無紙化進(jìn)程中檔案從業(yè)人員職業(yè)發(fā)展問題的思考

李秀霞

摘 要：無紙化概念在我國作為研究對象已經(jīng)走過了近三十多年的歷程，在辦公過程中，我們也能切實(shí)感受到無紙化帶來的工作理念和工作方式的轉(zhuǎn)變。檔案工作作為一項(xiàng)歷史悠久的傳統(tǒng)職業(yè)，從業(yè)人員如何在傳統(tǒng)路徑的基礎(chǔ)上謀求職業(yè)繼續(xù)發(fā)展的原動力，是我們在當(dāng)前信息化語境下需要提前考慮的問題。文章通過對現(xiàn)狀描述，提醒當(dāng)前行業(yè)所面臨的挑戰(zhàn)，最后得出結(jié)論，檔案從業(yè)人員要實(shí)現(xiàn)四大轉(zhuǎn)變，才是走向未來的立足之本。

關(guān)鍵詞：無紙化;檔案從業(yè)人員;職業(yè)發(fā)展;思考

一、研究背景

過去三十年里，信息化浪潮一浪高過一浪，海量的電子文件產(chǎn)生，電子文件的采集、歸檔、保存、采信成為多領(lǐng)域關(guān)注的熱點(diǎn)問題。然而由于電子文件在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、價值判定等方面還存在爭議，檔案自身特有的價值屬性仍然較多的依賴紙質(zhì)檔案來實(shí)現(xiàn)。隨著信息膨脹，大量有價值的電子文件最終轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案加以存儲。但不能否認(rèn)的是，大趨勢下，電子文件會越來越多，甚至已經(jīng)有電子文件取代了紙質(zhì)檔案，在工作中起到了重要的參考作用。2016年，最高人民法院、最高人民檢察院、公安部發(fā)布了《關(guān)于辦理刑事案件收集提取和審查判斷電子數(shù)據(jù)若干問題的規(guī)定》，明確了按要求提取、保護(hù)完整、內(nèi)容真實(shí)、程序合法的電子數(shù)據(jù)可以作為證據(jù)使用。這對電子文件的價值來講是進(jìn)一步認(rèn)可，相信以后也會被賦予更加廣闊的職能用途，導(dǎo)致電子檔案最終取代紙質(zhì)檔案。由此可見，無紙化確確實(shí)實(shí)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。在傳統(tǒng)的檔案世界當(dāng)中，一旦離開紙質(zhì)檔案，管理將變得無以依附，這是一種傳統(tǒng)路徑依賴下的產(chǎn)物。作為一名檔案從業(yè)人員，筆者一方面驚嘆國家信息技術(shù)發(fā)展之迅速，另一方面，也對我們未來的職業(yè)發(fā)展深感憂慮，傳統(tǒng)的路徑到底還能維持多久，我們未來的職業(yè)發(fā)展方向會發(fā)生怎樣的轉(zhuǎn)變。居安思危，筆者對無紙化推進(jìn)過程中檔案從業(yè)者未來職業(yè)發(fā)展的問題進(jìn)行了深入思考。

二、無紙化進(jìn)程推進(jìn)現(xiàn)狀

“無紙化”這一概念最早在上世紀(jì)70年代由外國人提出，認(rèn)為無紙化的終極目標(biāo)是消滅紙張。過去我們總是認(rèn)為，信息化發(fā)展雖快，但想突破傳統(tǒng)的規(guī)則和理念也絕非易事，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公更是有很長的路要走。但隨著近十年來智能手機(jī)、平板電腦以及眾多云計算、協(xié)同工作軟件的出現(xiàn)才開始真正推動這一概念走向現(xiàn)實(shí)。筆者根據(jù)文獻(xiàn)查閱結(jié)果及現(xiàn)實(shí)調(diào)研結(jié)果，將當(dāng)前國內(nèi)外無紙化進(jìn)程推進(jìn)現(xiàn)狀進(jìn)行了歸納總結(jié)。

