煤礦企業(yè)采購信息化管理體系建設(shè)與應(yīng)用

王冬

[摘 要]依托采購信息化管理體系，煤礦企業(yè)的采購交易流程進(jìn)一步優(yōu)化。基于此，文章從采購管理規(guī)范、培育采購市場、采購管理內(nèi)容延伸、管理體系設(shè)計(jì)等方面分析了煤礦企業(yè)采購信息化管理體系建設(shè)，并從軟件選型、前期準(zhǔn)備、理順機(jī)構(gòu)等方面探究了煤礦企業(yè)采購信息化管理體系的應(yīng)用舉措，為相關(guān)研究提供參考。

[關(guān)鍵詞]煤礦企業(yè);采購信息化;供應(yīng)鏈管理;管理體系

企業(yè)信息化技術(shù)的應(yīng)用和國家對企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)的要求，推動了企業(yè)制度流程化的進(jìn)程。但是煤礦企業(yè)因?yàn)榱鞒探⒉粔蛞?guī)范或沒有充分權(quán)衡相關(guān)者的權(quán)利和義務(wù)，流程的建立并不能保證有效實(shí)施，有時還會降低企業(yè)的效率。采購是一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)，但是因?yàn)槠鋸?fù)雜性，所以在設(shè)計(jì)過程中經(jīng)常會出現(xiàn)不規(guī)范或不合理的部分，關(guān)于煤礦企業(yè)采購信息化管理體系建設(shè)，包含多方面的內(nèi)容，其中采購資源整合就是其前提條件。然而，考量煤礦集團(tuán)企業(yè) ERP建設(shè)情況，采購資源整合尚且存在一些難以解決的問題。例如，在集團(tuán)對物資的集中采購層面，區(qū)域化的現(xiàn)場管理能力較弱。例如，在采購信息共享層面，各采購單位并不明確市場情況，從而導(dǎo)致采購成本難以降低。故而，為促進(jìn)煤礦企業(yè)采購信息化管理體系建設(shè)，應(yīng)做好采購資源整合工作，并從以上方面進(jìn)行探究。所以本文分析了煤礦企業(yè)在采購管理中存在的問題并提出了具體的流程優(yōu)化方案，希望對企業(yè)的管理者有所啟示。

1 信息化采購在供應(yīng)鏈管理中的優(yōu)勢

1.1 拓寬供應(yīng)商服務(wù)范圍

在現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)行及發(fā)展的過程中，通過信息化采購方案的創(chuàng)新，可以逐漸提高產(chǎn)品的采購效率，并降低采購成本，為企業(yè)規(guī)?；陌l(fā)展提供保障。而且，在電子產(chǎn)業(yè)運(yùn)行及發(fā)展的狀況下，由于電子商務(wù)市場的全球化發(fā)展，結(jié)合信息化采購模式，可以逐漸改變傳統(tǒng)采購的限制因素，并滿足企業(yè)的發(fā)展需求。同時，在信息網(wǎng)站共享的狀況下，可以節(jié)省紙質(zhì)資源，提高采購效率。

1.2 提高采購的透明度

結(jié)合電子化的項(xiàng)目采購方案，可以將公平、公正以及公開的采集過程作為重點(diǎn)，創(chuàng)設(shè)全新的電子采購方案，并結(jié)合產(chǎn)業(yè)中供應(yīng)鏈的管理方法，進(jìn)行采購流程的創(chuàng)新，避免交易主體在整個過程中私下接觸，保障信息化采購方案的實(shí)施性監(jiān)控，也可以避免采購黑洞現(xiàn)象的出現(xiàn)，為企業(yè)電子采購以及供應(yīng)鏈管理方案的創(chuàng)新提供支持。

1.3 利于信息之間的溝通

在信息化采購與供應(yīng)鏈管理方式創(chuàng)新的過程中，可以促進(jìn)信息溝通管理的定量化和科學(xué)化，為項(xiàng)目決策提供準(zhǔn)確的信息支持，并為決策提供充分依據(jù)。在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，不再是單位企業(yè)之間的競爭，而是供應(yīng)鏈與供應(yīng)鏈之間的競爭，因此，在企業(yè)運(yùn)行中應(yīng)該構(gòu)建長期、互利性的合作關(guān)系，結(jié)合電子采購模式，進(jìn)行采購方案的確定，結(jié)合生產(chǎn)需求進(jìn)行及時性的采購及調(diào)整，降低供應(yīng)鏈的生產(chǎn)總成本。

