大數(shù)據(jù)背景下施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

摘 要：隨著人工智能、5G、云存儲等信息技術(shù)的進步和發(fā)展，施工企業(yè)廣泛應(yīng)用公文、財務(wù)、合同、全經(jīng)營周期管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺，在經(jīng)營和發(fā)展過程中所產(chǎn)生的電子檔案成倍增加，導(dǎo)致施工企業(yè)檔案管理工作的難度不斷加大。大數(shù)據(jù)時代的到來，為施工企業(yè)檔案信息化管理工作提供了強大的技術(shù)支撐，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建一個信息量大、資源利用率高、數(shù)據(jù)處理速度快的檔案信息管理平臺，以推進施工企業(yè)檔案管理信息化進程。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè);大數(shù)據(jù);檔案信息化;工作策略

檔案工作是施工企業(yè)發(fā)展不可或缺的一項基礎(chǔ)性、支撐性工作，隨著社會發(fā)展、科技進步，檔案工作正在經(jīng)受前所未有的考驗與挑戰(zhàn)。檔案信息化工作如何開展、檔案工作如何滿足企業(yè)發(fā)展需要，是當(dāng)前迫切需要解決的問題。本文從檔案管理信息化建設(shè)的必要性、弊端、建設(shè)思路等方面，對大數(shù)據(jù)背景下施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進行探析。

一、大數(shù)據(jù)背景下施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案信息化，是指在檔案管理過程中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理，在利用方面極大地提升便利性。檔案信息化管理模式圍繞“對檔案實體的保管和利用”，全面轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲，并為潛在的需求提供更高效率的服務(wù)，最終使檔案工作進一步朝向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化發(fā)展。目前，檔案信息化建設(shè)在我國社會已經(jīng)取得了共識，建設(shè)過程必須遵從文檔一體化、雙軌并行制、確保網(wǎng)絡(luò)安全三項原則。

1.首先，大數(shù)據(jù)即為巨量資料，或稱為海量數(shù)據(jù)，是指基于對客觀存在的海量數(shù)據(jù)進行整體性的統(tǒng)籌梳理，分析出內(nèi)在的規(guī)律后，由企業(yè)決策者按照新的模式處理相關(guān)事宜，以期形成更強的決策力、洞察力，并使企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營流程得到全面優(yōu)化。大數(shù)據(jù)時代的信息處理特點主要集中在五個方面，分別為大量、高速、多樣、價值密度、真實性。

（1）大量。在信息爆炸年代，任何企業(yè)均需圍繞海量數(shù)據(jù)展開分析。如果數(shù)據(jù)不足，或是因來源狹窄導(dǎo)致總結(jié)出的規(guī)律不具備代表性，則企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃必然受限。

（2）高速。信息的傳遞速度必須具備“即時性”，如果錯漏關(guān)鍵信息，則企業(yè)將會失去發(fā)展機遇。

（3）多樣。當(dāng)前，全球經(jīng)濟形勢雖然錯綜復(fù)雜，但經(jīng)濟一體化是發(fā)展的必然趨勢。在未來，傳統(tǒng)認知中“毫不相關(guān)”的事物之間，均可能產(chǎn)生“化學(xué)反應(yīng)”，進而形成的新生事物，很可能帶動一個或數(shù)個行業(yè)的整體變革。

（4）價值密度。大數(shù)據(jù)時代的市場環(huán)境，在宏觀層面趨于穩(wěn)定，在微觀層面充滿商機。對于企業(yè)決策者來說，正確判斷機遇中的價值密度、有所取舍，方可使利益最大化。

（5）真實性。海量數(shù)據(jù)時代，信息五花八門，企業(yè)若要有所發(fā)展、決策者若要有所作為，首要工作在于區(qū)分信息的真實性。

綜合而言，施工企業(yè)為了應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代帶來的市場競爭模式變革，必須主動且深入探索大數(shù)據(jù)的實質(zhì)。否則，企業(yè)便會面臨被市場淘汰的風(fēng)險。

其次，檔案管理信息化發(fā)展是時代賦予施工企業(yè)的任務(wù)，必須高質(zhì)量地完成。隨著技術(shù)的提升及自我定位的轉(zhuǎn)變，很多施工企業(yè)的經(jīng)營范圍已經(jīng)擴大至涵蓋工程投資、建設(shè)、施工、咨詢、監(jiān)理、養(yǎng)護、運營等全產(chǎn)業(yè)鏈，具體的業(yè)務(wù)領(lǐng)域包含公路、橋梁、隧道、鐵路、城市軌道、城市綜合開發(fā)、市政、房建、電務(wù)、水利等幾乎所有類別。面對如此龐大的業(yè)務(wù)范圍，如果施工企業(yè)的檔案管理工作效率仍舊長期停滯在低下水平，則企業(yè)的綜合發(fā)展速度必然大受影響。因此，施工企業(yè)需圍繞投資方式、業(yè)務(wù)范圍等進行系統(tǒng)性的信息化檔案管理平臺建設(shè)，以期在PPP、BOT、政府付費、股權(quán)合作等方面，圍繞相關(guān)資料進行深度了解，從而為企業(yè)決策提供更加合理的依據(jù)。

