事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展研究

摘 要：檔案管理工作中，各級黨委、政府的組織人事部門管理的人事檔案相對比較規(guī)范，信息化程序也比較高。具體工作中，事業(yè)單位人事檔案管理也屬于非常重要的一項工作內(nèi)容，每個事業(yè)單位都保管著所有工人、聘干或者是自聘人員的人事檔案及專業(yè)技術(shù)檔案，一些級別比較高的事業(yè)單位都有自己的人事檔案管理權(quán)。所以，充分重視事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的提升，借助現(xiàn)代化技術(shù)優(yōu)勢，通過信息化建設(shè)發(fā)展不斷創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理工作開展的方式方法，積極革新管理的理念，與時俱進，促進事業(yè)單位人事檔案管理工作有效性的全面提升，充分推動事業(yè)單位人事檔案管理更加科學(xué)規(guī)范的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化

黨的十九屆五中全會提出：加強數(shù)字社會、數(shù)字政府建設(shè)，提升公共服務(wù)、社會治理等數(shù)字化智能水平?，F(xiàn)代社會互聯(lián)網(wǎng)以及信息化技術(shù)的不斷應(yīng)用普及，事業(yè)單位人事檔案管理必須緊跟時代發(fā)展的步伐，積極融合大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)，充分加強事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設(shè)，有效提升信息數(shù)據(jù)的采集能力，積極落實高效的信息整理和分析工作，保障人事檔案信息的安全存儲以及合理應(yīng)用，為事業(yè)單位在進行重大管理決策方面提供科學(xué)精準的有效信息，充分發(fā)揮事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效性。

一、事業(yè)單位人事檔案管理信息化概述

隨著互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)的快速發(fā)展應(yīng)用，事業(yè)單位人事檔案管理也迎來了全新的發(fā)展挑戰(zhàn)與機遇，應(yīng)用信息化技術(shù)有助于更加科學(xué)規(guī)范的開展事業(yè)單位人事檔案管理工作，信息化技術(shù)的充分普及應(yīng)用充分促進人事檔案管理工作效率的全面改善和提升?；诖髷?shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用普及，事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作過程中，可以更加快速高效的收集整理人事檔案資料信息，并且計算機技術(shù)可以快速實現(xiàn)對于信息的檢索與查詢，相比于傳統(tǒng)的人工檔案管理模式，有效提升了信息查詢檢索的效率，為工作人員減輕了大量的工作負擔(dān)，有助于提升事業(yè)單位人事檔案信息保管的精準度與可靠性，提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的綜合效率。積極推動事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)和發(fā)展，能夠充分展示出事業(yè)單位自身發(fā)展運營的實際狀況。能夠充分展示出事業(yè)單位人員流動的情況，經(jīng)營發(fā)展的規(guī)模變化，自身潛在資本的發(fā)展變化情況等等，事業(yè)單位獲取這些精準信息之后有助于促進其做好進一步的人事管理戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，積極促進人事培訓(xùn)以及人才選拔晉升與績效管理考評等各項工作有序開展，充分促進事業(yè)單位提前做好內(nèi)部人力資源的管理儲備，加強事業(yè)單位自身人力資源管理工作的有效性。

事業(yè)單位人事檔案管理工作是根據(jù)國家相關(guān)法律規(guī)范積極履行其自身的社會服務(wù)管理職責(zé)，有著非常重要的社會價值。從某種角度來看對于整合社會人力資源也有非常重要的積極作用。基于國家戰(zhàn)略發(fā)展的宏觀角度而言，人才發(fā)展戰(zhàn)略的全面落實有助于促進一個國家的快速穩(wěn)定發(fā)展，而事業(yè)單位人事檔案管理工作本質(zhì)上就是積極整合社會人力資源的重要過程，有助于各個單位能夠更加快速高效地推進自身的人力資源管理，加強人力資源整合的有效性提升，有助于促進單位事業(yè)的發(fā)展進步，因此，必須高度重視事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展，充分提升其管理效率，發(fā)揮其積極作用和價值。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