1.國外無紙化進(jìn)程推進(jìn)狀況

我們以國外發(fā)達(dá)國家為學(xué)習(xí)和研究對象。發(fā)達(dá)國家成熟的技術(shù)條件和完備的制度體系使得無紙化進(jìn)程推進(jìn)較為迅猛。以美國為例，2019年6月28日，美國總統(tǒng)辦公室管理和預(yù)算執(zhí)行局（OMB）聯(lián)合國家檔案館和檔案管理局（NARA），向聯(lián)邦行政部門和機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人發(fā)出關(guān)于向電子檔案過渡的備忘錄（以下簡稱《備忘錄》），根據(jù)該備忘錄的規(guī)定，到2022年底，美國聯(lián)邦機(jī)關(guān)所有涉及檔案的業(yè)務(wù)，以及與NARA之間的工作，將全部轉(zhuǎn)為在線進(jìn)行，將全面邁入電子檔案管理時代，成為聯(lián)邦機(jī)關(guān)徹底向電子檔案管理轉(zhuǎn)型的標(biāo)志。這意味著，無紙化已經(jīng)不再單純地停留在概念層面或研究層面，而是在發(fā)達(dá)國家頂級層面逐步變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。無紙化進(jìn)程在提速，這也給國內(nèi)檔案工作的發(fā)展提供了現(xiàn)實(shí)的借鑒意義和指示方向。

2.國內(nèi)無紙化進(jìn)程推進(jìn)狀況

在國內(nèi)，無紙化的研究并不局限于檔案領(lǐng)域，無紙化考試、無紙化交易、無紙化閱讀等也是比較熱門的研究主題。但檔案領(lǐng)域的專家學(xué)者、從業(yè)人員對此研究從來樂此不疲，因?yàn)檫@與我們未來的職業(yè)發(fā)展走向息息相關(guān)。國家檔案局為適應(yīng)信息化的發(fā)展出臺了一系列的檔案工作國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。例如，《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔指南》等，這都是無紙化進(jìn)程推進(jìn)中的產(chǎn)物。結(jié)合筆者近期到南京一些大型政務(wù)、醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理公務(wù)的經(jīng)歷，實(shí)際觀察到，人工窗口在不斷地減少、辦事流程在進(jìn)一步的簡化，信息化、網(wǎng)絡(luò)化智能設(shè)備的加持，手機(jī)終端的參與，許多重要的過程性文件在實(shí)體層面走向消亡，只剩下結(jié)論性文件。可見，國內(nèi)無紙化辦公的步伐跟進(jìn)也極為迅速，甚至可能比我們想象的來的更早、更快。

三、無紙化條件下檔案從業(yè)人員面臨的挑戰(zhàn)

從無紙化的發(fā)展歷程來看，我們有理由相信，紙張作為一種重要信息媒介完全退出檔案領(lǐng)域還需要一個漫長的過程。但不管真正的無紙化最終到來還要多久，對于檔案機(jī)構(gòu)專職檔案從業(yè)人員來講，其所面臨的挑戰(zhàn)都是不可忽視的，需要從業(yè)人員不斷的強(qiáng)化認(rèn)識，積極面對挑戰(zhàn)，也要善于發(fā)現(xiàn)存在的機(jī)遇，自覺提高自身修養(yǎng)，形成終身學(xué)習(xí)的良好習(xí)慣。

1.新理念、新思維所帶來的挑戰(zhàn)

檔案從業(yè)人員長期處于一種穩(wěn)定的工作狀態(tài)當(dāng)中，危機(jī)意識普遍不強(qiáng)。無紙化帶來的是與上千年傳統(tǒng)檔案工作不一樣的工作體驗(yàn)。一系列新理念、新思維方式誕生，對檔案從業(yè)人員心靈上帶來的沖擊也不容小覷，有些新理念、新思維并非原生于檔案領(lǐng)域，而是時代發(fā)展、社會進(jìn)步所引發(fā)的對檔案領(lǐng)域極具影響力的價值元素，是對傳統(tǒng)的思維慣性的顛覆與重塑，這便促使我們要與時俱進(jìn)地積極調(diào)適心態(tài)，主動吸收新理念、新思維推動下的有益成果為我所用，而不要做“局外人”。

2.新的知識背景、專業(yè)結(jié)構(gòu)所帶來的挑戰(zhàn)

無紙化新時代知識更新的速度也在變快，對從業(yè)人員的知識儲備和專業(yè)背景都提出了新的要求。國家檔案局發(fā)布的2019年度全國檔案行政管理部門和檔案館基本情況摘要統(tǒng)計情況顯示，截止到2018年底，全國各級檔案行政管理部門和綜合檔案館共有專職人員46412人，在這些專職人員中，50歲及以上的占31.5%，35-49歲的占51.3%，34歲及以下的占17.2%;在文化程度方面，博士研究生占0.2%，碩士研究生占5.2%，研究生班研究生占2.6%，本科占64.5%，大專占23.8%，中專（含高中）及以下占3.8%。從數(shù)據(jù)顯示的結(jié)果來看，檔案從業(yè)人員的年齡層次普遍偏高，本科學(xué)歷層次占主流。就這些因素來看，無紙化時代從業(yè)人員應(yīng)對知識背景、專業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整所帶來的挑戰(zhàn)會稍顯乏力。從各類機(jī)構(gòu)檔案人員招聘中也可以看到，受聘人員知識背景、專業(yè)結(jié)構(gòu)已經(jīng)不再拘泥于檔案專業(yè)，而是對不同專業(yè)背景的人才有了更深層次的需求。

