大數(shù)據(jù)勢(shì)態(tài)下事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)策略分析

付婷

[摘 要] 文章從大數(shù)據(jù)勢(shì)態(tài)下事業(yè)單位文書檔案信息化管理的現(xiàn)狀出發(fā)，闡述了事業(yè)單位文書檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)，依照事業(yè)單位文書檔案信息化管理原則，提出大數(shù)據(jù)勢(shì)態(tài)下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)策略，包括健全管理制度、促進(jìn)信息化建設(shè)、提升管理人員素質(zhì)、營(yíng)造良好管理氛圍、豐富文檔信息建設(shè)資源以及創(chuàng)建多元形式等內(nèi)容，以供相關(guān)研究人員參考。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù)勢(shì)態(tài)；事業(yè)單位；文書檔案；信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：F276.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2021）04-0067-03

文書檔案管理工作在一定程度上促進(jìn)著事業(yè)單位的發(fā)展。大數(shù)據(jù)勢(shì)態(tài)下事業(yè)單位面臨著大量數(shù)據(jù)信息，數(shù)目龐大的文書檔案為工作人員造成工作上的困擾。資料不斷增加，致使文書檔案管理效率下降，嚴(yán)重阻礙事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程。因此，事業(yè)單位還需更加重視文書檔案信息化建設(shè)，全面提升大數(shù)據(jù)背景下文檔管理效率。

一、大數(shù)據(jù)態(tài)勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案信息化管理的現(xiàn)狀

傳統(tǒng)工作模式下的事業(yè)單位文書檔案管理，不但工作人員的勞動(dòng)量大并且每天的工作效率比較低。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)逐漸應(yīng)用于文書檔案管理，推動(dòng)事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展。繁多的數(shù)據(jù)只需要簡(jiǎn)單的錄入操作就可以完成后續(xù)的使用。與此同時(shí)，文書檔案的錄入可以實(shí)現(xiàn)資源共享，增加事業(yè)單位相關(guān)資源的利用率。

原本的事業(yè)單位文書檔案管理工作查找過程比較困難，一定程度上導(dǎo)致工作效率比較低。當(dāng)文書檔案管理信息化模式建立后，事業(yè)單位的文書檔案查找方式更加簡(jiǎn)便。借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案的檢索，可采取檢索的方式比較多包括分類查找、組合查找、模糊搜索等。將此類方式運(yùn)用在事業(yè)單位文書檔案管理實(shí)際工作中，文書檔案管理人員可根據(jù)自身需求查找到所需要的信息。進(jìn)行此過程時(shí)，事業(yè)文書檔案管理人員可以根據(jù)自己的權(quán)限實(shí)現(xiàn)檔案查詢，減輕原本繁重的工作量。

文書檔案管理信息化模式建立之前的文書檔案借閱程序煩瑣，憑借文書檔案管理工作人員的操作很容易出現(xiàn)失誤。不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，難以保證準(zhǔn)確率，而且同時(shí)降低了文書檔案的使用次數(shù)和應(yīng)用頻率。當(dāng)前建設(shè)信息化管理很好地解決了此問題，計(jì)算機(jī)借閱程序可自動(dòng)生成借閱記錄。這樣就實(shí)現(xiàn)了文書檔案的高效管理，全面提升了文書檔案管理的效率。

二、大數(shù)據(jù)態(tài)勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

經(jīng)過與事業(yè)單位傳統(tǒng)文書檔案管理方式的對(duì)比，發(fā)現(xiàn)信息化建設(shè)對(duì)文書檔案管理工作的開展做出深刻轉(zhuǎn)變。對(duì)文書檔案管理涉及的各個(gè)領(lǐng)域都產(chǎn)生了積極影響，做好文書檔案管理的信息化建設(shè)具有現(xiàn)實(shí)意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值。