1.缺乏創(chuàng)新的人事檔案管理理念和思維

當(dāng)下我國事業(yè)單位人事檔案管理工作組織開展過程中，其依然沿用傳統(tǒng)的管理理念和模式，沒有及時進行創(chuàng)新優(yōu)化，沒有及時利用當(dāng)前非常先進的信息化思想以及大數(shù)據(jù)理念等，同時不夠重視現(xiàn)代信息化、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的優(yōu)勢，在檔案管理工作中沒有充分利用其重大優(yōu)勢，對于人事檔案管理流程和環(huán)節(jié)缺乏優(yōu)化與創(chuàng)新，使得事業(yè)單位人事檔案管理工作整體流程標(biāo)準比較僵化，不利于其向動態(tài)數(shù)據(jù)化方向轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)模式下的事業(yè)單位人事檔案管理非常老舊滯后，不能夠滿足大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的基本要求，因此當(dāng)前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作普遍存在管理技術(shù)傳統(tǒng)、低效，服務(wù)質(zhì)量整體水平較差的現(xiàn)實問題，這些都嚴重阻礙了事業(yè)單位人事檔案管理的進一步完善和創(chuàng)新發(fā)展。

2.存在人檔分離現(xiàn)象

目前，有的事業(yè)單位在進行人事檔案管理時，依然通過紙質(zhì)檔案資料進行收集歸檔，這樣傳統(tǒng)化的紙質(zhì)檔案很難高效完成信息的及時更新，并且收集整理歸檔整個過程非常復(fù)雜，管理效率非常低下，還會造成人檔分離情況的發(fā)生，使得事業(yè)單位在進行人事檔案管理過程中很難高效完成信息資料的更新，不利于提升改善人事檔案管理的工作效率。

3.檔案管理配套設(shè)施不完善

事業(yè)單位人事檔案管理工作組織實施過程中沒有建設(shè)完善健全的配套設(shè)施，基礎(chǔ)設(shè)施的不完善使得檔案信息無法實現(xiàn)及時有效的更新，同時在信息交流互通時也容易存在障礙導(dǎo)致傳遞效率不高，這些也使其難以充分保障檔案資料的充分完整與安全。而且，缺乏足夠完備的檔案管理配套基礎(chǔ)設(shè)施，使得事業(yè)單位人事檔案資料管理面臨著非常大的潛在安全風(fēng)險，很多不法分子會通過檔案管理系統(tǒng)中的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)進行一些非法操作，如通過植入木馬等病毒侵擾，造成數(shù)據(jù)發(fā)生泄漏等不安全問題，難以有效保障事業(yè)單位人事檔案資料管理的安全性與保密性。

4.檔案管理人員素質(zhì)有待提升

事業(yè)單位人事檔案管理工作也需要專門的工作人員具體操作實施，然而當(dāng)下很多事業(yè)單位在人事檔案管理方面配置的工作人員綜合能力和素養(yǎng)水平并不高，很多員工受到傳統(tǒng)檔案管理理念的限制和影響，缺乏對于新事物的接受能力，對于現(xiàn)代化的信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)認知不足，而且并未真正參與過具體的專業(yè)技術(shù)實操的訓(xùn)練和學(xué)習(xí)，使得事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展進程難以有效推進，工作實施過程中容易發(fā)生失誤和疏漏，不能有效保障事業(yè)單位在進行重大決策時需要精準可靠的數(shù)據(jù)信息依據(jù)的實際需求。人事檔案管理工作表面上看起來非常容易，然而實際操作過程中其實是需要具備非常強的專業(yè)理論方法來實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)規(guī)范性的，專業(yè)方法和技巧有助于促進檔案管理模式的有效完善與完整。然而這個行業(yè)的工作環(huán)境、待遇整體水平并不高，因此大部分專業(yè)出身的人員主觀上并不傾向于選擇事業(yè)單位人事檔案管理工作，也因此事業(yè)單位為了充分滿足該崗位的人員需求，會選擇通過內(nèi)部派遣調(diào)用的方式配置一些經(jīng)驗相對豐富的老職工負責(zé)這項工作，或者有的事業(yè)單位通過招聘一些具備類似從業(yè)經(jīng)歷的人員負責(zé)該工作，這樣組建起來的檔案管理隊伍缺乏足夠的專業(yè)性，因此也在很大程度上嚴重阻礙了人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展的重要進程。

5.各地的事業(yè)單位人事檔案管理存在一定差距

我國由于各個地區(qū)以及城市存在顯著的地域性差異，因此事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展落實也存在著相當(dāng)顯著的差異性特點，有時候還會發(fā)生人事檔案意外丟失的情況。地域之間進行人事檔案管理的系統(tǒng)平臺并未實現(xiàn)有效的互通共享，也使得檔案在進行傳遞交流的時候容易造成損壞和丟失。人工手動錄入整理人事檔案信息的傳統(tǒng)模式也在很大程度上阻礙了事業(yè)單位人事檔案管理信息化發(fā)展的有序推進。

