高校檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策探討

趙東龍

摘? 要：高校檔案工作正處在由傳統(tǒng)管理向規(guī)范化科學(xué)管理轉(zhuǎn)變的重要節(jié)點。本文針對高校檔案管理工作存在問題，提出實現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理體制與機制創(chuàng)新的對策建議，以期提升高校檔案工作科學(xué)化水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理;體制機制創(chuàng)新;高校;檔案信息化;檔案規(guī)范化

Abstract： The archival work of colleges and universities is at an important node in the transition from traditional management to standardized scientific management. In view of the existing problems of archives management in colleges and universities， this paper puts forward countermeasures and suggestions to realize standardized management system and mechanism innovation of archives in colleges and universities， in order to improve the scientific level of archives work in universities.

Keywords： Archives management; System and mechanism innovation; Colleges and universities; Archive informationization; Archive standardization

1 高校檔案管理工作現(xiàn)狀

就目前情況看，高校檔案管理工作在管理模式、信息化進程、法制化建設(shè)、專業(yè)化人才四個方面存在突出矛盾與問題。

一是快速增加的高校檔案信息資源與傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴(yán)重不相匹配。隨著高校的快速發(fā)展，新型檔案載體、檔案內(nèi)容等檔案信息資源呈幾何級增長，而傳統(tǒng)落后的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)檔案工作形勢的變化。

二是高校檔案管理信息化、數(shù)字化推進速度大大滯后于檔案工作的發(fā)展需求，檔案管理設(shè)施與技術(shù)手段的更新嚴(yán)重落后于技術(shù)的更新步伐，很多高校在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)上缺乏頂層設(shè)計和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，檔案管理信息系統(tǒng)與學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)還沒有實現(xiàn)無縫對接，“信息孤島”矛盾十分突出。

三是高校檔案管理法治化建設(shè)有待加強，檔案管理相關(guān)規(guī)章制度不完善，不能全面實現(xiàn)依法管檔、依法治檔、依法用檔。

四是高校檔案管理專業(yè)化人才缺乏，知識結(jié)構(gòu)不合理，影響了檔案管理工作整體水平的提升。因此，加強高校檔案管理規(guī)范化建設(shè)迫在眉睫。

2 高校檔案規(guī)范化管理體制與機制創(chuàng)新的對策

2.1 以制度建設(shè)推動檔案工作規(guī)范發(fā)展。要把落實檔案工作相關(guān)法律法規(guī)，加強檔案管理規(guī)章制度建設(shè)作為一條主線貫穿于高校檔案工作全過程，實現(xiàn)檔案工作的法制化、規(guī)范化、制度化。

要增強全校各級和廣大師生的檔案意識，不斷強化檔案工作者的法制觀念與服務(wù)理念，在制度規(guī)范的框架下推動檔案管理工作的創(chuàng)新與協(xié)調(diào)發(fā)展。

既要從中心意識、服務(wù)意識、大局意識、機遇意識、競爭意識和創(chuàng)新意識六個方面，強化檔案工作的觀念創(chuàng)新，又要在工作模式、技術(shù)引領(lǐng)、多學(xué)科方法等方面同步推進，實現(xiàn)檔案工作的法治建設(shè)與體制機制創(chuàng)新協(xié)調(diào)發(fā)展。

2.2 建設(shè)檔案信息化管理新平臺。檔案信息化建設(shè)內(nèi)容主要包括三個方面，即檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、檔案存儲數(shù)字化和檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化要求檔案管理部門要配備現(xiàn)代化多媒體硬件設(shè)備，以多媒體技術(shù)應(yīng)用支持檔案的信息化。檔案存儲數(shù)字化需要將傳統(tǒng)的手動操作歸檔到現(xiàn)代操作，實現(xiàn)傳統(tǒng)載體文件檔案數(shù)字化。檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化必須依托互聯(lián)網(wǎng)平臺及管理軟件實現(xiàn)資源的開發(fā)利用和共享。

推進檔案管理信息化是一個逐步漸近的過程，要建立以傳統(tǒng)紙質(zhì)版本檔案為正本，數(shù)字化檔案為副本的全新的高校檔案存儲管理模式。同時，實施“全周期”管理，“全周期”管理指檔案管理不再是以往的檔案的存儲和使用管理，而是從檔案的產(chǎn)生、存儲、使用一直到銷毀的全過程管理。

2.3 館藏資源建設(shè)。目前，檔案資源建設(shè)不再盲目追求檔案數(shù)量，而是注重從社會整體的視角思考重視檔案資源質(zhì)量和種類。

高校檔案資源建設(shè)應(yīng)涵蓋教書育人、科學(xué)研究、服務(wù)社會、文化傳承等各領(lǐng)域，用反映學(xué)校整體發(fā)展的“大視角”指導(dǎo)館藏資源建設(shè)。

就高校檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀來看，仍然建立在進館范圍基礎(chǔ)上的被動接收模式，沒有做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”。同時，高校在檔案館資源建設(shè)的法規(guī)制度上缺少嚴(yán)格的執(zhí)行機制，學(xué)校管理部門和二級學(xué)院對檔案資源建設(shè)認識不到位，檔案管理人員更迭頻繁，做不到專人專職，存在檔案缺失遺失等問題。

2.4 建立服務(wù)型檔案管理新模式。傳統(tǒng)的檔案管理模式，注重的是收集、保管和館藏檔案資料，是一種被動式管理方式，只有開放式、服務(wù)型的檔案管理模式，才能最大限度開發(fā)和利用檔案資源。

首先，高校檔案對教學(xué)科研具有借鑒與參考作用。檔案見證了高校設(shè)立、成長及發(fā)展的全過程，貫穿學(xué)校教育教學(xué)及組織管理各個方面，真實記載著高校運行、教學(xué)管理的軌跡，屬于高校珍貴的信息資源。

其次，檔案是教學(xué)管理的依據(jù)與借鑒。高校檔案隨著教育教學(xué)活動逐漸形成，屬第一手資料，是教育教學(xué)總結(jié)和經(jīng)驗。

最后，特色檔案還是高校文化的重要組成內(nèi)容。正如中國人民大學(xué)馮惠玲教授提出的“信息資源綜合貢獻力”觀點，高校檔案工作落腳點必須放在服務(wù)中心、服務(wù)教學(xué)、服務(wù)科研、服務(wù)師生等方面，通過提升檔案服務(wù)水平，發(fā)揮檔案工作對學(xué)校發(fā)展的貢獻力，進而形成檔案管理工作與學(xué)校整體發(fā)展的良性互動。

作為高校社會服務(wù)功能的具體體現(xiàn)，高校檔案管理必須形成對外開放的格局，運用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)手段，建立檔案管理的信息化與網(wǎng)絡(luò)化平臺，逐步在高校與社會間形成全方位、立體化的信息共享機制。[9]

2.5 加強檔案管理隊伍建設(shè)。檔案管理人才隊伍建設(shè)問題仍然是高校檔案工作面臨的最突出和緊迫的問題。要從政治覺悟、業(yè)務(wù)能力、專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德四個方面，全面加強檔案管理隊伍建設(shè)，努力打造一支擁有良好政治素質(zhì)、樂于奉獻品質(zhì)、崇高敬業(yè)精神、現(xiàn)代技術(shù)手段的專業(yè)化檔案管理隊伍。同時，積極探索檔案管理崗位資格認證制度，加強對檔案管理崗位員工進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，實行持證上崗，嚴(yán)格職稱晉升和考核管理，從體制上搞好檔案管理人才隊伍建設(shè)。

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（作者單位：臨沂大學(xué)檔案館 來稿日期：2021-02-20）