（一）提升辦公效率

將文書檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)有效結(jié)合起來，可對(duì)事業(yè)單位的日常工作內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的文檔收集、傳輸以及存儲(chǔ)。減輕傳統(tǒng)人工信息收集模式對(duì)工作人員造成的壓力，使管理工作與文書檔案整理同步進(jìn)行。比如，傳統(tǒng)文書檔案管理模式中需要對(duì)整理完成的文檔進(jìn)行修改和完善。拆卷重新整理裝訂，大量消耗工作人員的精力、物力，還會(huì)因?yàn)楣ぷ鬟M(jìn)度緩慢而造成整個(gè)部門工作進(jìn)度達(dá)不到單位規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。大數(shù)據(jù)背景下計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，給文檔管理工作帶來優(yōu)化新途徑。工作人員進(jìn)行資料的修改和完善只需要對(duì)電子文檔進(jìn)行更改后打印即可，明顯提升了工作效率。與此同時(shí)，實(shí)施信息化建設(shè)后，各類檔案的編目和后期查詢都更加方便。管理工作與之前相比，也更加高效和便捷[1]。

（二）實(shí)現(xiàn)信息共享

隨著科技的發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈。傳統(tǒng)文書管理模式時(shí)常因事業(yè)單位的管理部門的單方面掌控，造成信息阻斷的現(xiàn)象。其中重要的資料很難跨部門查閱，大量文書檔案資料的共享性不高。當(dāng)信息化建設(shè)融入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)后，使原本的紙質(zhì)資料以電子文檔的形式存在。紙質(zhì)檔案中的信息經(jīng)過不斷加工和優(yōu)化形成當(dāng)前的文獻(xiàn)訊息，相關(guān)寶貴資料突破了外界環(huán)境的限制。通過信息檔案管理平臺(tái)就可以查詢到所需要的文書檔案資料，實(shí)現(xiàn)不同部門之間的信息共享。最大限度地發(fā)揮出文書檔案的利用價(jià)值，提升相關(guān)資料的利用率。

（三）安全保存文件

紙質(zhì)的文書檔案很容易受到外因的影響而產(chǎn)生損失，如高溫、潮濕、火災(zāi)、蛀蟲以及氧化等。另外，經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的使用也很容易造成紙質(zhì)文書檔案的損壞，文書檔案的安全性難以得到保障。經(jīng)過信息化管理后，紙質(zhì)文書檔案以Word、Excel、圖片等電子形式出現(xiàn)。隨著遠(yuǎn)程查閱、下載的形式出現(xiàn)，借閱和存儲(chǔ)都更加安全。比如，工作人員在日常工作中需要利用某檔案，進(jìn)行查詢的過程，只需要登錄管理平臺(tái)調(diào)閱所需的電子文件即可。電子文檔的穩(wěn)定保存，使文檔利用的過程不會(huì)對(duì)原始檔案造成影響。側(cè)面對(duì)傳統(tǒng)文檔進(jìn)行保護(hù)，使該項(xiàng)工作不受外部因素的影響，保持的時(shí)間更長(zhǎng)、應(yīng)用更穩(wěn)定。

（四）符合高效利用

事業(yè)單位文書檔案管理的意義就是保證文書檔案的利用價(jià)值，為當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展和事業(yè)單位日常管理提供資料和依據(jù)。事業(yè)單位日?；顒?dòng)管理中形成具有保存價(jià)值的信息資料就是文書檔案。事業(yè)單位文書檔案管理以檔案信息資料的查詢和利用實(shí)現(xiàn)指導(dǎo)人員、物品、財(cái)務(wù)以及其他重要管理工作。用科學(xué)合理的方式，完善相關(guān)工作。傳統(tǒng)的文書檔案管理模式中查詢和利用檔案受到時(shí)間和空間的限制，需要工作人員到事業(yè)單位進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)閱覽。由于一些原因，某些工作人員可能無(wú)法及時(shí)趕到事業(yè)單位，導(dǎo)致文書檔案的利用效率比較低。文書檔案應(yīng)用信息管理模式后，檔案利用人可以直接在管理平臺(tái)上發(fā)起申請(qǐng)。事業(yè)單位的文檔管理工作人員收到借閱申請(qǐng)后，及時(shí)審核檔案利用人是否滿足借閱條件。通過在線服務(wù)的形式提供借閱服務(wù)，實(shí)現(xiàn)一對(duì)一的咨詢模式。促使當(dāng)前文書檔案的利用率得到明顯提升，事業(yè)文書檔案應(yīng)用價(jià)值得到最大限度的施展。

