基層行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化策略淺探

摘 要：信息時(shí)代背景下，檔案信息化是檔案管理的必然趨勢(shì)。本文以基層行政事業(yè)單位為例，從財(cái)務(wù)檔案信息化的重要性、現(xiàn)狀及存在問題等方面入手予以逐一探究，并提出解決策略及可行性路徑，以期供廣大同人參考借鑒。

關(guān)鍵詞：基層行政事業(yè)單位;財(cái)務(wù)管理;檔案信息化;策略

檔案信息化建設(shè)是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。現(xiàn)階段，行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理信息化進(jìn)程出現(xiàn)了受重視程度不足、檔案管理系統(tǒng)滯后、會(huì)計(jì)人員專業(yè)素質(zhì)不高等諸多問題，成為提升行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理效能的一大瓶頸，亟待破解?；诖?，本文針對(duì)這些問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的策略及可行性路徑，僅供參考。

一、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案的作用及特點(diǎn)

從行政事業(yè)單位的性質(zhì)來說，行政事業(yè)單位大部分是由國(guó)家成立的（也有小部分是其他社會(huì)組織成立），主要為社會(huì)提供服務(wù)，承擔(dān)國(guó)家有關(guān)的事業(yè)任務(wù)。在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展中行政事業(yè)單位有著不可替換的作用，它推動(dòng)著社會(huì)的發(fā)展。財(cái)務(wù)管理不僅是行政事業(yè)單位的核心內(nèi)容，而且還是公共服務(wù)質(zhì)量的決定性因素。從各自的特點(diǎn)可以看出，兩者的地位和特點(diǎn)有聯(lián)系也存在一定的區(qū)別。

從財(cái)務(wù)檔案管理的職能來說，財(cái)務(wù)管理是基于單位行使職能過程中客觀存在的財(cái)務(wù)活動(dòng)和財(cái)務(wù)關(guān)系而產(chǎn)生的，是行政事業(yè)單位組織財(cái)務(wù)活動(dòng)、處理與各方面財(cái)務(wù)關(guān)系的一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)管理工作。行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理具備“以預(yù)算管理為起點(diǎn)和重點(diǎn)”“資金大多由國(guó)家提供、具有無償性”等特點(diǎn);而財(cái)務(wù)信息化檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲(chǔ)存的財(cái)務(wù)核算的專業(yè)材料，是記載和體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史材料和證據(jù)，它包括電子憑證、電子賬簿、電子報(bào)表、其他電子核算材料等。

二、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化的作用

1.制度效用

財(cái)務(wù)檔案信息化是完善財(cái)務(wù)管理體系的主要工作，是行政事業(yè)單位制度建設(shè)的重要抓手，更是實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位維護(hù)社會(huì)秩序、為社會(huì)提供公益服務(wù)的有力保障。

2.管理效用

通過將票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案后，除了便于攜帶、傳輸及使用外，還能夠更好地適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)財(cái)務(wù)檔案的客觀需求，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息資源共享、網(wǎng)絡(luò)化查閱等，提高工作效能和服務(wù)質(zhì)量。

3.資源效用

實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的信息化，能有效整合財(cái)務(wù)資源，提高管理科學(xué)化、集約化、精細(xì)化水平，并推動(dòng)財(cái)務(wù)管理參與全域、全局管理。

三、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化存在的主要問題

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

由于行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)在思想意識(shí)層面上帶有的局限性，將財(cái)務(wù)信息化建設(shè)視為可有可無的一項(xiàng)工作，沒有為財(cái)務(wù)檔案信息化營(yíng)造一個(gè)健康發(fā)展的環(huán)境，導(dǎo)致無法深入推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)等工作。

2.工作重點(diǎn)缺乏

由于缺乏全局統(tǒng)籌及資源綜合使用的管理能力，行政事業(yè)單位的管理呈現(xiàn)盲目性和機(jī)械化，規(guī)劃不長(zhǎng)遠(yuǎn)，工作沒重點(diǎn)，直接導(dǎo)致在具體的財(cái)務(wù)管理過程中重復(fù)出現(xiàn)一些低級(jí)問題，缺乏科學(xué)管理及發(fā)展理念，財(cái)務(wù)檔案的信息化更是無從談起。

3.風(fēng)控機(jī)制不全

在財(cái)務(wù)管理工作開展過程中總會(huì)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，而財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)是貫穿全過程、隨時(shí)會(huì)發(fā)生、后果很嚴(yán)重，建立并落實(shí)嚴(yán)格的管控措施是解決這一問題的最好良方。而建章立制主要在人，在于人的主體意識(shí)的重視、全局關(guān)注及現(xiàn)實(shí)執(zhí)行，由于人的疏忽、制度的缺失、財(cái)務(wù)管理的高風(fēng)險(xiǎn)特性、資金管理工作的困難程度等因素，直接影響了財(cái)務(wù)檔案信息化進(jìn)程。