2 煤礦企業(yè)采購信息化管理體系建設(shè)

關(guān)于煤礦企業(yè)采購信息化管理體系建設(shè)，應(yīng)從采購管理規(guī)范、培育采購市場、采購管理內(nèi)容延伸、管理體系設(shè)計(jì)等方面分析，具體可參考以下內(nèi)容。

第一，采購管理規(guī)范。在煤礦集團(tuán)公司管理結(jié)構(gòu)中，其下屬的生產(chǎn)企業(yè)通常遠(yuǎn)離管理核心，且臨近資源產(chǎn)地，相應(yīng)的采購交易常處于獨(dú)立封閉的狀態(tài)，其交易過程缺乏有效監(jiān)督，并不公開透明。為保證企業(yè)利益，應(yīng)建立采購交易集中管控體系，使采購交易過程處于多部門相互制衡的環(huán)境之中，確保采購交易公開、公平和公正。

第二，培育采購市場。為促進(jìn)采購交易管控體系達(dá)成采購目標(biāo)，煤礦集團(tuán)企業(yè)應(yīng)正確考察、評估及選擇潛在的供應(yīng)商，以培育采購市場。關(guān)于供方資源共享，煤礦集團(tuán)企業(yè)應(yīng)建立統(tǒng)一的供方管理辦法，以統(tǒng)一的供應(yīng)商平臺促進(jìn)采購管理工作。簡而言之，供方管理應(yīng)以集中管理、分級負(fù)責(zé)的方式落實(shí)，并健全供方準(zhǔn)入、評價(jià)及淘汰機(jī)制，定期分析供方的全方位數(shù)據(jù)，為信息化、精確化采購交易供方管理提供指導(dǎo)依據(jù)。

第三，采購管理內(nèi)容延伸。現(xiàn)代采購業(yè)務(wù)集信息化管理、采購市場、采購業(yè)務(wù)管理等于一體，極大地影響了企業(yè)的內(nèi)部物流過程管理。在企業(yè)動態(tài)聯(lián)盟管理下，相應(yīng)的電子采購平臺擁有以下需求特征。例如，全面解決集團(tuán)化集中采購招標(biāo)項(xiàng)目的集權(quán)問題，乃至子公司分散采購招標(biāo)項(xiàng)目的分權(quán)問題。例如，針對煤礦生產(chǎn)所需的大宗原料及相應(yīng)的配送服務(wù)資源，可對之進(jìn)行相應(yīng)的資源開發(fā)及市場培育工作。

第四，管理體系設(shè)計(jì)。關(guān)于采購信息化管理體系，其信息化集成組合應(yīng)包括采購計(jì)劃形成、招標(biāo)交易及管理平臺、合同形成及審批平臺、采購結(jié)算平臺、遠(yuǎn)程視頻會議平臺等內(nèi)容。具體而言，首先要構(gòu)建電子招標(biāo)采購信息化平臺，其次建設(shè)企業(yè)內(nèi)部及外部的網(wǎng)絡(luò)操作管理平臺，最終要培育供應(yīng)商及內(nèi)外評標(biāo)委員會的企業(yè)戰(zhàn)略資源，并實(shí)現(xiàn)覆蓋企業(yè)需求、管理、業(yè)務(wù)、監(jiān)管四個方面的具體化管理流程。

3 煤礦企業(yè)采購信息化管理體系應(yīng)用

3.1 軟件選型

在軟件選型前，煤礦集團(tuán)企業(yè)要做好系統(tǒng)建設(shè)工作。關(guān)于系統(tǒng)設(shè)計(jì)，首先要明確系統(tǒng)設(shè)計(jì)的指導(dǎo)思想，即整體規(guī)劃、分步實(shí)施、集成牽制、效益優(yōu)先，使業(yè)務(wù)流程趨于公開、透明、廉潔、高效，并保證系統(tǒng)操作的安全性及便捷性，注重網(wǎng)上招標(biāo)管理平臺的建設(shè)，使采購交易過程處于多部門聯(lián)合制衡的環(huán)境之中。其次要明確系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則，即信息與交易平臺應(yīng)相互融合，并依托遠(yuǎn)程視頻會議，做好招標(biāo)采購工作。最終企業(yè)要整合電子交易平臺所需的信息資源及管理內(nèi)容，具體設(shè)計(jì)系統(tǒng)的管理體系與功能構(gòu)架。關(guān)于軟件選型，應(yīng)側(cè)重管理目標(biāo)及管理咨詢，選型原則應(yīng)以先調(diào)研后選擇為依據(jù)，側(cè)重軟件的應(yīng)用性、咨詢性、開發(fā)性和集成性等方面的能力，即軟件要在業(yè)務(wù)管理、咨詢服務(wù)、戰(zhàn)略合作等方面發(fā)揮重要作用。