三、大數(shù)據(jù)態(tài)勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案信息化管理的原則

為更好地適應(yīng)并服務(wù)社會(huì)，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，需要有效提升事業(yè)單位的文書檔案管理工作信息化建設(shè)進(jìn)程。事業(yè)單位穩(wěn)定增強(qiáng)文書檔案管理信息水平，需遵守以下幾方面基本原則。

（一）保護(hù)文檔安全

安全問題貫徹文書檔案管理工作的始終。當(dāng)前事業(yè)單位的文書檔案管理，不再面臨傳統(tǒng)的外部因素影響。信息時(shí)代文書檔案管理需要采取先進(jìn)技術(shù)，保證電子文書檔案的安全性和保密性。一方面，需要保證電子文檔的可靠性。計(jì)算機(jī)軟件面臨著更新和發(fā)展，大量的文書檔案資料以電子文檔的形式保存更加需要加強(qiáng)管理。另一方面，提升網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全性。若在資料傳輸?shù)倪^程中出現(xiàn)故障就會(huì)造成部分文書檔案文件的泄漏，因此需要確保信息平臺(tái)的安全性和穩(wěn)定性。

（二）遵守管理規(guī)范

事業(yè)單位的文書檔案管理，需要按照國(guó)家檔案監(jiān)督管理局頒布的文件格式、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)用平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。建立電子文書檔案期間需做好文檔收集和利用，形成完善且適用的文書檔案管理方式。

（三）堅(jiān)持服務(wù)效益

當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理的考核標(biāo)準(zhǔn)，主要是依照一段時(shí)間內(nèi)文書檔案的使用效率和效益。信息化管理作為最新的文書檔案管理模式，應(yīng)堅(jiān)持優(yōu)化效益和效率的原則。做好事業(yè)單位文書檔案管理服務(wù)工作，充分發(fā)揮電子文書檔案的社會(huì)效用。

四、大數(shù)據(jù)態(tài)勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案信息化管理建設(shè)策略

當(dāng)前大數(shù)據(jù)態(tài)勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案信息化管理工作，需要結(jié)合文書檔案管理的實(shí)際情況以及事業(yè)單位的實(shí)際情況，創(chuàng)新信息化管理模式，朝著正確的文書檔案管理方向發(fā)展。

（一）健全文書檔案管理制度

管理制度是提升管理標(biāo)準(zhǔn)的參考，結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位的文書檔案管理工作的實(shí)際，需要健全與文書檔案管理相關(guān)的管理制度。完善文書檔案管理制度之前應(yīng)提升事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理的重視程度，結(jié)合當(dāng)前單位發(fā)展的實(shí)際情況轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)觀念。讓其充分意識(shí)到當(dāng)前時(shí)代發(fā)展對(duì)文檔管理模式的挑戰(zhàn)，進(jìn)而對(duì)文書檔案管理模式不斷進(jìn)行整體創(chuàng)新。為加快大數(shù)據(jù)背景下文書檔案管理模式的轉(zhuǎn)變進(jìn)度，事業(yè)單位需要健全以下幾項(xiàng)工作制度。首先，應(yīng)完善文書檔案管理部門內(nèi)部硬件設(shè)施的建設(shè)。改變傳統(tǒng)文書檔案管理模式在工作效率上體現(xiàn)出的落后性，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)據(jù)管理模式輕簡(jiǎn)工作內(nèi)容。尤其需要做好計(jì)算機(jī)配置升級(jí)、網(wǎng)絡(luò)線路更改以及單位局域網(wǎng)的加密工作。其次，積極完成原有資源整合工作。借助當(dāng)前的信息化技術(shù)，對(duì)相應(yīng)數(shù)據(jù)資源的保存進(jìn)行進(jìn)一步完善。最后，強(qiáng)化與其他部門之間的交流。定期舉辦文書檔案交流研討會(huì)，保證信息化系統(tǒng)中文書檔案的完整程度，進(jìn)而不斷完善文書檔案管理制度，為之后的數(shù)據(jù)檔案建設(shè)做好鋪墊、提供標(biāo)準(zhǔn)流程[2]。