3.新的閱讀習(xí)慣、閱讀方式改變帶來的挑戰(zhàn)

當(dāng)代人們的閱讀習(xí)慣、閱讀方式已經(jīng)發(fā)生了深刻的改變，隨著電子化產(chǎn)品的普及，節(jié)能環(huán)保意識的增強(qiáng)，人們不再完全傾心于紙質(zhì)的文件、書籍，反而對電子文件的閱讀習(xí)以為常。對紙質(zhì)依賴性的降低隨之而來的就是對檔案工作傳統(tǒng)運(yùn)行方式的變革。筆者在工作過程中也深有體會，在工作開展過程中，紙質(zhì)文件傳遞耗時耗力，已經(jīng)逐步被電子文件取代或弱化，越來越多的文件展示方式呈現(xiàn)電子化狀態(tài)，這也成為當(dāng)前工作過程中的強(qiáng)烈共識。這種情況同樣也適用于檔案用戶。當(dāng)前，我們庫藏的諸多重要檔案已經(jīng)通過掃描等方式生成電子檔案，查閱利用也以電子檔案為主。未來的無紙化辦公條件下直接生成的電子檔案也將成為檔案信息資源開發(fā)利用的主流方式。這些都對檔案從業(yè)人員管理電子資源的能力提出了更新更高的要求。

四、無紙化條件下檔案從業(yè)人員的應(yīng)對之策

1.調(diào)整工作心理，由“安于現(xiàn)狀”向“開拓創(chuàng)新”轉(zhuǎn)變

之前曾有檔案界同仁做過《檔案工作者的職業(yè)滿意度調(diào)查》，受調(diào)查人員中，對“職業(yè)晉升”比較滿意的僅占3%，對“檔案職業(yè)的社會地位”比較滿意的幾乎為0。從這一調(diào)查結(jié)果來看，正是由于檔案從業(yè)人員的職業(yè)受認(rèn)同度低，上升渠道狹隘，更容易導(dǎo)致其產(chǎn)生職業(yè)倦怠，進(jìn)而安于現(xiàn)狀，缺乏求變革創(chuàng)新的精神。但在無紙化辦公條件下，逐漸地缺少了紙質(zhì)檔案的載體，傳統(tǒng)檔案管理人員面臨著強(qiáng)烈的沖擊，不開拓創(chuàng)新，就面臨著被時代、被社會淘汰的風(fēng)險。傳統(tǒng)紙質(zhì)媒體的衰落，到電子媒體的興起，就是最好的例子。信息化發(fā)展到今天，我們檔案工作的信息化水準(zhǔn)整體也在穩(wěn)定提升，有些機(jī)構(gòu)甚至走在了信息化水平的前列，很慶幸我們絕大多數(shù)的檔案從業(yè)人員基于傳統(tǒng)的路徑依賴仍然能夠繼續(xù)適應(yīng)新的工作內(nèi)容和工作形勢，但如果無紙化辦公的全面推進(jìn)，我們又該如何應(yīng)對？只有迎頭趕上信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時代發(fā)展潮流，開闊視野，提升職業(yè)發(fā)展技能，才能實(shí)現(xiàn)職業(yè)和事業(yè)的相互促進(jìn)，在實(shí)現(xiàn)職業(yè)發(fā)展的同時持續(xù)推動檔案工作不斷前進(jìn)。