6.人事檔案利用率低

目前我國在人事檔案的具體使用方面比較被動，人事檔案資料由于其具備極強的保密性，大部分事業(yè)單位都忽視了對于人事檔案資源的合理開發(fā)與應(yīng)用，檔案通常只是保管于特定的單位和機構(gòu)，一般在真正需要的時候人們才會進行相關(guān)信息的查閱檢索，而長時間的積累使得檔案信息越來越多，逐漸失去其原本的應(yīng)用價值，傳統(tǒng)儲存檔案資料的方式，使得檔案管理的綜合效率非常低下，也導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的整體效率比較低。

三、事業(yè)單位人事檔案管理信息化的實現(xiàn)路徑

1.加強事業(yè)單位人事檔案信息化管理意識

有效保障事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展的目標(biāo)實現(xiàn)，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視人事檔案的信息化發(fā)展與建設(shè)，積極加強多方面的資源支持力度與投入力度，充分完善事業(yè)單位的綜合管理機制，落實人事檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展規(guī)劃。第一，要不斷強化人事檔案日?；囊?guī)范管理。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)安排專門的工作人員負責(zé)人事檔案的日常管理工作，發(fā)揮個人自身的潛在能力，積極創(chuàng)新，充分保障事業(yè)單位人事檔案日益朝向信息化管理方式發(fā)展轉(zhuǎn)變。第二，事業(yè)單位要高度重視對于專業(yè)人事檔案管理人才的引進和培育。領(lǐng)導(dǎo)層必須重視加強人事檔案管理工作者的日常專業(yè)能力培訓(xùn)學(xué)習(xí)以及考評管理，積極培育人事檔案管理人員主動革新檔案管理的思想和理念，通過運用科學(xué)高效的人事檔案管理手段和方式，積極促進管理人員不斷提升崗位專業(yè)技能與理論基礎(chǔ)，提升其職業(yè)道德素養(yǎng)，加強事業(yè)單位人事檔案管理的有效性提升。事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展進程的有效推進離不開領(lǐng)導(dǎo)層對該項工作的充分關(guān)注，必須高度重視具體工作人員的專業(yè)度提升和培養(yǎng)，以充分保障日常工作的順利有序推進。加強業(yè)務(wù)能力提升培訓(xùn)，不斷提升人事檔案管理工作者的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，積極落實工作考核管理制度，促進其不斷優(yōu)化個人工作的方法和技能，促進內(nèi)部人員良性競爭，不斷提升個人工作的責(zé)任心和自覺性，主動學(xué)習(xí)掌握先進的計算機應(yīng)用技術(shù)，有效發(fā)揮個人的能力優(yōu)勢，促進事業(yè)單位人事檔案管理工作不斷朝著信息化的發(fā)展方向有序推進，提升事業(yè)單位整體的信息化管理認知和意識。

2.完善人事檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置

事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的有效提升離不開現(xiàn)代信息化的基礎(chǔ)配套設(shè)施，想要充分促進檔案管理的創(chuàng)新、優(yōu)化與完善，積極打造全新模式的人事檔案管理規(guī)范，不斷豐富人事檔案館的內(nèi)部資源，必須積極完善健全其信息化基礎(chǔ)配套設(shè)施，加強事業(yè)單位在人事檔案管理方面的電子化發(fā)展，促進軟硬件基礎(chǔ)配套設(shè)施的及時配備和完善，不斷加強其檔案管理的基礎(chǔ)信息化建設(shè)，有序構(gòu)建事業(yè)單位人事檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，不斷提升其管理工作的現(xiàn)代化可操作性，完善其系統(tǒng)建設(shè)與發(fā)展，積極落實事業(yè)單位人事檔案信息的高效錄入，電子化數(shù)據(jù)信息處理方式有助于改善因為傳統(tǒng)人工錄入整理方式的效率問題，節(jié)省大量的人力、時間成本，保障檔案信息存檔的時效性，為使用者更加便捷地查詢檢索信息，保障檔案信息存儲方式的科學(xué)化與規(guī)范化，電子化檔案管理的平臺系統(tǒng)和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的方式有效融合，為事業(yè)單位人事檔案管理加上了雙保險，保障檔案信息管理的安全性和可靠性，有效提升人事檔案管理工作的有效性。

3.搭建事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)

