提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

叢迪陽

摘 ?要：現(xiàn)代化企業(yè)管理制度當中，檔案管理工作是最重要的組成部分，它能夠為企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃提供相應的依據(jù)，同時也是企業(yè)的核心凝聚力。檔案是一個企業(yè)重要的資料，見證了企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展過程。近年來，隨著以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算為代表的信息技術在各個領域得到推廣應用，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應新時期的管理要求，需要我們提高檔案的科學化管理水平，以此來順應時代發(fā)展。該文結合實際工作經(jīng)驗，首先探討了檔案管理工作面臨的諸多問題，然后論述了提高檔案管理科學化水平的路徑，希望通過此次研究對廣大同行有所幫助。

關鍵詞：檔案管理 ?存在問題 ?科學化水平 ?發(fā)展路徑

中圖分類號：G27 ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ?文章編號：1672-3791（2021）02（a）-0087-03

The Path Choice of Improving the Scientific Level of Archives Management

CONG ?Diyang

（Mudanjiang Normal University， Mudanjiang， Heilongjiang Province， 157011 China）

Abstract： In the modern enterprise management system， the file management is the most important part， which can provide the corresponding basis for the development planning of the enterprise and is also the core cohesion of the enterprise. Archives are important data of an enterprise， which witness the production and development process of an enterprise. In recent years， with the popularization and application of information technology represented by the Internet， big data and cloud computing in various fields， the traditional file management mode can no longer adapt to the management requirements of the new era. We need to improve the scientific management level of archives so as to adapt to the development of the times. Combined with practical work experience， this paper first discusses many problems faced by the file management work and then discusses the path to improve the scientific level of file management， hoping to help the majority of peers through this study.

Key Words： Archives management; Existing problems; Scientific level; Development path

信息技術在各個領域的成熟應用，檔案信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出爆發(fā)式增長的態(tài)勢，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應新時代的發(fā)展要求。新時期檔案管理的科學化水平已經(jīng)成為衡量一個企業(yè)管理效率和管理質(zhì)量的重要標志[1]，所以，在科學技術和信息技術的不斷沖擊之下，就需要我們認真分析現(xiàn)階段檔案管理工作面臨的諸多問題，并采取科學有效的手段，切實提高檔案管理的科學化檔案管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案資源在促進企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展方面的職能作用，為企業(yè)更好、更快地發(fā)展，提供相應的信息支撐，最終推動檔案管理工作向著可持續(xù)化方向轉(zhuǎn)變。

1 ?檔案管理科學化發(fā)展的現(xiàn)實意義

1.1 是加快落實科學發(fā)展觀的重要體現(xiàn)

檔案管理工作作為企業(yè)乃至社會文明建設的重要組成部分，它涉及的方面十分廣泛，包括了經(jīng)濟、政治和文化。檔案資源是對企業(yè)以及其他領域過去發(fā)展的一個總結，見證了企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，預示未來的發(fā)展動態(tài)，依托檔案資源能夠在總結當中做出借鑒，對企業(yè)的未來發(fā)展做出有效規(guī)劃，并對企業(yè)未來發(fā)展方向的確定奠定堅實的基礎[2]。新時代背景下，檔案管理工作不能夠局限于傳統(tǒng)的工作模式，需要向著科學化方向轉(zhuǎn)變，提高檔案管理的科學化水平，進一步加強檔案資源的深度挖掘，提高檔案資源的價值，最終推動企業(yè)推動社會全面可持續(xù)發(fā)展，進一步提高企業(yè)的市場競爭能力。

1.2 是順應檔案管理發(fā)展趨勢的新要求

社會不斷向前發(fā)展，各種先進的技術得以推廣應用，尤其是以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算為代表的信息技術在各個領域的深入推廣，使得檔案的種類和內(nèi)容變得越來越多樣性，越來越復雜。檔案種類的增加，使得檔案管理部門的日常工作變得更加有難度，工作任務不斷增加，工作壓力加大。如果一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，勢必會造成不能夠?qū)n案資源進行有效的分類歸檔處理。全新歷史時期，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應信息技術的發(fā)展，對檔案管理工作提出的新要求，要想實現(xiàn)檔案管理的科學化，就需要順應時代發(fā)展要求，加強先進科學技術的應用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，提高檔案信息數(shù)據(jù)的收集、挖掘、分析能力[3]。

