、微博、動畫、視頻制作等新媒體技術操作和處理能力，掌握媒體運作規(guī)律和技巧，并付諸實踐。如運用微信圖文編輯器、各類視頻編輯軟件等對檔案信息進行處理和存儲，制作成集文字、圖像、聲音、動畫、音樂等多種形式于一體的新媒體成果，使檔案編研成果更具可讀性與可視性。同時借助網站、微信、聊天群等社交媒體，分享最新檔案編研成果，使編研信息的傳輸和傳播達到極佳效果。

參考文獻：

[1] 國家衛(wèi)生健康委.中華人民共和國國家衛(wèi)生健康委員會公告2020年第1號[A/OL]，2020

[2]譚宏韜，陳愛妮等. 新冠肺炎疫情期間非定點醫(yī)院防控對策[J].現代醫(yī)院，2020

[3]張 斌.關于做好新冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作檔案資料管理的建議.中國檔案報，2020

[4]胡康林.突發(fā)事件檔案編研產品類型研究，辦公室業(yè)務，2018

[5]浙江省檔案局，省檔案局及時部署全面加強新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作[J].浙江檔案.2020

[6]國家衛(wèi)生健康委.關于依法科學精準做好新冠肺炎疫情防控工作的通知[A/OL]，2020

[7]中央應對新型冠狀病毒感染肺炎疫情工作領導小組.國務院應對新型冠狀病毒感染肺炎疫情聯防聯控機制關于印發(fā)企事業(yè)單位復工復產疫情防控措施指南的通知[A/OL].（2020-02-21）.

[8]周書生.檔案部門服務重大突發(fā)事件應對處置工作實務探討[A/OL].中國檔案報，2020

[9]谷 瑋， 嚴光等.新冠肺炎疫情應急物資保障實踐探討[J] 現代醫(yī)院，2020

[10]國家衛(wèi)生健康委.關于落實常態(tài)化疫情防控要求進一步加強醫(yī)療機構感染防控工作的通知. 聯防聯控機制綜發(fā)〔2020〕169號（2020-05-01）.

[11]國家檔案局.關于做好新型冠狀病毒感染疫情防控期間檔案工作的通知[A/OL]，2020

[12]許 玲.新媒體環(huán)境下檔案編研工作創(chuàng)新探討[J].辦公室業(yè)務，2017

[13]何莎莎.信息化時代的醫(yī)院編研工作[J].辦公室業(yè)務，2019

[14]韓 峰，基于微信公眾號的“微編研”工作研究[J].黑龍江檔案，2018

（作者單位：中山市東鳳人民醫(yī)院）

基金項目：中山市衛(wèi)生健康局，重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件背景下基層醫(yī)院檔案編研的應用研究，編號：2020WJ529。

作者簡介：范蓮瑩（1968-），女，漢族，江西，本科，副研究館員，檔案管理（檔案編研）。