信息化環(huán)境下民營企業(yè)內(nèi)部控制探析

李艷

[摘 要]作為對我國 GDP 貢獻(xiàn)率高達(dá)60% 以上的民營企業(yè)，有其自身的發(fā)展歷程和優(yōu)勢，而其內(nèi)控意識差、內(nèi)控制度薄弱也不容回避，如何在信息化環(huán)境下加強企業(yè)自身的內(nèi)控建設(shè)是民營企業(yè)所必須思考的問題。文章從信息化環(huán)境建設(shè)的重要性入手，通過分析民營企業(yè)內(nèi)部控制存在的治理結(jié)構(gòu)不規(guī)范、內(nèi)控文化缺失、財務(wù)監(jiān)督職能缺失、風(fēng)控意識不強、人員流動性大等問題，從完善治理結(jié)構(gòu)、提高內(nèi)控意識、重視風(fēng)險評估、信息系統(tǒng)使用培訓(xùn)、加強信息安全等視角討論了信息化環(huán)境下民營企業(yè)完善內(nèi)部控制的具體策略。

[關(guān)鍵詞]民營企業(yè);內(nèi)部控制;信息化環(huán)境

我國民營企業(yè)的發(fā)展起步較晚，大部分民營企業(yè)為家族式管理，人員流動性大，內(nèi)控管理薄弱且有其獨特之處。隨著企業(yè)的發(fā)展，家族式管理已制約了企業(yè)的經(jīng)營，而信息化的管理系統(tǒng)因具有可以完善內(nèi)控、提高資源的使用效率、方便管理監(jiān)督等多種優(yōu)勢，成為民營企業(yè)的不二之選。

1 信息化環(huán)境建設(shè)的重要性

當(dāng)前企業(yè)面臨的內(nèi)外部監(jiān)管環(huán)境越來越嚴(yán)，傳統(tǒng)的管理模式因效率低下、執(zhí)行力差等原因已無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的管理需求，信息化環(huán)境的建設(shè)勢在必行，其重要性不言而喻。

1.1 促進(jìn)企業(yè)內(nèi)控制度的完善

信息化環(huán)境的建設(shè)要求內(nèi)控制度先行，信息化建設(shè)的過程就是把標(biāo)準(zhǔn)的控制規(guī)范分解成可以由計算機(jī)自動執(zhí)行的程序的過程，這就要求企業(yè)必須對內(nèi)控制度的各個循環(huán)進(jìn)行清晰規(guī)范的描述并細(xì)化流程，使內(nèi)控制度完善并具有可操作性，從而促進(jìn)信息系統(tǒng)發(fā)揮最大的作用。

1.2 對企業(yè)內(nèi)部信息動態(tài)管理，提高企業(yè)運營效率

傳統(tǒng)的管理模式信息在各個職能部門之間傳遞得較慢，時效性差，對同一業(yè)務(wù)的參與時間點各不相同，信息化環(huán)境下業(yè)務(wù)信息上傳后，各部門及時共享信息，整個業(yè)務(wù)處于動態(tài)的管理過程中，從審批到察看都更高效，從而提高了企業(yè)的整體運營效率。

1.3 使內(nèi)控制度執(zhí)行更剛化，避免人為操控的可能性

紙質(zhì)環(huán)境下的內(nèi)控制度在執(zhí)行時經(jīng)常會遇到如電話溝通、口頭同意、補簽、代簽等問題，造成了出現(xiàn)問題時互相推諉、無法落實責(zé)任的現(xiàn)象。信息化時代背景下的建設(shè)，有了方便的各種移動終端加持，隨時審閱成了可能，制度的執(zhí)行仿佛穿上鎧甲，更具剛化，最大化地減少非正常的干擾因素。

