企業(yè)文書檔案管理問題與對策思考

潘柳春

摘? 要：近年來，隨著企業(yè)發(fā)展速度不斷加快，加之組織結(jié)構(gòu)等方面的改革，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展的需求，特別受各種因素影響導(dǎo)致文書檔案存在諸多問題，在很大程度上加劇了“不匹配性”。因此，緊跟時代發(fā)展的潮流，探索改革出路、創(chuàng)新思路，迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理現(xiàn)狀;改革與創(chuàng)新;信息化建設(shè);檔案管理

Abstract： In recent years， with the continuous acceleration of the development of enterprises， coupled with the reform of organizational structure and other aspects， the traditional document archive management model has been unable to meet the needs of enterprise development. Especially affected by various factors， there are many problems in document archives， to a large extent This has exacerbated the "mismatch." Therefore， it is extremely urgent to keep up with the development trend of the times， explore ways to reform and innovate ideas.

Keywords： Document archives; Management status; Reform and innovation; Information construction; Archive management

現(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)部文書檔案管理存在著一定的問題和不足之處，文書檔案信息作用發(fā)揮存在“跟不上趟”情況。此外，文書檔案管理在企業(yè)日常工作管理中處于基礎(chǔ)性地位，隨著企業(yè)運營管理體制、工作內(nèi)容不斷發(fā)展變化體現(xiàn)出企業(yè)發(fā)展軌跡和各項基本的信息，對于企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展有著積極的指導(dǎo)意義。因此，需要對文書檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，提出有針對性的解決措施，不斷改革完善管理體制與運行機(jī)制，推動企業(yè)文書檔案管理工作的深化。

1 文書檔案的作用的發(fā)揮與面臨的“窘境”

1.1 歸檔認(rèn)識層面的問題。應(yīng)以歸檔管理為管理者決策提供有效依據(jù)。在企業(yè)檔案管理中發(fā)生問題，不僅會導(dǎo)致檔案記錄的混亂，還可能會對企業(yè)其他的管理工作造成影響，使正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動無法順利開展。曾經(jīng)有個別單位與合作方簽訂零星維修工程合同書后，由于沒有充分意識到合同資料歸入文書檔案管理的重要性，沒能及時移交材料給檔案部門，之后經(jīng)人事變動調(diào)整，也沒有對材料的原件進(jìn)行保存，結(jié)果給財務(wù)結(jié)算工作帶來了極大的困擾，同時直接影響了后續(xù)一系列工作的開展。

1.2 規(guī)范操作層面的問題。以規(guī)范管理維護(hù)企業(yè)發(fā)展真實面貌。檔案記錄包括企業(yè)所有的命令、指示、決定、報告、批復(fù)、通知、信函、會議記錄、計劃和總結(jié)等辦理完畢的文件，記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史軌跡和生產(chǎn)經(jīng)營活動，涉及到企業(yè)發(fā)展的方方面面，必須要按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理工作。其管理的有效性及使用的高效性，體現(xiàn)在工作的規(guī)范性和程序性。但在實際工作中，卻發(fā)生因留存檔案資料缺失，記錄不全而無法完整記錄建廠歷史的情況，主要原因是檔案員收集檔案資料不及時，造成文件資料不齊全以及丟失等情況，無法歸檔保存，使得企業(yè)發(fā)展的歷史記錄造成不可挽回的損失。

1.3 指導(dǎo)檢查層面的問題。檢查文件格式不規(guī)范情況直接關(guān)系到歸檔質(zhì)量，具體來說，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：大事記記錄內(nèi)容不詳細(xì)、不具體，漏寫事件的關(guān)鍵要素等信息;發(fā)文不使用規(guī)范擬稿或者內(nèi)容填寫不規(guī)范;發(fā)文字號存有重號空號現(xiàn)象，沒有文件編號登記;草擬公文內(nèi)容不準(zhǔn)確，導(dǎo)致正式文稿漏洞百出，格式混亂;有的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)不夠及時，公文校對不夠細(xì)心等。此外，雖然文書辦理時間有著明確的規(guī)定，但在實際操作過程中，存在處理公文不及時，拖拉延誤，導(dǎo)致部分公文超出辦文時限，既影響辦事效率，也容易造成文書積壓，使文書效能發(fā)揮大打折扣。

