公安派出所檔案管理規(guī)范化建設(shè)構(gòu)想探索

陳先鋒

【摘? ?要】公安派出所與社會大眾群體的聯(lián)系是非常頻繁和密切的，當(dāng)大眾群體遇到困難時很多時候第一時間就會想到所在地區(qū)的公安派出所尋求幫助和保護(hù)，因?yàn)楣矙C(jī)關(guān)和廣大民警是人民財(cái)產(chǎn)和生命安全的守護(hù)者，他們一直處在跟不法分子進(jìn)行斗爭的最前線，這是他們的光榮也是他們的職責(zé)。在公安派出所的日常管理工作中，必然會留下非常多的對日常工作有幫助的數(shù)據(jù)和資料，這些有價值的數(shù)據(jù)和資料就組成了公安派出所的檔案，對于公安派出所來說，其檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的資料數(shù)據(jù)來源，同時也是最為基礎(chǔ)的日常管理工作。所以如何使公安派出所的檔案管理工作更加高效和規(guī)范的運(yùn)行，對于公安派出所的工作開展是非常有意義和價值的，才能更好地發(fā)揮公安派出所的作用。

【關(guān)鍵詞】公安派出所;檔案管理;規(guī)范化建設(shè)

引言

公安派出所一直站在各項(xiàng)工作的第一線，他們是保護(hù)公民合法權(quán)益、打擊非法組織維護(hù)國家利益的排頭兵。公安機(jī)關(guān)的工作不但涉及到打擊和防范不法犯罪，也涉及到對相關(guān)人員的宣傳引導(dǎo)等，所以說公安派出所的日常工作任務(wù)繁雜，范圍廣泛，伴隨著公安派出所檔案管理工作的逐漸深入，加強(qiáng)公安派出所檔案管理工作顯得越來越重要，以往的公安派出所檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)新時期的工作需要，必須將檔案管理工作逐漸進(jìn)入規(guī)范化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高標(biāo)準(zhǔn)、高效率的管理，改變原來的檔案管理模式和標(biāo)準(zhǔn)，為更好地發(fā)揮公安派出所的職能起到有力的推進(jìn)作用。

1.規(guī)范公安派出所檔案管理的重要性

在日常的公安派出所檔案管理工作中，規(guī)范所涉及的相關(guān)檔案管理工作，可以很好地推動檔案管理工作的提檔升級，使公安派出所的檔案管理工作可以更加高效的運(yùn)行和開展，實(shí)現(xiàn)公安派出所檔案管理工作的整體管理水平再上一個新臺階。從而更好地促進(jìn)公安派出所職能的發(fā)揮。由此可見，規(guī)范公安派出所檔案管理工作是非常重要且必要的。

首先，就目前的公安派出所檔案管理工作來說，還有很多需要改進(jìn)和完善的地方，在日常的檔案管理工作中，普遍存在著檔案管理混亂無序，缺少完整性和系統(tǒng)性等一些管理不規(guī)范行為。不同的檔案類別存在存放混亂的現(xiàn)象，這對于后期整理和查找資料來說都會增加一定的困難和工作量。很多基層公安派出所在檔案管理工作中，有的還沒有安排專職人員進(jìn)行檔案管理，只是會進(jìn)行一些比較簡單的整理和收集，存放隨意毫無標(biāo)準(zhǔn)，更談不上規(guī)范，這些不重視、不規(guī)范的管理方式和態(tài)度嚴(yán)重影響公安派出所檔案管理工作整體水平的提升，同時在一定程度上制約了公安派出所職能的發(fā)揮。

其次，對于公安派出所各項(xiàng)工作的特點(diǎn)來說，他們的工作是非常繁雜的，在工作中追求高效，涉及面很廣，這就導(dǎo)致了公安派出所任務(wù)的繁重，就更需要一套高效的工作流程，同時也對公安派出所的檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)勢在必行。在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的當(dāng)今社會，對于公安派出所來說，如果沒有一個高效和規(guī)范化的檔案管理體系，勢必會造成公安派出所檔案管理工作的混亂和落后，由于公安派出所所處的地位非常重要，其所保管和涉及的資料和數(shù)據(jù)也是非常關(guān)鍵和寶貴的，這些資料和數(shù)據(jù)一旦出現(xiàn)管理混亂，出現(xiàn)無從查證甚至丟失的情況，勢必會影響整個公安派出所的工作進(jìn)展，所以規(guī)范公安派出所檔案管理工作是社會不斷發(fā)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)展不斷提速升級和新時期、新背景下的迫切需求和必然趨勢。