1.4 提高企業(yè)檔案的管理效率和水平

信息化環(huán)境下，企業(yè)運營資料在操作程序的同時就已生成并被保存，省時省力。在各個業(yè)務(wù)循環(huán)的運行過程中一般都要求提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料的掃描件，這些保存在信息系統(tǒng)中的電子資料與紙質(zhì)資料相輔相成，共同構(gòu)成企業(yè)的檔案資料，查詢方便的同時，更能保障企業(yè)的檔案資料完整。

1.5 方便與監(jiān)管部門對接

在信息化時代，不僅企業(yè)在加強信息化建設(shè)，如稅務(wù)、工商、國資委等監(jiān)管部門的信息化進(jìn)程有可能快于企業(yè)。為了方便對比和分析數(shù)據(jù)，監(jiān)管部門要求企業(yè)提供的數(shù)據(jù)越來越多、越來越細(xì)，這就要求企業(yè)使用其指定軟件，可以方便國資委隨時隨地調(diào)取企業(yè)信息，這不僅要求企業(yè)使用信息化系統(tǒng)，而且要細(xì)化信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的取數(shù)維度，達(dá)到監(jiān)管部門的要求。

2 民營企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

2.1 治理結(jié)構(gòu)不建全，內(nèi)控程序不完善

健全的治理結(jié)構(gòu)是內(nèi)部控制的基石，其本身的不健全也是內(nèi)控不完善的重要體現(xiàn)。其表現(xiàn)在：其一，主要以家族式治理模式為主。民營企業(yè)的典型組織架構(gòu)是以企業(yè)創(chuàng)始人為集權(quán)核心治理結(jié)構(gòu)，家族成員在企業(yè)中擔(dān)任主要管理者角色。企業(yè)的所有權(quán)、經(jīng)營權(quán)、決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)、監(jiān)督權(quán)均由家族內(nèi)部成員控制，重大問題上還是一言堂，缺乏科學(xué)合理的議事規(guī)則和制衡機(jī)制，導(dǎo)致民營企業(yè)戰(zhàn)略決策的正確性和準(zhǔn)確性大打折扣，甚至造成重大失誤，導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)倒閉。其二，企業(yè)運行大多靠親情。許多民營企業(yè)內(nèi)部職能的運作很大程度上依靠家族成員之間形成的一系列非正式制度、行為，“人治”色彩濃厚，以人情代替制度，甚至因分配不公而使企業(yè)運行低效，內(nèi)部交易成本上升。

2.2 企業(yè)內(nèi)控文化缺失

企業(yè)內(nèi)部自上而下不重視內(nèi)控建設(shè)，內(nèi)控制度難以嚴(yán)格執(zhí)行，形同虛設(shè)，甚至出現(xiàn)高管集體舞弊事件。民營企業(yè)在發(fā)展初期，家族式管理有利于集中人力物力財力，使企業(yè)快速發(fā)展。企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模后，家族內(nèi)部成員成為各部門的管理人員，對內(nèi)控制度存在抵觸心理，認(rèn)為內(nèi)控制度束手束腳，不知變通，降低效率，從而造成了高管凌駕內(nèi)控制度之上，從而帶來了管理混亂。比如2020年5月13日出具的〔2020〕24號行政處罰決定書顯示，康美藥業(yè)股份有限公司財務(wù)造假金額高達(dá)300億元，涉及收入、成本、存貨、貨幣資金、固定資產(chǎn)、在建工程等多個會計科目，而企業(yè)的控股股東同時兼任董事長、總經(jīng)理馬興田不僅用自己的身份實施違法行為，同時還存在指使信息披露違法行為。

