出版企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題與對策探討

許志強(qiáng)

摘要：隨著我國文化體制改革的持續(xù)深入和出版產(chǎn)業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，出版企業(yè)逐步向市場化、數(shù)字化融合發(fā)展。在深化改革和融合發(fā)展過程中，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，出版企業(yè)從自身角度提高經(jīng)營管理水平，有效應(yīng)對風(fēng)險與挑戰(zhàn)，健全有效的內(nèi)部控制在出版企業(yè)經(jīng)營管理中尤為重要。本文闡述了部分中小出版企業(yè)現(xiàn)階段在構(gòu)建和執(zhí)行內(nèi)部控制過程中存在的問題和不足，主要體現(xiàn)在內(nèi)部控制管理制度不夠完善、內(nèi)部環(huán)境不佳、信息化水平不高、執(zhí)行缺乏監(jiān)督檢查等方面;簡單分析了內(nèi)部控制管理制度未形成體系、機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配不明晰、人力資源政策不健全、缺乏與ERP系統(tǒng)的緊密結(jié)合、監(jiān)督檢查機(jī)制不健全等原因;提出了加強(qiáng)制度體系化建設(shè)、優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境、完善人力資源政策、深化與ERP系統(tǒng)的融合、提升內(nèi)部控制信息化水平、健全執(zhí)行監(jiān)督檢查機(jī)制等對策，旨在強(qiáng)化內(nèi)部控制工作，為出版企業(yè)構(gòu)建和完善內(nèi)部控制規(guī)范體系提供借鑒和幫助。通過對科學(xué)健全有效的內(nèi)部控制進(jìn)一步的研究，有助于夯實出版企業(yè)經(jīng)營管理基礎(chǔ)，提高運營效率，助力出版企業(yè)實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟(jì)效益雙豐收。

關(guān)鍵詞：出版企業(yè) 內(nèi)部控制 問題 對策

出版企業(yè)肩負(fù)著傳承中華民族優(yōu)秀文化的光榮使命，引領(lǐng)正確的出版導(dǎo)向，創(chuàng)新中國文化的發(fā)展，是國家文化建設(shè)的主力軍，是國家文化安全的重要保障。健全有效的內(nèi)部控制對出版企業(yè)未來的發(fā)展具有十分重要的促進(jìn)作用，是保證出版企業(yè)獲得可持續(xù)發(fā)展的根本前提。因此，探究出版企業(yè)內(nèi)部控制對于保障戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)、提升市場競爭力、促進(jìn)出版企業(yè)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展有著基礎(chǔ)性和長遠(yuǎn)性的作用。

一、出版企業(yè)的業(yè)務(wù)特點及內(nèi)部控制的必要性

（一）出版企業(yè)的業(yè)務(wù)特點

堅持把社會效益放在首位是出版企業(yè)的使命和責(zé)任，力爭實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟(jì)效益相統(tǒng)一。作為文化產(chǎn)品的生產(chǎn)者，出版企業(yè)與其他企業(yè)最大的區(qū)別在于出版物集合精神產(chǎn)品與物質(zhì)產(chǎn)品于一體，具有雙重產(chǎn)品屬性。因具有兩個效益和雙重屬性的特征，對出版企業(yè)運營管理提出了更高的要求，而健全有效的內(nèi)部控制能夠保障出版企業(yè)各個環(huán)節(jié)的正常運轉(zhuǎn)，能用更高的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范促進(jìn)出版企業(yè)健康發(fā)展，促使其更好地服務(wù)于社會大眾，履行社會責(zé)任，提高經(jīng)濟(jì)效益。

（二）出版企業(yè)內(nèi)部控制的必要性

1.合理保證出版企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)。出版企業(yè)制定的各項規(guī)章制度必須以國家法律法規(guī)、相關(guān)政策為原則和基礎(chǔ)，健全有效的內(nèi)部控制規(guī)范體系能夠有效地監(jiān)督出版企業(yè)各部門與環(huán)節(jié)的經(jīng)營活動，充分發(fā)揮控制作用，促進(jìn)出版企業(yè)在合法合規(guī)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)自身發(fā)展。