4.人員素質(zhì)不高

行政事業(yè)單位的人員相對(duì)穩(wěn)定，工作變動(dòng)性不大，工作人員普遍存在主動(dòng)學(xué)習(xí)積極性不高，創(chuàng)新意識(shí)薄弱等突出問題。對(duì)于會(huì)計(jì)人員來說，除了年齡老化、財(cái)會(huì)知識(shí)儲(chǔ)備不足，以及觀念陳舊，缺乏財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、理財(cái)觀念等外，還存在信息化能力不足，綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提升。

四、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化問題對(duì)策分析

1.要完善制度

首先，要建章立制，落實(shí)主體責(zé)任，為財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)提供制度保障;其次，要全面分析財(cái)務(wù)檔案信息化需求，明確基層行政事業(yè)單位具體工作目標(biāo)及現(xiàn)狀，并制定出臺(tái)詳盡檔案信息化工作計(jì)劃;第三，要成立工作專班，由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭、并指定專門人員具體負(fù)責(zé)，將財(cái)務(wù)檔案信息化工作與全局工作有機(jī)結(jié)合起來，齊抓共管，確保落實(shí)。

2.要突出重點(diǎn)

要統(tǒng)籌規(guī)劃，大膽嘗試，用好用活有限資源，全面提升財(cái)務(wù)管理水平。例如，可以通過檔案信息化在會(huì)計(jì)崗位設(shè)置、全面預(yù)算管理應(yīng)用、全面預(yù)算管理體系構(gòu)建等細(xì)分領(lǐng)域的應(yīng)用，重點(diǎn)發(fā)力，發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案信息化優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理效能，提升財(cái)務(wù)管理體系層次。

3.要防控風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)檔案信息化過程存在兩大風(fēng)險(xiǎn)：一是財(cái)務(wù)管理過程中的自有風(fēng)險(xiǎn)，可以通過明確財(cái)務(wù)風(fēng)控權(quán)責(zé)管理、全面分析財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控狀況、成立財(cái)務(wù)風(fēng)控小組、定期開展財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)排查等方式，有效管控和遏制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);二是信息化過程中的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)及檔案信息化系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，要通過安全的財(cái)務(wù)軟件及成熟的檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范使用予以實(shí)現(xiàn);三是人為操作的風(fēng)險(xiǎn)，可以通過強(qiáng)化制度約束及信息化專業(yè)能力培訓(xùn)等方法，予以解決和規(guī)避。

4.要培訓(xùn)人才

財(cái)務(wù)檔案信息化的最終目的是能更好為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為此急需做好信息化的專業(yè)化人才培訓(xùn)工作：一是人才引進(jìn)。建議引進(jìn)既懂財(cái)務(wù)、又懂計(jì)算機(jī)知識(shí)的高學(xué)歷、高技能人才;二是加強(qiáng)人員培訓(xùn)?？梢酝ㄟ^組織財(cái)務(wù)管理人員參加檔案信息化繼續(xù)教育，及時(shí)掌握最新的財(cái)會(huì)知識(shí)及檔案信息化相關(guān)知識(shí)，為檔案信息化提供人才儲(chǔ)備。三是定員定崗式培訓(xùn)。除了要求財(cái)務(wù)人員強(qiáng)化終身學(xué)習(xí)意識(shí)、積極參加檔案信息化方面的培訓(xùn)之外，還要結(jié)合財(cái)務(wù)管理崗位特點(diǎn)，予以定員定崗式的精準(zhǔn)培訓(xùn)，確保能守得住崗位，做得好工作。如：要通過培訓(xùn)，讓財(cái)務(wù)人員熟練掌握檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程，尤其是人員應(yīng)用端（即在職員工端）與管理人員端的應(yīng)用流程，系統(tǒng)中的多個(gè)關(guān)鍵功能模塊功能及對(duì)應(yīng)文本，以下展示員工端主要的用例，含有登錄、檔案借閱申請(qǐng)、檔案借閱、檔案歸還、借閱退回通知、下載檔案文檔、接收系統(tǒng)通知，涵蓋了員工從登錄系統(tǒng)到進(jìn)行檔案借閱的整個(gè)流程（如圖1：在職員工端總用例圖）。

此外，還要重點(diǎn)把好“三關(guān)”：

一是“管理”關(guān)。主要分為數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及數(shù)據(jù)使用三個(gè)層次。數(shù)據(jù)采集方面，主要是通過一手資料或現(xiàn)場(chǎng)采集、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞?，提供給各級(jí)單位、部門及人員處理、使用;數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方面，由于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)頻繁、信息量太大，單憑人工處理難以為繼，通過財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)的科學(xué)、高效、智能化處理，可以達(dá)到事半功倍效果，大大提高工作效率;數(shù)據(jù)使用方面，實(shí)行信息資源全局匹配、即時(shí)調(diào)用等“去中心化 ”數(shù)據(jù)共享及使用方案，提高財(cái)務(wù)信息及數(shù)據(jù)的資源效用。

