醫(yī)院檔案信息化管理模式的構(gòu)建研究

何偉

【摘要】? ? 醫(yī)院檔案關(guān)系到醫(yī)院的發(fā)展，是防病治病、保障人民健康的重要依據(jù)，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作提供有效的參考。借助于醫(yī)院檔案的作用，可以更好的規(guī)范醫(yī)院的發(fā)展，促使基本工作進(jìn)程更加的順利。本文將結(jié)合信息化時(shí)代的發(fā)展，分析醫(yī)院檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，為實(shí)際的模式構(gòu)建工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】? ? 醫(yī)院? ? 檔案? ? 信息化管理? ? 模式構(gòu)建

醫(yī)院檔案在臨床醫(yī)療和科研等多種領(lǐng)域彰顯出實(shí)際的價(jià)值，屬于保存醫(yī)院發(fā)展歷程和患者健康信息的重要資料?？茖W(xué)合理的運(yùn)用醫(yī)院檔案，能夠更好的規(guī)范醫(yī)院的發(fā)展，在信息時(shí)代，應(yīng)該在醫(yī)院檔案管理模式中融入信息化理念，促使著檔案管理的成效更加的顯著。

一、醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)

與普通企業(yè)相比，醫(yī)院是一種非經(jīng)營(yíng)性機(jī)構(gòu)，其檔案管理的知識(shí)密集性特點(diǎn)更加突出。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的形勢(shì)下，醫(yī)院沖突逐漸增多，醫(yī)院的檔案管理工作的開(kāi)展也表現(xiàn)出了以下幾大特點(diǎn)。

1.1科學(xué)性

近幾年，人們的物質(zhì)生活條件明顯提升，其對(duì)于醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展也提出了更高的要求。而且，醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展速度本身就非?？?，人們對(duì)于工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與綜合素質(zhì)的要求也越來(lái)越高，同時(shí)與之相關(guān)的檔案管理工作也成為了備受矚目的焦點(diǎn)，需要參與相關(guān)工作的管理者掌握一定的專業(yè)理論知識(shí)和醫(yī)護(hù)技能，在開(kāi)展具體工作時(shí)能科學(xué)的判斷，保持理性清醒的頭腦。

1.2專業(yè)性

救死扶傷是醫(yī)院的天職，醫(yī)療行業(yè)得以持續(xù)發(fā)展的規(guī)則，也是每一位醫(yī)護(hù)人員的日常工作要求。正是因?yàn)榫人婪鰝@一基本工作要求，使得醫(yī)院檔案管理工作在實(shí)際開(kāi)展時(shí)應(yīng)充分體現(xiàn)出專業(yè)性，必須關(guān)注管理人員的專業(yè)態(tài)度，通過(guò)醫(yī)院的發(fā)展規(guī)則規(guī)范自身的行為。

1.3影響范圍廣

與其他行業(yè)的工作相比，醫(yī)院檔案管理人員承擔(dān)的壓力較大，因醫(yī)院本身就是一個(gè)特殊的機(jī)構(gòu)，涉及到的資料信息繁瑣，管理人員在管理檔案資源的時(shí)候，往往需要耗費(fèi)較大的精力，同時(shí)也需要承擔(dān)一定的責(zé)任，若是出現(xiàn)了檔案信息問(wèn)題，則需要及時(shí)的付出代價(jià)。另外，檔案資源覆蓋面廣泛，涉及到病人和醫(yī)生等多個(gè)主體，如果在任意環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)直接的影響到后續(xù)的工作進(jìn)程，可見(jiàn)其影響力。

二、醫(yī)院檔案管理模式的問(wèn)題

2.1管理機(jī)構(gòu)分散

醫(yī)院改革的過(guò)程中，檔案管理受到的沖擊較為明顯，除了在資源上受到一定的影響外，還在管理上產(chǎn)生了負(fù)面影響。很多的醫(yī)院未能及時(shí)的設(shè)立對(duì)應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，雖然部分單位設(shè)置了相關(guān)機(jī)構(gòu)，但隸屬于行政主管部門，種機(jī)構(gòu)分散的情況不利于管理工作的落實(shí)。

2.2管理方法傳統(tǒng)