大數(shù)據(jù)時代，施工企業(yè)必須與時俱進，如果在檔案管理方面處于落后狀態(tài)，仍然實行傳統(tǒng)的人力或初級信息化管理模式，在對接合作單位時，很可能產(chǎn)生新的問題。因此，大數(shù)據(jù)背景下，施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)勢在必行，沒有任何轉(zhuǎn)圜余地。

二、大數(shù)據(jù)背景下施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題簡析

目前，絕大多數(shù)施工的管理者已經(jīng)意識到建設(shè)檔案信息化管理平臺的重要性，并為此展開規(guī)劃。

1.在施工企業(yè)中，加強對工程成本的管理，不斷降低成本支出具有十分重要的意義

一般而言，工程成本切實降低表明施工企業(yè)的活勞動和物化勞動方面確實做到了“節(jié)約”，企業(yè)的勞動生產(chǎn)率也會得到相應(yīng)提升。為了進一步減少開支，部分管理者將視線放在檔案信息化管理建設(shè)方面，希望減少后續(xù)的資金支持。此種行為的弊端在于：（1）檔案管理信息化建設(shè)的價值無法在短期內(nèi)，通過量化的方式予以呈現(xiàn)，但企業(yè)發(fā)展過程中一點一滴的變化，均與檔案信息化管理息息相關(guān)。比如，圍繞檔案，總結(jié)歷史工程中可提升之處，梳理合同條款制定過程中存在風(fēng)險的內(nèi)容等，均會使企業(yè)的整體運行逐漸規(guī)范化。如果降低檔案信息化建設(shè)與管理方面的固定支出，短期內(nèi)施工企業(yè)表面上不會出現(xiàn)任何“不良反應(yīng)”，但隱患早已埋下。（2）檔案信息化管理必須借助電子計算機和互聯(lián)網(wǎng)。如果減少資金，導(dǎo)致管理軟件無法及時更新，或是硬件存儲設(shè)備等未能定期接受檢查，一旦發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全或是硬件設(shè)備損毀等事件，則施工企業(yè)的檔案資料很可能出現(xiàn)不可逆轉(zhuǎn)的丟失，進而為企業(yè)未來的發(fā)展蒙上陰影。

2.檔案管理信息化建設(shè)過程較為盲目，未遵循三條基本原則

（1）成語“狡兔三窟”的道理同樣適用于檔案管理，即任何文件資料均需有紙質(zhì)版的原件以及電子檔案。其中，電子檔案需復(fù)制多份，分別存儲于施工企業(yè)檔案管理部門的硬件存儲設(shè)備以及移動存儲設(shè)備中，當(dāng)其中一項設(shè)備出現(xiàn)故障時，還可通過另一存儲空間實現(xiàn)調(diào)用，避免施工企業(yè)的業(yè)務(wù)運行受到影響。（2）紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的“雙軌并行機制”在實際運用時，往往在一些細節(jié)之處發(fā)生問題。在大眾的認知中，通過電腦整理并打印文檔的過程具備較高的精確度。但實際上，人們常用的word、wps辦公軟件，均建立在后臺程序代碼穩(wěn)定運行的基礎(chǔ)上。一旦軟件本身出現(xiàn)故障，很可能在不知不覺間出現(xiàn)不為人所知的問題。比如，通過掃描方式，將紙質(zhì)檔案錄入為電子檔案時，一些手寫的數(shù)字或符號很可能被程序軟件判定為“非目標符號”，進而為后續(xù)的檔案管理工作造成干擾。

在大數(shù)據(jù)背景下，施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需保證足額的資金支持，采用科學(xué)、合理的方式，提高謹慎程度、切忌盲目。否則，檔案管理信息化必然流于形式，無法真正發(fā)揮作用。

三、大數(shù)據(jù)背景下施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的可行性思路分析

1.施工企業(yè)檔案信息化管理平臺體系構(gòu)建

（1）檔案管理的應(yīng)用層。即包含電腦、手機在內(nèi)的智能設(shè)備與檔案管理人員的交互界面。施工企業(yè)的管理者在與第三方檔案信息化管理軟件企業(yè)開展合作時，務(wù)必明確提出“UI交互界面便捷、清晰”的要求，既方便日常操作，也便于與其他合作單位實現(xiàn)目標檔案信息的無障礙傳遞。