2.提高出版企業(yè)經(jīng)營效率和效果。健全有效的內(nèi)部控制規(guī)范體系可以有效地將各個部門進(jìn)行連接，使組織機(jī)構(gòu)設(shè)計和資源分配具有統(tǒng)籌性，形成合力促使企業(yè)資源配置更加合理化，在兼顧局部與整體上尋求價值最優(yōu)，進(jìn)一步提高出版企業(yè)管理效率和盈利水平。

3.促進(jìn)出版企業(yè)持續(xù)科學(xué)發(fā)展。內(nèi)部控制能夠?qū)⒍唐诶婧烷L遠(yuǎn)利益相結(jié)合，集中精力謀劃出版企業(yè)發(fā)展的整體性、長期性、基本性問題，強(qiáng)化防范風(fēng)險的能力，可以有效提升執(zhí)行力和競爭力，為出版企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)提供有效保障。

二、出版企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀和存在的問題

（一）內(nèi)部控制管理制度不完善

大部分出版企業(yè)根據(jù)業(yè)務(wù)需要已經(jīng)制定了一些內(nèi)部控制方面的管理制度，但在實際制度執(zhí)行過程中，制度不完善的問題日趨顯現(xiàn)。主要表現(xiàn)為大多數(shù)內(nèi)部控制管理制度是以逐步增加和補(bǔ)充的方式建立起來的，各項管理制度之間缺乏聯(lián)動性，難以起到系統(tǒng)化的內(nèi)控效果。制定過程中存在照搬、套用其他企業(yè)相關(guān)管理制度的現(xiàn)象，沒有結(jié)合出版行業(yè)特征和企業(yè)實際情況，缺乏與企業(yè)文化的融會貫通，制定后未及時更新完善或補(bǔ)充修訂，導(dǎo)致制度難以貫徹執(zhí)行。

（二）內(nèi)部控制缺乏良好的內(nèi)部環(huán)境

當(dāng)前，我國中小出版企業(yè)內(nèi)部控制普遍缺乏良好的內(nèi)部環(huán)境，內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)，崗位權(quán)責(zé)分配不明確，編輯部門、編印部門、市場營銷等部門各業(yè)務(wù)流程之間配合度不高，缺乏高效的聯(lián)動機(jī)制，沒有形成完整有效的內(nèi)部控制體系，各部門、各環(huán)節(jié)各自為政，導(dǎo)致出版業(yè)務(wù)流程中風(fēng)險隱患較大。部分中小出版企業(yè)受人力資源政策所限，員工的風(fēng)險防控意識比較薄弱，對內(nèi)部控制的重要性缺乏科學(xué)的認(rèn)知，內(nèi)部控制專業(yè)勝任能力有待進(jìn)一步提高，人才激勵、獎懲機(jī)制等落實不到位，無法充分調(diào)動員工的積極性，影響了內(nèi)部控制效用的發(fā)揮。

（三）內(nèi)部控制信息化水平不高

在信息化的大背景下，我國大部分出版企業(yè)內(nèi)部控制的信息化水平不夠高。各層級的信息與資料傳遞不及時、溝通渠道不暢通，業(yè)務(wù)流程各環(huán)節(jié)信息利用率不高，各部門、各環(huán)節(jié)之間缺乏有效的信息傳遞和溝通渠道。例如出版企業(yè)的銷售版稅合同管理，需要根據(jù)實際銷售冊數(shù)多次支付版稅，每次履行合同都需要審批流程相關(guān)責(zé)任人對合同條款、實際銷售量以及已支付過版稅的銷售量進(jìn)行審閱后予以審批，導(dǎo)致審批流程相關(guān)責(zé)任人重復(fù)性工作較多，影響了內(nèi)部控制效率;又如出版企業(yè)的庫存管理，日常入庫、發(fā)貨、退貨、二次入庫、二次發(fā)貨等循環(huán)往復(fù)的工作量巨大，現(xiàn)有的內(nèi)部控制方式無法滿足出版企業(yè)實際的發(fā)展需求，信息化水平不高的弊端日益凸顯，導(dǎo)致內(nèi)部控制執(zhí)行效率不高。