3.2 前期準(zhǔn)備

為做好采購信息化管理體系建設(shè)工作，應(yīng)致力項(xiàng)目建設(shè)的前期準(zhǔn)備，具體可參考以下內(nèi)容。其一，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)小組與工作小組應(yīng)強(qiáng)化協(xié)調(diào)及行政能力，以促進(jìn)項(xiàng)目執(zhí)行;其二，加強(qiáng)項(xiàng)目宣傳力度，使項(xiàng)目建設(shè)取得全員支持;其三，全面優(yōu)化業(yè)務(wù)流程及管理制度;其四，組建專業(yè)化的項(xiàng)目小組，并抽調(diào)采購流程所涉及的各專業(yè)人才;其五，項(xiàng)目相關(guān)培訓(xùn)不僅要側(cè)重企業(yè)內(nèi)部，更要考慮供應(yīng)商層面，培訓(xùn)出一定數(shù)量的工作人員;其六，審核并確定采購標(biāo)的技術(shù)要求、型號、材質(zhì)、數(shù)量等內(nèi)容。

3.3 理順機(jī)構(gòu)

煤礦集團(tuán)企業(yè)應(yīng)整章建制，從整體上梳理采購工作思路，并完善各項(xiàng)管理制度。具體而言，首先，企業(yè)要轉(zhuǎn)變管理職能，成立招標(biāo)中心，并實(shí)現(xiàn)多重監(jiān)管。簡而言之，企業(yè)所有采購項(xiàng)目均要在招標(biāo)中心的招標(biāo)網(wǎng)實(shí)施，使整個交易過程納入多部門相互制衡的環(huán)境之中。其次，關(guān)于多部門相互制衡關(guān)系，應(yīng)明確需求部門、采購及物流供應(yīng)部門、合同管理部門、儲運(yùn)部門、財(cái)務(wù)及紀(jì)檢部門等多部門的管理職責(zé)。最后，關(guān)于統(tǒng)一供方管理，應(yīng)依托集中管理、分級負(fù)責(zé)的指導(dǎo)思想，使各子公司明確在供應(yīng)商準(zhǔn)入、供貨、淘汰、統(tǒng)計(jì)、共享等方面的管理職責(zé)。簡而言之，依據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略需求，應(yīng)對企業(yè)的重點(diǎn)供應(yīng)商進(jìn)行具體化、細(xì)致化的監(jiān)督管理，使合格供方始終保持在五家以上，并實(shí)行供方資格及等級的動態(tài)化管理，不斷優(yōu)化采購交易環(huán)境。

4 信息化采購與供應(yīng)鏈管理方式

4.1 構(gòu)建供應(yīng)鏈信息化平臺

在企業(yè)運(yùn)行中，應(yīng)該針對信息化采購及供應(yīng)鏈管理狀況，構(gòu)建供應(yīng)鏈信息化溝通平臺，并做到：其一，創(chuàng)設(shè)企業(yè)信息處理系統(tǒng)，采購企業(yè)結(jié)合貨物信息，創(chuàng)設(shè)查詢平臺，并掌握產(chǎn)品的運(yùn)輸現(xiàn)象，及時獲得訂單物流狀態(tài);其二，業(yè)務(wù)管理。業(yè)務(wù)管理中，應(yīng)該結(jié)合管理的功能性，進(jìn)行供應(yīng)鏈信息化管理平臺的創(chuàng)設(shè)，結(jié)合物流管理流程、倉儲管理以及運(yùn)輸管理方案，明確采購以及供應(yīng)鏈的基本信息，提高訂單交付的及時性;其三，信息發(fā)布。信息發(fā)布中，企業(yè)可以及時查詢到物流的調(diào)整計(jì)劃、采購訂單以及交貨方式等，并逐漸優(yōu)化信息的傳輸方案，為信息化采購以及供應(yīng)鏈管理方案的創(chuàng)設(shè)提供參考。

