檔案數(shù)字化加工場(chǎng)地的規(guī)范化探析

劉燁寧

摘? 要：由于國(guó)內(nèi)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范較少涉及檔案數(shù)字化加工場(chǎng)地的規(guī)范化，我國(guó)大部分?jǐn)?shù)字化加工場(chǎng)地都面臨環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、操作制度、結(jié)構(gòu)模式、應(yīng)急預(yù)案、政策支持方面的問(wèn)題。為保障檔案數(shù)字化工作安全開(kāi)展，建議從制度與場(chǎng)地兩方面對(duì)檔案數(shù)字化加工場(chǎng)地進(jìn)行規(guī)范化管控。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;加工場(chǎng)地;規(guī)范化;檔案修復(fù);檔案整理

Abstract： As domestic standards and norms for the digitisation of Archives rarely deal with the standardisation of archival digitisation processing sites， most of China's digital processing sites face problems with environmental standards， operating systems， structural models， emergency plans and policy support. To ensure the safe digitisation of Archives， it is suggested to standardize the management and control of Archives digital processing site from two aspects of system and site.

Keywords： Archive digitisation; Processing sites; Standardisation; Archive repair; Archive organization

檔案數(shù)字化加工場(chǎng)地作為檔案數(shù)字化工作開(kāi)展的基礎(chǔ)環(huán)境，涵蓋了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的全部工作區(qū)域，確保其規(guī)范化同樣也是國(guó)家安全體系建設(shè)中不可或缺的緊要一步。基于此，文章就檔案數(shù)字化加工場(chǎng)地在規(guī)范化管理方面的主要癥結(jié)進(jìn)行闡述，試探析其規(guī)范化管控建議。

1 政策梳理

2014年12月，國(guó)家檔案局印發(fā)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，[1]對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)地進(jìn)行了9點(diǎn)規(guī)定。2016年4月，國(guó)家檔案局印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見(jiàn)》的通知，[2]明確指出各部門各單位要對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)地進(jìn)行安全管理。

2016年5月《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》[3]提出，應(yīng)加快檔案管理信息化進(jìn)程，確保檔案實(shí)體與信息安全。2017年6月，時(shí)任國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華在全國(guó)檔案安全工作會(huì)議上的講話中指出，[4]進(jìn)一步做好檔案安全工作，必須堅(jiān)持推進(jìn)規(guī)范化建設(shè)，努力做到以規(guī)范促安全、以規(guī)范保安全。

2017年7月，中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)與國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局聯(lián)合發(fā)布《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，[5]從選址、環(huán)境控制等方面對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)地進(jìn)行規(guī)定。2017年8月，國(guó)家檔案局發(fā)布行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》。2020年5月，國(guó)家檔案局發(fā)布《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第2部分：檔案數(shù)字化服務(wù)》，[6]在場(chǎng)地選址方面作出指導(dǎo)。

然而筆者在選取部分檔案部門發(fā)布的檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行調(diào)研時(shí)發(fā)現(xiàn)，各層面標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中針對(duì)加工場(chǎng)地提出規(guī)范化管理要求的只占少數(shù)。如何加強(qiáng)檔案數(shù)字化加工場(chǎng)地規(guī)范化，確保檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行，是當(dāng)今檔案部門亟須思考的問(wèn)題。

2 研究現(xiàn)狀

筆者通過(guò)文獻(xiàn)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有關(guān)檔案數(shù)字化加工場(chǎng)地規(guī)范化的理論研究寥寥無(wú)幾。國(guó)內(nèi)研究主要包括場(chǎng)地選址及布置[7]、設(shè)施配置[8][9]以及出入管理[10][11]等。國(guó)外專論主要集中于技術(shù)及策略分析，包括數(shù)字化與“版權(quán)法”之間的關(guān)系[12]、數(shù)字化項(xiàng)目未能實(shí)現(xiàn)記錄保存和訪問(wèn)的問(wèn)題分析[13]等。

3 主要癥結(jié)

3.1 場(chǎng)地環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)有待明確。我國(guó)檔案館環(huán)境控制主要參照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱“設(shè)計(jì)規(guī)范”），檔案數(shù)字化工作主要參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，其中都沒(méi)有明確數(shù)字化加工場(chǎng)地溫濕度、光照強(qiáng)度等具體范圍。

雖然紙質(zhì)檔案庫(kù)溫度范圍已有明確規(guī)定，[14]然而場(chǎng)地人員流動(dòng)大，數(shù)字化設(shè)備不斷產(chǎn)熱，易加速紙張的吸濕和解濕以及熱老化作用。[15]