2.增加知識儲備，由“單一型人才”向“復(fù)合型人才”轉(zhuǎn)變

現(xiàn)代化的以及未來的檔案工作都將不再滿足于“收管用”這些基本職能，而是向著“大檔案”方向邁進(jìn)。除了基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作外，檔案工作在宣傳、教育、法治、推廣等方面也需要大量的人才支撐。因此，檔案從業(yè)人員無論何種學(xué)科背景出身，單一的知識結(jié)構(gòu)都將無法持續(xù)滿足無紙化的需求，走復(fù)合型人才路線才是職業(yè)保留的需要，也是職業(yè)上升的需要。拿檔案專業(yè)畢業(yè)生為例，檔案專業(yè)畢業(yè)生對口入職存在一定的難度，專業(yè)化的檔案機(jī)構(gòu)更傾向于招聘計算機(jī)、文史等其他學(xué)科背景的畢業(yè)生來豐富人才結(jié)構(gòu)。這是因?yàn)槲覀儸F(xiàn)在的檔案專業(yè)人才培養(yǎng)類型相對單一，已經(jīng)無法有效滿足需求端的要求。有高校學(xué)者曾就此展開過研究，例如在湘潭大學(xué)陳艷紅博士的團(tuán)隊(duì)做的《新時代檔案學(xué)專業(yè)本科生就業(yè)質(zhì)量分析》中，在已落實(shí)就業(yè)單位的畢業(yè)生中，64.34%的畢業(yè)生認(rèn)為求職成功的關(guān)鍵原因在于個人綜合素質(zhì)與能力強(qiáng)，這一因素占比最高。由此，復(fù)合型人才將是未來無紙化辦公條件下的主角。

3.提升工作格局，由“一館一室”向多行業(yè)視野轉(zhuǎn)變

觸發(fā)這篇文章的靈感來源于筆者的多次外出公務(wù)，事實(shí)上，在這個信息化大邁進(jìn)的年代，我們不應(yīng)該將視野再局限于我們這個行業(yè)內(nèi)部，因?yàn)闄n案行業(yè)在全社會系統(tǒng)的分工當(dāng)中，并不是浪潮風(fēng)口上的行業(yè)，其對新鮮事物的敏感度、反應(yīng)度滯后于很多行業(yè)，把控能力也更多依賴于外部力量。因此，未來的檔案工作發(fā)展路徑，我們目前尚無法確切地加以規(guī)劃，但有一點(diǎn)可以肯定的是，我們不能再將視野僅僅局限于“一館一室”之內(nèi)，對標(biāo)物也不能僅僅局限于同系統(tǒng)、同行業(yè)、同領(lǐng)域，而應(yīng)站在更高層次，關(guān)注多行業(yè)領(lǐng)域動態(tài)，抓住熱點(diǎn)，抓住機(jī)遇，找準(zhǔn)屬于我們的適當(dāng)位置，豐富我們的行業(yè)內(nèi)涵，保證我們既能穩(wěn)定的站在變革風(fēng)口，又能從容的迎接下一個風(fēng)口。

4.謀劃角色轉(zhuǎn)變，由“資源管理者”向“知識顧問”轉(zhuǎn)變

我們可以預(yù)見，到真正無紙化辦公的時代，檔案工作的核心應(yīng)是業(yè)務(wù)部門所主導(dǎo)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中大量數(shù)據(jù)通過篩選后集成到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中來。當(dāng)前已經(jīng)有很多OA系統(tǒng)對接檔案管理系統(tǒng)的成功案例。屆時，檔案從業(yè)人員的角色也將發(fā)生根本性變化。我們將不再僅僅是一個資源管理者，而是應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)將各類數(shù)據(jù)進(jìn)行有效加工分析，形成不同類別的成果，供常規(guī)的查考利用使用，也供單位領(lǐng)導(dǎo)層面決策使用。這一個角色，筆者稱之為“知識顧問”。那么從業(yè)人員如何做好“資源管理者”向“知識顧問”的過渡，以及如何扮演好“知識顧問”的角色，這既牽涉到技術(shù)問題，又牽涉到與多方業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)的問題，對綜合素質(zhì)提出了很高的要求，但是大趨勢下，我們必須積極面對，待那一天猝不及防到來時，才可從容面對。

結(jié)束語

縱觀我們當(dāng)前所處的環(huán)境和歷史方位，檔案從業(yè)人員轉(zhuǎn)型也會不斷推進(jìn)，“轉(zhuǎn)型”一詞也將會被越來越多的提及，但如何轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)向哪里，需要有明確清晰的定位。職業(yè)的轉(zhuǎn)型必然伴隨著行業(yè)走向，跟隨行業(yè)發(fā)展的新脈絡(luò)厘清行業(yè)所需，及時地對職業(yè)技能、職業(yè)素養(yǎng)加以培養(yǎng)與訓(xùn)練。盡管我們無法確切知道無紙化的終極階段到底什么時候能夠到來，但我們要相信，機(jī)遇總是留給有準(zhǔn)備的人，把握好時代發(fā)展的規(guī)律，把握好行業(yè)發(fā)展的脈搏，提升對信息化潮流的敏感性，提升自身職業(yè)發(fā)展技能，就不會面臨被時代淘汰的困境。

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（作者單位：南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦公室）