1.3 是順應信息化發(fā)展的時代要求

21世紀是信息時代、是互聯(lián)網(wǎng)時代，互聯(lián)網(wǎng)技術的深入推廣應用改變了人們的生產(chǎn)生活方式，我們逐漸向著信息化方向發(fā)展。信息化時代背景之下，就需要轉(zhuǎn)變檔案管理的傳統(tǒng)模式，確保檔案管理工作向著科學化、信息化方向轉(zhuǎn)變。全新歷史時期，檔案館不再只是紙質(zhì)檔案的儲存場所，檔案資源也不再只是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。檔案管理工作開展過程中，既包括了紙質(zhì)檔案，也包括了各種數(shù)據(jù)資源，在做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案儲存管理工作的同時，還應該加強各種數(shù)據(jù)資源收集、整理、挖掘，并進行適當?shù)臍w類處理，將其儲存在相應的數(shù)據(jù)庫當中，并構建完善的檢索系統(tǒng)，檔案利用人員可以利用自己的身份信息登錄系統(tǒng)之后輸入自己想要檢索的關鍵詞，就可以從系統(tǒng)當中調(diào)出相應的檔案信息，信息獲取更加方便快捷，有利于提高檔案服務質(zhì)量[4]。

2 ?檔案管理工作面臨的問題

2.1 沒有認識到檔案管理工作的重要性

現(xiàn)階段不管是在企業(yè)內(nèi)部還是在檔案館當中，很多領導干部和相關工作人員對檔案管理的重視程度不高，沒有認識到做好檔案管理的重要性。在很多人的思想中都認為檔案管理工作是一個比較枯燥乏味、比較冷門的工作，該項工作不會為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟效益，是一件可有可無的工作，因此將檔案管理工作擺在邊緣位置，受到傳統(tǒng)思想的影響，檔案部門的相關工作人員的薪資水平普遍較低，這就使得很多人產(chǎn)生誤解，認為從事檔案管理工作的人員地位相對較低。由于受到諸多影響因素的影響，檔案管理工作開展力度較差，工作人員的積極性較差，不能夠很好地應對新時期對檔案管理工作提出的新要求，存在等、靠、要思想，嚴重影響到檔案管理服務質(zhì)量和管理效率。

2.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

實際上檔案管理是一個系統(tǒng)性、專業(yè)性很強的工作，對管理人員的專業(yè)素質(zhì)、文化素養(yǎng)、職業(yè)道德有著較高的要求，檔案管理工作隊伍的專業(yè)能力和專業(yè)素質(zhì)直接決定了工作質(zhì)量和服務效率。但由于領導部門對檔案管理工作的認知不足，將檔案管理放置在邊緣地帶，直接影響到檔案管理人員的工作積極性。在很多檔案管理部門內(nèi)部高素質(zhì)的管理人員普遍比較缺乏，很多管理人員都是兼職行為[5]。尤其是在網(wǎng)絡信息大背景下，一些工作人員不具備信息意識和信息操作能力，在檔案材料收集整理和歸檔處理過程中依然沿用人工操作模式，計算機設備的應用比例相對較低。在日常檔案管理工作開展過程中，一旦遇到突發(fā)事件，檔案管理人員并不能夠及時解決，造成大量檔案信息被篡改、丟棄、抄襲。上述問題的存在，會對檔案管理工作造成極大的不利影響，需要引起管理人員的高度重視。

2.3 檔案管理工作的信息化水平較低

現(xiàn)階段在很多檔案管理部門依然沿用人工管理和紙質(zhì)檔案收集整理歸檔處理的方式。檔案信息資源查閱利用過程中，依然沿用人工檢索的方式，工作效率較低，人力成本投入較高，很多檔案信息查閱難度較大。且紙質(zhì)檔案信息收集整理之后，往往會占用大量的空間。如果沒有做好檔案室的除蟲、保溫、保濕工作，很容易造成紙質(zhì)檔案發(fā)霉變質(zhì)。某些有價值的紙質(zhì)檔案具有不可再生性，一旦受到威脅或受到破損將不復存在。另外，紙質(zhì)檔案在長時間利用過程中，時不時會出現(xiàn)磨損破損，很多利用人員由于不注重做好紙質(zhì)檔案的科學利用，科學保管，使得有價值的檔案信息丟失遺失[6]。所以要想提高檔案管理部門的科學化水平，就需要順應時代的發(fā)展，加快信息化建設依托先進的信息技術，對紙質(zhì)檔案進行有效的轉(zhuǎn)化，生產(chǎn)出電子檔案、數(shù)字化檔案，將其儲存在數(shù)據(jù)庫當中，利用檢索系統(tǒng)輸入關鍵詞之后，立即查閱檔案信息，不會產(chǎn)生磨損、丟失，提高檔案資源的利用效率。