（四）內(nèi)部控制缺乏監(jiān)督檢查機(jī)制

縱觀我國中小出版企業(yè)雖然逐步建立和執(zhí)行了內(nèi)部控制，但是由哪些機(jī)構(gòu)對內(nèi)部控制進(jìn)行監(jiān)督、跟蹤檢查和督促落實等現(xiàn)實問題，缺少執(zhí)行監(jiān)督檢查機(jī)制的保障。部分出版企業(yè)還沒有建立獨立的內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)，隸屬于財務(wù)部、辦公室等職能部門，導(dǎo)致內(nèi)部審計缺乏獨立性。部分出版企業(yè)雖然建立了內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)，但內(nèi)部監(jiān)督還處于對財務(wù)部門的賬務(wù)監(jiān)督上，無法對各部門、各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效的監(jiān)督。內(nèi)部審計和內(nèi)部監(jiān)督無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用，影響了內(nèi)部控制的效用。

三、導(dǎo)致出版企業(yè)內(nèi)部控制存在問題的影響因素分析

（一）管理制度未形成體系

部分中小出版企業(yè)現(xiàn)行的內(nèi)部控制管理制度分別由各部門起草，難免出現(xiàn)站在本部門角度訂立制度的局限性，不可避免地導(dǎo)致內(nèi)控管理制度表面上看面面俱到，實際上卻是各表一方，特別是對出版企業(yè)的文化和企業(yè)實際需求研究得還不夠，在制定過程中沒有做到全覆蓋，隨著出版企業(yè)的發(fā)展需要和新業(yè)務(wù)活動相關(guān)的管理制度未能及時更新和補(bǔ)充完善，對于已制定的內(nèi)部控制管理制度在體系結(jié)構(gòu)、內(nèi)容分類、可操作性方面不盡合理，需要進(jìn)一步加以完善。

（二）內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配不明晰、人力資源政策不健全

隨著文化體制改革的持續(xù)深入，中小出版企業(yè)組織架構(gòu)仍處于不斷完善的階段，機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全、權(quán)責(zé)分配不明晰、各部門之間缺乏科學(xué)有效的協(xié)調(diào)與牽制、業(yè)務(wù)流程設(shè)計不夠嚴(yán)謹(jǐn)、關(guān)鍵崗位存在風(fēng)險隱患，導(dǎo)致內(nèi)部控制缺乏完整的體系。人力資源政策上，由于中小出版企業(yè)人力資源有限，缺少內(nèi)部控制專業(yè)人才，員工的履職、評價、考評、晉級、薪酬等人力資源管理機(jī)制不健全，內(nèi)部控制執(zhí)行的效果與員工績效考核不掛鉤，既不獎勵也不懲罰，無法充分激發(fā)員工的潛能，缺乏內(nèi)部控制的良好氛圍。

（三）缺乏與ERP系統(tǒng)的緊密結(jié)合

隨著信息化的飛速發(fā)展，我國出版企業(yè)大多數(shù)已經(jīng)實現(xiàn)ERP系統(tǒng)管理。ERP系統(tǒng)以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，集合了系統(tǒng)化的管理思想，貫穿于出版業(yè)務(wù)全流程和整個管理過程中，其中無論任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，既會影響出版企業(yè)內(nèi)部控制管理效果，又會降低ERP系統(tǒng)運行效率。由于內(nèi)部控制過程中ERP系統(tǒng)應(yīng)用不夠充分，缺乏與ERP系統(tǒng)的有效融合，導(dǎo)致無法有效發(fā)揮ERP系統(tǒng)流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理優(yōu)勢，不能滿足全流程的內(nèi)部控制需要，影響了出版業(yè)務(wù)流程的運轉(zhuǎn)效率，增加了出版企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險，同時，內(nèi)部控制過程中可能產(chǎn)生信息舞弊等問題，降低了ERP系統(tǒng)在內(nèi)部控制工作中的應(yīng)用度。

