機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理要做到"四化"

摘要：本文以今年我國《檔案法》條例新一輪立法修訂工作為歷史契機，論述了國家機關(guān)和企事業(yè)單位機關(guān)要進一步著力推動行政文書文件檔案管理業(yè)務工作有序規(guī)范化開展，以高效檔案管理制度建設為主要依托，優(yōu)化檔案資源配置，提升企業(yè)檔案管理工作人員們的專業(yè)能力，強化機關(guān)事業(yè)管理檔案流程的科學規(guī)范性，維護管理檔案資源的信息完整性與來源的可靠性，加快機關(guān)事業(yè)信息化體系建設，促進整個機關(guān)事業(yè)單位文書管理檔案向著管理制度化、規(guī)范化、標準化與數(shù)字化四個方向加快發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;文書檔案;四化

一、機關(guān)事業(yè)單位文書檔案的分類和作用

文書管理檔案主要是指各用人單位在管理業(yè)務活動中收集形成的具有保存使用價值的相關(guān)文件證明材料。目前文書管理信息檔案基本類型主要包括行政部門決議、決定、指示、公告、通知、通報、報告、請求、批復、函、會議紀要等，簡單地說，就是各單位制發(fā)的"紅頭文件"和工作總結(jié)、領(lǐng)導講話、情況匯報、合同、協(xié)議等"白頭文件"，現(xiàn)階段文書相關(guān)檔案還可能涉及一些人物照片、錄音、影像和其他電子的圖像檔案等多種形式^[1]。

可見，文書檔案是黨政機關(guān)文化事業(yè)單位重要的公共無形資產(chǎn)，是機關(guān)事業(yè)事業(yè)單位公共信息資源的重要組成成分。文書文件檔案的科學管理也會影響機關(guān)事業(yè)單位文件檔案信息資源開發(fā)和綜合利用效果，益于提高國家機關(guān)和企事業(yè)單位信息管理工作運行效率，對全面記錄發(fā)展歷程具有重要作用。

二、嚴格做到"四化"

近年來，國家和地區(qū)人民政府對于檔案管理工作的重視水平也愈來越高，繼2016年對《檔案法》進行二次修訂后，在2019年對《檔案法》做進一步的修改和完善，增加一個關(guān)于信息化工程建設的專章，這些變動對機關(guān)事企事業(yè)單位的文書檔案保存與管理工作提出了一個新的目標與要求。機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作中要努力做到"四化"，即管理的制度化、流程化、著錄標準化和存取數(shù)字化。

（一）行政管理體系制度化

文書檔案監(jiān)督管理體系和制定的行為準則，是對文書檔案工作進行管理的關(guān)鍵。

1、加強落實監(jiān)督管理職責任制

機關(guān)和事業(yè)單位的文書檔案管理工作要做到由分管領(lǐng)導負責主抓，辦公室主任、相關(guān)各單位配合、檔案保存工作人員具體責任落實等。要明確文書檔案管理的總體要求和責任分工，增強機關(guān)事業(yè)單位的檔案認識，做到使檔案用盡所能。

2、建立健全制度體系建設

其中包含了文書檔案的受理、傳遞制度、承認和歸檔制、保存和借閱制度、資源的利用制度和檔案的保密體系等，也包括了檔案的管理軟硬件建設的制度。例如在檔案倉庫的管理過程中，對于通風、防火、抗水、耐熱等都有要求，要確保文書檔案的審計各個環(huán)節(jié)都是有據(jù)可循，有制必依。

3、切實做好考核和監(jiān)督工作

對各種制度貫徹落實情況做好監(jiān)督和考核，充分發(fā)揮檔案保護工作者的主體作用。提高員工積極性，創(chuàng)造性，確保檔案的完整與安全，提高檔案組織工作效率，推動各級機關(guān)企事業(yè)單位的檔案管理持續(xù)進行，以實現(xiàn)更多的成效^[2]。

（二）實施流程的規(guī)范化

現(xiàn)階段我國機關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理工作流過程不規(guī)范的現(xiàn)象相對來說比較常見，例如檔案的交接隨意性大、歸檔不及時、檔案的內(nèi)容不完整等，都極大地增加了對檔案的管理成本，降低了使用效率。因此，必須加強文書檔案全流程規(guī)范化建設。一是在文書檔案收集階段，對于是否歸檔、保管期限確定要有明確規(guī)范，從而使得各類文書資料和檔案質(zhì)量保持統(tǒng)一、準確、客觀。