某些醫(yī)院的檔案管理方法未能及時(shí)的更新，很多都是常規(guī)的手工操作，缺少數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)手段的使用意識(shí)，影響到具體工作的管理成效。還存在著部分醫(yī)院借助于計(jì)算機(jī)落實(shí)檔案管理工作，但是僅限于編目和檢索上，以至于信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)未能充分的體現(xiàn)[1]。

2.3利用服務(wù)水平低

醫(yī)院檔案部門服務(wù)方式呈現(xiàn)出被動(dòng)的狀態(tài)，很多的檔案還是采取了封閉式坐等上門的服務(wù)理念，涉及到的范圍相對(duì)狹窄，實(shí)際運(yùn)用到的方式較為單一，服務(wù)的對(duì)象過(guò)于局限，重點(diǎn)是為醫(yī)院內(nèi)部提供借閱和復(fù)制服務(wù)，未能關(guān)注科學(xué)的溝通及交流，不利于檔案管理工作效力體現(xiàn)。

三、信息化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用必要性

3.1可穩(wěn)步提升工作效率

醫(yī)院檔案資料較為復(fù)雜，如果仍然沿用傳統(tǒng)的管理模式，將會(huì)影響到檔案資源的基本利用率，也會(huì)給管理工作造成負(fù)面影響。借助于信息化的手段，能夠讓文書檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理的目標(biāo)，可以加快信息資源的收集、整理和利用。比如，常規(guī)的檔案資料收集中，多是耗費(fèi)較多的人力進(jìn)行整合，除了影響到基本的工作效率外，還讓工作的質(zhì)量無(wú)法保證。融入信息化的手段之后，醫(yī)院可以及時(shí)的實(shí)現(xiàn)可視化檢索，實(shí)現(xiàn)對(duì)多種信息的有序排列，保證資源的收集更加及時(shí)，提高了具體的工作效率。

3.2可促進(jìn)扁平化發(fā)展

傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理模式和現(xiàn)代信息化管理模式對(duì)比來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)模式能夠?qū)崿F(xiàn)高度中心化，使得檔案資源集中管理，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的調(diào)度。但是信息化理念的科學(xué)融入，能夠保證醫(yī)院檔案呈現(xiàn)出扁平化發(fā)展?fàn)顟B(tài)，消除高度集中所造成的矛盾。雖然傳統(tǒng)檔案管理有著一定的優(yōu)勢(shì)，但是隨著資料的日漸豐富，信息化管理模式更勝一籌，可以讓醫(yī)院檔案資源有序整合，真正的發(fā)揮出理想的效力，為醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做出積極地貢獻(xiàn)。

四、醫(yī)院檔案信息化管理模式的構(gòu)建策略

4.1信息化組織管理

在組織管理當(dāng)中提高信息化水平，主要以醫(yī)院檔案資源規(guī)劃模塊和工作分析模塊為核心，提高整體管理水平[2]。應(yīng)該全面采集醫(yī)院全體人員的基本信息，包括了人數(shù)、年齡、學(xué)歷和工資等，為相關(guān)工作的開(kāi)展提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。為了能夠?qū)n案資源的變動(dòng)情況進(jìn)行分析，還要對(duì)比歷史數(shù)據(jù)與當(dāng)前數(shù)據(jù)，得到具有說(shuō)服力的結(jié)論，為工作規(guī)劃的調(diào)整與優(yōu)化奠定基礎(chǔ)。尤其是在實(shí)際工作開(kāi)展的階段，需要以上述數(shù)據(jù)信息作為參考和依據(jù)，從而使醫(yī)院每一一項(xiàng)工作都能有章可循，同時(shí)避免資源的浪費(fèi)。在工作分析模塊的構(gòu)建中，則能夠有效采集檔案資源信息，從而使資源的劃分更加具體和明確，達(dá)到統(tǒng)一化管理的目的，這也是后續(xù)工作實(shí)施的基本依據(jù)。