（二）促進(jìn)文書檔案信息建設(shè)

大數(shù)據(jù)背景下的事業(yè)單位文書檔案管理還需要憑借現(xiàn)代技術(shù)的力量，提升管理水平為之后的文書檔案資料查閱提供更加便利的條件。因此，還需要加快文書檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度。信息化平臺(tái)建設(shè)的核心工作就是文書檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，以完善系統(tǒng)平臺(tái)的形式為信息的保存、傳輸以及共享拓展空間。要逐漸完善對(duì)平臺(tái)的建設(shè)，組建專門的管理團(tuán)隊(duì)完成監(jiān)管工作。及時(shí)將之前的資源進(jìn)行更新和整理，注重掃描、攝錄和云存儲(chǔ)工作，定期對(duì)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行加密和監(jiān)管。將計(jì)算機(jī)技術(shù)人員加入文書檔案管理部門，以保證信息化建設(shè)指導(dǎo)工作的順利完成，盡早實(shí)現(xiàn)文書檔案的系統(tǒng)化管理。充分利用科學(xué)技術(shù)進(jìn)行文書檔案數(shù)據(jù)管理，不斷提升事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案相關(guān)工作的重視。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在文書檔案管理的應(yīng)用過程中，要不斷加強(qiáng)安全尤其是防火墻技術(shù)的應(yīng)用，深化內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的隔離工作，在日常工作中提升檔案管理的安全性。在建設(shè)文書檔案信息化管理模式提升工作效率的同時(shí)，降低成本為相關(guān)工作帶來全新的發(fā)展模式。在網(wǎng)絡(luò)科技不斷強(qiáng)化文書檔案管理的過程中，應(yīng)重視大數(shù)據(jù)勢(shì)態(tài)下的安全保密工作。

（三）提升文檔管理人員素質(zhì)

文書檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，直接決定文書檔案管理信息化建設(shè)工作的成敗。信息化文書檔案管理工作的實(shí)際操作性比較強(qiáng)，需要有針對(duì)性地對(duì)管理人員進(jìn)行信息技術(shù)操作能力的培訓(xùn)。若不在先進(jìn)設(shè)備購(gòu)置之前及時(shí)開展相關(guān)工作，那么就算事業(yè)單位購(gòu)入了先進(jìn)的設(shè)備也無(wú)法發(fā)揮出文書檔案管理信息化建設(shè)的效用。因此，相關(guān)部門需要加強(qiáng)對(duì)管理人員培訓(xùn)工作的重視程度。促使管理人員在日常工作中，能夠掌握最新的信息技術(shù)的應(yīng)用方向和應(yīng)用模式。結(jié)合當(dāng)前信息軟件日新月異的實(shí)際情況，事業(yè)單位的管理人員應(yīng)緊跟時(shí)代腳步。通過瀏覽閱讀最新的信息技術(shù)知識(shí)，不斷提升自身信息化技術(shù)的知識(shí)面和操作形式。管理人員只有增強(qiáng)自身知識(shí)水準(zhǔn)和職業(yè)素養(yǎng)，才能更加從容地面對(duì)大數(shù)據(jù)背景對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理提出的新要求。