再有，對于公安派出所的檔案管理工作來說，從最直觀的認(rèn)識來看，它屬于一項(xiàng)具體的管理工作，這項(xiàng)管理工作同時也是為我們社會大眾直接服務(wù)的工作。這往往是我們許多的公安派出所檔案管理中所忽視的問題，而普遍把檔案管理工作認(rèn)定為簡單的資料管理，從而忽視了其服務(wù)性的特點(diǎn)和作用的發(fā)揮，造成在檔案管理中為社會群體服務(wù)的意識淡薄。其實(shí)，從一定程度上來講，公安派出所的檔案管理工作與社會大眾的聯(lián)系比較密切，是一個直接為警民聯(lián)系的良好服務(wù)的溝通渠道。從這一點(diǎn)來看，公安派出所的檔案管理工作必須適應(yīng)新時期的發(fā)展要求，有所創(chuàng)新，把為人民服務(wù)的宗旨始終貫徹和落實(shí)到日常的檔案管理工作中去，做到人民信任，無私奉獻(xiàn)，加強(qiáng)為人民服務(wù)的意識，始終關(guān)心和愛護(hù)社會群體的切身利益，更好地發(fā)揮公安派出所的職能。

2.規(guī)范公安派出所檔案管理存在問題

對于公安派出所檔案管理工作來說，如何進(jìn)行規(guī)范化的建設(shè)和管理，使檔案管理工作進(jìn)入規(guī)范化，系統(tǒng)化，達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)，高效率，首先要弄清在目前的規(guī)范公安派出所檔案管理建設(shè)中所存在的問題和弊端，然后針對所存在的問題，采取針對性的解決措施，改善目前公安派出所檔案管理工作不規(guī)范的現(xiàn)狀，從根本上緩解或解決影響公安派出所職能發(fā)揮的因素和掣肘。

2.1管理理念不合理

針對目前公安派出所檔案管理工作中所存在的問題，一個首要的問題就是在公安派出所的檔案管理人員的管理理念并沒有一個明確的認(rèn)識和深刻的理解。并且由于一些派出所領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不高，也導(dǎo)致了管理理念不能很好的貫徹和滲透。公安派出所的檔案管理工作雖然是一項(xiàng)最為基礎(chǔ)的工作，但是它所涉及的方面和影響以及在公安派出所的整個工作中都發(fā)揮著非常關(guān)鍵的作用，公安派出所的檔案管理工作并不是簡單的對于老舊資料的整理和存放，而是應(yīng)當(dāng)作為輔助公安派出所工作的關(guān)鍵數(shù)據(jù)依據(jù)和證據(jù)資料的查找總結(jié)，如果沒有這些檔案管理人員的辛苦付出和認(rèn)知工作，檔案管理工作勢必混亂不堪，資料不準(zhǔn)等現(xiàn)象也一定會頻繁發(fā)生，那么檔案管理工作就不能為公安派出所的職能發(fā)揮提供有力幫助和支持，勢必會影響公安派出所工作的開展。所以，加強(qiáng)管理理念的認(rèn)識，是非常重要的。

2.2管理機(jī)制不匹配

對于目前的公安派出所檔案管理工作來說，普遍存在管理機(jī)制不規(guī)范的現(xiàn)象，為了適應(yīng)新的歷史時期下繁雜和繁重的公安派出所各項(xiàng)工作的有序且順利開展，更好地發(fā)揮公安派出所的職能和作用，就需要在管理機(jī)制上進(jìn)行有效規(guī)范，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平的有力提升。

2.3檔案及設(shè)備陳舊

由于一些管理規(guī)定和條例制約，不少基層公安派出所經(jīng)費(fèi)保障存在嚴(yán)重不足及一些客官原因，導(dǎo)致了很多公安派出所辦公場所嚴(yán)重缺乏，并且存在一些老舊的辦公設(shè)備，由于場地的限制，一些要求公安派出所具備的與檔案管理相配套的辦公用房也是有所欠缺的，造成在管理上無法做到細(xì)化和規(guī)范，這些因素均在一定程度上影響和制約了公安派出所檔案管理工作水平的提高。