為了充分促進事業(yè)單位高效落實人事檔案管理的信息化發(fā)展與建設(shè)，事業(yè)單位內(nèi)部必須積極打造專門的人事檔案管理系統(tǒng)，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段的優(yōu)勢，對于非常重要的檔案資料應(yīng)當(dāng)利用先進的電子掃描技術(shù)以及計算機技術(shù)等，加強有關(guān)人事檔案資料信息的及時更新完善，充分落實檔案動態(tài)化信息管理舉措。事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)平臺的建設(shè)和完善，能夠充分保障對于人事檔案的日常使用管理，如檔案借閱及時有效的記錄，快速進行人事檔案信息的查詢和檢索，充分加強事業(yè)單位人事檔案管理的智能化應(yīng)用，提升其自動化管理效率，有效增強事業(yè)單位人事檔案管理的效率和效果。

4.提升信息化檔案管理系統(tǒng)水平

事業(yè)單位人事檔案管理要實現(xiàn)高效有序的信息化管理目標(biāo)，必須要落實有效完善的信息化管理的平臺系統(tǒng)。通過科學(xué)有效地加強事業(yè)單位信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)與完善，有效提升人事檔案管理工作者高效收集、整理、查詢、檢索檔案資料信息的效率，保障高效有序的信息整合效率。人事檔案信息化管理平臺搭建完成之后，人事檔案管理部門必須要積極學(xué)習(xí)規(guī)范化操作技術(shù)和方法，快速實現(xiàn)對于電子化、信息化系統(tǒng)的熟練應(yīng)用，最大化的實現(xiàn)工作模式的變革與創(chuàng)新，有效改善人事檔案管理人員工作的有效性，提升工作質(zhì)量，保障最大化的工作成效。充分提升人事檔案信息化管理系統(tǒng)的利用能力，針對紙質(zhì)檔案資料信息，必須及時轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔浫胂到y(tǒng)進行有效存儲。信息化管理系統(tǒng)能夠充分實現(xiàn)對于人事檔案信息的錄入整理、保管、查閱檢索等基本功能，大數(shù)據(jù)全面普及應(yīng)用的當(dāng)下，必須積極提升信息化數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)利用的效率，及時錄入更新檔案資料，提升信息管理利用的綜合效率。針對人事檔案信息中有關(guān)個人隱私的資料信息，必須落實權(quán)限加密的設(shè)置措施，充分保證不傷害他人的合法權(quán)益，提升人事檔案信息使用的科學(xué)性和安全性。

5.加強人事檔案信息管理的安全性

事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)與發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)，必須重視其信息管理的安全性，要制訂落實科學(xué)合理的管理制度，做好基本的安全管理標(biāo)準和規(guī)范，結(jié)合我國有關(guān)法律法規(guī)，努力完善其信息安全保障機制。檔案信息的查閱管理必須遵循制度管理規(guī)范，做好數(shù)據(jù)信息存儲備份管理，完善檔案數(shù)據(jù)信息的恢復(fù)系統(tǒng)，有效提升事業(yè)單位人事檔案信息安全存儲和使用。對于事業(yè)單位人事檔案管理工作者必須積極落實有效的信息安全培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提升管理人員的保密意識，充分重視對于檔案信息的安全管理和應(yīng)用。

6.提升事業(yè)單位人事檔案管理人員素質(zhì)

事業(yè)單位人事檔案管理的信息化發(fā)展建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，因此必須高度重視對于專業(yè)人才素養(yǎng)的培育和提升，人事檔案管理人員除了要具備檔案管理方面的專業(yè)基礎(chǔ)能力，還要積極學(xué)習(xí)提升自身對于信息化技術(shù)的應(yīng)用實踐能力，同時根據(jù)檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)的實際需要，重視專業(yè)數(shù)據(jù)管理人才的引進和聘用，加強對于大數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用和分析，不斷提升事業(yè)單位人事檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)的速度和效率。

四、結(jié)束語

總而言之，事業(yè)單位人事檔案管理必須適應(yīng)當(dāng)下社會經(jīng)濟發(fā)展進步的趨勢，與時俱進，通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段，促進其信息化管理系統(tǒng)和平臺的有序搭建，充分提升事業(yè)單位人事檔案信息化管理的效率，促進我國事業(yè)單位人事檔案的管理更加科學(xué)高效。

參考文獻：

[1]張艷菊.大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018

[2]劉倞源，姚育章，劉禮勇.事業(yè)單位人事檔案管理信息化對策研究[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2013

[3]褚麗娜.現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)探索與實踐[J].蘭臺世界，2019

（作者單位：青州市社會保險事業(yè)中心）

作者簡介：鐘衛(wèi)國（1972—），男，漢族，山東青州人，本科，副研究員，研究方向：檔案管理