在光照方面，場(chǎng)地必須具備充足的光照條件保證操作人員正常工作。雖然紙質(zhì)檔案庫(kù)的照度已有相關(guān)規(guī)定 ，[16]但并無(wú)規(guī)定兼含二者的數(shù)字化加工場(chǎng)地的照度標(biāo)準(zhǔn)。

在有害氣體方面，紙張對(duì)有害氣體的吸收能力與其暴露面積、周圍空氣流速、周圍環(huán)境溫濕度有密切關(guān)系，[17]對(duì)于長(zhǎng)時(shí)間暴露在空氣流通不佳加工場(chǎng)地的檔案而言，有害氣體防控也是保障數(shù)字化加工場(chǎng)地規(guī)范化的重要措施。

在有害生物方面，檔案有害微生物與檔案害蟲(chóng)的生命活動(dòng)與周圍環(huán)境有密切關(guān)系。[18][19]加工場(chǎng)地人員密集、溫濕度適宜，極易成為有害生物的庇護(hù)場(chǎng)所。

3.2 場(chǎng)地操作制度有待完善。多數(shù)檔案部門規(guī)定操作人員嚴(yán)禁操作除自己設(shè)備以外的任何設(shè)備，但這也易造成人員閑置，影響進(jìn)度。當(dāng)然，不允許多人使用同一臺(tái)設(shè)備的原因主要是進(jìn)行批量操作的數(shù)字化設(shè)備不具備個(gè)人信息識(shí)別功能所致。

3.3 場(chǎng)地結(jié)構(gòu)模式有待改進(jìn)。場(chǎng)地結(jié)構(gòu)模式即各加工區(qū)域之間的結(jié)構(gòu)。目前暫無(wú)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范涉及此方面。

目前國(guó)內(nèi)大多數(shù)檔案部門采用的是“多塊狀”加工結(jié)構(gòu)，即各工作區(qū)域各守其位、互不干涉。[20]其優(yōu)點(diǎn)在于工作高速度，對(duì)人員工作能力沒(méi)有高要求。但由于各個(gè)加工區(qū)域工作速度不同，例如福建省檔案館信息中心，掃描區(qū)一個(gè)操作人員每天可以掃描1000張以上的檔案，而著錄區(qū)一個(gè)操作人員每天能完成的作業(yè)量只有不到100份，因此一個(gè)很大的問(wèn)題就是極易造成數(shù)字化加工“半成品”的“大量積壓”，不僅會(huì)延長(zhǎng)原件暴露在庫(kù)房外的時(shí)間，同時(shí)不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，極易再次破壞“出錯(cuò)”檔案。

“單塊狀”加工結(jié)構(gòu)即先組織所有加工人員集中做一個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)，再通力進(jìn)行下一環(huán)節(jié)。其優(yōu)點(diǎn)在于每個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)逐一進(jìn)行，加工場(chǎng)地簡(jiǎn)潔有序，不存在積壓情況。但由于所有環(huán)節(jié)都需要全部人力參與，操作人員需要熟練掌握每個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，對(duì)操作人員有很強(qiáng)的能力要求。且若后續(xù)環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，需要耗費(fèi)大量人力返回每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行修改，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)改正錯(cuò)誤。

由于沒(méi)有相應(yīng)法律依據(jù)和充分實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)作為支撐，目前我國(guó)檔案數(shù)字化加工場(chǎng)地的結(jié)構(gòu)模式尚未成熟，大部分檔案部門面對(duì)檔案數(shù)字化加工“半成品”積壓情況也無(wú)計(jì)可施。

3.4 應(yīng)急預(yù)案制度有待補(bǔ)齊?！都堎|(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》第五章第二條[21]規(guī)定，數(shù)字化場(chǎng)所應(yīng)具備檔案存放等工作區(qū)域即臨時(shí)庫(kù)房。臨時(shí)庫(kù)房能夠彌補(bǔ)操作人員與檔案庫(kù)房之間的距離問(wèn)題，具備臨時(shí)性、方便性、快捷性的特點(diǎn)，其重要性顯而易見(jiàn)。

然而，一方面，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》只表明加工場(chǎng)地不應(yīng)不利于檔案實(shí)體的保護(hù)，并沒(méi)有細(xì)化數(shù)字化加工場(chǎng)地的突發(fā)事件應(yīng)急管理辦法，另一方面，臨時(shí)庫(kù)房只發(fā)揮臨時(shí)保存作用，導(dǎo)致臨時(shí)庫(kù)房往往沒(méi)有引起足夠重視。如若發(fā)生突發(fā)事件，無(wú)法第一時(shí)間搶救珍貴檔案。同時(shí)要注意的是，日常數(shù)字化工作涉及的檔案不僅數(shù)量龐大且在臨時(shí)庫(kù)房?jī)?nèi)留存時(shí)間短暫，日常工作中對(duì)臨時(shí)庫(kù)房?jī)?nèi)每份檔案進(jìn)行抗災(zāi)粗分類顯然不夠?qū)嶋H，如何在二者之間尋求平衡是其關(guān)鍵所在。