2.3 風(fēng)險控制意識不強，風(fēng)險評估體系缺失

企業(yè)風(fēng)險是指對企業(yè)的戰(zhàn)略與經(jīng)營目標(biāo)實現(xiàn)產(chǎn)生影響的不確定性，一般用事件后果和發(fā)生可能性的組合來表達(dá)。由于風(fēng)險控制意識不強，在受到客戶、信息披露等外部壓力的時候，企業(yè)相關(guān)人員無視內(nèi)控制度，會出現(xiàn)上下游聯(lián)合造假、違規(guī)披露等現(xiàn)象，致使企業(yè)面臨財務(wù)、經(jīng)營、法律等各種風(fēng)險。如證監(jiān)會2020年5月8日出具的〔2020〕21號行政處罰決定書顯示，深圳市新綸科技股份有限公司在2016—2018年，聯(lián)合張某控制的多家公司利用虛構(gòu)業(yè)務(wù)增加收入約7.4億元、成本約5.4億元、利潤1.8億元，期間新綸科技偽造相應(yīng)的出庫和入庫單據(jù)，并按采購金額的15%計算稅費和采購金額的3%計算手續(xù)費支付給張某控制的公司。這種事件的發(fā)生最直接的就是使新綸科技、張某及其控制的多家公司都會面對經(jīng)營和法律風(fēng)險，而潛在的信任風(fēng)險會給公司帶來巨大損失。

2.4 財務(wù)監(jiān)督職能缺失

民營企業(yè)成立初期，為了節(jié)約資金，加之對財務(wù)管理的不重視，出于應(yīng)付報稅等原因，多數(shù)企業(yè)聘請兼職會計或會計人員身兼行政、人力等多種身份，而兼職會計及身兼數(shù)職的會計人員并不直接參與企業(yè)經(jīng)營管理，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理都是事后反映，甚至因為單據(jù)傳遞不及時、單據(jù)丟失等原因造成財務(wù)處理不夠完善、完整，因此做不到會計人員應(yīng)盡的最基本的職責(zé)，即核算與監(jiān)督。成本管理、盈利核算、稅務(wù)管理等不健全，直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營決策。由于財務(wù)管理職能的缺失，企業(yè)內(nèi)控也隨之失能，甚至產(chǎn)生違法風(fēng)險。

2.5 人員流動性大，內(nèi)控執(zhí)行的穩(wěn)定性差

傳統(tǒng)管理模式下，內(nèi)控的執(zhí)行更多的是依賴員工的個人素質(zhì)，比如同樣是報銷崗位可能因個人對報銷要求就會有差別，這就使得內(nèi)控執(zhí)行的尺度忽松忽緊，讓人無所適從，也大大削弱了內(nèi)控的嚴(yán)肅性和鋼性，久而久之，內(nèi)控就變成一種可有可無的形式。

3 信息化環(huán)境下民營企業(yè)完善內(nèi)部控制的具體策略

3.1 規(guī)范法人治理結(jié)構(gòu)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的經(jīng)營目標(biāo)，合理合法規(guī)范公司的治理結(jié)構(gòu)和議事規(guī)則，明確董事會、監(jiān)事會和內(nèi)部各層級的機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)權(quán)限、人員編制、工作程序和相關(guān)要求的制度安排，形成科學(xué)有效的職責(zé)分工和制衡機(jī)制。在重大決策、重要人事任免、重大項目安排和大額度資金運作等按照規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)嵭屑w決策或聯(lián)簽制度，避免決策失誤。在規(guī)范的治理結(jié)構(gòu)框架內(nèi)，梳理各個業(yè)務(wù)循環(huán)的重要節(jié)點，畫出內(nèi)控流程圖，并據(jù)此設(shè)計內(nèi)控制度，設(shè)計內(nèi)控制度時可以使用不相容職務(wù)分離、授權(quán)審批、會計系統(tǒng)、財產(chǎn)保護(hù)、預(yù)算、運營分析和績效考評控制等，提高內(nèi)控的監(jiān)督和制約功能，防止舞弊的發(fā)生。

3.2 自上而下的提高全員內(nèi)控意識，塑造內(nèi)控氛圍文化

民營企業(yè)家族式管理的特點決定，民營企業(yè)的文化更像是一種創(chuàng)始人文化，創(chuàng)始人的個人理念滲透到企業(yè)的方方面面，它對其家族內(nèi)部人員以及內(nèi)部各層級會產(chǎn)生效仿效應(yīng)和表率作用。所以提高內(nèi)控意識要從以經(jīng)營人為代表的高層開始進(jìn)行系統(tǒng)的內(nèi)控學(xué)習(xí)，制定科學(xué)的獎懲制度，形成自上而上重視制度，尊重制度的氛圍。