4.2 創(chuàng)設(shè)JIT采購流程

通常狀況下，在JIT采購流程構(gòu)建的過程中，應(yīng)該做到：其一，制訂詳細(xì)的采購計(jì)劃。在信息化采購與供應(yīng)鏈管理中，為了控制成本，應(yīng)該結(jié)合公司的戰(zhàn)略供應(yīng)管理內(nèi)容，進(jìn)行企業(yè)采購計(jì)劃的詳細(xì)制訂，并采用專業(yè)性的采購策略，提高信息溝通的安全性和有效性;其二，成立專門性的采購部門。企業(yè)戰(zhàn)略部門應(yīng)該結(jié)合采購流程，成立專業(yè)部門，促進(jìn)信息化采購與供應(yīng)鏈管理體系的創(chuàng)設(shè)。

4.3 創(chuàng)設(shè)虛擬采購環(huán)節(jié)

在信息化采購與供應(yīng)鏈管理方法構(gòu)建中，應(yīng)該確定虛擬采購環(huán)節(jié)：首先，確定虛擬采購的目標(biāo)，結(jié)合公司戰(zhàn)略目標(biāo)以及市場數(shù)據(jù)，降低采購成本，確定目標(biāo)虛擬組織;其次，構(gòu)建虛擬結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案，在該方案確定中，應(yīng)該在采購中認(rèn)識到組織結(jié)構(gòu)以及攝入操作模式，逐漸增加組織項(xiàng)目的靈活性;最后，對虛擬采購組織進(jìn)行反饋。通過信息反饋可以逐漸推動信息系統(tǒng)的構(gòu)建，并及時解決企業(yè)運(yùn)行中存在的業(yè)務(wù)問題。

5 結(jié)論

綜上所述，在信息化采購以及供應(yīng)鏈管理中，應(yīng)該結(jié)合信息化的產(chǎn)業(yè)運(yùn)行模式，明確發(fā)展方向，并通過對企業(yè)運(yùn)行的狀況，構(gòu)建針對性的發(fā)展策略，通過供應(yīng)鏈平臺、采購流程以及采購環(huán)節(jié)的創(chuàng)設(shè)，提升信息化采購以及供應(yīng)鏈管理的整體優(yōu)勢，為現(xiàn)代企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供支持。煤礦企業(yè)采購信息化管理體系建設(shè)應(yīng)致力招標(biāo)網(wǎng)的建設(shè)與集成應(yīng)用，并不斷優(yōu)化管理體系建設(shè)及信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)及應(yīng)用效果。經(jīng)過以上分析可得，為保證體系建設(shè)的成功，煤礦集團(tuán)企業(yè)應(yīng)以生產(chǎn)管理信息為切入點(diǎn)，并促進(jìn)采購交易流程的多部門聯(lián)合制衡，做好資金管理層面的內(nèi)控管理系統(tǒng)，以全面推動企業(yè)的信息化建設(shè)應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)：

[1]武紅芬.淺析煤礦物資采購管理在供應(yīng)鏈體系中的作用[J].現(xiàn)代工業(yè)經(jīng)濟(jì)和信息化，2016（23）.

[2]巴新明.淺析煤礦物資采購管理在供應(yīng)鏈體系中的作用[J].科技風(fēng)，2013（20）.

[3]陳霞.煤炭企業(yè)物資采購管理流程探究[J].中外企業(yè)家，2020（12）.

[4]渠貴君.供應(yīng)鏈背景下煤礦物資采購管理措施分析[J].中國管理信息化，2020（8）.

[5]王慶文，于常亮.煤礦物資采購管理存在的問題及改進(jìn)策略[J].數(shù)碼設(shè)計(jì)，2017（11）.

[6]程祥霞，丑爭，徐帥.關(guān)于煤炭企業(yè)物資采購管理的探討[J].企業(yè)改革與管理，2017（11）.

[7]張杰.煤礦物資采購管理存在的問題及改進(jìn)策略[J].現(xiàn)代工業(yè)經(jīng)濟(jì)和信息化，2017（12）.

[8]李維儉.如何加強(qiáng)煤炭企業(yè)物資采購管理與監(jiān)督[J].中國國際財(cái)經(jīng)（中英文），2017（6）.

[9]曹北光.淺談新形勢下如何加強(qiáng)煤炭企業(yè)物資采購管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2010（17）.

[10]聶道榮，王俊文.當(dāng)前煤礦企業(yè)物資采購管理的措施與對策[J].科技信息，2012（35）.