項(xiàng)目檔案規(guī)范管理在工程中的作用

劉金江 郭峻廷

摘要：工程建設(shè)項(xiàng)目檔案以建設(shè)工程為依據(jù)，全面與真實(shí)地反映了整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的細(xì)節(jié)，能夠發(fā)揮信息支撐的作用，與項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程相結(jié)合?；诖?，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作至關(guān)重要，也是管理工作的重要內(nèi)容，需要以規(guī)范化為先導(dǎo)，探索先進(jìn)發(fā)展道路，促進(jìn)工程建設(shè)良性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案;規(guī)范管理;作用

1工程項(xiàng)目檔案的內(nèi)容及其作用

工程項(xiàng)目檔案具體包括以下幾方面的主要內(nèi)容：1.前期準(zhǔn)備階段形成的文件。包括上級(jí)部門(mén)批準(zhǔn)的可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目任務(wù)書(shū)、工程設(shè)計(jì)選址情況、基建規(guī)劃、上級(jí)批復(fù)、相關(guān)的招投標(biāo)文件、合同及協(xié)議等。2.設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的文件。初步設(shè)計(jì)、改擴(kuò)建文件、工程施工圖設(shè)計(jì)說(shuō)明、設(shè)計(jì)文件以及預(yù)算文件等。3.施工過(guò)程中形成的文件。一般包括能夠真實(shí)記錄和反映施工情況的內(nèi)容文件，例如，施工準(zhǔn)備和驗(yàn)收文件、總結(jié)性文件等。4.竣工時(shí)期形成的文件。一般包括工程竣工驗(yàn)收合格證書(shū)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和驗(yàn)收證明、工程竣工圖、工程決算書(shū)以及竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要等。5.后期運(yùn)營(yíng)和管理階段形成的文件。一般包括工程竣工后投入使用過(guò)程中改擴(kuò)建、維修等形成的文件。建設(shè)工程檔案的重要作用：1.工程檔案為工程竣工驗(yàn)收提供重要保障和有力支撐。工程檔案能夠?qū)⑹┕ふ麄€(gè)過(guò)程客觀、真實(shí)而完整地呈現(xiàn)出來(lái)，與工程質(zhì)量檢查、監(jiān)督、評(píng)定息息相關(guān)，工程竣工之際，質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)通過(guò)翻閱查找工程檔案，有利于質(zhì)量監(jiān)控，充分了解工程實(shí)際質(zhì)量，為工程竣工驗(yàn)收提供重要保障和有力支撐。2.工程檔案為后期的基建維修、技術(shù)改造提供翔實(shí)的可靠憑證。

2項(xiàng)目檔案規(guī)范管理在工程中的作用的發(fā)揮

2.1開(kāi)工前統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

建設(shè)項(xiàng)目在開(kāi)工時(shí)，各參建單位都必須集中統(tǒng)計(jì)自己的工作人員，完善對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理體系。工作人員在體系建成之后，要把詳細(xì)人員檔案錄入到網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中，使檔案管理工作能夠更加全面、多角度完成。同時(shí)，建設(shè)主導(dǎo)單位還要把制定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確傳遞至各參建單位或是參建機(jī)構(gòu)，使檔案管理人員能夠具備充足的檔案管理意識(shí)，提升業(yè)務(wù)能力。比如，建設(shè)主導(dǎo)單位可以利用組建培訓(xùn)班、召開(kāi)檔案管理會(huì)議等不同的方式進(jìn)行，這樣的方法可以有效提升檔案管理人員的管理意識(shí)，使其業(yè)務(wù)能力能夠在多元化的活動(dòng)中得到有效提升，使檔案管理工作能夠更加統(tǒng)一規(guī)范，各參建單位的檔案管理工作職責(zé)也能被更加精準(zhǔn)地確定?？傊?，建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)工之前的檔案管理工作必須堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化的基本原則，這樣才能使建設(shè)項(xiàng)目在施工時(shí)能夠?qū)ο嚓P(guān)的文件進(jìn)行收集歸檔，促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

2.2加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)

加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，規(guī)范項(xiàng)目檔案收集和檔案管理。項(xiàng)目檔案資料通常涉及工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各個(gè)階段產(chǎn)生的重要信息，即包括工程前期階段、開(kāi)工階段、施工階段和竣工階段。需要完善項(xiàng)目檔案歸檔范圍，建立材料歸檔制度，嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章制度和工作流程，推進(jìn)檔案管理工作和業(yè)務(wù)管理同步進(jìn)行，共同提升工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案創(chuàng)新管理水平。科學(xué)合理的規(guī)章制度是保障各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的先決條件，對(duì)于工程建設(shè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，必須全面優(yōu)化檔案管理制度和機(jī)制，明確將管理職能落實(shí)到個(gè)人崗位職責(zé)，并開(kāi)展全程監(jiān)督管理工作，定期開(kāi)展檔案管理工作的規(guī)范化會(huì)議，規(guī)范檔案資料的完整性、利用的安全性。各參建方要進(jìn)行分級(jí)管理原則，嚴(yán)格按照建設(shè)工程法律依據(jù)及國(guó)家、行業(yè)、地方等檔案相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，如《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》等各項(xiàng)規(guī)章條例。建立檔案安全防范體系，堅(jiān)持檔案管理以防為主、防治結(jié)合的基本原則，完善檔案安全保密制度，保障實(shí)體檔案安全，加大對(duì)破損檔案的搶救和修復(fù)保護(hù)力度，不斷強(qiáng)化檔案管理的法制建設(shè)，扭轉(zhuǎn)重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)狀，推動(dòng)管理模式創(chuàng)新發(fā)展。