3.3 重視企業(yè)的風(fēng)險評估活動，加強風(fēng)險控制

企業(yè)面臨的風(fēng)險有很多種，可以通過內(nèi)部信息系統(tǒng)控制的風(fēng)險一般為經(jīng)營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險等。民營企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部管理時更多的是憑經(jīng)驗管理，風(fēng)險意識相對較弱，因個體經(jīng)驗的不同以及對風(fēng)險的把控程度會影響企業(yè)經(jīng)營的穩(wěn)定性。在信息化環(huán)境下，對重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)如安全庫存量、合格率、供貨商產(chǎn)品質(zhì)量、客戶回款情況等指標(biāo)，建立統(tǒng)一的風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，對風(fēng)險進(jìn)行識別和分析，將結(jié)果實時反饋給風(fēng)險評估部門，這樣會更好地保障經(jīng)營的穩(wěn)定性，高層可結(jié)合外部環(huán)境做出更全面的判斷。

3.4 加強財務(wù)的動態(tài)管理職能，通過財務(wù)數(shù)據(jù)分析檢驗內(nèi)控問題

現(xiàn)代企業(yè)信息化環(huán)境的管理模式下，財務(wù)職能正從核算、監(jiān)督職能轉(zhuǎn)向管理職能，在各個業(yè)務(wù)循環(huán)的重要節(jié)點，如銷售合同簽訂、殘品率、生產(chǎn)成本、人力成本等各個環(huán)節(jié)，設(shè)置財務(wù)參與的路徑，讓財務(wù)在事前或事中進(jìn)行參與，及時發(fā)現(xiàn)可能存在的財務(wù)風(fēng)險，并采取有效的防范措施;事后通過對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行多維分析，查看數(shù)據(jù)異常環(huán)節(jié)的內(nèi)控設(shè)計及執(zhí)行問題，促進(jìn)內(nèi)控的完善和發(fā)展。

3.5 完善用人制度，注意信息系統(tǒng)的使用問題及信息安全管理

無論信息系統(tǒng)還是內(nèi)控制度，最終還是要靠人來運行，所以建立科學(xué)合理的人力資源制度，對人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，盡最大可能地保持人員的穩(wěn)定性和積極性是基礎(chǔ)。首先，信息化環(huán)境下資料以電子版的形式存在，更容易被內(nèi)部人員獲取，所以加強權(quán)限的管理、合理設(shè)置獎懲機(jī)制非常重要;其次，計算機(jī)程序更易遭到黑客的攻擊，給信息安全帶來潛在威脅，加強防火墻的建設(shè)，同時配備有足夠勝任能力的信息系統(tǒng)管理人員也是信息化環(huán)境下民營企業(yè)內(nèi)控建設(shè)必不可少的;再次，由于大部分民營企業(yè)還是直接采購標(biāo)準(zhǔn)模塊的信息系統(tǒng)，要想使其生成的信息真實可靠，就要根據(jù)自身情況不斷完善信息系統(tǒng)和優(yōu)化內(nèi)控流程，并對使用人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，保證信息錄入、調(diào)取、分析的準(zhǔn)確性，以便信息系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)完整、真實、可靠;最后可以通過內(nèi)審部門、外部審計等來驗證信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確性。

4 結(jié)論

信息化環(huán)境已是大勢所趨，而作為民營企業(yè)更多的要從內(nèi)控制度上下工夫，認(rèn)清自身的問題，完善的內(nèi)控與信息化系統(tǒng)互相促進(jìn)，相輔相成，借助信息化的東風(fēng)，讓企業(yè)的內(nèi)控制度真正做到為企業(yè)的經(jīng)營保駕護(hù)航，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定一個堅實的基礎(chǔ)。

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