4.2信息化人員管理

人才的招聘和選拔，也是保證檔案管理工作成效的關(guān)鍵，信息化建設(shè)應(yīng)該針對(duì)招聘計(jì)劃、過(guò)程和備選人才庫(kù)等要點(diǎn)開(kāi)展。系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置需要滿足簡(jiǎn)歷錄入、模板制作和通知記錄等需求。在人才招聘計(jì)劃的制定當(dāng)中，應(yīng)該以組織管理模塊數(shù)據(jù)為參考，確保該計(jì)劃符合當(dāng)前及未來(lái)發(fā)展需求，保障其良好的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。為了能夠減輕管理人員在招聘環(huán)節(jié)的工作壓力，運(yùn)用信息技術(shù)優(yōu)化關(guān)鍵詞檢索功能，對(duì)于簡(jiǎn)歷的篩選更具自動(dòng)化與數(shù)字化特點(diǎn)，在面試結(jié)果的記錄上也更加便捷。合理統(tǒng)計(jì)招聘結(jié)果，實(shí)現(xiàn)對(duì)招聘環(huán)節(jié)的全面反思，實(shí)現(xiàn)對(duì)人才的分類管理。在人才選拔中應(yīng)該以備選人才庫(kù)為依托，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的意外情況。

4.3信息化培訓(xùn)管理

加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理工作整體水平具有重要意義，因此也應(yīng)該推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程。為了能夠使新員工盡快熟悉崗位工作，應(yīng)該對(duì)其予以針對(duì)性培訓(xùn)，明確工作流程及操作要點(diǎn)，真正實(shí)現(xiàn)理論向?qū)嵺`的轉(zhuǎn)化，從而增強(qiáng)員工的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。對(duì)于在職員工而言，也需要進(jìn)一步提高其工作能力，借助于醫(yī)院內(nèi)部的專業(yè)化課程進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，適應(yīng)未來(lái)崗位工作的變化情況。為了避免在培訓(xùn)中出現(xiàn)流于形式化的問(wèn)題，還應(yīng)該注重考核，規(guī)劃化記錄進(jìn)修情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)全體員工的有效督促。合理統(tǒng)計(jì)和分析培訓(xùn)結(jié)果，發(fā)現(xiàn)在培訓(xùn)中面臨的問(wèn)題，從而在有效反饋中改進(jìn)當(dāng)前工作模式[3]。

4.4信息化績(jī)效管理

為了增強(qiáng)工作人員的積極性和主動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)對(duì)員工行為的有效約束和激勵(lì)，還應(yīng)該在人力資源管理中實(shí)施績(jī)效管理。在信息化建設(shè)中，需要將檔案資源的管理視作一種可靠的分析主體，將基礎(chǔ)內(nèi)容、考核計(jì)劃和結(jié)果等為重點(diǎn)，真正體現(xiàn)檔案管理績(jī)效考核的重要性?？己酥芷诤涂己酥笜?biāo)等屬于基礎(chǔ)內(nèi)容的范疇，在考核計(jì)劃的制定中則應(yīng)該明確考核人員、內(nèi)容和等級(jí)等，確保在每一個(gè)考核環(huán)節(jié)的透明性與公平性。一旦制定了考核計(jì)劃，則后續(xù)工作則應(yīng)該嚴(yán)格遵循計(jì)劃開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)對(duì)考核結(jié)果的深入分析，從而了解員工的工作難點(diǎn)，對(duì)未來(lái)工作予以針對(duì)性優(yōu)化和改進(jìn)。在薪酬管理和晉升中，可以將績(jī)效考核結(jié)果作為參考。

4.5信息化薪酬福利管理

薪酬福利管理涉及到員工的個(gè)人利益，因此在信息化建設(shè)中應(yīng)該予以高度重視，真正滿足員工的個(gè)性化需求，增強(qiáng)薪酬福利制度的激勵(lì)作用。確保薪酬計(jì)算方式的科學(xué)性，使其能夠滿足醫(yī)院的整體發(fā)展要求，同時(shí)應(yīng)該使每一位員工了解計(jì)算方式，防止在工作中產(chǎn)生不平衡心理，以增強(qiáng)醫(yī)院的內(nèi)部凝聚力。在發(fā)放薪酬時(shí)，還要對(duì)員工的出勤情況進(jìn)行全面分析，做好考勤管理的信息化建設(shè)，運(yùn)用先進(jìn)設(shè)備結(jié)合移動(dòng)終端實(shí)施考勤，為員工帶來(lái)便捷的同時(shí)，也能夠減輕管理人員的工作壓力。增進(jìn)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與薪酬管理系統(tǒng)的聯(lián)系，確保在薪酬發(fā)放中更加及時(shí)和高效。