（四）營(yíng)造良好文檔管理氛圍

信息化建設(shè)將原本復(fù)雜的事業(yè)單位文書檔案管理，轉(zhuǎn)變得更加簡(jiǎn)單，也是將本來的內(nèi)部管理模式，更改為社會(huì)服務(wù)的形式，結(jié)合當(dāng)前文書檔案信息資源增加和交流頻率上漲的勢(shì)態(tài)，事業(yè)單位的文檔管理工作應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的變化，積極引入先進(jìn)的現(xiàn)代管理理念，創(chuàng)新文書檔案信息化管理方式。從基層管理人員做起，強(qiáng)化文書檔案信息化建設(shè)的法律法規(guī)意識(shí)，樹立符合時(shí)代標(biāo)準(zhǔn)的法律觀念。不斷完善文書檔案內(nèi)部管理制度，學(xué)習(xí)最新的法律以規(guī)范管理人員自身行為。要更新傳統(tǒng)觀念和意識(shí)，文書檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)人員完善意識(shí)的轉(zhuǎn)化后才能做好整個(gè)部門的改變。文書檔案管理工作過程中要將一體化的觀點(diǎn)貫徹落實(shí)，并將其作為管理人員的工作準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)。營(yíng)造出良好的工作氛圍，逐步提升事業(yè)單位的檔案管理效率。

（五）豐富文檔信息建設(shè)資源

一方面，應(yīng)將現(xiàn)有的文書檔案管理系統(tǒng)與自動(dòng)化辦公軟件進(jìn)行結(jié)合，實(shí)現(xiàn)辦公進(jìn)度和檔案信息同步的管理狀態(tài)，自動(dòng)進(jìn)行電子文件的生成和備份。另一方面，加快對(duì)原始存儲(chǔ)文字資料的信息化管理進(jìn)度，使用掃描、打印、拍照等方式，對(duì)具有歷史的文書檔案實(shí)時(shí)數(shù)字化掃描。將具有歷史氣息的傳統(tǒng)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，建立不同類型的數(shù)據(jù)庫(kù)，為之后的文獻(xiàn)研究和利用提供完整的信息資源保障。

（六）創(chuàng)建多元文書檔案形式

大數(shù)據(jù)勢(shì)態(tài)下的事業(yè)單位文書檔案資料訊息已經(jīng)從紙質(zhì)資料，轉(zhuǎn)化為電子形式的文檔、視頻或者音頻的形式。因此，進(jìn)行文書檔案工作的信息化建設(shè)過程中對(duì)于多元的文書檔案資料，創(chuàng)新管理方式以多元化的模式組織工作。整理出當(dāng)前存在的多元化類型，根據(jù)分類進(jìn)行數(shù)據(jù)掃描以及備份處理。將文書檔案相關(guān)信息以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存在信息平臺(tái)上，做好原始數(shù)據(jù)的保護(hù)和管理，避免相關(guān)數(shù)據(jù)出現(xiàn)不慎丟失和人為損壞的情況。

（七）重視文檔信息規(guī)劃建設(shè)

事業(yè)單位管理部門根據(jù)信息化文書檔案的建設(shè)實(shí)際情況，制定相應(yīng)的管理制度和措施并不斷提出新要求、新標(biāo)準(zhǔn)，促使文書檔案信息化建設(shè)可以更加規(guī)范和有效。文書檔案信息化的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，主要包括檔案錄入、儲(chǔ)存、系統(tǒng)維護(hù)以及平臺(tái)開發(fā)等內(nèi)容。其中檔案錄入在信息化建設(shè)過程中比較重要，不可以出現(xiàn)錯(cuò)誤。文書檔案涉及文件條目著錄和計(jì)算機(jī)錄入時(shí)，若未進(jìn)行相關(guān)工作的規(guī)范就會(huì)造成信息無(wú)法匹配的情況。需要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，以規(guī)范工作方式。根據(jù)文書檔案信息管理實(shí)際情況，統(tǒng)一儲(chǔ)存方式和儲(chǔ)存平臺(tái)。保證數(shù)據(jù)的安全性，并為之后的查閱提供便利。規(guī)范文書檔案信息化平臺(tái)開發(fā)，使用相同的信息化檔案錄入系統(tǒng)保證信息安全，逐漸提升文書檔案管理人員的工作效率，保持檔案信息資料的完整程度。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位的文書管理工作面臨挑戰(zhàn)，應(yīng)跟隨時(shí)代發(fā)展步伐，改變傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，積極引入先進(jìn)技術(shù)、完善信息化建設(shè)，不斷提升文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。面對(duì)文書檔案管理工作中見的問題，加強(qiáng)管理舉措，為日后的事業(yè)單位文書檔案管理工作夯實(shí)基礎(chǔ)。

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