（四）監(jiān)督檢查執(zhí)行力不足

作為內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，內(nèi)部審計和內(nèi)部監(jiān)督是對出版企業(yè)內(nèi)部控制的再控制。當(dāng)前，中小出版企業(yè)內(nèi)部審計工作與內(nèi)部控制還未實現(xiàn)有效結(jié)合，還沒有設(shè)計出適合出版業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部審計思路和審計模式，內(nèi)部審計作用沒有得到充分發(fā)揮。對內(nèi)部控制的監(jiān)督一般局限于事后監(jiān)督，由于單一的事后監(jiān)督僅能對內(nèi)部控制的結(jié)果產(chǎn)生作用，因此，無法及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制過程中存在的管理漏洞風(fēng)險隱患，進(jìn)而無法采取有效的措施堵塞漏洞和將風(fēng)險水平控制在可控范圍內(nèi)，出版企業(yè)不能對內(nèi)部控制執(zhí)行有效的事前、事中和事后監(jiān)督相結(jié)合，將導(dǎo)致內(nèi)部監(jiān)督存在滯后性。

四、加強(qiáng)出版企業(yè)內(nèi)部控制的對策

（一）加強(qiáng)內(nèi)部控制管理制度體系化建設(shè)

加強(qiáng)出版企業(yè)內(nèi)部控制管理制度體系化建設(shè)，是構(gòu)建內(nèi)部控制規(guī)范體系的重要基礎(chǔ)，通過一系列完整的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來合理配置生產(chǎn)要素，調(diào)動員工的積極性和創(chuàng)造性，是出版企業(yè)提升管理效率和管理水平，規(guī)范、有序、高效運行的保證。內(nèi)部控制管理制度應(yīng)根據(jù)出版行業(yè)特征，并與出版企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、企業(yè)文化相適應(yīng)。從選題策劃、編輯、印制、發(fā)行等業(yè)務(wù)全流程，在各個環(huán)節(jié)建立健全內(nèi)部控制管理制度，在制度上打牢建設(shè)、管理、使用一體化和規(guī)范化的堅實基礎(chǔ)。同時，結(jié)合出版企業(yè)發(fā)展階段以及資源條件等實際情況，對內(nèi)部控制管理制度進(jìn)行適時調(diào)整與修訂，建立一整套行之有效、協(xié)同貫通、規(guī)范有序的制度體系，為出版企業(yè)內(nèi)部控制提供科學(xué)完整的制度保障。

（二）優(yōu)化內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配、完善人力資源政策

出版企業(yè)應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)有組織架構(gòu)基礎(chǔ)上進(jìn)一步優(yōu)化風(fēng)險管理組織架構(gòu)和涵蓋管理層及各職能部門、全體員工的權(quán)責(zé)分配。堅持責(zé)任化、規(guī)范化、程序化原則，進(jìn)一步厘清出版企業(yè)業(yè)務(wù)流程和管理程序，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)審批責(zé)任制和員工崗位責(zé)任制，規(guī)范各項業(yè)務(wù)的審批流程，明確出版業(yè)務(wù)流程中各崗位的職責(zé)和權(quán)限、程序和標(biāo)準(zhǔn)，將各個環(huán)節(jié)的責(zé)任明確到人、落實到位，重點關(guān)注選題論證、原材料采購、銷售結(jié)算等關(guān)鍵崗位的權(quán)責(zé)是否明晰。優(yōu)化內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備，形成一人一崗、定崗定責(zé)，完善識才、選才、育才、用才的人力資源政策，堅持物質(zhì)激勵與精神激勵并重，加強(qiáng)員工內(nèi)部控制意識教育和專業(yè)技能培訓(xùn)，形成內(nèi)部控制與相關(guān)部門和人員績效考核掛鉤的責(zé)任機(jī)制，為出版企業(yè)內(nèi)部控制提供良好的內(nèi)部環(huán)境和氛圍。