4.6信息化人事管理

人事管理具有一定的復(fù)雜性，尤其是當(dāng)前醫(yī)院人事變動(dòng)十分頻繁，也給管理工作帶來(lái)了較大的難度。以信息化技術(shù)為依托，構(gòu)建全新人事管理體系，是提高工作效率的關(guān)鍵。應(yīng)該加強(qiáng)電子檔案的建設(shè)，逐步取代傳統(tǒng)工作中人工為主的模式，為檔案的建立、存儲(chǔ)、查詢及調(diào)用等奠定基礎(chǔ)，滿足薪酬管理等工作要求。通過(guò)統(tǒng)計(jì)報(bào)表的制作，可以滿足可視化管理需求。在人力資源管理中應(yīng)該實(shí)現(xiàn)集中化與統(tǒng)一化，明確人事管理與績(jī)效管理、薪酬管理等工作的內(nèi)在關(guān)系。以eHR系統(tǒng)為依托實(shí)施勞動(dòng)關(guān)系管理，使管理工作的手續(xù)及流程得到簡(jiǎn)化，從而明確人事審批事項(xiàng)，通過(guò)分項(xiàng)審批的方式提高工作效率。對(duì)于人事管理工作情況，也可以通過(guò)eHR系統(tǒng)進(jìn)行全面獲取，在勞動(dòng)合同管理中防止出現(xiàn)較大的漏洞，以維護(hù)醫(yī)院和勞動(dòng)人員的合法權(quán)益，防止法律糾紛的出現(xiàn)[4]。

4.7系統(tǒng)管理

綜合管理系統(tǒng)的構(gòu)建，能夠增強(qiáng)人力資源管理的協(xié)同性，使各個(gè)子系統(tǒng)之間能夠?qū)崿F(xiàn)有效銜接，有利于醫(yī)院工作效率的提升。員工能夠針對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行使用，同時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)人員安排工作任務(wù)提供保障，使得各個(gè)部門的資源共享成為現(xiàn)實(shí)。在管理系統(tǒng)的建設(shè)中，應(yīng)該結(jié)合本醫(yī)院的基本情況，包括了規(guī)模、員工數(shù)量和工作特點(diǎn)等等，增強(qiáng)人力資源管理的人性化，為人們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。注重權(quán)限管理，明確不同操作人員的權(quán)限，防止重要信息被篡改，以保障人力資源信息的完整性和安全性。針對(duì)員工的部門和崗位變動(dòng)情況，能夠在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)快速更新，避免出現(xiàn)管理混亂的問(wèn)題。

結(jié)語(yǔ)：面對(duì)社會(huì)的高速發(fā)展，積極的推進(jìn)醫(yī)院檔案管理模式的信息化已成必然的趨勢(shì)，醫(yī)院需要關(guān)注各個(gè)方面的信息化建設(shè)進(jìn)程，切實(shí)落實(shí)好實(shí)際的工作，保證長(zhǎng)遠(yuǎn)的進(jìn)步。

參? 考? 文? 獻(xiàn)

[1]張敏芝，張忠英.信息化助推檔案工作高質(zhì)量發(fā)展——記昆山市第一人民醫(yī)院檔案信息化建設(shè)之路[J].基層醫(yī)學(xué)論壇， 2020，24（34）：4995-4996.

[2]龍東波，李寧，付鳳環(huán)，王宇.健康中國(guó)背景下公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)探討——以中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院腫瘤醫(yī)院檔案信息化建設(shè)為例[J].中國(guó)檔案，2020（11）：62-63.

[3]趙艷蘭.大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案發(fā)展趨勢(shì)探討——以山西醫(yī)科大學(xué)第二醫(yī)院為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（19）：126-127.

[4]陳貴華，王新虹，陳燕，司洪偉.從哈爾濱“天價(jià)醫(yī)療費(fèi)”糾紛看醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的作用和對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2006（04）：12-13.