3.5 政策支持力度有待提高。從國(guó)家頒布的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)看，關(guān)于數(shù)字化加工場(chǎng)地的規(guī)范要求逐漸豐富與具體。但場(chǎng)地支持力度仍有待提高。

一方面，場(chǎng)地政策支持的全面性有待提高。目前我國(guó)沒(méi)有出臺(tái)專門檔案數(shù)字化加工場(chǎng)地標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，2006年發(fā)布的《文獻(xiàn)檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則》和2017年發(fā)布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》是我國(guó)各級(jí)檔案部門進(jìn)行檔案數(shù)字化的主要依據(jù)，前者沒(méi)有對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)地提出要求，[22]后者也只是粗略規(guī)定了對(duì)于數(shù)字化加工場(chǎng)地的規(guī)范化要求。[23]在場(chǎng)地規(guī)范化方面，我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范大多聚焦于局部管理，管理要求過(guò)于單一，未能深入具體操作過(guò)程。

另一方面，場(chǎng)地政策支持的協(xié)同性有待提高。目前我國(guó)涉及到數(shù)字化加工場(chǎng)地的數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范只占少數(shù)，國(guó)家層面出臺(tái)有《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，行業(yè)層面出臺(tái)有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等，地方層面部分省份、直轄市、高校等檔案部門也出臺(tái)有涉及加工場(chǎng)地的標(biāo)準(zhǔn)。

4 管控建議

4.1 制度管控

4.1.1 突發(fā)應(yīng)急事件制度。筆者認(rèn)為數(shù)字化加工場(chǎng)地突發(fā)應(yīng)急事件可分為操作設(shè)備故障以及重大公共突發(fā)事件。

突遇到操作設(shè)備突發(fā)故障時(shí)，可讓操作人員更換設(shè)備繼續(xù)操作，避免工作進(jìn)度落后。由于此情況較少見(jiàn)，可通過(guò)制定相應(yīng)規(guī)章制度及時(shí)跟進(jìn)操作人員，保證數(shù)字化加工場(chǎng)地的有序化和規(guī)范化。

在遇到重大公共突發(fā)事件時(shí)，檔案部門可參照《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》《檔案館應(yīng)急管理規(guī)范》等規(guī)范對(duì)臨時(shí)庫(kù)房進(jìn)行應(yīng)急管理，例如對(duì)暫時(shí)存放在臨時(shí)庫(kù)房的檔案按價(jià)值或保管期限進(jìn)行粗分類保存，以便在必要時(shí)優(yōu)先搶救珍貴檔案。

4.1.2 場(chǎng)地管理“三個(gè)結(jié)合”制度。在進(jìn)行數(shù)字化加工場(chǎng)地管理時(shí)可借鑒數(shù)字化前處理“三個(gè)結(jié)合”思想，[24]最大程度地實(shí)現(xiàn)綜合效益，一是把數(shù)字化加工場(chǎng)地管理與檔案原件密級(jí)鑒定工作結(jié)合;二是把數(shù)字化加工場(chǎng)地管理與檔案整理工作結(jié)合，初步整理檔案原件對(duì)后續(xù)數(shù)字化加工場(chǎng)地整體布置具有重要意義;三是把臨時(shí)庫(kù)房場(chǎng)地管理與破損檔案修復(fù)結(jié)合，即在前處理前及時(shí)檢查臨時(shí)庫(kù)房?jī)?nèi)檔案的質(zhì)量，及時(shí)對(duì)破損殘缺的檔案進(jìn)行搶救修復(fù)。

4.1.3 場(chǎng)地人員管理制度。數(shù)字化工作人員的活動(dòng)對(duì)于數(shù)字化加工場(chǎng)地來(lái)說(shuō)如同予之生命，操作人員的任何操作都會(huì)對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)地帶來(lái)影響。第一，可通過(guò)獎(jiǎng)懲制度對(duì)人員進(jìn)行管理。第二，也可通過(guò)組織經(jīng)常性的集中培訓(xùn)增強(qiáng)人員檔案保護(hù)意識(shí)和加工場(chǎng)地規(guī)范化維護(hù)意識(shí)。第三，應(yīng)重視數(shù)字化工作人員在實(shí)操工作中遇到的問(wèn)題以及提出的解決想法，充分運(yùn)用群體智慧，對(duì)問(wèn)題采取“零容忍”態(tài)度。