2.4人員素質(zhì)有差異

針對目前的公安派出所檔案管理工作，由于其工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，單位領(lǐng)導(dǎo)往往愿意把業(yè)務(wù)能力較高、素質(zhì)高的精干警力安排到最前沿的工作中去，而對于檔案管理工作，一是由于其危險性和時效性都比不上一線的公安工作，二是由于領(lǐng)導(dǎo)普遍存在的對檔案管理工作重視度不足的問題，所以在選人用人上也往往會把高素質(zhì)高能力的安排在一線重要崗位，而把內(nèi)勤民警安排在單位內(nèi)兼管檔案管理工作。由于內(nèi)勤工作繁忙，造成工作顧不過來，這種現(xiàn)象就會嚴(yán)重的影響檔案管理工作的開展和有序進(jìn)行，也會影響檔案管理規(guī)范化建設(shè)的的執(zhí)行。對于大多數(shù)公安派出所來說，他們的日常工作量是非常繁重的，而人的精力畢竟是有限的，所以這也就導(dǎo)致了在對檔案進(jìn)行整理歸納和分類存放時，勢必會存在著延時和滯后，從關(guān)注度上來說也會被減弱。但是我們應(yīng)該認(rèn)識到這一點(diǎn)，一線的工作固然重要，也存在著更多的風(fēng)險和不確定性，檔案管理工作相對來說，風(fēng)吹不到，雨淋不著，看起來并不是那么緊急和重要，但有些資料可能對偵破案件或某個線索的開展提供非常重要的作用，這就是檔案管理存在的重大價值和深遠(yuǎn)意義，所以規(guī)范化建設(shè)公安派出所檔案管理工作也需要一些水平高能力素質(zhì)強(qiáng)的人員進(jìn)行資料的整理歸檔等。檔案管理并非我們字面意思所理解的就是單純的一個資料的整理，它所涉及到的管理節(jié)點(diǎn)和注意事項(xiàng)也相當(dāng)多，必須高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求的把每項(xiàng)資料落實(shí)好，確認(rèn)好，信息化建設(shè)檔案管理工作，才能更好地發(fā)揮公安機(jī)關(guān)的職能作用，實(shí)現(xiàn)在需要檔案資料時能夠快速精準(zhǔn)的查閱到，給前方的公安干警工作爭取最大的寶貴時間和節(jié)省更多的人力物力付出，這都是在日常的公安派出所檔案管理工作中所體現(xiàn)出的隱藏價值。

3.規(guī)范公安派出所檔案管理幾點(diǎn)建議

3.1上級領(lǐng)導(dǎo)重視、促進(jìn)工作開展

公安派出所的檔案是一個歷史情況的真實(shí)反饋，也承載著許多檔案管理人員的辛勤付出。公安機(jī)關(guān)和派出所的領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理工作引起高度的重視，充分認(rèn)識到檔案管理工作的關(guān)鍵因素和所能發(fā)揮的巨大潛在作用。只有高度重視檔案管理，公安機(jī)關(guān)和派出所的檔案管理工作才會向著規(guī)范化建設(shè)的臺階邁進(jìn)。領(lǐng)導(dǎo)需要做到對檔案管理工作進(jìn)行深入的了解，并根據(jù)現(xiàn)狀進(jìn)行合理的調(diào)整和改進(jìn)，本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，對檔案管理工作進(jìn)行詳細(xì)的安排和部署，并且全力支持對規(guī)范化建設(shè)檔案管理工作有促進(jìn)作用的做法，如加大資金的投入，重視檔案管理人員的素質(zhì)和能力提升，加大檔案管理工作的檢查評比，定期開展經(jīng)驗(yàn)交流和業(yè)務(wù)分享等，來保障檔案管理工作高效規(guī)范化開展。

3.2進(jìn)行合理分工、明確個人責(zé)任

在公安派出所的檔案管理工作中，存在著一定的先后步驟和順序，首先需要做好的就是資料和檔案的歸檔。這項(xiàng)工作內(nèi)容是在整個檔案管理工作中起著奠基石的作用，也是之后一切檔案管理工作的基礎(chǔ)和鋪墊。由此可見，其重要性也很突出，在進(jìn)行歸檔時，就必須要做到合理的進(jìn)行分工，把每個人的責(zé)任落實(shí)好劃分好，并且做好最后每個人之間的整理整合工作，對各種形式的資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的整理和歸納，并做好定期存檔工作。保證不落下任何一項(xiàng)資料和檔案，確保資料齊全完整。同時，對于進(jìn)行檔案管理的公安人員，最好是由專人專門負(fù)責(zé)，避免發(fā)生由于人員的斷檔造成的資料整理不全，歸檔不及時的現(xiàn)象發(fā)生。分工明確后，把責(zé)任也明確地落實(shí)到相關(guān)的個人，并且細(xì)化管理流程，保證即使發(fā)生人員的變動，也可以根據(jù)詳細(xì)的管理操作流程盡量做好檔案管理工作，在最大程度上緩解人員變更帶來的管理斷檔。同時，在檔案管理工作中，要學(xué)會有效的利用時間，人的精力畢竟有限，檔案管理工作雖很繁雜，工作任務(wù)量大，如何高效的利用有限的精力和時間就顯得尤為重要。并且要做到對工作中遇到的問題進(jìn)行梳理和想辦法解決，爭取從根本上改善，避免類似問題再次出現(xiàn)，這在一定程度上也會提高工作效率，從而促進(jìn)業(yè)務(wù)能力和管理水平的提升。