（三）深化與ERP系統(tǒng)的融合，提升內(nèi)部控制信息化水平

出版企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)實際，不斷加大技術(shù)開發(fā)以及資金方面的投入力度，緊緊依托信息化平臺，深化內(nèi)部控制與ERP系統(tǒng)的融合，實現(xiàn)內(nèi)部控制信息化管理，創(chuàng)建暢通有效的溝通渠道，提升內(nèi)部控制信息化水平。將內(nèi)部控制管理制度和方法植入并固化于ERP系統(tǒng)，不斷優(yōu)化ERP系統(tǒng)管理流程，借助ERP系統(tǒng)的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，實現(xiàn)從選題申報到實現(xiàn)銷售全流程的內(nèi)部控制，確保內(nèi)部控制管理流程的暢通和管理制度的落實，提高各部門、各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系與溝通，及時傳遞、共享內(nèi)外部信息，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，保證數(shù)據(jù)取得的真實性和實時性，形成相互監(jiān)督、相互制約的制衡體系，及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中潛在的風(fēng)險和管理漏洞，有效防控各類風(fēng)險，通過高效的內(nèi)部控制信息化實現(xiàn)提高出版企業(yè)運營效率。

（四）健全執(zhí)行監(jiān)督檢查機(jī)制

出版企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對內(nèi)部控制執(zhí)行的監(jiān)督和日常檢查，健全內(nèi)部控制執(zhí)行的內(nèi)外部監(jiān)督相結(jié)合、日常檢查與專項檢查全方位、立體化的監(jiān)督檢查機(jī)制，為出版企業(yè)內(nèi)部控制的執(zhí)行提供約束機(jī)制和責(zé)任保障。要充分發(fā)揮內(nèi)部審計的檢查作用，獨立、客觀地監(jiān)督審查評價企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督，實現(xiàn)內(nèi)部控制由事后監(jiān)督向事前監(jiān)督和事中監(jiān)督全覆蓋，對內(nèi)部控制建立、實施與執(zhí)行情況進(jìn)行全程監(jiān)督檢查，重點監(jiān)督出版企業(yè)核心業(yè)務(wù)、關(guān)鍵崗位、高風(fēng)險領(lǐng)域等內(nèi)部控制的執(zhí)行情況，針對內(nèi)部控制執(zhí)行監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的具體問題與管理漏洞，能及時采取合理有效的改進(jìn)措施，將風(fēng)險控制在合理范圍內(nèi)，保障內(nèi)部控制的有效執(zhí)行。

五、結(jié)論

綜上所述，內(nèi)部控制對于出版企業(yè)提高經(jīng)營管理水平、促進(jìn)其可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用。本文針對部分中小出版企業(yè)目前在內(nèi)部控制環(huán)節(jié)存在的管理制度不完善、缺乏良好的內(nèi)部環(huán)境、信息化水平不高、執(zhí)行缺乏監(jiān)督檢查等問題，結(jié)合內(nèi)部控制要素分析了內(nèi)部控制管理制度未形成體系、機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配不明晰、人力資源政策不健全、缺乏與ERP系統(tǒng)的緊密結(jié)合、監(jiān)督檢查機(jī)制不健全等原因，從內(nèi)部環(huán)境、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督等方面提出了構(gòu)建體系化管理制度、優(yōu)化機(jī)構(gòu)設(shè)置、明晰權(quán)責(zé)分配、完善人力資源政策、深化與ERP系統(tǒng)的融合、提升內(nèi)部控制信息化水平、健全執(zhí)行監(jiān)督檢查機(jī)制等對策。出版企業(yè)要結(jié)合自身的實際情況，積極借鑒出版業(yè)或者其他行業(yè)健全有效的內(nèi)部控制規(guī)范體系，不斷改進(jìn)自身存在的問題，提高全員對內(nèi)部控制的重視意識，健全管理制度，提升信息化保障，規(guī)范配套機(jī)制，努力構(gòu)建決策、執(zhí)行、監(jiān)督等全面、系統(tǒng)、高效的內(nèi)部控制規(guī)范體系，從而提升出版企業(yè)內(nèi)部管理水平和風(fēng)險防范能力，促進(jìn)出版企業(yè)實現(xiàn)社會與經(jīng)濟(jì)雙重效益。

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作者單位：中國法制出版社有限公司