（2）具體交互功能模塊。一是安全策略模塊。與電子計算機的智能安全識別策略系統(tǒng)相似，對訪問信息化檔案管理系統(tǒng)的來訪人員授予不同的權(quán)限，避免檔案安全受到威脅;二是度量（計算）模塊。前文提到，大數(shù)據(jù)時代，基于海量數(shù)據(jù)展開分析，找尋潛藏在數(shù)據(jù)背后的客觀規(guī)律，進而為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃決策提供高質(zhì)量的參考。因此，度量模塊的功能性在于，對開源的數(shù)據(jù)信息訪問、下載的次數(shù)及類型等進行統(tǒng)計和整理，可在一定程度上分析出當(dāng)前市場與施工企業(yè)業(yè)務(wù)開展相關(guān)的信息，進而發(fā)揮出信息化檔案管理平臺的最大價值;三是用戶評價模塊。廣義的檔案信息化管理平臺，必須具備與用戶交互功能。比如，某施工企業(yè)與合作單位圍繞數(shù)據(jù)信息的傳輸、電子檔案的網(wǎng)上對接等開展工作時，如果己方平臺的可操作性能、權(quán)限驗證時間等環(huán)節(jié)未能達到相應(yīng)標準，導(dǎo)致信息傳輸失敗，或是權(quán)限與功能之間不匹配，則來訪人員可在該模塊進行評價，“督促”施工企業(yè)盡快整改。上述三個具備具體交互功能的模塊各自具備獨立的參考數(shù)據(jù)庫，分別儲存不同類型的信息，避免發(fā)生混淆、錯亂等問題。

（3）檔案管理數(shù)據(jù)存儲模塊。具體交互功能的三個模塊與對應(yīng)的參考數(shù)據(jù)庫，僅僅實現(xiàn)對信息的收集和分類整理，尚無法完成信息的深度分析。因此，必須借助檔案管理數(shù)據(jù)存儲模塊，實現(xiàn)相應(yīng)的功能。第一，安全策略模塊的相關(guān)信息會傳遞至深層信任管理模塊，逐漸圍繞檔案的信息化管理形成規(guī)范制度;第二，度量（計算）模塊的相關(guān)信息會傳遞至多元信息資源數(shù)據(jù)分析模塊，使檔案信息化管理平臺的安全級別逐漸完善;第三，用戶評價模塊的相關(guān)信息會傳遞至行為評估模塊，進而形成更易于用戶及來訪者接受的檔案信息檢索機制;第四，除了上述三個深度功能模塊之外，檔案管理數(shù)據(jù)存儲模塊還需具備獨立運營模塊，主要進行符合效應(yīng)分析，目的在于使施工企業(yè)的信息化檔案管理機制不斷更新、水平不斷提升。

2.施工企業(yè)檔案管理全面信息化的具體做法

第一，很多施工企業(yè)認為，“檔案電子化”的理念在于“積極開展原始電子檔案的歸檔和接收”，希望將來自企業(yè)內(nèi)部及大量外部合作單位的電子檔案完全整合，進而將檔案管理工作從“內(nèi)部”不斷提升至前端，梳理前端控制理念，并將檔案管理工作的重點放在業(yè)務(wù)的綜合處理和后期檔案統(tǒng)一管理上。基于現(xiàn)代電子檔案信息化管理原則看待上述觀念，該理念具備可行性和統(tǒng)籌性。并且，對檔案的價值和正確運用、管理做出了新的判斷，以及通過信息化檔案管理過程，施工企業(yè)開展業(yè)務(wù)項目的過程更具系統(tǒng)性。首先，“檔案究竟是什么”——檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的、能夠以多種形式呈現(xiàn)的、具有保存價值的原始記錄。其中，“原始記錄性”是檔案的本質(zhì)屬性。一般而言，原始記錄作為與事件發(fā)生時刻最接近的記錄載體，其真實性最高。因此，將原始檔案完成統(tǒng)一的規(guī)劃與整理，實質(zhì)上是在提升施工企業(yè)的內(nèi)部管理水平。其次，施工企業(yè)前期圍繞各項業(yè)務(wù)進行綜合管理，后期統(tǒng)籌整合檔案的模式，與現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中，在內(nèi)控工作方面采用的全面預(yù)算管理制度高度吻合。如此一來，施工企業(yè)參與的每一個項目、在每一個環(huán)節(jié)中的具體工作內(nèi)容，包含與合作單位簽訂的合同、獲得的施工簽證、增值稅發(fā)票等可以作為檔案留存的書面憑證，均會得到整體性的妥善處理，從而實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案信息化管理。