二是文書檔案整理過程中要有明確的規(guī)范。文檔排序要按照文件重要程度、相互之間的密切聯(lián)系并且可以結(jié)合文件所形成的時間來進行排序，編制頁碼要求不空號、不漏號。文件包裝盒的排序應按照文件的保管時間和期限進行。歸檔內(nèi)容格式應該是一致的，言簡意喻，確保從內(nèi)容到形式具有較高的一致性和完備性。

三是在對文書檔案的查閱和借讀工作中，要明確借讀者的范圍，特別是涉密檔案，要嚴格填寫查閱借閱單。原始文檔一般不外借，必須借閱的須經(jīng)負責人主管部門審批方可以進行外借，同時應當明確其歸還的期限。并且應該做到及時的跟進，確保各類文書資料的安全與完整。

（三）著錄要求標準化

著錄與標引是對文書檔案進行歸檔、保存的重要手段。專業(yè)性很高。但目前很多文書檔案都對于作者的著錄標引不夠重視，混用或者濫用文章主題關(guān)鍵字，標題格式不統(tǒng)一等等，都不利于后續(xù)的查找和利用。文書檔案著錄依據(jù)國家和行業(yè)相關(guān)著錄規(guī)則來實施，包括檔號編制規(guī)則、檔案著錄規(guī)則、檔案主題標引規(guī)則、歸檔文件的整理原則等。

著錄項目應包含題名、文本編號、責任者與保管的期限、時間、編號、稿本、載體格式、主題字詞和關(guān)鍵字、附件、提要和附注等。著錄規(guī)則專業(yè)化要求比較高，檔案管理人員必須經(jīng)過專門培訓后才能掌握著錄規(guī)則。標準化檔案著錄與標引制作有利于機關(guān)事業(yè)單位保存檔案的同時有效地提高了檔案資源的利用效率。

（四）存取數(shù)字化

建設文書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是當前我國各級文書檔案保存工作管理機構(gòu)所面臨的共性任務。實施數(shù)字化體系建設的關(guān)鍵在于如何做好以下兩個工作任務：

1、切實做好書面和電子檔案資料的數(shù)字化和轉(zhuǎn)換工作

通過計算機、掃描儀、數(shù)字相機等器件，依照其顏色的模式、分辨率和一些存儲格式等技術(shù)把電子文件或者是紙質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)化為可以在電腦間傳輸、利用和處理的數(shù)字化信息^[3]。

2、進一步落實檔案資料存取的數(shù)字化

一般包括目錄數(shù)據(jù)庫建設和檔案全文數(shù)據(jù)庫建設兩方面內(nèi)容。兩個庫可以通過檔案管理系統(tǒng)同時建立，也可以單獨建立。在建立過程中首要任務就是實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)相互兼容，保證系統(tǒng)的更改及檔案信息資源的共享時的數(shù)據(jù)共通。通過數(shù)字轉(zhuǎn)化和數(shù)字存取，能夠更好地保護紙質(zhì)的檔案資料原件，并且能夠高效、快捷的對檔案資料進行檢索與利用。

三、結(jié)語

加快機關(guān)事業(yè)信息化體系建設，促進整個機關(guān)事業(yè)單位文書管理檔案向著管理制度化、規(guī)范化、標準化與數(shù)字化四個方向加快發(fā)展，是推動我國檔案工作事業(yè)繁榮和蓬勃發(fā)展的重要因素，具有重要而深遠的意義。

參考文獻

[1]焦娜.討論文書檔案管理中存在的問題及對策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（09）：47—49.

[2]袁玉霞.適應新時期發(fā)展需要做好文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2018（11）：69.

[3]韓娟.文書檔案數(shù)字化管理的策略研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（9）：1-2.

作者簡介：李瑋婧（1982-11），性別：女，民族：漢族，籍貫：山東高青，職稱：助理館員，學歷：本科，單位：濱州市統(tǒng)計局，研究方向：檔案管理，單位所在省市郵編：山東濱州256600