3 ?提高檔案管理科學化水平的路徑分析

3.1 提升對檔案管理的認知

為了切實推進檔案管理的科學化，就需要增強檔案管理部門的管理意識，這是加強檔案管理的前提條件。檔案管理的相關領導人員，應該充分認識到檔案管理工作的重要性，并將該項工作擺在重要位置去抓，而不是將其置于邊緣地帶。尤其是應該加強一些管理層和領導人員檔案意識和相關法律法規(guī)的教育，使他們能夠真正關心、重視和支持檔案管理工作，并將檔案管理工作作為推動一個領域發(fā)展的重要工作去抓，將其列入年度工作計劃當中，并充分發(fā)揮領導部門的職能作用，親身示范帶動，做出科學決策。例如，可以在檔案管理領域加大資金投入力度，保證檔案管理部門能夠購買先進的儀器設備，提升檔案管理人員的福利待遇和社會地位，為檔案管理工作的高效開展奠定堅實的基礎[7]。

3.2 注重提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)階段，由于檔案管理部門的工作人員專業(yè)素質(zhì)較差，影響到檔案管理的科學化，所以就需要注重相關管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)教育。一方面在人才招聘之前應該提高準入門檻，要在人才招聘方案當中明確地指出所應該具備的哪些素質(zhì)和品質(zhì)，嚴格把控招聘關，做到科學招聘，提升整個工作隊伍的專業(yè)素質(zhì)。招收回來的檔案管理人員在進入工作崗位之前，應該進行專業(yè)技能培訓。在培訓過程中應該重點加強檔案管理知識和信息技術的有效融合，提高管理人才的信息化水平。另外，對現(xiàn)有的工作隊伍也需要進行專業(yè)技能培訓，革新工作知識，并對檔案管理人員進行嚴格的考核，只有通過考核合格之后才能夠持證上崗。

3.3 加快推進檔案管理的信息化建設進程

信息技術深入推廣應用大背景下，對檔案管理工作提出了全新的要求，傳統(tǒng)的管理模式、管理方法和管理理念，已經(jīng)不能夠適應新時期的工作要求。為了切實提高檔案管理質(zhì)量和管理效率，提高檔案服務的專業(yè)性和滿意率，就需要加強檔案管理的信息化建設。通過構建完善的檔案信息管理系統(tǒng)，引導檔案管理人員利用計算機動態(tài)化的收集各種有價值的數(shù)據(jù)，并做好分類、挖掘、儲存、利用、共享等工作。另外，還可以根據(jù)檔案管理法規(guī)和行業(yè)標準，不斷研發(fā)全新的檔案資源管理應用軟件，檔案管理檢索平臺，利用檢索平臺，隨時隨地的獲取自己想要的檔案資源，不受時間空間的限制。系統(tǒng)建設過程中還應該注重做好系統(tǒng)的安全防護，避免遭受黑客病毒的攻擊，造成有價值的檔案資源丟失或者被損壞、篡改[8]。通過加快信息化建設進程，能夠確保先進的信息技術在檔案管理工作中更好的推廣應用。

4 ?結語

綜上所述，企業(yè)檔案管理工作如果跟不上信息時代的發(fā)展潮流，就難以適應現(xiàn)階段現(xiàn)代企業(yè)管理制度，也不能夠在檔案管理模式和管理制度建設方面取得突破性進展。作為檔案管理人員，應該逐漸擺脫過去傳統(tǒng)的、被動式的管理模式，檔案管理工作已經(jīng)不再是簡單的資料收集、整理和歸檔處理，僅僅維持運轉(zhuǎn)，保障運轉(zhuǎn)的穩(wěn)定性已經(jīng)不能滿足檔案管理的新需求。新時期就需要結合社會發(fā)展動態(tài)、新技術、新方法的應用現(xiàn)狀以及企業(yè)的未來發(fā)展方向，對檔案管理工作做出科學的部署和大膽改革，推進檔案管理的科學化發(fā)展，確保檔案管理工作能夠向著可持續(xù)化方向轉(zhuǎn)變。

參考文獻

[1] 張博.基于質(zhì)量管理的高校檔案管理流程研究[D].山東大學，2020.

[2] 林明艷.檔案管理基礎工作在現(xiàn)代檔案管理中的重要性[J].現(xiàn)代國企研究，2018（8）：79.

[3] 李進鵬.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務，2020（14）：123-124.

[4] 康海濤.檔案管理基礎工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用探討[J].質(zhì)量與市場，2020（19）：130-132.

[5] 單永新.論檔案管理基礎工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].黑龍江檔案，2020（4）：88-89.

[6] 雷潔.基于知識圖譜的科研檔案管理研究[D].中國農(nóng)業(yè)科學院，2020.

[7] 王莉，肖興.基于物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應用研究[J].科技風，2020（34）：100-101.

[8] 魯延紅.文檔一體化在文書檔案信息化管理中的應用分析[J].辦公室業(yè)務，2020（22）：82-83.