第二，與外部合作單位圍繞檔案管理、信息傳遞等開展工作時，如何設(shè)置電子檔案傳輸流程、如何確定電子數(shù)據(jù)交換接口，相關(guān)的標準必須根據(jù)實際情況而定。一般情況下，各合作單位之間應(yīng)該具備統(tǒng)一標準，均需根據(jù)制訂的數(shù)據(jù)規(guī)范完成電子檔案的交付計劃。比如，在某項大型市政工程開展期間，承建單位普遍采用如下方式，對電子檔案的填寫、提交等進行規(guī)范。首先，具備投標意愿的單位，應(yīng)該在承建單位或政府相應(yīng)門戶網(wǎng)站中，下載對應(yīng)的模板。所有填寫內(nèi)容均應(yīng)按照相應(yīng)要求（包含格式要求）進行填寫。其次，按照規(guī)定，將電子檔案納入數(shù)據(jù)光盤、U盤或其他移動存儲設(shè)備中，采用面對面形式完成提交。最后，需要注意的是，盡管施工企業(yè)自身可能具備信息化檔案管理平臺，原則上可以通過平臺與平臺之間的網(wǎng)絡(luò)對接，實現(xiàn)電子檔案的傳遞。但網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)谋锥酥幵谟谑褂玫谌杰浖?，理論上存在“無法控制的安全威脅”，故必須按照承建單位的相關(guān)要求，從安全實際出發(fā)，完成電子檔案的傳遞。

3.施工企業(yè)強化信息化檔案管理系統(tǒng)的安全措施分析

大數(shù)據(jù)時代的另一項特性在于，海量數(shù)據(jù)的面向?qū)ο蟛⒎菃我粋€體，而是所有人。因此，施工企業(yè)能夠獲得何種數(shù)據(jù)信息資源，其競爭對手同樣能夠獲得?；诖髷?shù)據(jù)背景構(gòu)建信息化檔案管理平臺后，施工企業(yè)固然可以在內(nèi)部控制工作環(huán)節(jié)實現(xiàn)提升，但與此同時，面向眾多用戶開放的管理平臺也應(yīng)采取以下幾項安全措施。

（1）獲得不同權(quán)限的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺來訪者，只能獲得包含其當(dāng)前層級在內(nèi)及以下的檔案資料。因此，平臺管理者必須時刻注重搜尋“bug”，防止因程序發(fā)生錯亂而導(dǎo)致暫時性或長期性權(quán)限混亂問題。

（2）圍繞檔案信息的開發(fā)、使用需進行內(nèi)部梳理。比如，在國家有關(guān)政策調(diào)整前，施工企業(yè)的部分檔案屬于“可開放”范疇，但受政策調(diào)整的影響以及企業(yè)自身的發(fā)展需求，某些檔案將會具備“機密性”。因此，管理人員需要及時獲悉此類信息，完成對開放檔案的全面梳理，對一些特殊檔案進行下限處理，避免關(guān)鍵信息外泄。

（3）針對一些機密等級極高的檔案，無論采用何種存儲形式，均應(yīng)實現(xiàn)“隔絕”，即紙質(zhì)檔案只應(yīng)存在于企業(yè)的核心保險箱中;能夠連接存儲重要檔案移動存儲設(shè)備的電腦必須時刻處于可監(jiān)控狀態(tài)。

四、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)背景下，施工企業(yè)建設(shè)檔案信息化管理平臺迫在眉睫。除了提高常規(guī)的檔案管理工作效率之外，圍繞信息化檔案管理模式，企業(yè)還可提高內(nèi)部控制管理工作的質(zhì)量，從而使企業(yè)全面進步。但“信息化”面臨的風(fēng)險在于，開放平臺不可能“萬無一失”，數(shù)據(jù)存儲、信息傳遞的過程均面臨風(fēng)險。因此，系統(tǒng)性強化信息化檔案平臺的管理水平，保障信息安全，是施工企業(yè)在檔案管理方面需要重點考慮的新課題。

參考文獻：

[1]魏麗維，李晶偉.基于PDCA原理提高檔案管理系統(tǒng)檔案著錄質(zhì)量——以某單位系統(tǒng)測評檔案管理系統(tǒng)整改問題為例[J].機電兵船檔案，2020

[2]杜 坤，王俊鶴，楊 蕭.大數(shù)據(jù)背景下中小企業(yè)人事檔案信息化管理的問題與對策[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2020

[3]鄒惠琳.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的障礙及優(yōu)化策略探討[J].企業(yè)改革與管理，2020

[4]王 莉，肖 興.芻議檔案資源開發(fā)的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型與提升其服務(wù)能力的對策[J].財富時代，2020

[5]李 霞.電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2020

[6]馮雅琴.房建工程檔案信息化管理存在的問題及對策[J].城建檔案，2020

（作者單位：中交第二公路工程局有限公司）

基金項目：中交第二公路工程局有限公司2020年度管理創(chuàng)新項目：智慧檔案管理課題（項目編號：ZJRGJ-GL-2020-09）。

作者簡介：韓佳麗（1989—），女，漢族，陜西渭南人，研究生，館員，研究方向：檔案管理。