2.3推動(dòng)工程檔案管理規(guī)范化發(fā)展

工程檔案專業(yè)性強(qiáng)、管理環(huán)節(jié)多、參與管理的主體多，同時(shí)收集時(shí)間也較長(zhǎng)，因此必須建立閉環(huán)的質(zhì)量管理機(jī)制，才能夠保證工程檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量。第一，建立完善工程檔案管理組織機(jī)構(gòu)，根據(jù)工作需要和管理要求細(xì)分崗位職責(zé)，實(shí)行專崗專責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。在管理層由分管行政的領(lǐng)導(dǎo)組織開(kāi)展，在職能部門(mén)也要設(shè)置專人負(fù)責(zé)。第二，明確各個(gè)涉及單位的主體責(zé)任。其中，工程檔案資料收集、整理的質(zhì)量應(yīng)由承擔(dān)該環(huán)節(jié)的單位負(fù)責(zé)。參與單位應(yīng)對(duì)工程檔案上一環(huán)節(jié)歸檔資料進(jìn)行審核驗(yàn)收，不符合規(guī)定的應(yīng)打回整改，符合要求后方可進(jìn)行移交。第三，有針對(duì)性的對(duì)上一階段發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整改。對(duì)各個(gè)管理流程的使用現(xiàn)狀進(jìn)行綜合分析，包括處理時(shí)間、響應(yīng)時(shí)間、管理流程的可視化展現(xiàn)等等，從全局工作的高度對(duì)每個(gè)流程進(jìn)行細(xì)致的數(shù)據(jù)分析，探索各個(gè)流程合理性，同時(shí)定期對(duì)管理流程和系統(tǒng)進(jìn)行更新，以保證管理始終能夠適應(yīng)實(shí)際工作的需求，進(jìn)而提高質(zhì)量管理效率。

2.4完善檔案管理流程

檔案創(chuàng)新的主要途徑是管理流程的完善。首先，檔案管理工作需要與工程建設(shè)處于同步狀態(tài)，與工程全過(guò)程相結(jié)合。以工程建設(shè)實(shí)際為基礎(chǔ)，形成統(tǒng)一性的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以規(guī)范性管理為目標(biāo)。最后，要落實(shí)檢查工作，一旦發(fā)現(xiàn)不足，要及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整，全面記錄工程建設(shè)中的問(wèn)題。同時(shí)還要落實(shí)審核工作，明確歸檔范圍。除此之外，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理需要與竣工驗(yàn)收備案相結(jié)合，將其作為核心內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)對(duì)各級(jí)建設(shè)單位檔案管理工作的支持作用。工作人員要結(jié)合工程建設(shè)實(shí)際，加強(qiáng)系統(tǒng)化監(jiān)督，強(qiáng)化全過(guò)程綜合性監(jiān)管，保證工程建設(shè)項(xiàng)目順利完工。

2.5加強(qiáng)培訓(xùn)，提升人員綜合素質(zhì)

建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，涉及不同專業(yè)領(lǐng)域的人員較多，他們的水平參差不齊，做好項(xiàng)目檔案管理工作，需要具有較高的業(yè)務(wù)知識(shí)水平和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人員。因此，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員知識(shí)技能的的培訓(xùn)對(duì)于提升建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化水平來(lái)說(shuō)具有重要的促進(jìn)作用。人員培訓(xùn)既包括對(duì)建設(shè)項(xiàng)目人員進(jìn)行檔案知識(shí)的培訓(xùn)，也包括對(duì)檔案工作人員進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)。單位可以通過(guò)多種途徑對(duì)項(xiàng)目人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，從國(guó)家層面的法律法規(guī)和相關(guān)制度到單位內(nèi)部更為細(xì)化的制度規(guī)范，這樣逐級(jí)宣貫，同時(shí)對(duì)項(xiàng)目檔案的收集、整理以及移交程序進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，從而提高項(xiàng)目檔案管理水平。建設(shè)項(xiàng)目中涉及到的施工圖、竣工圖等建設(shè)資料專業(yè)化程度較高，實(shí)際工作中，對(duì)于未經(jīng)專業(yè)化培訓(xùn)的檔案管理人員來(lái)說(shuō)難度較大，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的建設(shè)項(xiàng)目專業(yè)知識(shí)和相關(guān)技能的培訓(xùn)，或者通過(guò)參觀調(diào)研建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平較高的單位學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗(yàn)和做法，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。

3結(jié)束語(yǔ)

在新的發(fā)展時(shí)期，工程建設(shè)行業(yè)呈現(xiàn)極速發(fā)展的趨勢(shì)，工程管理備受矚目。因此，要全面規(guī)范工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，積極構(gòu)建科學(xué)高效的檔案管理體系，依托高水平的管理人員，實(shí)現(xiàn)全方位強(qiáng)化，提升檔案管理效率與質(zhì)量，為行業(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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