4.2 場(chǎng)地管控

4.2.1 場(chǎng)地區(qū)域結(jié)構(gòu)管控。 “多塊狀”加工結(jié)構(gòu)對(duì)操作人員、資金的要求較低，在紙張耐受能力較高、保存環(huán)境較好且館藏?cái)?shù)量相對(duì)較少的情況下可采取此結(jié)構(gòu)。

“單塊狀”加工結(jié)構(gòu)對(duì)操作人員要求較高，較適用于普遍數(shù)量少、易損壞的珍貴檔案。還可組織成立專門小組進(jìn)行數(shù)字化，達(dá)到數(shù)字化加工的最優(yōu)效果。

遼寧省檔案館創(chuàng)新設(shè)立“多能”動(dòng)態(tài)結(jié)構(gòu)，[25]保證了檔案在庫(kù)房外的所有時(shí)間都能被充分利用，降低不必要損害。但也存在不足，第一，操作人員須具備很強(qiáng)的綜合專業(yè)能力。第二，人員頻繁走動(dòng)易造成場(chǎng)地混亂。第三，人員須時(shí)刻觀察何處有需要，故無(wú)法完全投入到工作中。第四，每份檔案的每個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)都需要確定責(zé)任到人。因此該結(jié)構(gòu)適用于資金充足、檔案數(shù)量大的檔案部門。

4.2.2 試點(diǎn)管控。試點(diǎn)作為前期典型試驗(yàn)?zāi)軌蚝芎玫仄鸬绞痉蹲饔?。在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目立項(xiàng)之后，通過(guò)試點(diǎn)方式確定目標(biāo)基層檔案部門，在與各方面專業(yè)人員協(xié)同參與下進(jìn)行選址，再對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行設(shè)備配置，并定期進(jìn)行場(chǎng)地檢查、記錄工作情況，以點(diǎn)帶面，調(diào)動(dòng)其余檔案部門數(shù)字化加工場(chǎng)地規(guī)范化建設(shè)積極性，帶動(dòng)數(shù)字化加工場(chǎng)地規(guī)范化建設(shè)。例如北京市平谷區(qū)檔案局2014年在兩個(gè)鎮(zhèn)檔案室進(jìn)行數(shù)字化試點(diǎn)，[26]成功試點(diǎn)后，在2016年帶動(dòng)全區(qū)完成了剩余16個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道的檔案數(shù)字化工作。

4.2.3 場(chǎng)地環(huán)境管控。各級(jí)檔案部門可在參照各方面標(biāo)準(zhǔn)的前提下結(jié)合自身場(chǎng)地特點(diǎn)，制定在數(shù)字化加工場(chǎng)地方面更為詳實(shí)的數(shù)字化工作細(xì)則。在參考制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，還應(yīng)注意如下方面：

在溫濕度控制方面，第一，應(yīng)針對(duì)不同加工區(qū)域制定場(chǎng)地溫濕度控制標(biāo)準(zhǔn)。第二，標(biāo)準(zhǔn)制定應(yīng)保證在人員身體健康的情況下開(kāi)展工作。第三，標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)地域、氣候的不同適當(dāng)改變。

在光照控制方面，數(shù)字化加工場(chǎng)地應(yīng)避免日光直射，[27]注意最大限度縮短檔案實(shí)體暴露在光源下的時(shí)間，最低標(biāo)準(zhǔn)200勒克斯可適當(dāng)提高并做好紫外線防護(hù)，保證紫外光強(qiáng)度不大于75mw/lm。

在有害氣體防控方面，數(shù)字化加工場(chǎng)地應(yīng)適當(dāng)利用空調(diào)設(shè)備進(jìn)行通風(fēng)換氣，并考慮溫濕度及空氣流速變化進(jìn)行有害氣體防控。

在生物防治方面，場(chǎng)地應(yīng)時(shí)刻保持清潔衛(wèi)生，適當(dāng)進(jìn)行藥物防霉，[28]且需嚴(yán)格規(guī)定，嚴(yán)禁操作人員攜帶任何食物進(jìn)入加工場(chǎng)地，采取適當(dāng)防蟲(chóng)措施。

*基金項(xiàng)目：本文系2020年國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金一般項(xiàng)目“檔案部門協(xié)同合作與服務(wù)轉(zhuǎn)型研究”（批準(zhǔn)號(hào)：20BTQ097）階段性研究成果。

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（作者單位：福建師范大學(xué)社會(huì)歷史學(xué)院 來(lái)稿日期：2021-02-02）