3.3按需投入資金、替換老舊設(shè)備

對于公安派出所的檔案管理來說，是需要給予一定的物質(zhì)上的支持作為保障的，目前大多數(shù)公安派出所的檔案管理工作的辦公場所短缺，辦公條件相對來說比較簡陋，存在設(shè)備陳舊的問題，這在一定程度上也影響了規(guī)范化建設(shè)公安派出所檔案管理工作的腳步。特別是一些保障性的硬件設(shè)施，已經(jīng)跟不上現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和新時期公安派出所工作的需求，根據(jù)省廳要求，每個公安派出所需建立一個15平方米以上的標(biāo)準(zhǔn)庫房，并需配備空調(diào)、防盜門窗、防潮以及防曬等設(shè)施，并且還要配備計(jì)算機(jī)和數(shù)碼相機(jī)等電子設(shè)施，這些都需要投入一些資金支持來改善公安派出所的檔案管理的工作條件和工作環(huán)境，縮短工作需要和實(shí)際情況之間的差距和滯后，為規(guī)范化建設(shè)公安派出所檔案管理工作打好堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

3.4做好人員部署、提升管理水平

任何部門如果有素質(zhì)過硬的高素質(zhì)人才，對于這個部門工作效率和業(yè)績的提升都是大有益處的，對于公安派出所的檔案管理工作來說同樣如此。所以，要想使公安派出所的檔案管理工作管理水平得到有效的提高，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化建設(shè)，那么就需要加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，合理的安排部署好檔案管理人員，對于對于個別檔案管理工作沒有責(zé)任心，業(yè)務(wù)能力長期以來沒有進(jìn)步和提升，并且沒有學(xué)習(xí)意愿的人員必須調(diào)整工作崗位。及把一些對待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極上進(jìn)，同時思想素質(zhì)高，業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)且熱愛檔案管理工作的人員部署到檔案管理工作中去。另外，為了順應(yīng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會的變革，需要定期對檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)能力和個人素質(zhì)。領(lǐng)導(dǎo)或單位應(yīng)該對檔案管理人員給予更多的關(guān)心和關(guān)注，因?yàn)闄n案管理工作看起來輕松，實(shí)際默默無聞，繁雜枯燥，所以應(yīng)該給予從事這項(xiàng)工作的同志更多的思想或生活上的開導(dǎo)和幫助，使得公安派出所檔案管理工作的整體能夠積極向上，干勁倍增，為保障公安派出所積極完成各項(xiàng)任務(wù)作出一份應(yīng)有的努力和貢獻(xiàn)。

3.5適應(yīng)現(xiàn)代管理、創(chuàng)新管理方式

以往的檔案管理模式通常依賴于紙質(zhì)載體，并且由于各公安派出所對檔案管理的重視程度不夠，導(dǎo)致了檔案管理的落后。而大數(shù)據(jù)的應(yīng)運(yùn)而生，對比以往的檔案管理模式來說產(chǎn)生了非常大的改變和創(chuàng)新。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，是時代發(fā)展和社會進(jìn)步的產(chǎn)物，也是必然的發(fā)展趨勢，也對目前的公安派出所檔案管理工作提出了更高的要求。所以，應(yīng)該重視公安派出所檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新技術(shù)的應(yīng)用，以現(xiàn)代大數(shù)據(jù)管理為依托，創(chuàng)新管理方式，促進(jìn)公安派出所檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展和管理能力不斷提升。

4.結(jié)語

做好公安派出所檔案管理工作有著非常重要的意義和深遠(yuǎn)的影響，及時解決檔案管理中出現(xiàn)的問題，就顯得尤為重要，在日常管理中，要重視人員的部署和培訓(xùn)教育，公安派出所要加強(qiáng)法律法規(guī)知識的學(xué)習(xí)，使檔案管理人員工作得心應(yīng)手，高效完成上級交給的各項(xiàng)工作任務(wù)，促使公安派出所各項(xiàng)工作更上一層樓。

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