2 對現(xiàn)實“窘境”的剖析

2.1 觀念陳舊。某些部門領(lǐng)導(dǎo)沒有充分意識到文書檔案管理的重要性，對檔案工作的支持關(guān)注的力度不夠，甚至錯誤地認(rèn)為檔案工作就是抄寫、保管工作，只要不泄密、不丟失，應(yīng)付查檔、外調(diào)就可以了，使檔案管理的理念和手段相對滯后。有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視文書檔案管理，對文書檔案管理中，尤其是檔案信息化必需的設(shè)備設(shè)施沒有到位。

2.2 能力不足。從目前柳鋼的文書檔案管理人員隊伍看，均存在一定的能力不足現(xiàn)象。從事多年文書檔案管理人員，學(xué)歷偏低，很多都沒有接受過全日制大專學(xué)歷以上的教育，憑經(jīng)驗做事。他們對于新人的培養(yǎng)亦是口口相傳，缺乏專業(yè)化的正規(guī)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。而一些新同志，則由于文書檔案管理崗位相對于企業(yè)其他崗位，薪酬待遇偏低，而缺乏工作熱情和進(jìn)取心，“做一天和尚撞一天鐘”的人員并不少見，檔案管理工作自然就無法很好地完成。諸如收集范圍不明確、工作不及時，用紙、裝訂不規(guī)范，辦理程序混亂、原稿不齊全、編號不規(guī)范等情況時常出現(xiàn)，甚至于“屢查、屢改、屢不絕”，嚴(yán)重影響企業(yè)文書檔案管理工作的健康發(fā)展。

2.3 技術(shù)落后。目前，許多企業(yè)文書檔案管理技術(shù)比較落后，主要表現(xiàn)在：對文書檔案信息管理的硬件和軟件資金投入不足，缺乏適用于文書管理的軟件。同時，傳統(tǒng)的文書檔案幾乎都是紙質(zhì)，占用的存儲空間大，查閱不方便，信息化管理手段的缺失致使文書檔案管理還處于比較低的水平。

3 改革“出路”、創(chuàng)新“思路”

3.1 強(qiáng)化檔案意識。采取靈活多樣的形式向領(lǐng)導(dǎo)和員工宣傳《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》等檔案法律法規(guī)，大力營造抓好檔案管理工作的良好氛圍，不斷提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及全體工作人員對檔案工作的認(rèn)識，努力爭取其對檔案工作的重視、理解、關(guān)心和支持，變被動為主動，積極更新檔案工作的創(chuàng)新思路，使檔案工作納入到本單位總體工作規(guī)劃和年度工作中。

3.2 提高綜合素質(zhì)。一是在政治意識方面，要始終牢記“檔案工作姓黨”，結(jié)合新時代企業(yè)的發(fā)展，找準(zhǔn)文書檔案工作目標(biāo)定位和切入點，用更高的標(biāo)準(zhǔn)、更寬的視野謀劃文書檔案管理，提高文書檔案管理水平和效率。二是加強(qiáng)文書檔案管理收集業(yè)務(wù)能力和管理能力，提高文書檔案工作質(zhì)量，加快文書檔案服務(wù)企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化步伐，健全“OA辦公系統(tǒng)查檔、本單位跨部門查閱服務(wù)”機(jī)制，完善以基層為重點的檔案基本服務(wù)體系信息，建成優(yōu)質(zhì)、便捷、高效的檔案信息化管理服務(wù)體系。

3.3 推進(jìn)信息化建設(shè)。要堅定不移地以信息化推動文書檔案工作的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，加快建設(shè)數(shù)字化檔案管理平臺，實現(xiàn)文檔管理一體化為企業(yè)提供資料歸檔保存和整合共享等服務(wù);同時，加快開展電子文件歸檔與電子檔案移交接收工作，推動信息化專業(yè)檔案數(shù)據(jù)化歸集，凸顯檔案資源在運營管理體制與運行機(jī)制的改革與創(chuàng)新中的基礎(chǔ)性作用;[7]積極拓展“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”思維，推動檔案管理模式、服務(wù)方式向智能型、精細(xì)化轉(zhuǎn)變，使檔案管理部門起到信息中心的作用。

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（作者單位：廣西柳州鋼鐵集團(tuán)有限公司金屬材料供應(yīng)公司 來稿日期：2021-01-19）