二是把好“系統(tǒng)”關(guān)。軟件使用方面：目前本省市行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理系統(tǒng)主要采用統(tǒng)一的財(cái)政票據(jù)電子化管理系統(tǒng)，（如圖2：票據(jù)軟件升級(jí)前的界面）。

經(jīng)系統(tǒng)升級(jí)后，系統(tǒng)更加科學(xué)、合理（如圖3：票據(jù)軟件升級(jí)后的界面），主要變化：

新舊軟件整合方便報(bào)表。

資產(chǎn)卡片調(diào)撥、流轉(zhuǎn)有記錄，方便資產(chǎn)管理，做到賬面、資產(chǎn)卡片、實(shí)物相符。

有利于導(dǎo)出實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，為自建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)提供極大便利。

同時(shí)，福建省非稅收入和財(cái)政票據(jù)綜合管理系統(tǒng)的使用也大大提高了財(cái)務(wù)管理工作效率，為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的信息化提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐，主要有三個(gè)方面優(yōu)勢(shì)：

（1）淘汰紙質(zhì)票據(jù)，采用電子化票據(jù)，直接申領(lǐng)，簡(jiǎn)化工作環(huán)節(jié)。

（2）方便繳費(fèi)人員，采用網(wǎng)上支付，網(wǎng)上查收票據(jù)。

（3）操作簡(jiǎn)單，形成電子檔案，便于永久保存。

系統(tǒng)使用方面：財(cái)務(wù)檔案信息系統(tǒng)主要分為檔案上傳管理、檔案借閱管理、檔案導(dǎo)出、檔案歸還查詢、員工信息管理、操作日志管理、系統(tǒng)配置、角色管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)等十個(gè)功能模塊。主要實(shí)現(xiàn)的功能是將重要文件、信息直接錄入或轉(zhuǎn)換錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，減少檔案人員的重復(fù)勞動(dòng)，并確保檔案信息的規(guī)整和安全;同時(shí)，可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸、系統(tǒng)調(diào)用及查詢等功能模塊發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案信息資源的利用空間，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案由“靜態(tài)”管理到“動(dòng)態(tài)”應(yīng)用的跨越。

如：系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)要確保界面友好、數(shù)據(jù)安全、便捷高效（如圖4：財(cái)務(wù)管理檔案信息化系統(tǒng)整體流程圖）;員工、維護(hù)人員用戶登錄模塊，應(yīng)該明確人員使用范圍（財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)員工端）、級(jí)別（員工級(jí)別）、主要參與者（在職員工）、前置條件（賬號(hào)信息已錄入在職員工名單）等關(guān)鍵要素（如圖5：財(cái)務(wù)管理檔案信息化系統(tǒng)用戶、維護(hù)人員登錄模塊例圖）。

三是把好“應(yīng)用”關(guān)。在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，還要做好財(cái)務(wù)管理軟件數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接及數(shù)據(jù)應(yīng)用等工作，并結(jié)合單位實(shí)際，自主建立標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿、工作資料等個(gè)性化數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行、規(guī)范使用等方式，做好檔案信息的修正、拷貝、重置及糾錯(cuò)等具體工作，確保整個(gè)財(cái)務(wù)檔案信息化系統(tǒng)為財(cái)務(wù)管理插上飛翔的翅膀。

結(jié)語(yǔ)

概言之，財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)新時(shí)代需求的客觀需求，也是推進(jìn)財(cái)務(wù)管理的有效途徑，只有從制度、管理、應(yīng)用及人才等方面予以全面規(guī)范及保障，才能發(fā)揮信息化的巨大優(yōu)勢(shì)與動(dòng)能，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理向更科學(xué)、更規(guī)范、更安全、更高效的高層級(jí)服務(wù)水平邁進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]肖久恩.基層人才檔案信息庫(kù)建設(shè)的實(shí)踐與探索[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020

[2]趙浩然，李 輝.檔案信息化建設(shè)研究[J].蘭臺(tái)世界，2020

[3]隋貫紅.行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的職能分析及實(shí)踐[J].財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2015

[4]李鐵軍.淺談財(cái)務(wù)檔案信息化管理[J].蘭臺(tái)世界，2013

[5]傅 嬈.淺談行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制的建設(shè)和執(zhí)行[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2013

[6]陳麗輝.行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理存在的問題及對(duì)策[J].中國(guó)經(jīng)貿(mào)，2017

[7]劉叔朋.行政事業(yè)單位加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理研究[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2015

[8]許丹霞.淺談如何用會(huì)計(jì)內(nèi)部牽制制度完善行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理問題[J].時(shí)代經(jīng)貿(mào)，2013

（作者單位：福建省大田生態(tài)環(huán)境局）

作者簡(jiǎn)介： 張曉妹（1972-），女，漢族，福建省大田縣人，大專，文秘資料員，技師，研究方向：財(cái)務(wù)檔案管理